Wir erklären Ihnen, was Ausgangsrechnungen sind, wie sie sich von Eingangsrechnungen unterscheiden, wie man sie richtig erstellt und wie man sie korrekt verbucht

Inhalt

Was ist eine Ausgangsrechnung?

Eine Ausgangsrechnung: was ist das? Wenn ein Unternehmen oder Selbstständiger eine Dienstleistung erbracht oder Waren an seinen Kunden geliefert hat, erhält er in der Regel Geld von ihm. Zu diesem Zweck ist es notwendig, eine Ausgangsrechnung zu erstellen, um die Zahlung zu buchen. Mit Hilfe der Ausgangsrechnung wird der Verkauf bestätigt und der Zahlungsgrund festgelegt. Dies ist eines der wichtigsten Bestandteile der Buchhaltung, für die es dementsprechend strenge Anforderungen gibt. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Ausgangsrechnung ist, wie sich Eingangs- und Ausgangsrechnung unterscheiden, welche Anforderungen bei der Erstellung einer Ausgangsrechnung berücksichtigt werden sollten und vieles mehr. 

Ausgangsrechnung: Definition und Unterscheidung

Der Ausgangsrechnung Buchungssatz ist ein Buchhaltungsdokument, das ein Kunde erhält, nachdem er eine Ware erhalten oder eine Dienstleistung in Anspruch genommen hat, die er nun bezahlen muss. Wird die Ausgangsrechnung erstellt und bezahlt, noch bevor die Dienstleistung oder Ware beim Kunden eingegangen ist, handelt es sich um eine Vorauszahlung. Die Ausgangsrechnung ist eine Bestätigung der erbrachten Leistung oder Warenlieferung und kann auch als Nachweis dienen, wenn ein Kunde nicht rechtzeitig bezahlt. 

Die Ausgangsrechnung ist im Wesentlichen das Äquivalent einer Eingangsrechnung, mit nur einem Unterschied, den man kennen sollte. Klären wir die Details. 

Unterschiede zwischen Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung

Es kann zu Verwirrung und Missverständnissen kommen, wenn diese beiden Begriffe erwähnt werden, da der Unterschied zwischen ihnen klein ist. Genauer gesagt existiert er theoretisch überhaupt nicht. Was ist eine Eingangsrechnung? Tatsächlich handelt es sich bei Eingangs- und Ausgangsrechnung um zwei absolut identische Dokumente, die sich optisch nicht unterscheiden. Der Unterschied liegt lediglich in der Wahrnehmung. Vom Rechnungssteller wird es als Ausgangsrechnung wahrgenommen, vom Kunden wird die gleiche Rechnung als Eingangsrechnung wahrgenommen.

Eine allgemeine Rechnung kann dementsprechend sowohl Ausgangs- als auch Eingangsrechnung sein, je nachdem, ob man Empfänger oder Absender ist.

Um es noch einmal zusammenzufassen:

  • Die Buchungssatz Ausgangsrechnung ist eine von Ihnen zugesandte Rechnung über von Ihnen erbrachte Dienstleistungen oder gelieferte Waren.
  • Die Eingangsrechnung ist eine Rechnung über Dienstleistungen oder Waren, die Sie erhalten haben, d. h. Sie sind der Empfänger.

Die Rolle der Ausgangsrechnung für Unternehmen

Der Ausgangsrechnung ist ein wichtiger und integraler Bestandteil jeder kommerziellen Transaktion. Sie ist in der Buchhaltung und im Workflow jedes Unternehmens extrem wichtig und unverzichtbar. Hier die Grundlagen zu Ausgangsrechnungen:

  • Freiberuflern, Selbstständigen und Unternehmen ist in der Regel vorgeschrieben, einem Kunden nach Erbringung einer Dienstleistung oder Warenlieferung eine Ausgangsrechnung auszustellen.
  • Grundlage der Rechnung ist in der Regel ein Vertrag, der zwischen zwei Parteien (z.B. Verkäufer/Käufer oder Lieferant/Kunde) geschlossen wurde. Der Vertrag enthältin der Regel alle wichtigen Angaben zu den Verkaufsbedingungen, einschließlich der Höhe der Zahlung und der Zahlungsfristen. 
  • Ausgangsrechnungen sind Teil der Buchungssätze und werden im Ausgangskontenprotokoll dokumentiert. Diese Rechnungen werden in der Bilanz als Forderungen aus Lieferungen und Leistungen erfasst.
  • Nach der Zahlung durch den Kunden wird die Forderung als Betriebseinnahme erfasst. Der Betrag aller Ausgangsrechnungen stellt den Umsatz des Unternehmens dar.
  • Hat der Kunde die Ausgangsrechnung erhalten, jedoch nicht fristgerecht bezahlt, kann diese als Grundlage für den Mahnvorgang dienen.

Aus Sicht des Absenders bzw. Unternehmens ist die Ausgangsrechnung ein Mittel zur Geldbeschaffung und Liquiditätssicherung. Für den Empfänger bzw. Kunden ist sie eine Zahlungsverpflichtung und dient oft als Beleg für den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen.

Inhaltliche Anforderungen einer Ausgangsrechnung

Sowohl bei einfacher als auch bei doppelter Buchführung gibt es bestimmte Anforderungen an den Inhalt der Ausgangsrechnung. Es ist notwendig, sie zu bebachten, sonst ist die Rechnung nicht rechtskräftig. Die Informationen, die in die Ausgangsrechnung aufgenommen werden müssen, sind in Artikel 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt.

Achten Sie bei der Rechnungsstellung auf den Inhalt. Folgende Informationen müssen aufgeführt sein:

  • Rechnungssteller: Es ist notwendig, die Daten des Rechnungsstellers, egal ob Unternehmen oder Einzelperson, anzugeben. Mindestens muss ein vollständiger Name und die aktuelle Adresse angegeben sein.
  • Rechnungsempfänger: Sie müssen auch den Namen und die Adresse des Empfängers angeben.
  • Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
  • Fortlaufende Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer ist erforderlich, damit jedes von Ihrem Unternehmen erstellte Ausgangsrechnung eindeutig gekennzeichnet ist.
  • Zeitpunkt der Leistungserbringung oder Lieferung: Das genaue Datum, an dem die Dienstleistung erbracht oder der Artikel geliefert wurde.
  • Umfang der erbrachten Leistung und Angaben zu Bezeichnung, Anzahl und Gewicht gelieferter Waren: Hier ist eine genaue Aufschlüsselung der  Menge oder Volumen der gelieferten Waren bzw. erbrachten Leistungen nötig.
  • Netto-Rechnungsbetrag: Der Gesamtbetrag der Rechnung ohne Umsatzsteuer.
  • Umsatzsteuer oder Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung bei Kleinunternehmern: Der Betrag der Umsatzsteuer. Bei Kleinunternehmern sollte darauf hingewiesen werden, dass sie von der Umsatzsteuer befreit sind.
  • Brutto-Rechnungsbetrag mit umsatzsteuerlicher Relevanz: Dieser Absatz ist optional, es wird jedoch empfohlen, diese Informationen auf der Ausgangsrechnung anzugeben. 
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des Rechnungsstellers: Die offizielle Nummer bzw. ID des leistenden Unternehmens für steuerliche Zwecke.
  • Bankverbindung des Rechnungsstellers: Dieser Absatz ist optional, ist jedoch empfehlenswert. 
  • Informationen über Rabatte und Boni: Falls auf die Transaktionen angewendet.

In einigen Fällen können zusätzliche Informationen erforderlich sein. Ausgangsrechnungen müssen nicht unterschrieben werden, die Pflichtangaben genügen.

Kleinbetrag? Dann können Sie weniger Informationen angeben

Wenn der Endbetrag Ihrer Ausgangsrechnung weniger als 250 Euro beträgt, müssen Sie nicht all diese Daten angeben. Folgendes reicht aus:

  • Dienstleister: Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Empfänger: Name und Anschrift
  • Datum der Rechnungsstellung
  • Detaillierte Beschreibung der erbrachten Lieferungen und Leistungen: Zum Beispiel Bezeichnung, Menge, Stückpreis usw.
  • Rechnungsbetrag und Umsatzsteuer: Betrag in Euro
  • Steuersatz in Prozent oder Hinweis auf Steuerbefreiung: Es muss ein Steuersatz bzw. der Grund für die Steuerbefreiung angegeben sein.

Wenn Sie auch für Rechnungen über Kleinbeträge alle Informationen angeben möchten, ist das selbstverständlich möglich. Beachten Sie jedoch, dass die vereinfachte Rechnungsstellung für Kleinbeträge Ihnen viel Arbeit erspart.

Wann müssen Unternehmen Ausgangsrechnungen buchen?

In Deutschland müssen alle Unternehmen unmittelbar nach Erbringung einer Leistung eine Ausgangsrechnung ausstellen. Es ist entscheidend, dass die Rechnung zeitnah nach der Leistungserbringung oder Lieferung an den Kunden oder Auftraggeber versendet wird.

Im B2C-Bereich sind Rechnungen nicht immer erforderlich, es sei denn, der Kunde fordert sie an. Auch ist in der B2B-Branche die Rechnungsstellung nach der Lieferung Standard, hauptsächlich aufgrund der Steuerpflicht.

Aufbewahrungsfristen für Ausgangsrechnungen

Die Aufbewahrungsdauer von Ausgangsrechnung ist gesetzlich geregelt. Sie müssen, wie andere Buchhaltungsbelege, einige Zeit aufbewahrt werden, damit das Unternehmen bei Bedarf auch im Nachhinein Nachweise erbringen kann. Ausgangsrechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Gesetzgebung legt jedoch nicht fest, wie Rechnungen geführt bzw. aufbewahrt werden müssen. Daher können sie sowohl in Papier- als auch in digitaler Form aufbewahrt werden..

Praktische Hinweise

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Ausgangsrechnung zu erstellen. Egal, für welche Form Sie sich entscheiden, es ist wichtig, die oben in diesem Artikel aufgeführten Hinweise zu befolgen. Wenn Ihre Ausgangsrechnungen alle notwendigen Informationen (nach UStG) enthalten, bedeutet dies, dass Sie in Übereinstimmung mit den GoBD handeln und Sie zum Beispiel während der Steuerprüfung dahingehend rechtlich nicht belangbar sind. 

Vergessen Sie nicht, dass fehlerhafte Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen finanzielle Verluste für Ihr Unternehmen bedeuten können. Auch bei der Berechnung der Mehrwertsteuer ist die Richtigkeit der Rechnungen über erbrachte Leistungen oder Lieferungen wichtig. Wenn die Anspruchsvoraussetzungen nicht erfüllt sind, kann die gezahlte Mehrwertsteuer nicht zurückgegeben werden. Überprüfen Sie daher sorgfältig die Daten jeder Rechnung. 

Im Wesentlichen sind Ausgangsrechnungen ein Routinevorgang, der automatisiert werden kann und sollte, um Zeit zu sparen und unglückliche Fehler zu vermeiden. Verschiedene Tools wie das Finom-Rechnungsstellungs-Tool können helfen, die Kontoerstellung zu automatisieren. Mit Finom können Sie in Sekundenschnelle Rechnungen erstellen und versenden, indem Sie die integrierte Automatisierung und Dokumentenverwaltung verwenden. Dies ist eine großartige Gelegenheit, Zeit zu sparen und für wirklich wichtige Angelegenheiten zu nutzen. Mit den praktischen Funktionen können Sie außerdem Rechnungsvorlagen für bestehende Kunden einfach und schnell konfigurieren. Finom ist eine einzigartige Plattform, die bereit ist, Ihr treuer Buchhaltungsassistent zu werden.

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Fazit

Die Ausgangsrechnung stellt die Forderung eines Unternehmens dar. Sie ist ein wichtiger Buchhaltungsbeleg, in dem keine Fehler gemacht werden dürfen. Andernfalls kann es sein, dass die Forderung unbeglichen bleibt.

Für die Rechnungserstellung gelten bestimmte gesetzliche Vorgaben. Nach diesem Artikel wissen Sie genau, welche Informationen Ihre Ausgangsrechnung enthalten muss, darunter die genauen Daten des Rechnungsstellers, die Daten des Rechnungsempfängers, das Datum der Rechnung und der Betrag. Eine fehlerfreie Rechnungsstellung hilft, das Unternehmen in Zukunft vor Problemen mit der Buchhaltung und Steuerprüfung zu bewahren. Schenken Sie diesem Thema daher große Aufmerksamkeit.

Man sollte immer sowohl Ausgangsrechnungen als auch Eingangsrechnungen prüfen. Machen Sie sich, wenn möglich, moderne Technologie zunutze, um diesen Prozess zu automatisieren und dabei Zeit zu sparen. 

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