Wir sagen Ihnen, was eine Rechnungsadresse ist, warum sie auf einer Rechnung wichtig ist und ob sie sich von der Lieferadresse unterscheiden kann

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Rechnungsadresse

Die Rechnungsadresse ist die Anschrift, an die das Unternehmen (Lieferant, Auftragnehmer, Vertragspartei, Verkäufer usw.) eine Rechnung für weitere Zahlung ausstellt. Dies kann die Anschrift einer natürlichen Person oder einer Firma sein. 

Was bedeutet Rechnungsadresse?

Wenn man im Fall der Rechnungsadresse die Bedeutung des Wortes erklären möchte, spricht man vor allem von der Rechnung selbst. Denn eine Rechnungsadresse muss laut § 14 UStG in einer Rechnung angeführt sein. Sie bezeichnet die Anschrift, an die eine Rechnung gesendet wird oder auf die sie ausgestellt ist.

Müssen Sie eine Rechnung erstellen? Eine korrekte Rechnung enthält Angaben wie Rechnungsnummer, Name des Produkts/der Dienstleistung, Termine und nicht zuletzt Adresse des Zahlers. Ohne den letzten Bestandteil kann es sein, dass die Rechnung selbst den Adressaten einfach nicht erreicht und dementsprechend nicht bezahlt wird.

Kurz gesagt: Über die Adresse können Sie eine Verbindung zur zahlenden Person oder Firma herstellen.

Unterscheide zwischen der Rechnungsadresse und der Lieferadresse

Manchmal stehen Rechnungs- und Lieferadresse zugleich in einer Rechnung. 

An die Lieferadresse werden die bestellten Waren geliefert. Sie ist von großer Bedeutung für den Lieferanten, den Kurier oder für ein Speditionsunternehmen. Kurz gesagt, stellt sie den Zielort für Produkte/Waren dar.

Die Rechnungsadresse bezieht sich auf Personen/Unternehmen, die mit einem Wort als Zahler zu bezeichnen sind. Sie bezahlen die ausgestellte Rechnung oder sind dafür verantwortlich. So kann man die Rechnungsadresse als Zielort für Rechnungen definieren.

In den meisten Fällen gibt es eine Übereinstimmung: Rechnungsadresse = Lieferadresse. Aber es kommt auch vor, dass es sich um verschiedene Adressen handelt. Mögliche Gründe werden unten angeführt.

Gründe der verschiedenen Adressen in der Rechnung

Laut der Gesetzgebung ist es nicht verboten, dass eine Rechnung sowie Rechnungsadresse als auch Lieferadresse enthält. Dies kann aus mehreren Gründen geschehen:

  • Die Ware/Dienstleistung stellt ein Geschenk dar: Der Käufer erwirbt die Ware als Geschenk an einen Dritten. In diesem Fall sind Zahler und Empfänger unterschiedliche Personen. Und dementsprechend werden Geschenke vom Hersteller oder Lieferanten an die Adresse des Empfängers verschickt. Und die Rechnung geht beim Käufer ein, der das Produkt/die Dienstleistung bezahlt.
  • Struktur des Unternehmens: Beispielsweise hat eine Firma eine zentralisierte Buchhaltungsabteilung in einer Filiale oder im Hauptbüro. Dabei werden alle Rechnungen von der Buchhaltung bezahlt (Sitz der Buchhaltung = Rechnungsadresse). Und die bestellten Waren werden an eine Produktionsstätte in einer anderen Stadt geliefert (Ort der Produktionsstätte = Lieferadresse). 

Bestandteile der Rechnungsadresse

Die Rechnungsadresse verfügt über eine bestimmte Struktur, die man einhalten muss. 

Elemente der Rechnungsadresse:

  • Name des Empfängers: Er gibt an, wer die Rechnung erhält, sei es eine Einzelperson oder eine Firma.
  • Straße und Hausnummer: Diese Angaben zeigen den genauen Wohnort oder Geschäftssitz des Empfängers.
  • Postleitzahl und Ort: Diese Informationen helfen, den geografischen Bereich genau zu bestimmen.
  • Land: Dies ist besonders wichtig bei internationalen Rechnungen für Rechnungen ins Ausland
  • Zusätzliche Angaben bei Firmen: Dies könnte eine spezifische Abteilung, eine Etage oder eine andere spezifische Anweisung beinhalten, um sicherzustellen, dass die Rechnung den richtigen Empfänger innerhalb einer großen Organisation erreicht.

Ein konkretes Rechnungsadresse-Beispiel illustriert, wie die Adresse aussehen sollte. 

Typ der AdresseBeispiel
Bei der Rechnung für eine Firma

Söhne GmbH

Schillerstr. 25

22222 Mustersiedlung

Bei der Rechnung mit Angabe der bestimmten Abteilung

Söhne GmbH

Einkaufsabteilung

Schillerstr. 25

22222 Mustersiedlung

Bei der Rechnung mit Angabe einer Kontaktperson

Söhne GmbH

z.Hd. Frau Schmidt

Schillerstr. 25

22222 Mustersiedlung

Bei der Rechnung an eine Privatperson

Herrn Baumann

Goethestr. 1

11111 Hausen

 

Bei der Rechnung an ein ausländisches Unternehmen

Rodeo LLC.

Sun Avenue 50

33333 New City

CANADA

Warum sind die korrekten Angaben wichtig?

Bei falsch ausgestellten Rechnungen, d.h. Rechnungen, in denen eine falsche Adresse angegeben wird, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass der Zahler diese Rechnung nicht erhält. Nach einiger Zeit wird der Absender feststellen, dass die Zahlung für die erbrachten Leistungen/gelieferten Waren oder geplanten Lieferungen nicht eingegangen ist. Er wird eine Mahnung schicken. 

Dabei kann man zwei Varianten der Entwicklung dieser Situation betrachten:

  1. Für die Mahnung wird auch eine falsche Adresse genutzt. Der Kunde erhält wiederum kein Schreiben und leistet keine Zahlung.
  2. Der Verkäufer schreibt an die richtige Adresse. Der Käufer erhält per Post keine Rechnung, sondern sofort eine Mahnung über die Zahlung. Dies kann zur Verärgerung des Kunden führen und die Geschäftsbeziehungen negativ beeinflussen.

Die in der Datenbank des Unternehmens nicht korrigierte Adresse des Kontrahenten führt nicht nur zu einer Zahlungsverzögerung für einen bestimmten Auftrag, sondern gefährdet auch die allgemeine Korrespondenz mit dem Kunden. Er wird keine weiteren Angebote und Informationsbriefe erhalten. Und der Absender erleidet Verluste in Form von nicht realisierten Gewinnen und Kosten für das nutzlose Versenden von Korrespondenz

Was ist zu tun, wenn Sie sich in der Rechnungsadresse geirrt haben?

Oft entsteht bei Verkäufern die Frage, ob eine nachträgliche Änderung der falschen Adresse möglich ist. Viele Unternehmer sind es gewohnt, Folgendes zu tun: Sie stellen eine neue Rechnung mit der korrekten Rechnungsadresse aus und senden sie an den Kunden. Dabei weisen sie darauf hin, dass die ursprüngliche Rechnung ungültig ist.

Laut gesetzlichen Vorgaben (§ 14 UStG) ist es aber unzulässig, die Rechnungsadresse nachträglich zu ändern. 

Die rechtlich korrekte Lösung des Problems ist die Erstellung einer Stornorechnung. Dadurch wird die Rechnung mit inkorrekter Anschrift aufgehoben. Erst danach wird eine neue Rechnung ausgestellt.

Tipp: Prüfen Sie bei der Erstellung einer Rechnung immer alle Angaben

Es wird empfohlen, bei der Erstellung einer Rechnung alle Angaben zu überprüfen, insbesondere die Richtigkeit der Adresse. 

Wenn die Kundendatenbank elektronisch geführt wird: Es ist erforderlich, die Richtigkeit der eingegebenen Daten zu überwachen und diese ständig zu aktualisieren. Dies spart Zeit bei der Rechnungsstellung und hilft dem Unternehmen, pünktlich Zahlungen zu erhalten.

Finom und die KMU

Finom ist ein Dienstleistungsanbieter, der für kleine und mittlere Unternehmen im Bereich Finanzen, Banking und Buchhaltung tätig ist. Die Finanzverwaltung ist ein wichtiger Teil der erfolgreichen Geschäftstätigkeit. Finom ist ein europäisches Fintech-Unternehmen, das die alltägliche Tätigkeit von KMU erleichtert und automatisiert. 

Finom bietet eine kostenlose Rechnungsstellung an. Highlights dieser Option:

  • Erstellung einer Rechnung dauert eine Minute
  • Der Zahlungseingang wird um 20% beschleunigt
  • Leichter Kontenabgleich
  • Automatische Verlinkung der Zahlung mit der Rechnung

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Fazit

Rechnungsadresse ist die Adresse, an die der Verkäufer seine Zahlungsaufforderung mit den entsprechenden Details schickt. 

Die richtige Adresse ist für die Geschäftskommunikation und die Pünktlichkeit von Transaktionen sehr wichtig. Ein kleiner Fehler kann zum Scheitern des Vertrags führen und der Reputation des Unternehmens schaden.

Es ist notwendig, die Richtigkeit der auf der Rechnung eingegebenen Adresse zu überwachen, die Kundendaten in der eigenen Datenbank zu aktualisieren und bei der Ausstellung und dem Versand von Rechnungen an Gegenparteien die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten.

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