Von Kevin Schmidt

Steuernummer

Die Steuernummer ist ein entscheidendes Identifikationsmerkmal im Steuersystem vieler Länder. Sie dient dazu, Steuerzahler eindeutig zu identifizieren und ermöglicht es den Steuerbehörden, Einkommen und Transaktionen nachzuvollziehen. In diesem Artikel werden wir näher auf die Bedeutung und Funktionen der Steuernummer eingehen und erläutern, warum sie eine zentrale Rolle im Besteuerungsprozess spielt.

Die Steuernummer: Definition, Funktion

Die Steuernummer ist eine Identifikationsnummer, die von den Finanzbehörden für ihre internen Organisationszwecke vergeben und verwendet wird. Im Schriftverkehr mit Steuerpflichtigen wird die Steuernummer häufig auch als „Aktenzeichen“ bezeichnet. 

Im Bereich der sogenannten veranlagten Steuern, also insbesondere im Bereich Einkommensteuer, Gewinnsteuer und Umsatzsteuer, verfügt in der Regel jeder Steuerpflichtige über eine Steuernummer. Ehegatten oder Lebenspartner, die gemeinsam eine Steuererklärung einreichen, besitzen meist eine gemeinsame Steuernummer. 

In manchen Fällen kann es jedoch vorkommen, dass Steuerpflichtigen oder Ehegatten/Lebenspartnern mehrere Steuernummern zugewiesen werden. Dies kann erforderlich sein, um verschiedene Steuerangelegenheiten leichter den jeweilig zuständigen Abteilungen des Steueramtes zuordnen zu können. In der Regel ist dies bei der Ausübung einer oder mehrerer wirtschaftlicher Tätigkeiten erforderlich. Unter diesem Begriff versteht man Tätigkeiten, die Einkünfte aus der Land- und Forstwirtschaft, einer selbständigen/freiberuflichen Tätigkeit, einer gewerblichen Tätigkeit und/oder Miet- und Pachteinnahmen erzielen. Sie unterliegen der Mehrwertsteuer.

In anderen Bereichen können auch transaktionsbezogene Steuernummern vergeben werden, beispielsweise für die Grunderwerbsteuer, um jedes steuerpflichtige Erwerbsgeschäft auszuweisen.

Das Finanzamt vergibt Steuernummern, um eine eindeutige Klassifizierung von Selbstständigen und Freiberuflern zu gewährleisten. Diese müssen insbesondere auf jeder Steuererklärung ersichtlich sein, da die Steuerbehörden sie sonst nicht zuordnen können. Neben der Korrespondenz mit dem Finanzamt ist sie auch zwingender Bestandteil Ihrer Rechnungen. Die Steuernummer wird auch zur Ermittlung und Berechnung von Gewerbesteuer, Umsatzsteuer und anderen Arten von Steuern verwendet.

Rechtliche Grundlagen der Steuernummer

Die Steuernummer ist nicht dasselbe wie die steuerliche Identifikationsnummer, kurz auch „IdNr", Steuer-ID genannt. 

Eine Steuernummer ist ein organisatorisches Identifikationsmerkmal der Steuerbehörde, in deren Zuständigkeitsbereich Sie fallen. Ändert sich der Zuständigkeitsbereich, beispielsweise durch einen Umzug in den Bezirk eines anderen Finanzamtes, erhalten Sie von der neuen zuständigen Finanzbehörde eine neue Steuernummer. 

Eine Identifikationsnummer hingegen ist rein personenbezogen. Sie wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) an jede natürliche Person vergeben, die in der Bundesrepublik Deutschland meldepflichtig ist oder als nicht meldepflichtige Person am Besteuerungsverfahren teilnimmt. Neugeborene und Personen, die zum ersten Mal aus dem Ausland zuziehen, erhalten innerhalb weniger Tage eine Benachrichtigung über ihre ID-Nummer. 

Im Jahr 2008 erhielten alle rund 82 Millionen Einwohner Deutschlands ihre Identifikationsnummer per Post vom Bundeszentralamt für Steuern. Das Schreiben hatte den Betreff „Zuteilung einer Identifikationsnummer nach § 139b der Abgabenordnung (AO)“. Die persönliche Identifikationsnummer ist gut erkennbar im oberen rechten Drittel des Schreibens aufgedruckt.

Die Identifikationsnummer bleibt ein Leben lang gültig und ändert sich auch nicht, wenn Sie umziehen oder heiraten. Die Steuer-ID besteht aus 11 Ziffern. Jeder deutsche Staatsbürger erhält sie automatisch bei der Geburt oder bei der offiziellen Wohnsitzanmeldung in Deutschland.

Die Identifikationsnummer ist für die Abgabe einer Steuererklärung, deren Anlagen und die weitere Kommunikation mit dem Finanzamt sowie für die Nutzung aller ELSTER-Verfahren erforderlich. Darüber hinaus muss die Identifikationsnummer an Organisationen gemeldet werden, die gesetzlich verpflichtet sind, bestimmte Daten für Steuerzwecke zu melden. Hierzu zählen insbesondere Ihr Arbeitgeber, Banken und Versicherungen. 

Neben dem Auskunftsschreiben des BZSt finden Sie diese Nummer auf dem Ausdruck der elektronischen Einkommensteuermeldung Ihres Arbeitgebers, auf dem Einkommensteuerbescheid und in weiteren Schreiben des Finanzamts.

Erhalt einer Steuernummer

Ihre Steuernummer erhalten Sie vom Finanzamt Ihres Wohnortes. Das Bundeszentralamt für Steuern hätte Ihnen bereits 2008 per Brief eine  steuerliche Identifikationsnummer zusenden sollen. Sollten Sie dieses Schreiben nicht finden, können Sie sich direkt an das BZSt wenden. Auf der Homepage können Sie die erneute Zusendung Ihrer steuerlichen Identifikationsnummer und Ihrer Steuernummer per Post beantragen. In der Regel finden Sie die Steuer-ID und die Steuernummer jedoch auch auf Ihrem letzten Einkommensteuerbescheid. 

Nicht meldepflichtige Arbeitnehmer, die beispielsweise in Deutschland arbeiten und im Ausland leben, können bei dem für ihren Arbeitgeber zuständigen Finanzamt eine Steuer-ID beantragen. Auch Arbeitgeber können für ihre Arbeitnehmer eine Steuer-ID anfordern. Hierfür benötigen sie jedoch eine Genehmigung.

Seit dem 1. Januar 2021 sind Sie verpflichtet, innerhalb von 4 Wochen nach Aufnahme Ihrer individuellen Arbeitstätigkeit einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einzureichen. 

Wenn Sie das Formular elektronisch ausfüllen und beim zuständigen Finanzamt einreichen, erhalten Sie automatisch Ihre Steuernummer per Post. Dazu müssen Sie sich zunächst im ELSTER-System – dem Online-Portal des Finanzamts – registrieren. 

Dieser Prozess dauert meist einige Tage. Das Finanzamt sendet Ihnen per Post einen Registrierungscode, der für die Bestätigung Ihrer Identität nötig ist. Nach der erfolgreichen Registrierung können Sie über das Online-Steuerregistrierungsformular eine Steuernummer beantragen.

In dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung müssen Sie angeben, wie viel Gewinn Sie erwarten und wie hoch Ihr geschätzter Umsatz sein wird. Mit einer Antwort des Finanzamtes unter Angabe der Steuernummer ist in 2 bis 6 Wochen zu rechnen.

Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung müssen verschiedene Informationen angegeben werden. Hierzu zählen insbesondere: 

  • persönliche Angaben
  • Ausbildungsform / Rechtsform 
  • Art des Unternehmens oder der Aktivität 
  • geschätzte Einnahmen für das Jahr, in dem das Unternehmen gegründet wurde, und für das Folgejahr 
  • Antrag auf Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 
  • Beantragung einer Steuernummer

Bevor Sie das Formular ausfüllen, sollte Ihnen unbedingt klar sein, ob Sie Freiberufler oder Gewerbetreibender sind. Dies hat erhebliche Auswirkungen auf Ihre Steuerschuld.

Aufbau und Struktur der Steuernummer

Zuvor bestand die Steuernummer nur aus 10 oder 11 Ziffern und war in allen Bundesländern anders aufgebaut. Mit der Einführung des ELSTER-Verfahrens zur elektronischen Abgabe von Steuererklärungen wurde ein einheitliches nationales Steuernummernsystem entwickelt. 

Seitdem besteht die Steuernummer im ganzen Land aus 13 Ziffern, von denen jede ihren eigenen Zweck hat:

  • Ziffern 1-4: Bundesfinanzamtsnummer
  • Ziffer 5: immer eine Null
  • Ziffern 6-8: Bezirksnummer des jeweiligen Bundeslandes (nur in Nordrhein-Westfalen ist diese vierstellig)
  • Ziffern 9-12: persönliche Unterscheidungsnummer (nur in Nordrhein-Westfalen ist diese dreistellig)
  • Ziffer 13: einstellige Prüfziffer

Anwendungsbereiche der Steuernummer

Wer eine Steuererklärung, eine Rechnung oder ein ähnliches Dokument erstellen möchte, benötigt eine persönliche Steuernummer. Darüber hinaus ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, die Steuernummern seiner Arbeitnehmer zu kennen. Sie ist in der oberen rechten Ecke der Lohnkarte angegeben. Eine Ausnahme gilt für Jobs, bei denen Sie nicht mehr als 450 Euro im Monat verdienen: Auf dieses Gehalt wird keine Steuer erhoben, eine Steuernummer ist also nicht erforderlich. 

Einzelunternehmer hingegen benötigen diese Nummer, um Steuern zahlen und Rechnungen erstellen zu können. Oft fragen auch Banken nach der Steuernummer des Kontoinhabers. Dies ist beispielsweise dann wichtig, wenn sie Auskunft über die Einhaltung von Steuerfreigrenzen geben müssen. Für die Beantragung von Kindergeld müssen Eltern außerdem die Steuernummer von sich und ihren Kindern kennen. Dies ist nötig, um doppelte Zahlungen auszuschließen. 

Die Steuernummer dient zur Erfassung sämtlicher Steuertransaktionen einer Einzelperson oder eines Unternehmens, eines Kleinunternehmens oder eines Freiberuflers. Sie muss in der gesamten Korrespondenz, auf jedem Steuerformular und bei der Meldung von Daten an die Steuerbehörden im Allgemeinen angegeben werden. 

Dies gilt für alle Daten betreffend: 

  • Einkommensteuer 
  • Umsatzsteuer (nur für Unternehmer) 
  • Gewerbesteuer (nur für Unternehmer) 
  • Körperschaftsteuer (nur für Unternehmer) 

Für einen Einzelunternehmer gehört die Steuernummer auch zu den Pflichtangaben vieler Geschäftsdokumente, beispielsweise Rechnungen. 

Alternativ können Sie auch Ihre Umsatzsteuer-ID aufführen, falls vorhanden. Geben Sie jedoch niemals Ihre Steuer-ID an, da die Rechnung dadurch ungültig wird.

Änderung und Mitteilung der Steuernummer

Eine Änderung der Steuernummer ist nur bei einem Umzug an einen anderen Ort möglich. Sie ändert sich jedoch nicht, wenn eine Person beispielsweise heiratet oder sich scheiden lässt oder wenn sie Kinder bekommt. 

In einigen seltenen Fällen kann einer juristischen Person auch ohne Umzug eine neue Steuernummer zugewiesen werden. Dies geschieht beispielsweise bei der Umstrukturierung einer Steuerbehörde oder der Eröffnung einer neuen Steuerbehörde. In diesem Fall wird der Steuerbehörde auch eine neue Nummer zugewiesen. Sie spiegelt sich in der neuen Steuernummer der von dieser Behörde betreuten Bürger wider. 

Die Steuernummer oder die Steuer-ID finden sich beispielsweise in alten Steuererklärungen oder in alten Steuerbescheiden des Finanzamts. In vielen Fällen sind diese Nummern auch in den Lohn- und Gehaltsunterlagen des Arbeitgebers aufgeführt. Sollten die Nummern jedoch verloren gegangen sein, kann zumindest die Steuernummer telefonisch oder persönlich beim zuständigen Finanzamt beantragt werden.

Sie können auch die TIN, die sogenannte Steuer-Identifikationsnummer, beim BZSt, anfordern. Dies kann entweder online oder per Post erfolgen. Es kann jedoch bis zu sechs Wochen dauern, bis die TIN per Post verschickt wird. Um Informationen über die Steuer-ID zu erhalten, sind folgende Angaben zu einer juristischen Person erforderlich: Nachname, Vorname, Geburtsname, Adresse und Geburtsdatum.

Besonderheiten der Steuernummer

Die Steuernummer und die Steuer-ID sind nicht mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der Gewerbe-Identifikationsnummer zu verwechseln. 

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist ein Identifikationsmerkmal für Unternehmer in der EU, das zur Registrierung innergewerkschaftlicher Dienstleistungen dient. Zukünftig ist die Einführung einer Wirtschaftsidentifikationsnummer für wirtschaftlich tätige juristische Personen geplant.

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen haben Anspruch auf eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Form dieser Nummer ist europaweit einheitlich. Unternehmer benötigen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vor allem für die umsatzsteuerliche Registrierung von Waren und Dienstleistungen in der EU. Sie kann beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden. 

Diese Steuer-ID muss nicht in der Steuererklärung angegeben werden, sollte aber gemäß Umsatzsteuergesetz auf allen Rechnungen aufgeführt sein. Sofern einem Unternehmen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zugewiesen wurde, muss diese auch im Impressum auf der Website des Unternehmens angegeben werden. 

Die Wirtschafts-ID (§ 139c AO) entspricht einer steuerlichen Identifikationsnummer. Ziel dieser Nummer ist es, Freiberuflern und Einzelunternehmern eine klare Unterscheidung zwischen privatem und gewerblichem Bereich zu ermöglichen.

Laut Gesetz können beide Nummern auf der Rechnung verwendet werden, d.h., die Steuernummer und die Umsatzsteuer-ID. Aber was ist der Unterschied?

Wenn Ihr Unternehmen ausschließlich in Deutschland tätig ist, müssen Sie auf Ihren Rechnungen lediglich die Steuernummer angeben. Unternehmen, die in der EU geschäftlich tätig sind, müssen auf ihren Rechnungen eine Umsatzsteuer-ID statt einer Steuernummer verwenden.

Allerdings gibt es auch kleine Unternehmen, die keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigen, diese aber dennoch beantragen und auf Rechnungen oder im Impressum angeben. Dies ist völlig legal. Der Grund hierfür liegt oft darin, dass sie ihre persönliche Steuernummer nicht offenlegen möchten und stattdessen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bevorzugen.

Sicherheitsaspekte der Steuernummer

Risikobehaftet ist die Steuernummer daher, da jemand in Ihrem Namen und ohne Ihr Wissen fiktive Daten an das Finanzamt übermitteln kann, wenn er diese Nummer kennt.

In der elektronischen Lohn- und Umsatzerklärung besteht daher eine große, aber leicht behebbare Sicherheitslücke. Nach Angaben des Finanzamtes entstehen Ihnen dabei in der Regel keine finanziellen Verluste. Allerdings kostet es Zeit und Nerven, wenn Sie entsprechend entstehende Belastungen und Gutschriften sortieren und unrichtige Steuererklärungen korrigieren müssen.

Halten Sie daher Ihre Steuernummer geheim! Drucken Sie diese Nummer niemals auf Ihren privaten Briefkopf auf! Vereinbaren Sie außerdem mit dem Finanzamt, dass Sie eine kurze Bestätigung über den Eingang der Steuerdaten Ihres Unternehmens erhalten. Die Finanzbehörden entwickeln derzeit ein Verfahren, um sicherzustellen, dass Steuerdaten nur von berechtigten Personen übermittelt werden können.

Digitalisierung und Modernisierung der Steuernummer

Die fortschreitende Technisierung und Digitalisierung aller Lebensbereiche stellt die Steuergesetzgebung und die Strafverfolgung vor große Herausforderungen. Das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens vom 18. Juli 2016 gewährleistet die Einheitlichkeit der Besteuerung innerhalb eines modernen und effizienten Besteuerungsverfahrens. Seit dem 1. Januar 2017 wurden die folgenden Maßnahmen umgesetzt:

  • Vereinfachung und Erleichterung des Besteuerungsverfahrens 
  • neue Möglichkeit, bei Rechenfehlern und Tippfehlern Korrekturen vorzunehmen 
  • Umwandlung der Pflicht zur Vorlage von Unterlagen in eine Pflicht zur Aufbewahrung 
  • neue Regelung zu Fristen für die Abgabe von Steuererklärungen

Fazit

Eine Steuernummer, eine Identifikationsnummer, eine Steuernummer für Selbstständige oder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dienen allesamt unterschiedlichen Zwecken.

In Deutschland erhält jede Privatperson ab dem Zeitpunkt der Geburt automatisch eine Steuer-ID, mit der sie sich in Steuerangelegenheiten eindeutig identifizieren kann. Die von den Finanzämtern vergebene, alte Steuernummer verliert zunehmend an Bedeutung. Unternehmer benötigen jedoch weiterhin eine Firmensteuernummer vom Finanzamt, die zur Berechnung der Umsatzsteuer sowie der Körperschafts- und Gewerbesteuer dient. Darüber hinaus benötigen Unternehmen, die im europäischen Ausland tätig sind, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, um die Umsatzsteuer für innergemeinschaftliche Leistungen zu registrieren und eine Doppelbesteuerung zu vermeiden.