Café eröffnen: Voraussetzungen, Tipps und Kosten

Möchtest Du ein Café eröffnen? In diesem Artikel findest Du alles, was Du für einen erfolgreichen Start wissen musst: von den wichtigsten Voraussetzungen über die Kosten bis hin zu Tipps, wie Du Risiken minimierst und Dein Café einzigartig machst.

Warum ein Café eröffnen?

Der Traum vom eigenen Café begeistert viele Menschen. Die Vorstellung, einen gemütlichen Ort zu schaffen, an dem Gäste sich treffen, entspannen und eine gute Zeit verbringen können, klingt sicherlich verlockend.

Ein Café zu eröffnen bedeutet aber auch, Verantwortung zu übernehmen und sich den Herausforderungen der Gastronomiebranche zu stellen. Doch was macht die Eröffnung eines Cafés so reizvoll – und welche Hürden gilt es dabei zu meistern? Nachfolgend findest Du dazu eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und praktische Tipps.

Vorteile und Herausforderungen einer Café-Eröffnung im Überblick

Unten findest Du einen kurzen Überblick über die Punkte, die diese Geschäftsidee so attraktiv machen, und ihre Risiken:

Vorteile	Herausforderungen
Kreative Freiheit: Du kannst Konzept, Design und Speisekarte selbst gestalten.	Konkurrenzdruck: Etablierte Cafés und Ketten sind starke Mitbewerber.
Unabhängigkeit: Du bist Dein eigener Chef.	Finanzielle Risiken: Meist sind Investitionen und laufende Kosten recht hoch.
Kontakt zu Menschen: Du schaffst einen Treffpunkt für Gäste.	Saisonale Schwankungen: Umsätze können in bestimmten Monaten sinken.
Flexibilität: Du kannst Dein Angebot jederzeit an Kundenwünsche und Trends anpassen.	Bürokratie und Genehmigungen: Die Eröffnung eines Cafés erfordert viele behördliche Schritte wie die Gewerbeanmeldung und Einhaltung von Hygienestandards.
Persönliche Erfüllung: Ein eigenes Café gibt Dir die Möglichkeit, Deine Leidenschaft und Geschäftsideen für Gastronomie auszuleben.	Hohe Arbeitsbelastung: Lange und körperlich anstrengende Arbeitstage.
Community-Aufbau: Du baust eine lokale Stammkundschaft auf und stärkst so die Gemeinschaft.	Marketing und Kundenakquise: In der Anfangsphase ist es schwierig, Kunden zu gewinnen.

Die Eröffnung und Betreuung eines Geschäfts wurde mit einer speziellen Plattform von Finom für KMU, Unternehmer und registrierungspflichtige Unternehmen erleichtert.

Erste Schritte: Voraussetzungen und Planung einer Café-Eröffnung

Die erfolgreiche Eröffnung eines Cafés beginnt mit der gründlichen Planung und der Recherche, welche gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden müssen. Wer hierbei gewissenhaft vorgeht, vermeidet später unerwartete Herausforderungen und Probleme.

Entwicklung eines Geschäftskonzepts

Ein durchdachtes Geschäftskonzept ist die wichtigste Grundlage für den langfristigen Erfolg Deines Cafés:

Einzigartigkeit: Hebe Dich durch ein spezielles Thema oder Angebot ab, beispielsweise durch Vintage-Stil oder vegane Spezialitäten.
Definition der Zielgruppe: Bestimme, wer Deine Gäste sind. Dazu können Studierende, Familien oder Berufstätige zählen. Passe Dein Angebot und die Atmosphäre Deines Cafés entsprechend an.
Standortwahl: Wähle einen viel frequentierten Ort, beispielsweise eine Fußgängerzone oder ein Bahnhofsviertel, und analysiere dabei auch die Konkurrenz.

Genehmigungen und Formalitäten

Um in Deutschland ein Café gründen zu können, müssen verschiedene rechtliche Voraussetzungen erfüllt werden. Diese umfassen unter anderem die Gewerbeanmeldung, Hygienerichtlinien und spezielle Lizenzen.

Gewerbeanmeldung

Die Anmeldung Deines Gewerbes erfolgt in der Regel beim zuständigen Gewerbeamt. Die Kosten hierfür variieren je nach Region zwischen 20 und 50 Euro. Rechtsgrundlage ist § 14 der Gewerbeordnung (GewO), der besagt, dass jedes stehende Gewerbe in Deutschland angemeldet werden muss.

Hygienestandards

Für den Betrieb eines Cafés gelten strenge Vorgaben zur Lebensmittelhygiene. Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen sind die Lebensmittelhygieneverordnung (LMHV) und die EU-Verordnung (EG) Nr. 852/2004. Alle Mitarbeitenden, die mit Lebensmitteln in Kontakt kommen, müssen gemäß § 43 Infektionsschutzgesetz eine Belehrung absolvieren, die durch das Gesundheitsamt durchgeführt wird.

Außerdem müssen regelmäßige Hygienekontrollen im Betrieb dokumentiert werden. Es empfiehlt sich, bereits vor der Eröffnung Hygieneschulungen durchzuführen, um spätere Beanstandungen durch zuständige Behörden zu vermeiden.

Erforderliche Lizenzen

Für den Ausschank alkoholischer Getränke wird eine Ausschankgenehmigung benötigt. Diese Genehmigung wird gemäß § 4 des Gaststättengesetzes (GastG) erteilt und ist beim Ordnungsamt zu beantragen. Je nach Stadt können zusätzliche Genehmigungen erforderlich sein, beispielsweise für die Außenbestuhlung. Bestimmte Städte können zusätzliche Vorschriften für Außengastronomie haben, was die Planung beeinflussen könnte.

Café eröffnen: Kosten im Überblick

Eine detaillierte Kostenplanung ist essentiell, um die Rentabilität Deines Cafés sicherzustellen. Neben einmaligen Investitionen solltest Du auch laufende Betriebskosten berücksichtigen.

Kostenart	Geschätzte Höhe	Beispiele
Ausstattung	10.000 bis 30.000 Euro	Möbel, Kaffeemaschinen, Geschirr
Mietkosten	1000 bis 3000 Euro pro Monat	abhängig von Lage und Größe
Personalkosten	ab 12 Euro pro Stunde	abhängig von Qualifikation und Arbeitszeit
Marketing	500 bis 2000 Euro	Website, Social Media, Werbematerial

Hier findest Du wichtige Investitionen für die Ausstattung im Detail:

Kaffeemaschinen: Hochwertige Espressomaschinen kosten zwischen 2000 und 8000 Euro.
Möbel: Die Kosten für die Einrichtung hängen von Stil und Umfang ab. Moderne oder thematisch gestaltete Möbel können schnell zwischen 5000 und 15.000 Euro kosten.
Geschirr und mehr: Für Tassen, Teller und Besteck solltest Du etwa 1000 bis 2.500 Euro einplanen.

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Finanzierungsmöglichkeiten

Du hast bei der Eröffnung eines Cafés verschiedene Finanzierungsmöglichkeiten. Besonders häufig nutzen Gründer eine Kombination aus Eigenkapital und externen Finanzierungsquellen.

Eigenkapital: Die Nutzung eigener Ersparnisse reduziert die Abhängigkeit von Krediten und minimiert die monatliche Belastung durch Rückzahlungen.
Kredite: Die KfW bietet spezielle Gründerkredite an, die für den Start in die Selbstständigkeit genutzt werden können. Voraussetzung ist es in der Regel, einen soliden professionellen Businessplan zu erstellen.
Förderprogramme: Auch verschiedene staatliche Stellen bieten Förderprogramme für Existenzgründer an. Dazu gehören der Gründungszuschuss der Bundesagentur für Arbeit sowie Mikrokredite über den Mikrokreditfonds Deutschland.

Praktische Umsetzung

Nachdem die Planungsphase abgeschlossen ist, geht es darum, die Pläne umzusetzen und das Café zu eröffnen.

Ausstattung und Einrichtung

Die richtige Ausstattung spielt eine wichtige Rolle, um die richtige Atmosphäre zu schaffen und Bereiche wie Küche und Bar trotzdem funktional zu halten. Du solltest daher sowohl die Möbel als auch die benötigten Geräte sorgfältig auswählen.

Bereich	Benötigte Ausstattung	Kosten (geschätzt)
Möbel	Tische, Stühle, Barhocker	5000 bis 15.000 Euro
Geräte	Kaffeemaschine, Kühlschrank, Kühlvitrine	10.000 bis 25.000 Euro
Geschirr	Tassen, Teller, Besteck	1000 bis 3000 Euro
Dekoration	Pflanzen, Bilder, Beleuchtung	500 bis 2000 Euro

Hier sind einige Tipps zur Ausstattung:

Kaffeemaschine: Investiere in eine hochwertige Espressomaschine. Professionelle Geräte kosten schnell mehrere tausend Euro.
Möbel: Wähle Möbel, die zur Atmosphäre Deines Cafés passen. Für ein modernes Café eignet sich ein minimalistischer Ansatz, Landcafés hingegen werden oft rustikal eingerichtet.
Geräteleasing: Um hohe Anfangsinvestitionen zu vermeiden, kannst Du Geräte wie Kaffeemaschinen auch leasen.

Gestaltung der Speisekarte

Die Karte Deines Cafés sollte sowohl klassische als auch besondere Speisen und Getränke umfassen. Eine gut durchdachte Speisekarte ist äußerst wichtig, um sich von der Konkurrenz abzuheben.

Kategorie	Beispiele	Preisgestaltung (Beispiel)
Getränke	Espresso, Cappuccino, Latte Macchiato	2,50 bis 4,00 Euro
Kuchen	Karottenkuchen, Schokoladenkuchen	3,50 bis 5,00 Euro
Snacks	Sandwiches, Croissants	3,00 bis 6,00 Euro
Besondere Angebote	vegane Kuchen, hausgemachte Limonade	3,50 bis 5,00 Euro

Preisberechnung

Eine sorgfältige Berechnung Deiner Preise ist wichtig, damit Dein Café Profit abwirft.

Rohstoffkosten: Kosten für die Zutaten pro Produkt
Personalkosten: Arbeitszeit des Personals für die Zubereitung
Marge: Gewinnmarge von mindestens 60%

Hier ist eine Beispielrechnung anhand eines Cappuccinos:

Kostenfaktor	Betrag
Rohstoffkosten	0,60 Euro
Personalkosten	0,80 Euro
Verkaufspreis	3,20 Euro
Gewinn	1,80 Euro

Marketing-Maßnahmen und Kundenakquise

Um Kunden auf Dein Café aufmerksam zu machen, benötigst Du eine effektive Marketingstrategie. Besonders in der Anfangsphase sind gezielte Maßnahmen wichtig.

Online-Präsenz

Eine professionelle Online-Präsenz ist heutzutage unverzichtbar.

Maßnahme	Beschreibung	Anmerkungen
Website	Präsentiere Dein Café, Deine Öffnungszeiten und die Speisekarte	Hier eignen sich Plattformen wie Wix oder Squarespace.
Google My Business	Melde Dein Café bei Google Maps an.	Dies sorgt für eine höhere Sichtbarkeit.
Soziale Netzwerke	Nutze Facebook und Instagram für Werbung.	Lade Bilder von Speisen wie Kaffee und Kuchen hoch und verkünde Events oder Aktionen und Rabatte.

Achte darauf, regelmäßig auf den sozialen Netzwerken zu posten. Fotos von Kaffeespezialitäten, Kuchen und der Café-Atmosphäre kommen besonders gut an.

Kundengewinnung durch Events und Aktionen

Besondere Events helfen, die Bekanntheit Deines Cafés zu steigern und neue Kunden zu gewinnen:

Eröffnungsfeier: Kostenlose Proben, Live-Musik oder Rabatte
Themenabende: Kaffee-Tastings, Lesungen oder Workshops
Treueaktionen: Stempelkarte: „10 Kaffee – 1 gratis“
Rabattaktionen: „Bring einen Freund mit und beide erhalten 20% Rabatt auf den ersten Kaffee.“

Häufige Herausforderungen und Tipps für den Erfolg beim Eröffnen eines eigenen Cafés

Die Eröffnung eines Cafés ist für viele ein Traum, bringt aber auch Herausforderungen mit sich.

Häufige Stolpersteine

Nachfolgend findest Du eine Liste der häufigsten Herausforderungen und mögliche Ansätze, um sie zu bewältigen:

Saisonale Schwankungen: Im Sommer sinkt die Gästezahl oft. Biete daher saisonale Specials an, im Sommer beispielsweise hausgemachte Limonaden, im Winter besondere Heißgetränke. Dies kann helfen, Schwankungen abzufedern.
Konkurrenzdruck: Große Ketten wie Starbucks und lokale Konkurrenten können ebenfalls eine Herausforderung sein. Schaffe eine besondere Atmosphäre, biete regionale Produkte an und setze auf Qualität und persönliche Kundenbetreuung, um Dich von der Konkurrenz abzuheben.
Inventarmanagement: Ein unzureichendes Inventarmanagement kann zu Verschwendung oder Engpässen führen. Nutze ein digitales Kassensystem, das Deinen Lagerbestand automatisch aktualisiert und Dir hilft, nach Bedarf zeitnah nachzubestellen.

Erfolgsstrategien

Um die häufigsten Herausforderungen zu meistern, solltest Du gezielte Erfolgsstrategien anwenden:

Vorher in einem Café arbeiten: Praktische Erfahrung ist unbezahlbar. Bevor Du Dein eigenes Café eröffnest, lohnt es sich, einige Monate in einem bestehenden Betrieb zu arbeiten. Dort lernst Du die wichtigsten Abläufe kennen und kannst wertvolles Wissen sammeln.
Einzigartigkeit sicherstellen: Hebe Dich von der Konkurrenz ab, indem Du etwas Einzigartiges bietest, das Kunden bei großen Ketten nicht finden werden. Beispiele sind besondere Kuchensorten, ein einzigartiges Ambiente oder eine thematische Gestaltung.
Flexibel bleiben und Kundenfeedback berücksichtigen: Die Bedürfnisse der Kunden ändern sich ständig. Daher ist es wichtig, flexibel zu bleiben und Dein Angebot regelmäßig anzupassen.

Um Dich besser auf Veränderungen einstellen zu können, solltest Du bereits vor der Eröffnung mögliche rechtliche und finanzielle Risiken prüfen. Ein Gespräch mit der Industrie- und Handelskammer oder zuständigen Behörden kann helfen, böse Überraschungen in der Anfangsphase zu vermeiden. In Branchenorganisationen erhältst Du wertvolle Tipps zur Optimierung Deines Angebots.

FAQ

Was braucht man, um ein Café zu eröffnen?

Du benötigst ein Geschäftskonzept, die nötigen Genehmigungen, einen Businessplan und die passende Ausstattung.

Was kostet es, ein Café zu eröffnen?

Die Kosten können stark variieren. Du solltest jedoch mit mindestens 30.000 bis 50.000 Euro rechnen.

Was muss ich beachten, wenn ich ein Café eröffnen möchte?

Wichtige Punkte sind die Standortwahl, einzuhaltende Hygienestandards und eine sichere Finanzierung.

Wie eröffne ich mein eigenes Café?

Beginne mit der Planung und der Erstellung eines Businessplans. Wenn Du so weit bist, kannst Du Dein Gewerbe anmelden und mit der Umsetzung beginnen.