Geschäftsbrief Vorlagen: Inhalte, Aufbau und Tipps
Vorlage 1: Allgemeiner Geschäftsbrief (Word)
Vorlage 2: Geschäftsbrief nach DIN 5008
Was ist ein Geschäftsbrief?
Ein Geschäftsbrief ist eine Form der schriftlichen Kommunikation im geschäftlichen Umfeld. Er dient der formellen Korrespondenz zwischen Unternehmen, Personengesellschaften, Behörden oder Privatpersonen.
Warum sind Geschäftsbriefe so wichtig?
Sie dokumentieren Geschäftsprozesse und dienen als rechtlich relevante Dokumente. Von der Neukundenakquise bis zur Rechnungskorrektur – Geschäftsbriefe begleiten den gesamten Geschäftsalltag.
Typische Anwendungsbeispiele
Hier findest Du eine Übersicht der häufigsten Einsatzbereiche von Geschäftsbriefen:
| Anwendungsfall | Beschreibung |
| Anfragen zu Produkten oder Dienstleistungen | erste Kontaktaufnahme, um Informationen über Produkte oder Dienstleistungen einzuholen |
| Angebote an Kund:innen oder Partner:innen | Vorstellung von Produkten oder Dienstleistungen mit konkreten Bedingungen |
| Bestellungen von Waren | schriftliche Aufträge für Waren oder Dienstleistungen, häufig mit Bezug auf ein Angebot |
| Lieferscheine und Ausgangsrechnungen | Begleitdokumente für Lieferungen und Abrechnungen |
| Mahnungen bei Zahlungsverzug | Erinnerung oder Aufforderung zur Begleichung offener Rechnungen |
| Rechnungskorrektur | Anpassung oder Berichtigung fehlerhafter Rechnungen |
Vorgaben der DIN 5008 für Geschäftsbriefe
Die DIN 5008 ist die zentrale Norm für die Gestaltung von Geschäftsbriefen in Deutschland. Sie sorgt für Einheitlichkeit und Übersichtlichkeit.
Was ist die DIN 5008?
Diese Norm regelt die Schreib- und Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe und andere Geschäftsdokumente. Sie ist zwar keine Pflicht, wird aber von vielen Unternehmen, besonders mit klar definiertem Corporate Design, als Standard genutzt.
Wichtige Anforderungen von DIN 5008
Eine professionelle Optik beginnt beim Layout. Hier sind die wichtigsten Vorgaben im Überblick:
- Schriftart: bevorzugt Times New Roman
- Schriftgröße: 12 Punkt
- Seitenränder: links 2,5 cm, 4,5 cm zur oberen Blattkante
- Abstände: nach dem Wort “Betreff” oder dem Titel ein Leerzeile Abstand, ebenso zwischen Grußformel und Zusatz- und Vermerkzone
- Pflichtangaben im Briefkopf: Firmenname, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Handelsregisternummer
Diese Vorgaben sorgen für eine klare, lesbare Struktur.
Aufbau eines Geschäftsbriefs
Ein Geschäftsbrief folgt klaren Schreib- und Gestaltungsregeln, die sicherstellen, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind und das Schreiben professionell wirkt. Die folgenden Elemente dürfen in keinem Geschäftsbrief fehlen:
| Element | Inhalt |
| Briefkopf | Firmenname, Adresse, Datum, Rechnungsadresse – je nach Rechtsform auch Zusatzangaben wie Gesellschafterliste oder Vorsitzende des Aufsichtsrates |
| Betreff | Das Wort „Betreff“ wird nach den aktuellen Schreib- und Gestaltungsregeln der DIN 5008 nicht mehr verwendet, stattdessen wird direkt das Thema benannt. |
| Anrede | Klassische Anreden im Geschäftsbrief wie “Sehr geehrte Damen und Herren”, falls angemessen personalisierte Anreden |
| Haupttext | Klare Einleitung, verständlicher Hauptteil, am Ende Hinweise oder Aufforderungen |
| Grußformel | Abschließende Worte wie „Mit freundlichen Grüßen“, je nach Umgangston |
| Fußzeile | Pflichtangaben wie die Handelsregisternummer, falls im Handelsregister eingetragen, Steuernummer, Angaben zur Rechtsform und zusätzliche Vermerke |
Checkliste für fehlerfreie Geschäftsbriefe
Vor dem Versand lohnt sich ein genauer Blick auf die Details. Mit dieser Checkliste übersiehst Du nichts mehr:
- Sind alle Pflichtangaben enthalten, darunter Firmenname, Adresse, Rechnungsadresse, Datum, Handelsregisternummer und Steuernummer?
- Ist das Layout in Bezug auf Seitenränder, Abstände, Aufbau und Position der Zusatz- und Vermerkzone nach DIN 5008 korrekt?
- Stimmen Schriftart und Schriftgröße, beispielsweise Times New Roman, 12 Punkt?
- Wurden die Rechtsform oder andere relevante Verweise korrekt angegeben?
- Ist die E-Mail-Adresse gut lesbar und fehlerfrei angegeben?
- Ist die Anrede passend formuliert, beispielsweise „Geehrte Damen und Herren“ oder eine personalisierte Ansprache?
- Wurde nach jeder wichtigen Textpassage ein Leerzeile Abstand eingehalten?
- Ist die Grußformel korrekt, beispielsweise „Mit freundlichen Grüßen“?
- Passt die Tonalität zum Anlass und ist sie verständlich?
Arten von Geschäftsbriefen
Geschäftsbriefe gibt es in vielen Varianten. Jede erfüllt ihre eigene Funktion. Unten sind Du die häufigsten Arten von Geschäftsbriefen detailliert erklärt.
| Art des Geschäftsbriefs | Zweck | Besondere Merkmale |
| Anfrage | Einholen Informationen zu Produkten oder Dienstleistungen | Fragen in Bezug auf konkrete Produkte oder Dienstleistungen |
| Angebot | Angebotserstellung für Neu- oder Bestandskund:innen | Waren, Preise und Lieferbedingungen, oft bezogen auf Anfragen |
| Bestellung | Bestellung von Waren oder Dienstleistungen | Produktangaben, Mengen und Preise |
| Ausgangsrechnung | Abrechnung erbrachter Leistungen | Angaben zu Waren, Preisen und Bedingungen sowie Pflichtangaben wie Handelsregisternummer, Steuernummer und Rechnungsadresse |
| Mahnung | Erinnerung an offene Zahlungen | Sachliche und bestimmte Aufforderung mit Angabe von Rechnungsnummer, Betrag und neuer Frist |
Alle Geschäftsbriefe sollten den konkreten Vorgaben der DIN 5008 folgen, darunter den Angaben zur Schriftart und dem Layout oder Hinweisen zur Formulierung, beispielsweise zu Anreden wie “Sehr geehrte Damen und Herren”.
Tipps für das Schreiben von Geschäftsbriefen
Ein guter Geschäftsbrief zeichnet sich nicht nur durch Formalität aus. Auch Klarheit und Stil spielen eine große Rolle.
Klare Struktur und präzise Formulierungen
Verzichte auf komplizierte Sätze. Nutze klare Absätze und einfache Formulierungen. Besonders bei der Neukundenakquise zählt der erste Eindruck.
Professioneller, respektvoller Umgangston
Auch wenn Du verärgert bist – ein professioneller Ton ist Pflicht. Besonders bei Mahnungen oder einer Rechnungskorrektur ist ein sachlicher Stil entscheidend.
Häufige Fehler vermeiden
- Rechtschreibfehler
- falsche Anreden
- unvollständige Pflichtangaben
- Abweichungen von den konkreten Vorgaben der DIN 5008
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie schreibt man einen Geschäftsbrief?
Ein Geschäftsbrief sollte klar strukturiert sein. Pflichtangaben wie Briefkopf, Betreffzeile, Anrede und Grußformel dürfen nicht fehlen.
Wie ist ein Geschäftsbrief aufgebaut?
Ein Geschäftsbrief ist folgendermaßen aufgebaut: Briefkopf, Betreff, Anrede, Haupttext, Grußformel und ggf. Zusatz- und Vermerkzone.
Wie sieht ein Geschäftsbrief aus?
Ein Geschäftsbrief folgt den Vorgaben der DIN 5008. In dieser Norm sind Seitenränder, Schriftart – beispielsweise Times New Roman –, die Schriftgröße 12 Punkt und Zeilenabstände definiert.
Was muss in einem Geschäftsbrief enthalten sein?
Zu den Pflichtangaben gehören unter anderem Firmenname, Adresse, Rechnungsadresse, Datum, Gesellschafterliste, die Rechtsform und der Hinweis auf den Eintrag im Handelsregister.
Warum werden Geschäftsbriefe geschrieben?
Geschäftsbriefe dienen der professionellen Kommunikation, unter anderem bei der Neukundenakquise, bei Angeboten, Lieferbestätigungen oder Rechnungskorrekturen.
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