ZUGFeRD macht elektronische Rechnungen sowohl für Menschen als auch für Software lesbar. In diesem Artikel erfährst Du, wie das Format funktioniert, wann Du es nutzen solltest, wie es sich von XRechnung unterscheidet und welche Rolle die E-Rechnungspflicht dabei spielt.

Inhalt

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein standardisiertes Hybridformat für elektronische Rechnungen. Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Entwickelt wurde es, um den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen einfacher und effizienter zu gestalten. ZUGFeRD erfüllt ab Version 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine E‑Rechnung, sofern ein geeignetes EN‑16931-konformes Profil verwendet wird. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL, die nicht als E‑Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts gelten.

Welche Vorteile bietet ZUGFeRD?

Der größte Vorteil liegt im hybriden Aufbau, denn Du kannst die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen und prüfen.

Gleichzeitig kann eine Buchhaltungs- oder ERP-Software die strukturierten XML-Daten automatisch auslesen. Das spart Zeit, reduziert Übertragungsfehler und erleichtert digitale Freigabe- und Buchhaltungsprozesse.

ZUGFeRD eignet sich vor allem für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen (B2B). Je nach Anwendungsfall kommt das Format auch im öffentlichen Bereich (B2G) zum Einsatz, sofern die jeweilige Behörde ZUGFeRD akzeptiert.

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Wie funktioniert das ZUGFeRD-Format?

Das ZUGFeRD-Format kombiniert zwei Datenebenen in einer einzigen Datei. Die Rechnung liegt dabei als PDF/A-3 vor und kann wie jedes andere PDF geöffnet und gelesen werden.

Gleichzeitig ist in ZUGFeRD-Rechnungen eine XML-Datei eingebettet, die alle Rechnungsdaten in strukturierter Form enthält. So können Menschen und Software auf dieselben Informationen zugreifen, ohne dass zwei getrennte Dokumente erstellt werden müssen. Bei Abweichungen zwischen dem sichtbaren PDF-Inhalt und den strukturierten XML-Daten ist grundsätzlich der strukturierte Rechnungsteil maßgeblich.

Buchhaltungs- oder ERP-Systeme können Angaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Umsatzsteuer oder Zahlungsziel somit automatisch auslesen und direkt in digitale Prozesse übernehmen.

Vor dem Versand sollte eine ZUGFeRD-Rechnung mit einer geeigneten Validierungssoftware geprüft werden. Diese kontrolliert unter anderem das verwendete Profil, die technische Struktur der XML-Datei, die Pflichtangaben und die Geschäftsregeln der EN 16931.

Viele Buchhaltungsprogramme führen diese Prüfung automatisch durch. Alternativ können spezielle ZUGFeRD-Validatoren verwendet werden. Bei Online-Validatoren sollte zuvor geprüft werden, wie vertrauliche Rechnungsdaten verarbeitet werden.

ZUGFeRD oder XRechnung: Was ist der Unterschied?

ZUGFeRD und XRechnung erfüllen beide die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und ermöglichen den elektronischen Rechnungsaustausch.

Der wichtigste Unterschied liegt im Aufbau. Während ZUGFeRD eine lesbare PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert, besteht eine XRechnung ausschließlich aus strukturierten XML-Daten.

Dadurch eignet sich ZUGFeRD besonders für Unternehmen, die Rechnungen sowohl manuell prüfen als auch automatisiert verarbeiten möchten. XRechnungen kommen dagegen vor allem im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern zum Einsatz.

ZUGFeRD vs. XRechnung

ZUGFeRDXRechnung
PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Dateiausschließlich XML-Datei
für Menschen und Software lesbarkeine integrierte visuelle Rechnungsdarstellung; für Menschen über einen Viewer darstellbar
einfach per E-Mail versendbarhäufig über E-Rechnungsplattformen oder Behördenportale übermittelt
besonders für den Rechnungsaustausch im B2B-Bereich geeignetvor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber vorgesehen

Wann solltest Du ZUGFeRD oder XRechnung verwenden?

Welches Format das richtige ist, hängt vom Einsatzbereich ab. Für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD oft die praktischere Wahl, da die Rechnungen auch ohne zusätzliche Software gelesen werden können.

Musst Du Rechnungen an Behörden oder andere öffentliche Auftraggeber senden, ist dagegen häufig XRechnung vorgeschrieben. Maßgeblich sind jedoch die Vorgaben des jeweiligen öffentlichen Auftraggebers und der verwendeten Rechnungsplattform.

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Ist ZUGFeRD Pflicht?

Nein, ZUGFeRD selbst ist nicht verpflichtend. Seit der Einführung der E-Rechnungspflicht müssen Unternehmen in Deutschland jedoch elektronische Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen.

Langfristig müssen E-Rechnungen bei inländischen B2B-Umsätzen den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Diese Vorgaben schreiben jedoch kein bestimmtes Rechnungsformat vor. XRechnung und ZUGFeRD mit einem geeigneten EN‑16931-konformen Profil gelten als zulässige E‑Rechnungsformate.

Welches Format Du verwendest, hängt von Deinem/Deiner Geschäftspartner:in und dem jeweiligen Anwendungsfall ab.

Wann lohnt sich ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist besonders sinnvoll, wenn Du:

  • Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) versendest
  • Buchhaltungsprozesse automatisieren möchtest
  • Rechnungen digital prüfen und freigeben willst
  • ein wachsendes Rechnungsvolumen effizient verwalten musst

ZUGFeRD eignet sich also besonders, wenn Du Rechnungen an verschiedene Unternehmen sendest und dabei sowohl manuelle Prüfungen als auch automatisierte Buchhaltungsprozesse unterstützen möchtest. Da das Format von vielen gängigen Systemen verarbeitet werden kann, lässt es sich oft ohne große Änderungen in bestehende Arbeitsabläufe integrieren.

Welche Software unterstützt ZUGFeRD?

Viele Buchhaltungsprogramme, ERP-Systeme, Rechnungsprogramme und Business-Banking-Plattformen unterstützen das ZUGFeRD-Format bereits standardmäßig. Mit diesen Lösungen kannst Du E-Rechnungen demnach erstellen, versenden, empfangen und häufig auch automatisch verarbeiten. Das reduziert den manuellen Aufwand und erleichtert die Buchhaltung.

ZUGFeRD-Rechnungen mit Finom erstellen

Mit Finom kannst Du E-Rechnungen einfach in Deinen Arbeitsalltag integrieren. Die Plattform unterstützt das Erstellen von Rechnungen im ZUGFeRD-Format, den Empfang elektronischer Rechnungen und den direkten Rechnungsversand.

Bei Bedarf lassen sich Rechnungen außerdem in das XRechnung-Format umwandeln. So kannst Du unterschiedliche Anforderungen erfüllen, ohne zwischen mehreren Programmen wechseln zu müssen. Weitere Tipps und Hintergründe bietet der entsprechende Ratgeber zur ZUGFeRD-Rechnung. 

FAQ

Ist eine PDF-Rechnung automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung?

Nein, denn eine ZUGFeRD-Rechnung enthält zusätzlich zur PDF/A-3-Datei eine eingebettete XML-Datei.

Kann ich ZUGFeRD-Rechnungen per E-Mail versenden?

Ja. ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich wie normale PDF-Rechnungen per E-Mail versenden. Voraussetzung ist lediglich, dass der Empfänger das Format verarbeiten kann.

Benötige ich für ZUGFeRD eine spezielle Software?

Den sichtbaren Rechnungsteil kannst Du mit einem üblichen PDF-Programm öffnen. Für das Erstellen, Auslesen, Validieren oder automatische Verarbeiten der eingebetteten XML-Daten benötigst Du jedoch eine Software, die ZUGFeRD unterstützt.

Kann ich zwischen ZUGFeRD und XRechnung wechseln?

Ja. Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme unterstützen beide Formate. So kannst Du je nach Empfänger ZUGFeRD oder XRechnung verwenden.

Müssen Kleinunternehmer:innen ZUGFeRD nutzen?

Nein. Für Kleinunternehmer:innen besteht keine Pflicht, ZUGFeRD zu nutzen. Sie sind außerdem von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Sie müssen seit dem 1. Januar 2025 jedoch in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen. 

Kann ich eine bestehende PDF-Rechnung in ZUGFeRD umwandeln?

Ja, mithilfe einer geeigneten Software. Dabei wird die PDF-Rechnung in das erforderliche PDF/A‑3-Format überführt und um strukturierte XML-Daten ergänzt. Die sichtbaren und strukturierten Rechnungsangaben müssen übereinstimmen. Viele Rechnungsprogramme übernehmen diese Umwandlung automatisch.

Wie erkenne ich, ob eine Rechnung im ZUGFeRD-Format vorliegt?

Mit einem normalen PDF-Viewer ist das meist nicht erkennbar. Erst eine geeignete Software oder ein ZUGFeRD-Viewer zeigt an, ob die PDF eine eingebettete XML-Datei enthält.

Wie lange muss ich ZUGFeRD-Rechnungen aufbewahren?

Ein- und ausgehende ZUGFeRD-Rechnungen müssen grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Dabei ist zumindest der strukturierte XML-Teil unversehrt und in seiner ursprünglichen Form zu speichern. Es genügt daher nicht, ausschließlich die sichtbare PDF-Darstellung aufzubewahren.

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