GmbH gründen 2026: Voraussetzungen, Ablauf und Kosten

Eine GmbH zu gründen, ist in Deutschland mit klaren rechtlichen und organisatorischen Schritten verbunden. Hier erfährst Du, welche Voraussetzungen und Unterlagen Du brauchst, wie die GmbH-Gründung abläuft, was online möglich ist und welche Kosten entstehen.

Welche Voraussetzungen gelten für die Gründung einer GmbH?

Für die GmbH-Gründung gelten folgende Voraussetzungen:

Gesellschafter:innen: Eine oder mehrere Personen können eine GmbH gründen.
Geschäftsführung: Die Gesellschaft braucht mindestens eine:n Geschäftsführer:in. Geschäftsführer:innen müssen natürliche und unbeschränkt geschäftsfähige Personen sein. Berufsverbote und strafrechtliche Verurteilungen können der Bestellung entgegenstehen.
Firmenname: Der Firmenname muss unterscheidungskräftig sein und darf nicht über geschäftliche Verhältnisse täuschen. Außerdem muss er «Gesellschaft mit beschränkter Haftung» oder eine verständliche Abkürzung wie «GmbH» enthalten.
Sitz und Unternehmensgegenstand: Du musst einen Sitz in Deutschland und einen Unternehmensgegenstand festlegen.
Gesellschaftsvertrag: Der Gesellschaftsvertrag enthält unter anderem Angaben zum Stammkapital und zu den Geschäftsanteilen.

Wie hoch muss das Stammkapital einer GmbH sein?

Das gesetzliche Stammkapital beträgt mindestens 25.000 €. Bei einer reinen Bargründung musst Du vor der Handelsregisteranmeldung nicht zwingend den gesamten Betrag einzahlen. Auf jeden Geschäftsanteil muss mindestens ein Viertel seines Nennbetrags geleistet sein. Insgesamt müssen mindestens 12.500 € eingezahlt werden.

Bei Sacheinlagen gelten andere Regeln. Gegenstand der Sacheinlage und der Nennbetrag des dafür übernommenen Geschäftsanteils müssen im Gesellschaftsvertrag festgelegt sein. Vor der Anmeldung müssen die vereinbarten Sacheinlagen vollständig zur freien Verfügung der Geschäftsführung stehen.

Welche GmbH-Steuern fallen an?

Zu den wichtigsten GmbH-Steuern gehören Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer. Der Körperschaftsteuersatz beträgt 2026 15 % des zu versteuernden Einkommens. Hinzu kommt grundsätzlich ein Solidaritätszuschlag von 5,5 % auf die Körperschaftsteuer.

Bei der Gewerbesteuer beträgt die Steuermesszahl 3,5 %. Die tatsächliche Steuerbelastung hängt zusätzlich vom Hebesatz der Gemeinde ab, in der Dein Unternehmen steuerlich ansässig ist.

Welche Unterlagen benötigst Du für die GmbH-Gründung?

Welche Unterlagen Du brauchst, hängt von der konkreten Gründung ab. In der Regel gehören dazu:

Gesellschaftsvertrag: Er enthält unter anderem Firma, Sitz, Unternehmensgegenstand, Stammkapital und Geschäftsanteile.
Gegebenenfalls Musterprotokoll: Es kommt unter bestimmten Voraussetzungen für eine vereinfachte GmbH-Gründung infrage.
Gesellschafterliste: Sie dokumentiert, wer an der GmbH beteiligt ist und welche Geschäftsanteile die einzelnen Gesellschafter:innen halten.
Nachweis über die Bestellung der Geschäftsführung: Dieser ist nötig, wenn die Bestellung nicht bereits aus den Gründungsunterlagen hervorgeht.
Handelsregisteranmeldung
Ausweisdokumente der Beteiligten
Bei Sacheinlagen Sachgründungsbericht und Wertnachweise: Sie dokumentieren die eingebrachten Vermögenswerte.
Gegebenenfalls branchenspezifische Genehmigungen: Sie können beispielsweise bei erlaubnispflichtigen Tätigkeiten erforderlich sein.

Wie läuft die GmbH-Gründung Schritt für Schritt ab?

Firmendaten festlegen: Bestimme Firmenname, Sitz, Unternehmensgegenstand, Gesellschafter:innen, Geschäftsanteile und Geschäftsführung.
Gesellschaftsvertrag vorbereiten: Entscheide Dich für eine individuelle Satzung oder, wenn die Voraussetzungen passen, für das Musterprotokoll.
Gründung notariell beurkunden: Der Gesellschaftsvertrag benötigt notarielle Form. Im Rahmen der Gründung bestellst Du außerdem die Geschäftsführung.
Geschäftskonto eröffnen: Nach der Beurkundung kannst Du ein Konto für die Gesellschaft eröffnen und die vereinbarten Bareinlagen einzahlen.
Handelsregisteranmeldung einreichen: Sobald die gesetzlichen Einlagevoraussetzungen erfüllt sind, meldet die Geschäftsführung die Gesellschaft über das Notariat zum Handelsregister an.
Eintragung abwarten: Erst mit der Eintragung entsteht die GmbH rechtlich als solche. Wer vorher im Namen der Gesellschaft handelt, kann persönlich haften.
Gewerbe anmelden: Bei einer gewerblichen Tätigkeit meldest Du die GmbH beim zuständigen Gewerbeamt an.
Steuerliche Erfassung erledigen: Die erforderlichen steuerlichen Angaben übermittelst Du elektronisch an das Finanzamt. Für die entsprechenden Mitteilungen gilt grundsätzlich eine Frist von einem Monat nach dem meldepflichtigen Ereignis.
Transparenzregister beachten: Die GmbH muss die Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten einholen, aktuell halten und elektronisch an das Transparenzregister melden.
Weitere Pflichten prüfen: Je nach Branche können Kammerzugehörigkeit, Berufsgenossenschaft oder besondere Erlaubnisse hinzukommen.

Kannst Du eine GmbH online gründen?

Ja, Du kannst eine GmbH online gründen. Dafür gibt es ein offizielles notarielles Online-Verfahren. Seit dem 1. August 2022 können GmbH-Gründungen per Videokommunikation beurkundet werden. Seit dem 1. August 2023 umfasst das Verfahren grundsätzlich auch Gründungen mit Sacheinlagen.

Es gibt jedoch eine wichtige Ausnahme: Bringst Du einen Vermögensgegenstand ein, dessen Übertragung selbst notariell beurkundet werden muss, kannst Du die Gründung nicht vollständig über das notarielle Online-Verfahren abwickeln. Das betrifft zum Beispiel Grundstücke oder GmbH-Geschäftsanteile. Sacheinlagen wie Fahrzeuge können dagegen grundsätzlich im Online-Verfahren eingebracht werden.

Wie funktioniert die Online-Gründung beim Notar?

Du registrierst Dich für das Online-Verfahren und übermittelst die Angaben zur geplanten Gesellschaft. Die Notarin oder der Notar bereitet Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste und Handelsregisteranmeldung vor. Die Beurkundung findet anschließend per Videokonferenz statt. Danach übernimmt das Notariat die Einreichung beim Handelsregister.

Für die Identifikation brauchst Du geeignete Ausweisdokumente mit freigeschalteter eID-Funktion und PIN. Außerdem benötigst Du ein NFC-fähiges Smartphone mit Notar-App sowie einen Computer oder ein Tablet mit Kamera und Mikrofon.

Die steuerliche Erfassung erfolgt elektronisch. Ob Gewerbeanmeldung und Geschäftskonto vollständig online möglich sind, hängt von Deiner Kommune beziehungsweise Deinem Kontoanbieter ab.

Was kostet es, eine GmbH zu gründen?

Das Stammkapital von 25.000 € ist keine Gründungsgebühr. Nach der Einzahlung gehört es zum Vermögen der Gesellschaft. Die eigentlichen Kosten entstehen vor allem durch Notariat, Handelsregister und gegebenenfalls zusätzliche Genehmigungen oder Beratung.

Kostenpunkt	Orientierung
Notarkosten	abhängig von Gründungsform und Gestaltung
Handelsregister bei Bargründung	225 €
Handelsregister mit Sacheinlage	360 €
Gewerbeanmeldung	abhängig von der Kommune
Genehmigungen	abhängig von Branche und Tätigkeit
Rechts- oder Steuerberatung	optional, nach Aufwand
Stammkapital	mindestens 25.000 €, keine Gebühr

Wie hoch sind die Gesamtkosten einer GmbH-Gründung?

Die Bundesnotarkammer nennt für eine Mehrpersonen-GmbH mit 25.000 € Stammkapital und individuellem Gesellschaftsvertrag 630 € Notarkosten. Hinzu kommen Auslagen, Pauschalen und Umsatzsteuer. Die Registergebühr beträgt aktuell 225 € bei einer normalen Ersteintragung und 360 €, wenn mindestens eine Sacheinlage geleistet wird.

Für eine typische GmbH-Gründung ohne zusätzliche Beratung kannst Du deshalb grob mit 1.000 bis 1.200 € für Notariat, Handelsregister und übliche Nebenkosten rechnen. Für die Nutzung des Videokommunikationssystems fällt bei einem Beurkundungsverfahren eine Pauschale von 25 € an.

Wie kannst Du bei der GmbH-Gründung Kosten sparen?

Ein Musterprotokoll kann die Notarkosten reduzieren. Sobald Du jedoch individuelle Regeln zu Stimmrechten, Gewinnverteilung, Anteilsübertragungen oder dem Ausscheiden von Gesellschafter:innen brauchst, bietet ein individuell gestalteter Gesellschaftsvertrag deutlich mehr Flexibilität.

Wenn Dir das Stammkapital einer GmbH zu hoch ist, kann eine Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt) eine Alternative sein. Sie kann mit einem Stammkapital von weniger als 25.000 € gegründet werden; theoretisch ist bereits 1 € möglich. Das festgelegte Stammkapital muss vor der Handelsregisteranmeldung allerdings vollständig eingezahlt werden, Sacheinlagen sind ausgeschlossen. Außerdem muss die UG grundsätzlich ein Viertel ihres um einen Verlustvortrag geminderten Jahresüberschusses als gesetzliche Rücklage einstellen. Notar- und Handelsregisterkosten fallen auch bei der UG an – die Ersparnis liegt daher vor allem im deutlich geringeren erforderlichen Startkapital.

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