VAT ist die internationale Bezeichnung für die Umsatzsteuer. Wenn Du Rechnungen schreiben oder Waren und Dienstleistungen verkaufen möchtest, solltest Du die wichtigsten Regeln kennen. Hier erfährst Du, wie VAT in Deutschland funktioniert und welche Pflichten für Unternehmen gelten.

Inhalt

Was ist VAT?

Auch wenn in Deutschland meist von der Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer die Rede ist, begegnet Dir die Abkürzung VAT häufig auf internationalen Rechnungen oder bei Geschäften mit Unternehmen aus dem Ausland.

VAT einfach erklärt

VAT steht für Value Added Tax. Sie bezeichnet die Steuer, die auf die meisten Lieferungen und Dienstleistungen erhoben wird.

Wer muss in Deutschland VAT zahlen?

Unternehmen berechnen die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen und führen sie an das Finanzamt ab. Die Steuerlast tragen in der Regel Endverbraucher:innen.

Welche VAT-Sätze gelten in Deutschland?

In Deutschland gelten der Regelsteuersatz von 19 % sowie der ermäßigte Steuersatz von 7 %. Der ermäßigte Steuersatz gilt unter anderem für viele Lebensmittel und Bücher.

Wann gilt eine VAT-Befreiung?

Für bestimmte Umsätze gilt eine Steuerbefreiung. Dazu gehören unter anderem ausgewählte Leistungen im Gesundheitswesen, im Bildungsbereich sowie Finanz- und Versicherungsleistungen.

Auch Kleinunternehmer:innen können unter den gesetzlichen Voraussetzungen auf den Ausweis der Umsatzsteuer verzichten.

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VAT: Wie funktioniert das in der Praxis?

Verkaufst Du steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen, berechnest Du die Umsatzsteuer auf den Nettopreis und führst sie an das Finanzamt ab.

Wie wird VAT berechnet?

Die VAT wird auf den Nettopreis berechnet. Der Steuerbetrag wird anschließend zum Nettobetrag addiert und ergibt den Bruttobetrag.

Wann kannst Du die VAT als Vorsteuer abziehen?

Kaufst Du Waren oder Leistungen für Dein Unternehmen ein, kannst Du die gezahlte Umsatzsteuer unter bestimmten Voraussetzungen als Vorsteuer abziehen. Voraussetzung ist unter anderem eine ordnungsgemäße Rechnung.

VAT berechnen: Ein Beispiel

Du verkaufst eine Dienstleistung für 1.000 € netto. Bei einem Steuersatz von 19 % kommen 190 € Umsatzsteuer hinzu. Deine Kundin oder Dein Kunde zahlt insgesamt 1.190 €.

Hast Du im selben Zeitraum selbst 95 € Vorsteuer gezahlt, kannst Du diesen Betrag abziehen. An das Finanzamt führst Du dann 95 € Umsatzsteuer ab. Für eine schnelle Berechnung kann auch ein Mehrwertsteuer-Rechner hilfreich sein.

VAT-Nummer

Die VAT-Nummer spielt vor allem bei Geschäften innerhalb der Europäischen Union eine wichtige Rolle. Sie dient dazu, Unternehmen für umsatzsteuerliche Zwecke eindeutig zu identifizieren.

Was ist eine VAT-Nummer?

Die VAT-Nummer, auch Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) genannt, wird Unternehmen für den grenzüberschreitenden Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der EU zugeteilt. 

Wie ist eine deutsche VAT-Nummer aufgebaut?

Die deutsche VAT-Nummer beginnt mit dem Länderkürzel DE, gefolgt von neun Ziffern, zum Beispiel DE123456789.

Was ist der Unterschied zwischen VAT-Nummer, Steuernummer und Steuer-ID?

Die VAT-Nummer wird für Geschäfte innerhalb der EU verwendet. Die Steuernummer vergibt das zuständige Finanzamt und dient der steuerlichen Verwaltung eines Unternehmens. Die Steuer-ID ist eine persönliche Identifikationsnummer, die jede natürliche Person einmalig erhält. Sie bleibt ein Leben lang gültig.

Welche Nummer gehört auf die Rechnung?

Bei Rechnungen innerhalb Deutschlands genügt in der Regel die Steuernummer oder die VAT-Nummer. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und sonstigen grenzüberschreitenden B2B-Geschäften innerhalb der EU ist die Angabe der VAT-Nummer meist erforderlich.

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VAT in Rechnungen: Wie wird VAT richtig ausgewiesen?

Eine ordnungsgemäße Rechnung ist die Grundlage für die korrekte Umsatzsteuerabrechnung. Sie hilft Dir, steuerliche Vorgaben einzuhalten und ermöglicht Geschäftskund:innen den Vorsteuerabzug.

Wie werden VAT und Vorsteuer buchhalterisch erfasst?

Die Umsatzsteuer, die Du Deinen Kund:innen berechnest, wird als Umsatzsteuer erfasst. Die Umsatzsteuer, die Du beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen zahlst, gilt als Vorsteuer.

Beide Beträge werden miteinander verrechnet. Nur die Differenz musst Du an das Finanzamt zahlen oder erhältst sie erstattet.

Soll- oder Ist-Besteuerung?

Bei der Sollbesteuerung entsteht die Umsatzsteuer bereits mit der Rechnungsstellung. Bei der Istbesteuerung wird sie erst fällig, wenn Deine Kund:innen die Rechnung bezahlen.

Welche Methode Du anwenden kannst, hängt von den gesetzlichen Voraussetzungen und Deinem Unternehmen ab.

Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung?

Eine Rechnung muss unter anderem den Namen und die Anschrift beider Parteien, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Steuernummer oder VAT-Nummer sowie eine Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen enthalten.

Nettobetrag und VAT-Satz richtig ausweisen

Auf einer steuerpflichtigen Rechnung müssen der Nettobetrag, der angewendete VAT-Satz und der Steuerbetrag getrennt aufgeführt sein. Erst anschließend wird der Bruttobetrag ausgewiesen, den Deine Kund:innen bezahlen.

Besondere Fälle

Für bestimmte Umsätze gelten besondere Regelungen. Dazu gehören zum Beispiel das Reverse-Charge-Verfahren, innergemeinschaftliche Lieferungen oder steuerfreie Leistungen.

VAT-Erklärung: Fristen und Regeln

Mit der VAT-Erklärung teilst Du dem Finanzamt mit, wie viel Umsatzsteuer Du eingenommen und wie viel Vorsteuer Du gezahlt hast.

VAT-Voranmeldung

In der VAT-Voranmeldung meldest Du die Umsatzsteuer und die abziehbare Vorsteuer für einen bestimmten Zeitraum. Daraus ergibt sich, ob Du eine Zahlung leisten musst oder eine Erstattung erhältst.

Wie oft Du die Voranmeldung abgibst, richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben und Deiner Umsatzsteuerzahllast.

Jährliche VAT-Erklärung

Zusätzlich zur Voranmeldung gibst Du einmal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung ab. Sie fasst alle steuerlich relevanten Umsätze des Jahres zusammen und dient der abschließenden Prüfung durch das Finanzamt.

Verrechnung von Vorauszahlungen und Abschlusszahlung

Bereits geleistete Umsatzsteuer-Vorauszahlungen werden mit der Jahreserklärung verrechnet. Hast Du zu viel gezahlt, erhältst Du eine Erstattung. Hast Du zu wenig gezahlt, musst Du den offenen Betrag nachzahlen.

Was passiert bei einer verspäteten VAT-Zahlung?

Reichst Du die VAT-Erklärung oder Deine Voranmeldung verspätet ein oder zahlst fällige Beträge nicht rechtzeitig, können Verspätungszuschläge und Säumniszuschläge anfallen.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen VAT und der Sales Tax?

Die VAT wird auf jeder Stufe der Wertschöpfung erhoben. Die Sales Tax fällt dagegen in der Regel erst beim Verkauf an Endverbraucher:innen an.

Wie finde ich meine VAT-Nummer?

Deine VAT-Nummer kannst Du beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Hast Du bereits eine, findest Du sie im entsprechenden Schreiben oder in Deinen Unternehmensunterlagen.

Wie oft muss ich VAT an das Finanzamt zahlen?

Das hängt von Deiner Umsatzsteuerzahllast ab. Die VAT-Voranmeldung erfolgt je nach Fall monatlich oder vierteljährlich. Zusätzlich gibst Du einmal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung ab.

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