Unternehmen gründen: So startest Du Schritt für Schritt

Ein Unternehmen zu gründen ist der erste Schritt in die Selbstständigkeit. Damit die Idee Erfolg hat, müssen Gründer:innen jedoch einige rechtliche und organisatorische Anforderungen erfüllen. Dieser Leitfaden begleitet Dich Schritt für Schritt durch den Gründungsprozess und erklärt, worauf Du achten musst.

Überblick: So gründest Du Dein Unternehmen

Ein Unternehmen zu gründen bedeutet mehr, als nur eine Geschäftsidee umzusetzen. Von der Wahl der Rechtsform bis zur Anmeldung bei den Behörden musst Du einige wichtige Entscheidungen treffen.

1. Tätigkeit einordnen: Kläre, ob Du ein Gewerbe anmeldest oder freiberuflich tätig bist.
2. Passende Rechtsform wählen: Entscheide Dich für eine Rechtsform, die zu Deinem Geschäftsmodell passt.
3. Unternehmensnamen festlegen: Wähle einen Namen, der die rechtlichen Vorgaben erfüllt und Deine Unternehmensidee widerspiegelt.
4. Gesellschaft gründen (falls erforderlich): Erstelle einen Gesellschaftsvertrag und lass ihn notariell beurkunden, wenn Deine Rechtsform dies erfordert.
5. Unternehmen anmelden: Melde Dein Unternehmen bei den zuständigen Behörden an und beantrage alle erforderlichen Registrierungen.
6. Steuerliche Erfassung abschließen: Reiche den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt ein.
7. Geschäftskonto eröffnen: Organisiere private und geschäftliche Finanzen, um Deine Einnahmen und Ausgaben übersichtlich zu verwalten.
8. Buchhaltung organisieren: Richte Deine Buchhaltung frühzeitig ein, damit Du Deine steuerlichen Pflichten zuverlässig erfüllen kannst.

Welche Voraussetzungen musst Du für eine Unternehmensgründung erfüllen?

Bevor Du ein Unternehmen anmeldest, solltest Du einige grundlegende Voraussetzungen prüfen. Je nach Tätigkeit gelten unterschiedliche Pflichten hinsichtlich Anmeldungen, Genehmigungen oder Qualifikationen. Auch persönliche Voraussetzungen können je nach Branche oder Rechtsform eine Rolle spielen.

Ist Deine Tätigkeit gewerblich oder freiberuflich?

Bevor Du Deine Selbstständigkeit anmeldest, musst Du klären, ob Deine Tätigkeit als Gewerbe oder als freier Beruf gilt. Diese Einordnung entscheidet darüber, wo Du Dich anmeldest und welche rechtlichen sowie steuerlichen Pflichten auf Dich zukommen. Freiberufler:innen melden ihre Tätigkeit in der Regel direkt beim Finanzamt an. Gewerbetreibende müssen ihr Gewerbe zusätzlich beim zuständigen Gewerbeamt anmelden.

Welche Genehmigungen und Nachweise brauchst Du?

Für einige Branchen reicht eine Gewerbeanmeldung allein nicht aus. Je nach Tätigkeit benötigst Du möglicherweise zusätzliche Genehmigungen oder einen Qualifikationsnachweis oder musst Dich in ein Register eintragen. Das gilt beispielsweise für erlaubnispflichtige Gewerbe, zulassungspflichtige Handwerksberufe und andere reglementierte Berufe.

Welche persönlichen Voraussetzungen musst Du erfüllen?

Grundsätzlich können volljährige Personen ein Unternehmen gründen. Je nach Staatsangehörigkeit oder Branche können jedoch weitere Voraussetzungen gelten, beispielsweise ein gültiges Aufenthaltsrecht oder besondere gesetzliche Anforderungen für bestimmte Berufe.

Welche Rechtsform passt zu Deinem Unternehmen?

Die Wahl der Rechtsform gehört zu den wichtigsten Entscheidungen bei der Unternehmensgründung. Sie beeinflusst unter anderem Deine Haftung, den Kapitalbedarf und den Gründungsaufwand. Deshalb solltest Du die verschiedenen Rechtsformen sorgfältig vergleichen, bevor Du Dein Unternehmen anmeldest.

Einzelunternehmen

Ein Einzelunternehmen eignet sich, wenn Du allein gründest und ohne Mindestkapital starten möchtest. Die Gründung ist einfach und schnell. Dafür haftest Du mit Deinem gesamten Privatvermögen.

GbR

Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) eignet sich, wenn Du gemeinsam mit mindestens einer weiteren Person gründest. Ein Mindestkapital ist nicht erforderlich. Alle Gesellschafter:innen haften persönlich und gesamtschuldnerisch für die Verbindlichkeiten der GbR.

UG (haftungsbeschränkt)

Die UG eignet sich für Gründer:innen mit wenig Startkapital, die ihre persönliche Haftung begrenzen möchten. Sie kann bereits mit einem Stammkapital ab 1 € gegründet werden. Dafür gelten strengere Vorgaben als beim Einzelunternehmen.

GmbH

Die GmbH ist eine gute Wahl, wenn Du ein Unternehmen mit höherem Kapitalbedarf gründest oder das Haftungsrisiko begrenzen möchtest. Für die Gründung benötigst Du ein Stammkapital von 25.000 €.

Wichtig: Die Kleinunternehmerregelung ist keine Rechtsform. Sie betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer und kann, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, unabhängig von der gewählten Rechtsform genutzt werden.

So meldest Du Dein Unternehmen richtig an

Nach der Wahl der Rechtsform folgt die eigentliche Gründung. Je nach Tätigkeit und Rechtsform musst Du verschiedene Formalitäten erledigen. Wenn Du die einzelnen Schritte in der richtigen Reihenfolge durchgehst, kannst Du Dein Unternehmen ohne unnötige Verzögerungen anmelden.

Schritt 1: Unternehmensnamen festlegen

Bevor Du Dein Unternehmen anmeldest, solltest Du einen passenden Namen festlegen. Je nach Rechtsform gelten unterschiedliche Vorgaben für den Firmennamen und den Rechtsformzusatz. Prüfe außerdem, ob der Name bereits im Handelsregister eingetragen ist oder mit bestehenden Marken kollidiert. Sichere Dir dann möglichst früh die passende Domain und relevante Markenrechte.

Schritt 2: Gesellschaftsvertrag erstellen (falls erforderlich)

Bei einer GbR schließen die Gesellschafter einen Gesellschaftsvertrag, der grundsätzlich formfrei möglich ist. Für eine UG oder GmbH ist auch bei nur einem Gesellschafter ein Gesellschaftsvertrag beziehungsweise gegebenenfalls ein Musterprotokoll erforderlich; die Gründung muss notariell beurkundet werden. 

Schritt 3: Notartermin und Handelsregister

Für die Gründung einer UG oder GmbH ist ein Notartermin verpflichtend. Der/die Notar:in beurkundet die Gründung und veranlasst die Eintragung in das Handelsregister. In vielen Fällen kannst Du das notarielle Verfahren inzwischen auch digital durchführen.

Schritt 4: Gewerbe anmelden

Wenn Du ein Gewerbe betreibst, musst Du es beim zuständigen Gewerbeamt anmelden. Welche Unterlagen Du benötigst und welche Gebühren anfallen, hängt von Deinem Unternehmenssitz ab. Viele Städte und Gemeinden bieten die Gewerbeanmeldung inzwischen online an.

Schritt 5: Steuerliche Erfassung beim Finanzamt

Nach der Gewerbeanmeldung oder der Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit musst Du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER ausfüllen. Anschließend vergibt das Finanzamt Deine Steuernummer und bei Bedarf eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Erfüllst Du die Voraussetzungen, kannst Du außerdem die Kleinunternehmerregelung wählen.

Schritt 6: IHK, HWK oder Berufskammer

Je nach Tätigkeit wirst Du Mitglied der Industrie- und Handelskammer (IHK), der Handwerkskammer (HWK) oder einer anderen Berufskammer. Ob eine Mitgliedschaft erforderlich ist, richtet sich nach Deiner Branche und Deiner beruflichen Tätigkeit.

Schritt 7: Berufsgenossenschaft informieren

Innerhalb einer Woche nach der Gründung musst Du Dein Unternehmen bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden. Sie ist für die gesetzliche Unfallversicherung zuständig und informiert Dich über Deine Pflichten. 

Warum sind Geschäftskonto und Buchhaltung von Anfang an wichtig?

Nach der Gründung solltest Du Deine Finanzen von Anfang an klar organisieren. Ein Geschäftskonto erleichtert es, private und geschäftliche Einnahmen sowie Ausgaben zu trennen. Gleichzeitig schaffst Du die Grundlage für eine übersichtliche Buchhaltung und kannst Deine steuerlichen Pflichten einfacher erfüllen.

Je nach Rechtsform und Buchführungspflicht ermittelst Du Deinen Gewinn über eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oder eine Bilanz. Erstelle außerdem Deine ersten Rechnungen rechtzeitig und achte darauf, dass sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten.

Was musst Du beachten, wenn Du Mitarbeitende einstellst?

Nicht jedes Unternehmen beschäftigt von Anfang an Mitarbeitende. Planst Du jedoch Neueinstellungen, kommen weitere Pflichten als Arbeitgeber:in auf Dich zu.

• Betriebsnummer beantragen: Bevor Du Mitarbeitende beschäftigst, benötigst Du eine Betriebsnummer. Diese beantragst Du beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit.
• Mitarbeiter:innen zur Sozialversicherung anmelden: Neue Mitarbeitende musst Du vor Arbeitsbeginn bei der zuständigen Krankenkasse anmelden. Diese übernimmt die Meldung an die Sozialversicherung.
• Lohnsteuer berücksichtigen: Als Arbeitgeber:in bist Du verpflichtet, die Lohnsteuer einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen.
• Arbeitsvertrag abschließen: Halte die wichtigsten Arbeitsbedingungen schriftlich fest. Ein klar formulierter Arbeitsvertrag schafft Rechtssicherheit für beide Seiten.
• Berufsgenossenschaft kontaktieren: Informiere die Berufsgenossenschaft über Deine Mitarbeitenden, da diese dort gesetzlich unfallversichert sind.

Welche Schritte kannst Du bei der Unternehmensgründung online erledigen?

Viele Formalitäten lassen sich heute digital erledigen. Ob eine Online-Gründung vollständig möglich ist, hängt jedoch von der Rechtsform und der zuständigen Behörde ab. Die folgende Übersicht zeigt, welche Schritte bereits online durchgeführt werden können.

Einige Gründungsschritte, etwa die steuerliche Erfassung über ELSTER, lassen sich bereits vollständig online erledigen. Welche weiteren Verfahren digital möglich sind, hängt von Deinem Standort und der gewählten Rechtsform ab.

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Checkliste zur Unternehmensgründung: Hast Du an alles gedacht?

Nutze diese Checkliste, um die wichtigsten Schritte Deiner Unternehmensgründung im Blick zu behalten und erledigte Aufgaben direkt abzuhaken.

• Tätigkeit als Gewerbe oder freier Beruf einordnen
• Erforderliche Genehmigungen und Nachweise prüfen
• Passende Rechtsform wählen
• Unternehmensnamen festlegen
• Gesellschaftsvertrag erstellen (falls erforderlich)
• Notartermin wahrnehmen und Handelsregistereintrag veranlassen (falls erforderlich)
• Gewerbe anmelden (falls erforderlich)
• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER einreichen
• Steuernummer erhalten und gegebenenfalls die Kleinunternehmerregelung wählen
• Mitgliedschaft bei IHK, HWK oder Berufskammer prüfen
• Unternehmen bei der Berufsgenossenschaft anmelden
• Geschäftskonto eröffnen
• Buchhaltung einrichten und Rechnungsstellung vorbereiten
• Betriebsnummer beantragen und Mitarbeitende anmelden (falls Du Personal beschäftigst)