Arbeitsmittel-Pauschale: Welche Arbeitsmittel kann man pauschal absetzen?

Mit der Arbeitsmittel-Pauschale kannst Du berufliche Ausgaben für Arbeitskleidung, Werkzeuge, Software oder Büroausstattung steuerlich absetzen. Je nach Beruf zählen 2026 unterschiedliche Arbeitsmittel dazu. Sowohl Selbstständige als auch Arbeitnehmer:innen können damit ihre Steuerlast senken.

Wie hoch ist die Pauschale für Arbeitsmittel?

Wenn Du Dich fragst, wie hoch die Arbeitsmittel-Pauschale 2026 ist, solltest Du zunächst zwischen zwei Beträgen unterscheiden: Einerseits erhalten Arbeitnehmer:innen automatisch den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € pro Jahr für Werbungskosten. Viele Finanzämter akzeptieren dabei für kleinere Arbeitsmittelkosten bis zu 110 € häufig auch Angaben ohne Belege oder ohne Nachweis. Ein gesetzlicher Anspruch darauf besteht jedoch nicht.

Liegen Deine tatsächlichen beruflichen Ausgaben insgesamt über 1.230 €, kannst Du statt des Pauschbetrags auch höhere Kosten mit entsprechenden Nachweisen steuerlich geltend machen.

Arbeitsmittel, die Du überwiegend, also zu mehr als 90 %, beruflich nutzt, kannst Du vollständig absetzen. Nutzt Du ein Gerät jedoch teilweise privat, darfst Du nur den beruflichen Anteil geltend machen.

Arbeitsmittel bis zu einem Wert von 952 Euro brutto sind im Jahr der Anschaffung steuerlich voll absetzbar. Ist der Artikel teurer, kann er über mehrere Jahre abgeschrieben werden (Abschreibung).

Achte jedoch darauf, ob es sich um eine gewöhnliche Abschreibung oder geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) handelt. Als geringwertige Wirtschaftsgüter gelten Anschaffungen bis zu einem Wert von 800 € netto. Für nicht vorsteuerabzugsberechtigte Personen entspricht das häufig bis zu 952 € brutto. GWG kannst Du direkt im Jahr der Anschaffung vollständig absetzen. Seit der Neuregelung 2021 gilt das in der Regel auch für Computerhardware und Software.

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Welche Arbeitsmittel kann man pauschal absetzen?

Arbeitsmittel kannst Du steuerlich nur dann absetzen, wenn Dein:e Arbeitgeber:in die Kosten nicht übernimmt.

Zu den typischen Arbeitsmitteln gehören:

Arbeitskleidung inklusive Reinigung
Aktentaschen
Computer, Notebook und Smartphone
Software und Fachliteratur
Arbeitsplatzausstattung wie Schreibtisch, Bürostuhl oder Bücherregal

Auch technische Geräte wie Drucker, Monitore, Tastaturen, Mäuse oder Drucker/Kopierer kannst Du in der Steuererklärung berücksichtigen. Kaufst Du eine Tastatur oder Maus gemeinsam mit einem Computer, zählen die Kosten häufig zum Gesamtpreis des Geräts. Die steuerliche Abschreibung über mehrere Jahre wird dabei als Absetzung für Abnutzung (AfA) bezeichnet. Die jeweilige Nutzungsdauer findest Du in der AfA-Tabelle.

Seit der Neuregelung des Bundesfinanzministeriums 2021 kannst Du Computerhardware und Software jedoch bereits im Jahr der Anschaffung vollständig abschreiben. Eine Abschreibung über drei Jahre ist für Computer, Laptops oder Notebooks normalerweise nicht mehr erforderlich.

Kaufst Du eine neue Tastatur oder Maus separat, kannst Du diese Kosten meist direkt absetzen. Das gilt auch für Geräte, die unabhängig vom Computer funktionieren, zum Beispiel Smartphones, Drucker oder Schreibtische.

Zusätzliche Komponenten wie eine zweite Festplatte, eine Grafikkarte oder mehr Arbeitsspeicher gelten häufig als nachträgliche Anschaffungskosten, da sie nicht eigenständig genutzt werden können. Sie erhöhen den Wert des Computers und werden daher steuerlich gemeinsam mit dem Gerät berücksichtigt.

Nutzt Du beispielsweise ein 1.200 € teures Notebook zu 90 % beruflich, kannst Du den beruflichen Anteil seit der aktuellen Regelung meist bereits im Jahr der Anschaffung vollständig steuerlich geltend machen. Kaufst Du später zusätzliche Komponenten wie eine Grafikkarte nach, lassen sich diese häufig ebenfalls direkt absetzen, wenn der Computer bereits vollständig abgeschrieben wurde.

Persönliche und berufliche Nutzung

Das Finanzamt geht häufig davon aus, dass viele Arbeitsmittel sowohl beruflich als auch privat genutzt werden. Nutzt Du zum Beispiel einen Computer nicht ausschließlich für die Arbeit, kannst Du grundsätzlich nur den beruflichen Anteil steuerlich absetzen. Verwendest Du Deinen Computer zu weniger als 90 % beruflich, kann das Finanzamt einen nachvollziehbaren Nachweis der beruflichen Nutzung verlangen. Eine private Nutzung von weniger als 10 % gilt als unbedeutend.

Um den beruflichen Nutzungsanteil zu dokumentieren, empfiehlt sich ein einfaches Nutzungsprotokoll. Darin hältst Du fest, wann und wofür Du den Computer beruflich verwendest. Häufig reicht bereits eine Aufzeichnung über drei Monate aus, um die Nutzung für das gesamte Jahr nachvollziehbar zu machen.

Wo können Arbeitsmittel in der Steuererklärung eingetragen werden?

Jede steuerpflichtige Person in Deutschland erhält eine individuelle Steuernummer. Arbeitsmittel trägst Du in der Steuererklärung als Werbungskosten ein. Für Arbeitnehmer:innen erfolgt der Eintrag meist in der Anlage N. Dort kannst Du berufliche Ausgaben wie Computer, Software, Büromöbel oder Fachliteratur angeben. Je nach Steuerformular und Steuerjahr können sich die entsprechenden Zeilen unterscheiden.

Werden Arbeitsmittel über mehrere Jahre abgeschrieben, trägst Du pro Steuerjahr nur den jeweiligen Teilbetrag der Abschreibung ein.

Zusätzliche Tipps für die Beantragung von Arbeitsmitteln

Informiere das Finanzamt möglichst nachvollziehbar darüber, wofür Du Deine Arbeitsmittel beruflich nutzt. Gerade bei Computern, Smartphones oder Internetkosten kann ein kurzer Nachweis zur beruflichen Nutzung hilfreich sein.

Bewahre Rechnungen und Belege am besten mindestens bis zum Erhalt des Steuerbescheids auf. Fordert das Finanzamt später Nachweise an, kannst Du die Kosten so schneller belegen. Für Selbstständige und Freiberufler:innen gelten häufig längere Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren.

Freiberufler:innen und Gewerbetreibende tragen Arbeitsmittel je nach Tätigkeit in unterschiedlichen Anlagen der Steuererklärung ein. Für freiberufliche Tätigkeiten wird häufig die Anlage S genutzt, für gewerbliche Einkünfte die Anlage G. Unter bestimmten Voraussetzungen kann für betriebliche Arbeitsmittel zusätzlich eine Sonderabschreibung in Höhe von 40 % möglich sein.

Zusätzlich zu Arbeitsmitteln kannst Du oft weitere Werbungskosten steuerlich geltend machen. Dadurch sinkt Dein zu versteuerndes Einkommen und Du erhältst häufig eine höhere Steuererstattung.

Weitere absetzbare Kosten:

Fahrtkosten: Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt meist die Entfernungspauschale. Seit 2026 kannst Du 0,38 € pro Kilometer der einfachen Strecke steuerlich geltend machen.
Internet- und Telefonkosten: Nutzt Du private Telefon- oder Internetanschlüsse auch beruflich, kannst Du die beruflichen Kosten anteilig absetzen. Ohne Einzelnachweis erkennen viele Finanzämter häufig pauschal bis zu 20 % der Kosten, höchstens aber 20 € pro Monat an.

Fazit

Mit der Arbeitsmittel-Pauschale und weiteren Werbungskosten kannst Du viele berufliche Ausgaben steuerlich geltend machen. Viele Finanzämter akzeptieren für Arbeitsmittel häufig bis zu 110 € ohne Belege, ein gesetzlicher Anspruch darauf besteht jedoch nicht.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bis 800 € netto kannst Du direkt im Anschaffungsjahr steuerlich geltend machen. Höhere Kosten kannst Du abhängig von der Nutzungsdauer steuerlich abschreiben. Wichtig ist außerdem, die berufliche und private Nutzung korrekt aufzuteilen und Rechnungen als Nachweis aufzubewahren.

Wenn Du unsicher bist, welche Kosten Du absetzen darfst oder wie Du Arbeitsmittel richtig einträgst, solltest Du Dich von einem/einer Steuerberater:in unterstützen lassen. So kannst Du mögliche Steuervorteile besser ausnutzen und vermeidest Fehler in Deiner Steuererklärung.

FAQ

Wie hoch ist die Pauschale für Büromaterial?

Kosten für Büromaterial und andere Arbeitsmittel kannst Du als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Auch berufliche Telefonkosten kannst Du absetzen. Diese Regelungen gelten bundesweit. Außerdem gibt es eine Arbeitsmittel-Pauschale, unter anderem auch in Bayern, bei der Arbeitsmittel bis zu 110 € ohne Belege oder Nachweis akzeptiert werden können. Ein gesetzlicher Anspruch darauf besteht jedoch nicht; die Handhabung hängt vom jeweiligen Finanzamt ab.

Was zählt zur Arbeitsmittel-Pauschale?

Zu den Arbeitsmitteln zählen nicht nur Werkzeuge oder Arbeitskleidung. Auch Büromaterial, Computer, Smartphones, Software, Fachliteratur oder Büromöbel können steuerlich absetzbar sein. Entscheidend ist, dass Du die Arbeitsmittel beruflich nutzt.

Wie viele Arbeitsmittel kann man absetzen?

Eine feste Anzahl an Arbeitsmitteln gibt es nicht. Entscheidend sind die tatsächlichen beruflichen Kosten. So können etwa ohne Quittungen bis zu 110 € anerkannt werden; dies ist jedoch nicht gesetzlich vorgeschrieben. Viele Arbeitsmittel über 800 € netto müssen hingegen abhängig von der Nutzungsdauer anteilig über mehrere Jahre abgeschrieben werden; Computerhardware und Software bilden hier eine Ausnahme.