Lieferschein: Erstellung, Aufbewahrungsfrist, Beispiel

Der ultimative Leitfaden für Lieferscheine: Rechtliches, Erstellung, Aufbewahrung und mehr für Unternehmer

Lieferschein: Was ist er und wozu dient er? Ist ein Lieferschein Pflicht, oder kann man darauf verzichten? Was sind die Regeln für die Ausstellung eines Lieferscheins in Deutschland? Hier finden Sie alles, was Sie über den Lieferschein wissen müssen.

Definition und Bedeutung von Lieferschein

Ein Lieferschein ist ein Dokument im Geschäftsverkehr. Er dient dazu, den Versand von Waren zwischen einem Lieferanten und einem Kunden zu dokumentieren. Lieferschein ist ein Nachweis für die Lieferung der bestellten Waren und enthält wichtige Informationen über die gelieferten Artikel.

Mit seiner Unterschrift auf dem Lieferschein bestätigt der Käufer, dass er die gelieferten Artikel angenommen hat und alles in Ordnung ist. Privatpersonen unterschreiben Lieferscheine, wenn sie zum Beispiel eine Lieferung von einem Möbelgeschäft zu Hause erhalten. Juristische Personen und Einzelunternehmen nehmen Waren von einem Lieferanten zusammen mit dem Lieferschein an.

Folgende Zwecke werden verfolgt:

einfachere Kontrolle der Vollständigkeit der Waren
genaue Dokumentation, welche Waren und wie viele davon in dem Paket enthalten sind
Nachweis, dass der Käufer die Waren tatsächlich erhalten und geprüft hat

Unterscheidung eines Lieferscheins von einer regulären Rechnung und einer Proformarechnung

Es ist wichtig, den Lieferschein nicht mit anderen Begleitdokumenten zu verwechseln.

Eine reguläre Rechnung gibt die Bezeichnung der Waren oder Dienstleistungen an. Sie wird dem Käufer ausgehändigt, damit er sie gemäß dem Vertrag bezahlen kann.

Bei der Proformarechnung handelt es sich um eine inoffizielle Rechnung, in der weder der Spediteur noch das Lieferdatum angegeben sind.

Ein Lieferschein wird in der Regel zusammen mit der Warenlieferung versandt und dient als Nachweis für den Versand der Waren. Er enthält keine Zahlungsinformationen und ist nicht als Zahlungsaufforderung gedacht.

Lieferschein Erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

In Deutschland gibt es keine gesetzlichen Vorgaben für den Inhalt des Lieferscheins. Es gibt jedoch einige Informationen, die in der Praxis immer angegeben werden. Ein korrekter Lieferschein vereinfacht die Geschäftsabläufe sowohl für den Käufer als auch für den Verkäufer.

Um einen Lieferschein auszustellen, geben Sie also folgende Lieferschein Pflichtangaben an:

Name und Anschrift des Absenders
Name des Empfängers
Zustelladresse
Datum der Lieferung
zugehörige Rechnungsnummer
Liste der Positionen mit Gewicht oder Menge und Positionsnummern

Die folgenden Informationen können auch zusätzlich im Lieferschein schreiben werden:

Kontaktperson im Unternehmen des Absenders und deren Telefonnummer
Telefonnummer des Empfängers
Name des Transportunternehmens
Informationen über Nachlieferungen

Der Lieferschein ist auf dem Briefkopf der Firma des Absenders auszustellen.

Lieferschein Muster: Vorlagen und Lieferschein Beispiele

Sie können selbst einen Lieferschein erstellen und darin die oben beschriebenen Informationen angeben.

Sie können auch Lieferschein Vorlagen in Excel und Word verwenden. Beide Vorlagen lassen sich leicht anpassen. Sie können auch Vorlagen oder Muster kostenlos herunterladen, die von verschiedenen Diensten im Internet angeboten werden. Die vorgefertigten kostenlosen Vorlagen werden Ihnen helfen, den Papierkram zu vereinfachen und zu beschleunigen. Sie können aber auch unser unten stehendes Beispiel für einen Lieferschein nehmen und es an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Beispiel für einen typischen Lieferschein in Deutschland

Lieferschein

Absender:

Name und Anschrift des Absenders

Empfänger:

Name des Empfängers

Zustelladresse

Lieferdetails:

Datum der Lieferung

Rechnungsnummer:

Liste der gelieferten Artikel:

Artikelbezeichnung - Menge - Gewicht - Positionsnummer

[... weitere Artikel ...]

Zusätzliche Informationen (optional):

Kontaktperson beim Absender und Telefonnummer

Telefonnummer des Empfängers

Name des Transportunternehmens

Informationen über Nachlieferungen

Bestätigung des Empfangs:

Hiermit bestätige ich, [Name des Empfängers], den Empfang der oben aufgeführten Waren in einwandfreiem Zustand.

Unterschrift des Empfängers: _____________________

Datum: _____________________

Dieses Muster eines Lieferscheins beinhaltet die wesentlichen Informationen, die im Geschäftsverkehr in Deutschland üblich sind. Er kann jedoch je nach Bedarf und Geschäftskontext angepasst werden.

Lieferschein Pflicht – rechtliche Anforderungen

Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben für Lieferscheine in Deutschland. Die Praxis zeigt jedoch, dass praktisch alle Unternehmen dieses Dokument beim Versand von Waren verwenden, da es eine Reihe wichtiger Vorteile bietet, die die Geschäftsabläufe vereinfachen.

Aufbewahrungspflicht Lieferscheine: Richtlinien und Fristen

Ein gewöhnlicher Lieferschein gilt als Handelsbrief, der nach § 147 AO (der Abgabenordnung) 6 Jahre lang aufbewahrt werden muss. Bitte beachten Sie, dass Aufbewahrungsfristen Lieferscheine nicht mit dem Datum der Lieferung beginnen, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Lieferschein ausgestellt wurde.

Wenn der Lieferschein jedoch in der Rechnung enthalten ist, wird er bereits als steuerlich relevantes Dokument betrachtet. Dies bedeutet, dass bilanzierende Unternehmen, sowohl der Absender als auch der Empfänger, ihn gemäß den Steuergesetzen 10 Jahre lang aufbewahren müssen.

Der Lieferschein kann sowohl in Papier- als auch in elektronischer Form gespeichert werden.

Elektronischer Lieferschein – Digitalisierung und Automatisierung

Die moderne Welt mit ihren neuen Technologien hat Auswirkungen auf alle Bereiche unseres Lebens. Dazu gehört natürlich auch das Geschäftsleben. Ein elektronischer Lieferschein verringert zum Beispiel das Risiko, dass ein Dokument verloren geht oder beschädigt wird.

Elektronische Lieferscheine sind rechtmäßige Frachtbriefe, deren Quelle eine vom Versender an den Empfänger übermittelte elektronische Nachricht ist. Das Dokument übereinstimmt inhaltlich genau dieselben Informationen und Angaben wie sein Gegenstück auf Papier. Das digitale Dokument wird entweder automatisch vom System oder manuell von einem Mitarbeiter erstellt. Es wird dann elektronisch an den Empfänger übermittelt. Der Empfänger bestätigt den Empfang mit einer elektronischen Signatur (EDS).

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Fazit

Obwohl der Lieferschein in Deutschland nicht gesetzlich geregelt und kein Pflichtdokument ist, ziehen es viele Unternehmen vor, immer einen Lieferschein zu verwenden. Der Lieferschein dient dazu, die Übergabe von Waren zu bestätigen, Aufzeichnungen zu führen und den Logistikprozess zu erleichtern.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?

Wenn der Lieferschein gleichzeitig als Rechnung dient oder in die Rechnung einbezogen ist, muss dieser gemäß den gesetzlich vorgeschriebenen Bestimmungen 10 Jahre aufbewahrt werden. Wird der Lieferschein unabhängig von der Rechnung erstellt, so beträgt die Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abgabenordnung AO (147 Abs) 6 Jahre.

Kann man einen elektronischen Lieferschein verwenden?

Ja, es ist möglich. Ein digitaler Lieferschein wird von vielen Unternehmen verwendet.

Wozu dient ein Lieferschein?

Der Lieferschein dient dem Verkauf und Transport von Waren. Der Käufer bestätigt mit seiner Unterschrift auf dem Lieferschein, dass die Ware angenommen wurde und in Ordnung ist.

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