EN 16931: Bedeutung und Merkmale der europäischen Norm

Die EU-Richtlinie EN 16931 ist der Eckpfeiler für die Standardisierung der elektronischen Rechnungsstellung in den Mitgliedstaaten der EU und sorgt für Effizienz und Harmonisierung im B2B-, B2G- und G2G-Bereich. Hier erfährst Du alles Wichtige zur EN 16931, von der Definition und den Anforderungen bis zur Umsetzung in Deutschland und weltweit.

Was ist EN 16931?

Die EN 16931 ist ein europaweit geltender Standard zum E-Invoice, der die Grundlage für einen reibungslosen elektronischen Rechnungsaustausch in der EU schafft. Der Standard EN 16931 legt Anforderungen für die Struktur und den Inhalt von E-Rechnungen und wurde erstmals 2017 veröffentlicht. Er unterstützt Unternehmen dabei, ihre Rechnungen sicher und standardisiert zu übermitteln und so den grenzüberschreitenden elektronischen Handel zu erleichtern.

Wie hängen EN 16931 und die E-Rechnung zusammen?

Die EU-Richtlinie EN 16931 legt das semantische Datenmodell für die E-Rechnung fest und stellt somit sicher, dass elektronische Rechnungen in Europa nach einem einheitlichen Schema erstellt und verarbeitet werden. Dieses Modell definiert die notwendigen Daten, die in einer E-Rechnung enthalten sein müssen, wie Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Mehrwertsteuersätze.

Diese Standardisierung erleichtert den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen in verschiedenen Mitgliedstaaten. Dadurch werden Missverständnisse und Fehler bei der Rechnungsbearbeitung minimiert. Die Einhaltung der EN 16931 ermöglicht zudem die Interoperabilität von unterschiedlichen Softwarelösungen, was Zeit und Kosten spart.

Dieses semantische Modell fördert die digitale Transformation, verbessert die Nachverfolgbarkeit von Rechnungen und erhöht die Transparenz. Dies führt zu besserer Compliance und verringert das Risiko von Betrug.

Insgesamt leistet die EN 16931 somit einen wesentlichen Beitrag zur Schaffung eines effizienten und digitalen Binnenmarktes in Europa. Dies unterstützt sowohl Unternehmen als auch öffentliche Verwaltungen.

Verbindung zu xRechnung und E-Rechnung Pflicht

In Deutschland ist die Umsetzung der E-Rechnung-Pflicht eng mit dem XRechnung-Format verknüpft. Dieses Format basiert auf den Vorgaben der EN 16931. Vor allem öffentliche Auftraggeber sind zu ihrer Nutzung verpflichtet.

Die xRechnung ist speziell für den Austausch von Rechnungen zwischen öffentlichen Auftraggebern und ihren Lieferanten konzipiert. Sie erfüllt die Anforderungen des semantischen Modells der EN 16931, was eine einheitliche und fehlerfreie Rechnungsstellung sicherstellt. Dadurch wird der elektronische Rechnungsprozess nicht nur effizienter, sondern auch rechtssicher.

Mit Einführung der E-Rechnung Pflicht sind öffentliche Auftraggeber in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen im xRechnung-Format zu akzeptieren. Dies bedeutet, dass Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung zusammenarbeiten, ihre Rechnungen entsprechend anpassen müssen.

Diese Maßnahme fördert die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und erhöht die Transparenz sowie Nachverfolgbarkeit im öffentlichen Sektor.

Warum wurde die EN 16931 entwickelt?

Der Standard EN 16931 wurde entwickelt, um den elektronischen Rechnungsverkehr in Europa zu vereinheitlichen und den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern. In einer zunehmend digitalen Wirtschaft ist es entscheidend, dass Unternehmen und öffentliche Verwaltungen effizient und fehlerfrei miteinander kommunizieren können.

EN 16931 trägt dazu bei, die Fragmentierung des Marktes zu reduzieren, indem es ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen bereitstellt. Dadurch wird der Aufwand für die Rechnungsverarbeitung erheblich gesenkt, da alle Beteiligten nach denselben Vorgaben arbeiten.

Zudem erleichtert der Standard den Austausch zwischen verschiedenen IT-Systemen und ermöglicht eine reibungslose Integration in bestehende Geschäftsprozesse. Diese Harmonisierung steigert die Effizienz, Transparenz und Nachverfolgbarkeit im Rechnungswesen, was besonders für Unternehmen und öffentliche Auftraggeber wichtig ist.

Geschichte der EN 16931

Die Geschichte der Norm EN 16931 ist eng mit der Digitalisierung des Rechnungswesens in Europa verbunden.

Von 2010 bis 2015 beobachtete die EU-Kommission eine hinderliche Fragmentierung des Marktes. 2015 initiierte sie einen Arbeitskreis, der ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen entwickelte. Die 2017 veröffentlichte Norm definiert ein semantisches Modell, das den nahtlosen Datenaustausch ermöglicht.

Seit 2020 wird die Pflicht zur E-Rechnung in vielen EU-Ländern umgesetzt und fördert die Digitalisierung in der Verwaltung und bei Unternehmen. Die EN 16931 setzt somit weiterhin den Standard für Rechnungen und gestaltet das europäische Rechnungswesen effizienter.

Was umfasst die EN 16931?

Die EN 16931 umfasst mehrere wesentliche Elemente, die das semantische Modell und technische Spezifikationen für die elektronische Rechnungsstellung definieren. Der Standard gewährleistet klare Vorgaben für die Qualität und Konsistenz elektronischer Rechnungen.

Die wichtigsten Bestandteile sind:

Semantisches Modell:
- definiert die Struktur der elektronischen Rechnung
- legt fest, welche Daten in einer Rechnung enthalten sein müssen, um einen reibungslosen Austausch zu ermöglichen
Technische Daten:
- bestimmen, in welchem Format die Daten übermittelt werden sollen, für gewöhnlich XML-Format
- geben Vorgaben zur Übertragung und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen
Notwendige Informationen:
- Folgende Daten müssen in jeder elektronischen Rechnung enthalten sein:
  - Rechnungsdatum
  - Rechnungsnummer
  - Beträge (Nettobetrag, Umsatzsteuer)
  - Mehrwertsteuerdetails
  - Zahlungsbedingungen
Definition der Kernnutzung (Core Invoice Usage Specification):
- bietet eine standardisierte Vorlage für die Verwendung von elektronischen Rechnungen in unterschiedlichen Geschäftsszenarien
- ermöglicht die Anpassung elektronischer Rechnungen an länderspezifische Anforderungen

Diese strukturierte Herangehensweise ermöglicht es Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen, die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung effizient umzusetzen. Indirekt fördert sie so den internationalen Handel und die Digitalisierung.

Erweiterungen und Core Invoice Usage Specification (CIUS)

Die CIUS ist eine Anpassung des Standards, die nationale oder sektorspezifische Anforderungen an elektronische Rechnungen erfüllt und dabei die Einheitlichkeit des Standards beibehält. Sie wird genutzt, um spezifische rechtliche oder steuerliche Vorgaben abzudecken, ohne die Interoperabilität mit der EN 16931 zu gefährden.

Neben dem Kernmodell bietet die EN 16931 optionale Erweiterungen, die an die verschiedenen Bedürfnisse von Ländern oder Branchen angepasst werden können. Diese Erweiterungen dienen dazu, die Flexibilität zu erhöhen und individuelle Bedürfnisse zu berücksichtigen, ohne die Kompatibilität mit dem Standard zu gefährden.

Unternehmen können dadurch zusätzliche Angaben oder Formate integrieren, die für bestimmte Geschäftsvorfälle erforderlich sind. Beispiele für Erweiterungen könnten branchenspezifische Angaben oder weitere Finanzinformationen umfassen, die in bestimmten Sektoren benötigt werden.

EN 16931: Gesetzliche Grundlagen

In Deutschland ist die E-Rechnungspflicht für öffentliche Auftraggeber auf Grundlage der Norm EN 16931 gesetzlich verankert. Diese Regelung verpflichtet staatliche Stellen, elektronische Rechnungen zu akzeptieren, die gemäß den Vorgaben der Norm erstellt werden.

Die Einführung dieser Pflicht zielt darauf ab, die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung voranzutreiben und die Effizienz im Rechnungswesen zu erhöhen. Die relevanten Gesetze umfassen:

E-Rechnungs-Verordnung (ERechV):
- regelt die Anwendung der E-Rechnung im öffentlichen Sektor.
- führt die Verpflichtung zur Nutzung von elektronischen Rechnungen ein, die den Vorgaben der Norm EN 16931 entsprechen
Vergaberechtsreform:
- bestimmt, dass elektronische Rechnungen bei öffentlichen Ausschreibungen akzeptiert werden müssen
- unterstützt den schnellen und transparenten Zahlungsverkehr zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern

Auf internationaler Ebene finden ähnliche Normen Anwendung, die auf den gleichen Grundsätzen basieren, etwa für den grenzüberschreitenden Handel.

Die EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung fördert die Harmonisierung der Rechnungslegungsstandards innerhalb der Mitgliedstaaten. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Rechnungsprozesse auch über nationale Grenzen hinweg zu standardisieren. Die gesetzliche Grundlage der Norm EN 16931 fördert somit die digitale Transformation im Rechnungswesen und steigert die Effizienz im Zahlungsverkehr.

Wie funktioniert die EN 16931 und welche Anforderungen müssen erfüllt werden?

Die EN 16931 definiert ein semantisches Modell, das die einheitliche Struktur und Formatierung von elektronischen Rechnungen sicherstellt.

Der Austausch von Rechnungen erfolgt in der Regel über das XML-Format. Dieses Format ist vorteilhaft, da es eine maschinenlesbare Struktur bietet, die die Integration in Buchhaltungssysteme und ERP-Lösungen erleichtert. Durch den Einsatz von XML kann die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen automatisiert werden, was sowohl Zeit als auch Kosten spart.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt der EN 16931 ist die Definition der erforderlichen Informationen, die in jeder elektronischen Rechnung enthalten sein müssen.

Durch die Anwendung dieser standardisierten Datenstrukturen wird sichergestellt, dass alle Beteiligten die Informationen korrekt interpretieren und verarbeiten können. Die Einhaltung der Norm ermöglicht einen nahtlosen und effizienten Rechnungsprozess, der die Geschäftsbeziehungen zwischen den Partnern stärkt.

Wie wird die Technologie in Deutschland implementiert?

Alle Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, müssen ihre Rechnungen im xRechnung-Format einreichen, um der E-Rechnung Pflicht gerecht zu werden.

Die Umsetzung dieses Formats bringt jedoch mehrere Herausforderungen mit sich:

Anpassung bestehender Systeme: Unternehmen müssen ihre aktuellen Buchhaltungs- und ERP-Systeme anpassen, damit diese das xRechnung-Format unterstützen. Dies kann umfangreiche technische Änderungen erfordern.
Schulung der Mitarbeiter: Das Personal muss in dem neuen Format geschult werden, um korrekte Rechnungen erstellen und übermitteln zu können.
Integration von Softwarelösungen: Viele Unternehmen benötigen zusätzliche Softwarelösungen oder Schnittstellen, um die Kompatibilität mit dem xRechnung-Format zu gewährleisten.
Überprüfung der rechtlichen Anforderungen: Unternehmen müssen sich über die rechtlichen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung informieren, um die Compliance sicherzustellen.
Fehlervermeidung: Die Einhaltung der neuen Standards erfordert besondere Aufmerksamkeit, um Zahlungsverspätungen durch Fehler in der Rechnungsstellung zu vermeiden.

Trotz dieser Herausforderungen bietet die Implementierung des xRechnung-Formats erhebliche Vorteile. Dazu gehören die Vereinfachung der Abrechnungsprozesse und die Erhöhung der Effizienz im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern.

Was unterscheidet die EN 16931 von globalen Standards?

EN 16931 ist Teil der weltweiten Standardisierungsbemühungen zur Entwicklung einer Norm für die elektronischen Rechnungsstellung. In der Tabelle unten werden wichtige Unterschiede zu anderen Standards wie PEPPOL und ZUGFeRD dargestellt:

Standard	Region	Besonderheiten
EN 16931	Europa	Standard für elektronische Rechnungsstellung speziell für öffentliche Auftraggeber und den grenzüberschreitenden Handel in der EU. Es definiert einheitliche Formate und Datenanforderungen für die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen.
ZUGFeRD	Deutschland	Flexibles hybrides Format, das sowohl strukturierte XML-Daten als auch ein menschenlesbares PDF-Dokument kombiniert. Es eignet sich für verschiedene Anwendungsfälle und wird von kleinen und großen Unternehmen sowie öffentlichen Verwaltungen in Deutschland genutzt.
PEPPOL	International	Bietet eine standardisierte Infrastruktur für den elektronischen Austausch von Geschäftsunterlagen im internationalen Handel. Es ermöglicht die reibungslose Kommunikation zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen in verschiedenen Ländern und setzt für sichere Übertragungen auf das PEPPOL-Netzwerk.

Wie hängen EN 16931 und ZUGFeRD zusammen?

Die elektronische Rechnungsstellung ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung und Vereinfachung von Verwaltungsprozessen in Europa. In Deutschland spielen die Standards EN 16931 und ZUGFeRD eine entscheidende Rolle, wobei beide in unterschiedlichen Anwendungsbereichen eingesetzt werden.

Während EN 16931 als gesamteuropäischer Standard für elektronische Rechnungen dient, bietet ZUGFeRD-Rechnung eine spezifische Lösung, die weit verbreitet auf dem deutschen Binnenmarkt genutzt wird. Diese Rechnungen sind flexibler in der Anwendung, da sie sowohl maschinenlesbare Daten im XML-Format als auch eine visuelle Darstellung der Rechnung als PDF beinhalten können.

Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Unterschiede und Anwendungsgebiete der beiden Formate:

Kriterium	EN 16931	ZUGFeRD
Zweck	Europäischer Standard für elektronische Rechnungen, der eine einheitliche Verarbeitung in der EU gewährleistet; Rein strukturiertes XML-Format, maschinenlesbar	Deutsches eRechnungs-Format, das auf EN 16931 basiert und zusätzlich ein PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten enthält
Hauptanwendungsbereich und Rechtliche Anforderungen	B2G (Business-to-Government) - obligatorisch für Rechnungen an öffentliche Einrichtungen in der EU, um die grenzüberschreitende Rechnungsbearbeitung zu erleichtern	B2B (Business-to-Business) - hauptsächlich im privaten Sektor in Deutschland eingesetzt, Keine generelle Verpflichtung
Flexibilität	Standardisiert und strikt nach EU-Vorgaben strukturiert	Bietet zusätzliche Flexibilität und erlaubt auch nicht-standardisierte Informationen