Die Arbeitsmittel-Pauschale bezieht sich auf Kosten, die einem Mitarbeiter für Gegenstände entstehen, die zur Erledigung seiner Arbeit erforderlich sind, wie z.B. die Anschaffung von Uniformen, Ausrüstung oder Werkzeugen.
Je nach Beruf kann die Definition von Arbeitsmitteln völlig unterschiedlich sein. Von der Büroausstattung über Werkzeuge und Utensilien bis hin zu Haftnotizen können Sie als Selbstständiger einiges von den Steuern absetzen.
Wie hoch ist die Pauschale für Arbeitsmittel?
Das Finanzamt zieht automatisch einen Pauschalbetrag in Höhe von 1.230 Euro für berufsbedingte Ausgaben ab. Für diese Pauschale ist kein Nachweis erforderlich. Dieser Betrag wird automatisch vom steuerbaren Einkommen abgezogen.
Dennoch haben viele Arbeitnehmer berufsbedingte Ausgaben, die diesen Betrag deutlich übersteigen. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer alle tatsächlich entstandenen Kosten abziehen. Die Steuerbehörden können jedoch einen Nachweis dieser Ausgaben verlangen.
Arbeitsmittel, die Sie hauptsächlich (zu mehr als 90%) für berufliche Zwecke anschaffen, können in voller Höhe als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Wenn Sie die Geräte auch privat nutzen, müssen Sie den berufsbedingten Anteil berechnen, den Sie dann abziehen können. Für Arbeitsmittel fallen pauschal 110 Euro an, für die kein Nachweis erforderlich ist. Übersteigt der Einkauf 110 Euro, benötigen Sie Quittungen als Nachweis.
Arbeitsmittel bis zu einem Wert von 952 Euro (inkl. MwSt.) sind im Jahr der Anschaffung steuerlich voll absetzbar. Ist der Artikel teurer, kann er über mehrere Jahre abgeschrieben werden (Abschreibung).
Allerdings können Sie einen abgeschriebenen Vermögenswert nicht immer abziehen. Überlegen Sie, ob Sie es mit einer konventionellen Abschreibung oder einem geringwertigen Wirtschaftsgut (GWG) zu tun haben. Als geringwertige Wirtschaftsgüter gelten Anschaffungen bis zu einem Wert von 800 Euro. Diese Anschaffungen aus beruflichen Gründen können Sie durch einen einmaligen vereinfachten Abzug absetzen. Für Vermögenswerte über 800 Euro bietet das Bundesfinanzministerium jedoch aktuelle Informationen an, um die Länge des Abzugszeitraums für das Vermögen zu bestimmen. Das gilt zum Beispiel für Laptops und Notebooks, die nach 3 Jahren voll abgesetzt werden können.
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Welche Arbeitsmittel kann man pauschal absetzen?
Steuerlich absetzbar sind die Gegenstände natürlich nur, wenn Ihr Arbeitgeber die Kosten nicht übernimmt.
Typische Beispiele für Arbeitsmittel sind:
- Arbeitskleidung (inkl. Reinigung)
- Aktentasche
- Computer, Notebook, Smartphone
- Software und Fachliteratur
- Arbeitsplatzausstattung (Schreibtisch, Bürostuhl, Bücherregal)
Auch professionelle technische Geräte wie Drucker, Monitore, Tastaturen, Mäuse, Schreibtische usw. können in der Steuererklärung abgeschrieben werden. Da Tastatur und Maus nur in Kombination mit einem Computer funktionieren, müssen deren Einkaufspreise zum Computerpreis hinzugerechnet werden. Wie bereits erwähnt, müssen die Kosten über drei Jahre abgeschrieben werden, wenn sie sich auf mehr als 952 Euro summieren. Die Abschreibung über mehrere Jahre wird im deutschen Steuerrecht als Absetzung für Abnutzung, kurz AfA, bezeichnet. In der AfA-Tabelle wird die Dauer der Abschreibung festgelegt.
Wenn eine neue Tastatur oder Maus separat vom Computer gekauft wird (weil die alte kaputt oder defekt ist), kann der Kauf einzeln abgeschrieben werden. Auch Geräte, die für Ihre Funktionen nicht zwingend einen Computer voraussetzen, können im Anschaffungsjahr abgeschrieben werden. Dazu gehören Arbeitstische, Smartphones, Drucker/Kopierer usw.
Eine zweite Festplatte, neue Grafikkarte oder zusätzlicher Arbeitsspeicher können nicht eigenständig genutzt werden, dies sind nachträgliche Anschaffungskosten und müssen auf den Restwert des Computers (den noch nicht abgeschriebenen Betrag) aufgeschlagen und mit abgeschrieben werden. Wenn man beispielsweise sein 1.200 Euro-Notebook zu 90% beruflich nutzt, kann der volle Betrag abgeschrieben werden. Nach 12 Monaten sind von den 1.200 Euro bereits 400 abgeschrieben, sodass ein Restwert von 800 Euro verbleibt. Kauft und verbaut man für 530 Euro eine neue Grafikkarte, erhöht sich der Restwert auf 1.330 Euro, die über die verbleibenden 24 Monate abgeschrieben werden.
War der Computer im Anschaffungsjahr bereits komplett abgeschrieben, kann auch der Nachkauf der Grafikkarte auf einen Schlag abgeschrieben werden, sofern er 952 Euro nicht übersteigt.
Persönliche und berufliche Nutzung
Das Finanzamt geht in der Regel davon aus, dass Mitarbeiter manche Arbeitsmittel sowohl beruflich als auch privat nutzen. Wird zum Beispiel ein Computer privat genutzt, kann nur die Hälfte des Preises abgeschrieben werden. Wenn der Computer zu mehr als 50% für Arbeit und Bewerbungen genutzt wird, müssen glaubwürdige Nachweise dafür erbracht werden. Eine private Nutzung von weniger als 10% der Zeit gilt als unbedeutend, dann kann der Preis trotzdem in voller Höhe abgezogen werden.
Wir empfehlen Ihnen, Ihre Computernutzung zu verfolgen, indem Sie ein Protokoll führen, in dem die Zeiten, Daten und Gründe der Computernutzung aufgeführt sind, die dann dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden können. Dies kann natürlich Zeit kosten und erfordert ein wenig Aufwand, aber es würde ausreichen, ein solches Protokoll drei Monate lang zu führen, um das gesamte Jahr zu repräsentieren.
Wo können Arbeitsmittel in der Steuererklärung eingetragen werden?
Jeder steuerlich in Deutschland ansässige Einwohner erhält vom Finanzamt eine individuelle Steuernummer. Diese Nummer ermöglicht es den Finanzämtern, Einkommensteuererklärungen und andere steuerliche Informationen einer bestimmten Person zuzuordnen. Sie können Ihre Kosten als Werbungskosten auf dem Formular N (Anlage N), Zeile 42 Ihrer Steuererklärung eintragen. Sollen die Kosten über mehrere Jahre abgeschrieben werden, ist der Teilbetrag einzutragen.
Vergessen Sie nicht, das Finanzamt über die am Computer ausgeübten beruflichen Tätigkeiten zu informieren!
Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Belege mindestens ein Jahr nach Erhalt Ihres Steuerbescheids aufbewahren, falls das Finanzamt Nachweise oder Rechnungen anfordert.
Auch Freiberufler haben einzigartige Möglichkeiten, Arbeitsmittel geltend zu machen: üblicherweise können 20% der Kosten als Sonderabschreibung abgeschrieben werden. Freiberufler können Arbeitsmittel (als Werbungskosten) auf dem Formular S (Anlage S) abschreiben, bei Gewerbetreibenden ist es Formular G (Anlage G). Freiberufler sollten die Belege 10 Jahre lang aufbewahren.
Es gibt auch weitere Kosten, die Sie in Ihrer Steuererklärung geltend machen können und die Ihr zu versteuerndes Einkommen mindern, die also abzugsfähig sind. Wenn Sie Ihr zu versteuerndes Einkommen senken, erhalten Sie einen Teil Ihrer vorausbezahlten Einkommensteuer zurück.
Zu den abzugsfähigen Kosten gehören:
- Fahrtkosten: Ihre Fahrt zur Arbeit kann pauschal mit 0,30 Euro pro täglichem Kilometer der einfachen Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte abgesetzt werden (maximal 4.500 Euro pro Jahr).
- Internet- und Telefonkosten: Wird ein privater Telefon- oder Internetzugang auch dienstlich genutzt, können die Kosten anteilig geltend gemacht werden. Ohne Einzelnachweis werden pauschal 20 Prozent mit maximal 20 Euro monatlich anerkannt.
