Die E-Rechnung bringt für viele Unternehmen Unsicherheit: PDFs reichen oft nicht mehr aus, Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD wirken technisch, und auch Versand, Empfang sowie Archivierung müssen korrekt laufen. Schnell entstehen Fehler, Mehraufwand und Compliance-Risiken. 

Inhalt

In diesem Artikel findest Du die Lösung: kompakt erklärt, praxisnah aufbereitet und verständlich für Deutschland eingeordnet.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine vollständig digitale Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Im Unterschied zu einer Papierrechnung oder einer einfachen PDF-Datei kann sie von Software automatisch versendet, empfangen und verarbeitet werden. In Deutschland werden dafür meist Standards wie XML, XRechnung oder ZUGFeRD genutzt. Grundlage ist der Standard EN 16931.

Unterschied zwischen E-Rechnung und elektronischer Rechnung

Eine elektronische Rechnung ist jede Rechnung in digitaler Form, zum Beispiel als PDF. Eine E-Rechnung ist dagegen speziell eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das automatisch verarbeitet werden kann. Damit ist jede E-Rechnung eine elektronische Rechnung, aber nicht jede elektronische Rechnung eine E-Rechnung. Seit 2025 ist diese Unterscheidung im deutschen B2B-Bereich besonders wichtig.

Rechtliche Grundlagen der E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Eine einfache PDF gilt dabei nicht als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten Übergangsregeln, für den Empfang nicht.

E-Rechnung in Deutschland: Formate und Standards einfach erklärt

Im B2B-Bereich gilt für die E-Rechnung in Deutschland: Für eine gesetzeskonforme E-Rechnung brauchst Du ein strukturiertes Format. Während der Übergangsphase kann eine PDF in bestimmten Fällen noch genutzt werden, gilt aber nicht als E-Rechnung im rechtlichen Sinn.

Zwei typische Beispiele für E-Rechnungen sind XRechnung und ZUGFeRD. Sie werden in Deutschland besonders häufig genutzt. Welches Format sinnvoll ist, hängt davon ab, wie Deine Prozesse aufgebaut sind.

XRechnung: Für vollständig automatisierte Prozesse

XRechnung ist ein reines XML-Format und enthält nur maschinenlesbare Daten. Es wird vor allem im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern genutzt. Auch Unternehmen setzen es ein, wenn Rechnungen direkt in Systeme eingespielt und ohne manuelle Prüfung verarbeitet werden.

ZUGFeRD: Für Praxis und Lesbarkeit

ZUGFeRD kombiniert strukturierte Daten mit einer lesbaren PDF-Datei. Das ist ideal, wenn Du Rechnungen visuell prüfen und gleichzeitig automatisiert weiterverarbeiten willst. So erhältst Du einen klaren Eindruck davon, wie die E-Rechnung funktioniert und wie eine E-Rechnung aussieht.

E-Rechnung erstellen: So gehst Du vor

Wenn Du eine E-Rechnung erstellen willst, brauchst Du vor allem die vollständigen Rechnungsdaten und ein passendes Format. Ohne diese Grundlagen kann Deine Rechnung nicht korrekt verarbeitet werden.

Zu den wichtigsten Pflichtangaben gehören:

  • eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • das Ausstellungs- und Leistungsdatum
  • vollständige Angaben zu Dir und Deinem/Deiner Kund:in (Name und Anschrift)
  • Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
  • eine klare Beschreibung der Leistung oder Lieferung
  • Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag

Diese Pflichtangaben für eine Rechnung solltest Du immer einfügen, damit Deine E-Rechnung gültig ist.

Die Frage «Wie erstelle ich eine E-Rechnung?» lässt sich in der Praxis einfach beantworten: Nutze eine Software für die Rechnungsstellung, die Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt. Gerade bei der ZUGFeRD-Rechnung zeigt sich, wie strukturierte Daten und lesbare Inhalte kombiniert werden.

Welches Format Du wählst, hängt von Deinem Anwendungsfall ab. XRechnung eignet sich für automatisierte Prozesse. ZUGFeRD ist dagegen sinnvoll, wenn Du Rechnungen zusätzlich visuell prüfen willst.

Software reduziert Fehler deutlich. Moderne Tools übernehmen die Rechnungserstellung, ergänzen Pflichtangaben automatisch und sorgen dafür, dass alles korrekt formatiert ist. Falls doch etwas angepasst werden muss, solltest Du eine saubere Rechnungskorrektur durchführen.

E-Rechnung versenden: So funktioniert der Versand

Beim elektronischen Rechnungsversand kommt es nicht nur auf das Format an, sondern auch auf den richtigen Übertragungsweg. In vielen Fällen kannst Du E-Rechnungen per E-Mail versenden, wenn Dein Empfänger strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD akzeptiert. Die Datei wird dabei direkt von Deiner Software erstellt und als XML oder Hybridformat übermittelt.

Anders sieht es bei öffentlichen Auftraggebern oder großen Unternehmen aus. Hier sind oft feste Kanäle wie Portale oder Netzwerke wie Peppol vorgeschrieben. In solchen Fällen musst Du die Rechnung über den jeweiligen Zugang hochladen oder automatisiert übermitteln.

Für die digitale Rechnungsstellung gilt daher: Prüfe immer die Anforderungen Deines Empfängers. Der Versandweg hängt nicht von Dir ab, sondern davon, welchen Kanal Dein Kunde vorgibt.

E-Rechnung empfangen: So funktioniert der Eingang

Eine E-Rechnung zu empfangen bedeutet, dass Du Rechnungen strukturiert verarbeiten kannst, statt sie nur anzusehen. Beim elektronischen Rechnungseingang erhältst Du Rechnungen in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD, die Deine Software direkt einlesen kann.

Der elektronische Rechnungsempfang erfolgt in der Praxis automatisiert. Deine Buchhaltungssoftware importiert die Daten, prüft die Angaben und überträgt relevante Inhalte direkt in Deine Prozesse. So kannst Du Rechnungen schneller prüfen und verbuchen, ohne manuelle Eingaben vornehmen zu müssen.

Wichtig ist die technische Grundlage: Eine einfache PDF enthält keine strukturierten Daten und kann daher nicht automatisiert verarbeitet werden. Sie gilt deshalb nicht als E-Rechnung im rechtlichen Sinn.

Wenn Du E-Rechnungen empfangen möchtest, brauchst Du daher ein System für den elektronischen Rechnungseingang, das XML- oder Hybridformate unterstützt. Nur so stellst Du sicher, dass Dein elektronischer Rechnungsempfang effizient und gesetzeskonform funktioniert.

E-Rechnungen im Geschäftsprozess verarbeiten

Im Alltag läuft die elektronische Rechnungsbearbeitung in klaren Schritten ab. Sobald eine Rechnung eingeht, wird sie automatisch erfasst und in Deine Systeme übernommen.

Bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung erkennt Deine Software relevante Daten wie Beträge, Steuern und Lieferant:innen. So entfällt die manuelle Eingabe und Fehler werden reduziert.

Anschließend folgt die Prüfung: Rechnungen werden kontrolliert und intern freigegeben. Danach werden sie direkt in die Buchhaltung übertragen und verbucht.

Die digitale Rechnungsbearbeitung endet jedoch nicht bei der Verbuchung. Rechnungen werden revisionssicher archiviert und bleiben jederzeit nachvollziehbar.

Wenn Du digitale Rechnungen verwalten willst, brauchst Du einen durchgängigen Prozess von Eingang bis Archivierung. Nur so stellst Du sicher, dass Deine Abläufe effizient bleiben und alle Anforderungen erfüllt sind.

Pflichtangaben auf der E-Rechnung

Eine E-Rechnung muss grundsätzlich dieselben Pflichtangaben enthalten wie jede andere ordnungsgemäße Rechnung. Maßgeblich sind hier vor allem § 14 und § 14a UStG. Dazu zählen unter anderem der vollständige Name und die Anschrift des/der Leistungserbringer:in und des/der Empfänger:in, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer. Auch Angaben zu Leistung, Entgelt und Umsatzsteuer dürfen nicht fehlen.

Zusätzlich muss die E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Wichtig ist dabei, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit jederzeit gewährleistet sind. Eine Zustimmung des/der Empfänger:in ist im inländischen B2B-Bereich nicht mehr erforderlich. Für einfache PDFs gilt dies nicht, da sie keine E-Rechnungen im rechtlichen Sinn sind.

Übermittlung und Speicherung von E-Rechnungen

Nach dem Versand ist der Prozess noch nicht abgeschlossen, denn für E-Rechnungen gelten klare Anforderungen an Speicherung und Nachvollziehbarkeit.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen strukturierter und lesbarer Darstellung. Bei Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD ist der strukturierte Datenteil entscheidend. Dieser muss im Originalformat archiviert werden und darf nicht verändert werden. Eine reine PDF-Version reicht dafür nicht aus.

Für die Aufbewahrung gelten die gleichen Fristen wie für andere Rechnungen. In Deutschland müssen E-Rechnungen in der Regel acht Jahre lang gespeichert werden. Entscheidend ist dabei nicht nur die Dauer, sondern auch die Art der Archivierung.

Die GoBD verlangen, dass Rechnungen jederzeit nachvollziehbar und prüfbar sind. Das bedeutet konkret: Änderungen müssen dokumentiert sein, der Zugriff muss jederzeit möglich sein und alle Daten müssen vollständig erhalten bleiben.

Archivierung ist damit mehr als reine Ablage. Wenn Du die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen einhältst, musst Du auch sicherstellen, dass Deine Daten revisionssicher gespeichert sind.

E-Rechnung: Anforderungen und Herausforderungen

E-Rechnungen sind aus dem digitalen Zeitalter nicht mehr wegzudenken und im Geschäftsalltag allmählich fest etabliert. Wenn Du noch nicht auf E-Rechnungen umgestellt hast, solltest Du Deine Prozesse jetzt entsprechend anpassen.

Bei der Erstellung elektronischer Rechnungen sind die folgenden Anforderungen unbedingt zu beachten:

  • Echtheit
  • Unversehrtheit des Inhalts
  • Lesbarkeit

Denke auch daran, dass E-Rechnungen acht Jahre lang aufbewahrt werden müssen. 

Einführung der E-Rechnung im Unternehmen

Bevor Du in Deinem Unternehmen zu E-Rechnungen wechselst, solltest Du prüfen, welche Schritte zu ergreifen sind:

  • Stell sicher, dass Deine Abrechnungssoftware E-Rechnungen erstellen und akzeptieren kann. Wähle ggf. eine neue Software, falls die Funktionen unzureichend sind.
  • Bilde deine Mitarbeiter:innen in der Verwendung von E-Rechnungen aus.
  • Informiere Deine Geschäftspartner:innen und Kund:innen darüber, dass Du E-Rechnungen nutzt und welche Formate Du einsetzt.

Die richtige Software für E-Rechnungen

Die Wahl der richtigen Software für E-Rechnungen entscheidet darüber, wie effizient und rechtssicher Deine Prozesse laufen. Ein gutes Rechnungsprogramm für E-Rechnungen sollte den gesamten Ablauf abdecken, nicht nur die Erstellung.

Achte darauf, dass die Software Formate wie XRechnung und ZUGFeRD unterstützt. Nur so kannst Du E-Rechnungen korrekt erstellen, versenden und empfangen.

Eine leistungsfähige E-Rechnungsplattform ermöglicht Dir:

  • E-Rechnungen automatisch zu erstellen und zu versenden
  • eingehende Rechnungen direkt zu importieren und zu verarbeiten
  • Daten wie Beträge und Steuern automatisch zu erkennen
  • Rechnungen revisionssicher zu archivieren

Automatisierung ist dabei entscheidend. Sie reduziert manuelle Eingaben, vermeidet Fehler und sorgt dafür, dass gesetzliche Anforderungen zuverlässig eingehalten werden.

Für die Auswahl gilt: Die Software sollte sich in Deine bestehende Buchhaltung integrieren und alle Schritte ohne Medienbrüche abbilden. Mehr Informationen dazu findest Du in unserem Artikel zur Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen. 

FAQ

Was brauche ich, um eine E-Rechnung zu erstellen?

Unternehmen benötigen eine geeignete Software zur Erstellung von E-Rechnungen, wie beispielsweise Buchhaltungssoftware. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für E-Rechnungen eine neue Definition: Sie müssen in einem strukturierten Format vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Daher ist für die Rechnungsstellung in der Praxis eine geeignete Software notwendig.

Wer muss eine E-Rechnung ausstellen?

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Für das Ausstellen gelten Übergangsregelungen. Diese Pflicht gilt bereits seit November 2020 im B2G-Bereich (Business to Government), insbesondere für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten.

Was kostet eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung selbst kostet nichts. Mit der E-Rechnung verbundene Kosten hängen jedoch im Wesentlichen von der Wahl des Buchhaltungsprogramms ab. Diese gibt es in verschiedenen Formen und sowohl kostenlos als auch kostenpflichtig. Es lohnt sich, die Kosten für Installation und Updates der Software sowie Stromkosten zu berücksichtigen, die bei der Ausstellung einer E-Rechnung anfallen.

Letzte Artikel