Um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen zu können, müssen besondere Bedingungen erfüllt werden. Du solltest Dir dieser Bedingungen bewusst sein, um die Vorteile optimal nutzen zu können. In diesem Artikel erfährst Du alles, was Du über die Kleinunternehmerregelung wissen musst, um gut informiert in die Zukunft zu starten.

Inhalt

Was versteht man unter der Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine umsatzsteuerliche Sonderregelung nach § 19 UStG. Sie erlaubt Kleinunternehmer:innen, keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen auszuweisen, wenn ihre Umsätze unter den gesetzlich festgelegten Grenzen bleiben.

Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung 2026

Für die Kleinunternehmerregelung 2026 gelten die seit dem 1. Januar 2025 angehobenen Umsatzgrenzen nach § 19 UStG. Diese Werte werden häufig auch als Umsatzsteuer-Grenze 2026 bezeichnet, da sie darüber entscheiden, ob Du Umsatzsteuer ausweisen musst oder nicht.

Entscheidend sind zwei Werte:

  • Dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr darf 25.000 € nicht überschritten haben.
  • Dein Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr darf 100.000 € nicht überschreiten.

Maßgeblich ist der Nettoumsatz, also die Summe Deiner steuerbaren Umsätze ohne Umsatzsteuer. Grundlage ist der tatsächliche Gesamtumsatz des Vorjahres. Für Neugründungen ist der Umsatz des laufenden Kalenderjahres entscheidend.

Überschreitest Du die Umsatzsteuer-Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr, endet die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ab dem Zeitpunkt der Überschreitung.

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Für wen gilt die Kleinunternehmerregelung?

Die Regelung ist für natürliche Personen und kleine Unternehmen gedacht, deren Umsatz unter den oben genannten Grenzen liegt. Dazu gehören: 

Kleinunternehmer:innen profitieren besonders von der vereinfachten Buchführung und der Befreiung von der Umsatzsteuer.

Wann ist die Kleinunternehmerregelung vorteilhaft?

Die Kleinunternehmerregelung ist besonders für Existenzgründer:innen mit geringen Umsätzen von Vorteil, da sie die Buchführung vereinfacht und von der Umsatzsteuer befreit. Dies ermöglicht es, sich auf die Entwicklung des Produkts oder der Dienstleistung zu konzentrieren, während gleichzeitig administrative Schwierigkeiten und finanzielle Belastungen minimiert werden. 

Wann ist die Kleinunternehmerregelung nicht vorteilhaft?

Für Unternehmen mit B2B-Kund:innen, die den Vorsteuerabzug nutzen möchten, könnte die Kleinunternehmerregelung Nachteile bedeuten. Da Unternehmen, die diese Regelung anwenden, keine Mehrwertsteuer auf ihre Rechnungen erheben, können ihre Kund:innen keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Dies macht ihre Produkte oder Dienstleistungen weniger attraktiv für Geschäftskund:innen.

Ermittlung des Umsatzes für die Kleinunternehmerregelung

Für die Kleinunternehmerregelung ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 UStG maßgeblich. Entscheidend sind die steuerbaren Umsätze ohne Umsatzsteuer. Betriebsausgaben oder Kosten werden dabei nicht abgezogen.

Nicht berücksichtigt werden unter anderem:

  • Umsätze aus dem Verkauf von Anlagegütern wie Autos oder Büromöbeln
  • bestimmte steuerfreie Umsätze
  • Entnahmen, soweit sie nicht in die Berechnung des Gesamtumsatzes einzubeziehen sind

Erzielst Du beispielsweise 20.000 € Umsatz aus Dienstleistungen, gilt dieser Betrag vollständig als maßgeblicher Umsatz. Ausgaben für Material oder Betriebskosten spielen für die Umsatzgrenze keine Rolle.

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Änderungen der Kleinunternehmerregelung im Jahr 2026

Die wichtigsten Änderungen der Kleinunternehmerregelung wurden bereits zum 1. Januar 2025 eingeführt. Im Jahr 2026 treten keine grundlegenden neuen Änderungen in Kraft, stattdessen gelten weiterhin die Reformen des § 19 UStG aus dem Jahr 2025. Dabei wurden insbesondere die Umsatzgrenzen angehoben, wodurch mehr Unternehmer:innen die Kleinunternehmerregelung anwenden können.

Neu ist außerdem, dass der Status als Kleinunternehmer:in im laufenden Jahr unmittelbar entfällt, sobald die maßgebliche Umsatzgrenze überschritten wird. Ein rückwirkender Wechsel zum Jahresende ist nicht mehr vorgesehen. Dadurch entsteht eine sofortige Umsatzsteuerpflicht ab dem Zeitpunkt der Überschreitung.

Mit § 19a UStG wurde zusätzlich eine EU-weite Kleinunternehmerregelung eingeführt. Sie ermöglicht es Dir unter bestimmten Voraussetzungen, die Steuerbefreiung auch in anderen EU-Mitgliedstaaten zu nutzen.

Voraussetzung ist insbesondere, dass Dein unionsweiter Jahresumsatz 100.000 € nicht überschreitet. Möchtest Du diese EU-Regelung anwenden, musst Du Dich beim Bundeszentralamt für Steuern registrieren und entsprechende Meldungen abgeben.

Unverändert bleibt: Die Anwendung der Regelung erfolgt weiterhin automatisch, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Ein gesonderter Antrag ist nicht erforderlich, wohl aber die Erklärung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Vorteile und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung bietet sowohl Vor- als auch Nachteile. Jede:r Unternehmer:in sollte diese sorgfältig abwägen, bevor er oder sie sich für diese Steuerregelung entscheidet.

Die Umsatzsteuerbefreiung ist für viele kleine Unternehmen attraktiv, birgt jedoch auch einige Herausforderungen:

VorteileNachteile
Befreiung von der Umsatzsteuer: Du musst keine Umsatzsteuer auf Deinen Rechnungen ausweisen, was Deine Preise für Privatkunden attraktiver machen kann.Keine Möglichkeit des Vorsteuerabzugs: Du kannst keine Vorsteuer auf eingekaufte Waren und Dienstleistungen geltend machen, was bei größeren Investitionen oder hohen Kosten nachteilig sein kann.
Vereinfachte Buchführung: Die administrative Belastung wird verringert, da keine Umsatzsteuervoranmeldungen oder -erklärungen notwendig sind.Umsatzgrenze begrenzt das Wachstum: Dein Umsatz darf eine bestimmte Grenze nicht überschreiten, was das Wachstum Deines Unternehmens einschränken kann.
Weniger bürokratische Formalitäten: Weniger Papierkram und weniger Berichterstattung an das Finanzamt, was Zeit und Kosten spart.Eingeschränkte Wettbewerbsfähigkeit: Auch wenn Du von der Umsatzsteuer befreit bist, sind größere Unternehmen, die Umsatzsteuer ausweisen, oft attraktiver, da sie Vorsteuer abziehen können. Dies kann Deine Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt beeinträchtigen, insbesondere wenn Du mit größeren Unternehmen zusammenarbeitest.
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Wie wechselt man zur Kleinunternehmerregelung?

Diese Schritte musst Du befolgen, um zur Kleinunternehmerregelung zu wechseln oder diese zu beantragen. Der Prozess kann je nachdem, ob Du ein neues Unternehmen gründest oder während des laufenden Betriebs wechselst, unterschiedlich ablaufen.

Bei der Gründung eines Unternehmens

  • Die Kleinunternehmerregelung wählst Du bei der Anmeldung Deiner selbstständigen Tätigkeit im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Das Finanzamt prüft anschließend, ob Du die Voraussetzungen erfüllst, und bestätigt die Anwendung.

Möglichkeit des Wechsels während des Betriebs

  • Ein Wechsel in die Kleinunternehmerregelung oder der Verzicht darauf erfolgt durch eine Erklärung gegenüber dem Finanzamt. Entscheidest Du Dich freiwillig gegen die Kleinunternehmerregelung, bist Du grundsätzlich fünf Jahre an die Regelbesteuerung gebunden. Nach Ablauf dieser Frist kannst Du sie wieder in Anspruch nehmen, sofern Du die Umsatzgrenzen einhältst.

Wann verliert man den Status als Kleinunternehmer:in?

Die Kleinunternehmerregelung endet automatisch, wenn Du die gesetzlich festgelegten Umsatzgrenzen überschreitest.

Überschreitest Du im laufenden Kalenderjahr die Umsatzgrenze von 100.000 €, entfällt der Status unmittelbar ab dem Zeitpunkt der Überschreitung. Ab diesem Moment musst Du Umsatzsteuer ausweisen und zur Regelbesteuerung wechseln.

Besteuerung bei Nutzung der Kleinunternehmerregelung

Als Kleinunternehmer:in musst Du keine Umsatzsteuer abführen und in der Regel keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung kann jedoch weiterhin erforderlich sein. Du bist jedoch verpflichtet, andere Steuern zu zahlen, wie z. B. Einkommensteuer, Gewerbesteuer und ggf. Körperschaftsteuer.  

Solltest Du die Umsatzgrenze überschreiten oder andere Steuerpflichten nicht erfüllen, erfolgt die Anwendung der Regelbesteuerung. Bei Nichteinhaltung der Vorschriften besteht außerdem das Risiko von Steuerprüfungen und Strafen.

Rechnungen und Kleinunternehmerregelung

Als Kleinunternehmer:in darfst Du auf Deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen muss ein Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG enthalten sein.

Achte darauf, dass alle Pflichtangaben in der Rechnung aufgeführt sind:

  • Name und Anschrift der leistenden Unternehmerin oder des/der leistenden Unternehmers/Unternehmerin
  • Name und Anschrift der Kundin oder des Kunden
  • Rechnungsdatum
  • Lieferdatum, falls abweichend vom Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen oder gelieferten Waren
  • Menge
  • Preis
  • Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG

Seit dem 1. Januar 2025 gilt im B2B-Bereich die Pflicht zur Annahme elektronischer Rechnungen. Auch Kleinunternehmer:innen müssen eingehende E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wird gestaffelt eingeführt: Ab dem 1. Januar 2027 betrifft sie Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 € im Vorjahr. Ab dem 1. Januar 2028 gilt sie grundsätzlich für alle inländischen B2B-Unternehmen, die der Regelbesteuerung unterliegen. Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer:innen sind jedoch von dieser Pflicht ausgenommen.

Du solltest dennoch sicherstellen, dass Deine Rechnungsstellung sowohl die formalen Anforderungen des Umsatzsteuerrechts als auch die neuen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung erfüllt.

Buchhaltung und Kleinunternehmerregelung

Für Kleinunternehmer:innen ist in der Regel eine vereinfachte Form der Buchführung ausreichend. Einzelunternehmen und Freiberufler:innen können häufig eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen, die weniger aufwändig ist und einen grundlegenden Finanzüberblick bietet. In der EÜR werden Einnahmen und Ausgaben nach dem tatsächlichen Zufluss- oder Abflussprinzip erfasst.  

Andere Geschäftsarten wie z. B. Kapitalgesellschaften können jedoch zur doppelten Buchführung verpflichtet sein. Jede Transaktion wird doppelt erfasst: einmal als Soll und einmal als Haben. Außerdem müssen eine Bilanz, eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie weitere Finanzdokumente erstellt werden.

FAQ

Kann man ohne Kleinunternehmerregelung Kleinunternehmer:in sein?

Auch wenn Du als Kleinunternehmer:in die Voraussetzungen für die Regelung erfüllst, hast Du die Option, auf das allgemeine Umsatzsteuersystem umzustellen. Dies kann sinnvoll sein, wenn Du planst, signifikante Investitionen zu tätigen, oder wenn Deine Kunden vorwiegend Unternehmen sind, die Vorsteuerabzüge nutzen möchten. Die Entscheidung hängt von Deiner individuellen geschäftlichen Situation und Deinen zukünftigen Plänen ab.

Wann sollte man auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?

Ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung kann sinnvoll sein, wenn Du hohe Investitionen planst oder überwiegend mit B2B-Kund:innen arbeitest. In diesen Fällen kannst Du durch die Regelbesteuerung Vorsteuer aus Eingangsrechnungen geltend machen.

Ein Wechsel ist auch verpflichtend, wenn Deine Umsätze die gesetzlichen Grenzen überschreiten. Seit 2025 endet die Anwendung der Kleinunternehmerregelung unmittelbar, sobald die maßgebliche Umsatzgrenze im laufenden Jahr überschritten wird.

Ein freiwilliger Verzicht bindet Dich grundsätzlich für fünf Jahre an die Regelbesteuerung.

Welche Umsatzgrenzen gelten für die Kleinunternehmerregelung?

Für die Kleinunternehmerregelung gelten 2026 folgende Umsatzgrenzen gemäß § 19 UStG:  

  • Der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr darf 25.000 € nicht überschritten haben.
  • Der Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr darf 100.000 € nicht überschreiten.  

Maßgeblich ist jeweils der Nettoumsatz, also die steuerbaren Umsätze ohne Umsatzsteuer. Wer ein Kleingewerbe betreibt, sollte deshalb die geltende Kleingewerbe-Grenze 2026 genau im Blick behalten.

Wie viele Jahre muss man die Kleinunternehmerregelung nutzen?

Es gibt keine zeitliche Begrenzung für die Nutzung der Kleinunternehmerregelung. Du kannst sie so lange anwenden, wie Du die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllst. Werden die maßgeblichen Umsatzgrenzen überschritten oder entfallen andere Voraussetzungen, endet die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ab diesem Zeitpunkt und Du unterliegst der Regelbesteuerung.

Welche Steuern gelten für Kleinunternehmer:innen?

Als Kleinunternehmer:in bist Du von der Umsatzsteuer befreit, musst jedoch andere Steuern entrichten:

  • Einkommensteuer: Diese Steuer basiert auf Deinem Gewinn und wird nach den allgemeinen Vorschriften für Einkommensteuer berechnet.  
  • Gewerbesteuer: Wenn Dein Unternehmenssitz in Deutschland ist, musst Du auch Gewerbesteuer zahlen. Die Höhe richtet sich nach Deinem Gewerbeertrag und dem Hebesatz der jeweiligen Gemeinde. 
  • Körperschaftsteuer (falls zutreffend): Falls Du eine Kapitalgesellschaft wie eine GmbH führst, unterliegt Dein Gewinn der Körperschaftsteuer.

Auf wen erstreckt sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung gilt nicht für jedes einzelne Unternehmen separat, sondern für die Person, die die Unternehmen führt. Das bedeutet, dass alle Umsätze aus den verschiedenen Unternehmen einer Person zusammengerechnet werden. Um von den Vorteilen der Kleinunternehmerregelung zu profitieren, darf der Gesamtertrag aus allen Unternehmen die festgelegten Umsatzgrenzen nicht überschreiten.

Benötige ich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Als Kleinunternehmer:in benötigst Du in der Regel keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, es sei denn, Du tätigst innergemeinschaftliche Erwerbe. Wenn Du Waren oder Dienstleistungen aus anderen EU-Ländern erwirbst, benötigst Du diese Nummer, damit die Umsatzsteuer korrekt erfasst werden kann. Für innergemeinschaftliche Erwerbe gelten besondere Regelungen, die sicherstellen, dass die Umsatzsteuer ordnungsgemäß abgeführt wird.

Was unterscheidet Kleinunternehmen, Kleingewerbe und Kleinstunternehmen rechtlich?

  • Kleinunternehmen: Dies bezieht sich speziell auf die Umsatzsteuerregelung. Kleinunternehmen sind Unternehmen, die die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung nicht überschreiten und daher von der Umsatzsteuer befreit sind.  
  • Kleingewerbe: Dieser Begriff beschreibt kleine, weniger komplexe Unternehmen, die keine umfangreichen rechtlichen und administrativen Anforderungen erfüllen müssen. Ein Kleingewerbe kann, muss aber nicht zwangsläufig als Kleinunternehmen eingestuft werden. Die Einstufung hängt von verschiedenen Faktoren wie dem Umsatz ab.  
  • Kleinstunternehmen: Diese Bezeichnung wird häufig für sehr kleine Unternehmen verwendet, die noch kleiner sind und noch weniger Umsatz erwirtschaften als Kleinunternehmen. In Deutschland hat ein solches Unternehmen bis zu zehn Mitarbeiter und einen Umsatz bzw. eine Bilanzsumme von bis zu 2 Mio. €.

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