Eine E-Rechnung zu erstellen gehört heute für viele Unternehmen zum Geschäftsalltag. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du E-Rechnungen korrekt erstellst, welche kostenlosen Tools sich lohnen und welche Formate die gesetzlichen Vorgaben erfüllen.

Inhalt

Worauf musst Du beim Erstellen einer E-Rechnung achten?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Beim Versand gelten Übergangsfristen: Ab 2027 betrifft die Pflicht Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich alle im inländischen B2B-Bereich.

Eine einfache PDF reicht dafür nicht aus, weil die Rechnung maschinenlesbar sein muss. E-Rechnungen enthalten strukturierte Daten, die Buchhaltungsprogramme automatisch verarbeiten können. Das spart Zeit, senkt Fehler und macht Abläufe effizienter.

Welche Formate braucht eine E-Rechnung?

Beim Erstellen einer E-Rechnung spielen vor allem zwei Formate eine Rolle: XRechnung und ZUGFeRD. Die XRechnung besteht aus einer XML-Datei und ist komplett maschinenlesbar. Sie eignet sich vor allem für standardisierte Prozesse und den Austausch mit Behörden.

ZUGFeRD kombiniert eine klassische PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten. Das macht sie einfacher lesbar und gleichzeitig technisch vollständig.

Welche Pflichtangaben muss eine E-Rechnung enthalten?

Damit Deine E-Rechnung gültig ist, muss sie alle Pflichtangaben enthalten. Gute Tools helfen Dir dabei und prüfen, ob alle Felder korrekt ausgefüllt sind.

Dazu gehören:

  • vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller:in und Empfänger:in
  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
  • Menge und Art der Leistung
  • Leistungsdatum
  • Nettobetrag
  • Umsatzsteuer und Steuersatz
  • Gesamtbetrag
  • Zahlungsbedingungen

Wichtig ist außerdem, dass das Tool nicht nur die Pflichtfelder prüft, sondern auch eine konforme XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei exportiert.

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Mit welchen Tools kannst Du kostenlos eine E-Rechnung erstellen?

Finom

Mit Finom erstellst und versendest Du E-Rechnungen direkt in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Gleichzeitig verbindest Du Rechnungen mit Deinem Geschäftskonto, Zahlungseingängen und Deiner Buchhaltung. Das ist besonders praktisch, wenn Du nicht nur Rechnungen schreiben, sondern Deinen gesamten Zahlungsprozess an einem Ort steuern willst.

PDF24

PDF24 eignet sich vor allem, wenn Du nur ab und zu eine E-Rechnung erstellen musst. Das Tool ist kostenlos, läuft im Browser und unterstützt XRechnung sowie ZUGFeRD. Für Freiberufler:innen oder kleine Unternehmen ist es eine schnelle Lösung ohne langfristige Bindung.

WISO MeinBüro Rechnungen

WISO MeinBüro ist sinnvoll, wenn Du neben E-Rechnungen auch Angebote, Kundendaten und einfache Abläufe verwalten möchtest. Der Einstieg ist einfach und für kleinere Anforderungen oft ausreichend. Für mehr Automatisierung, Auswertungen oder größere Abläufe kannst Du später auf einen kostenpflichtigen Tarif wechseln.

sevdesk

sevdesk passt gut zu Unternehmen, die ihre Rechnungen direkt mit der laufenden Buchhaltung verbinden wollen. Das Tool unterstützt E-Rechnungen, automatische Erinnerungen und die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen. Gerade bei steigender Anzahl an Rechnungen wird das schnell hilfreich.

Wie erstellst Du eine E-Rechnung Schritt für Schritt?

Wenn Du zum ersten Mal eine E-Rechnung erstellst, hilft ein klarer Ablauf. So gehst Du am besten vor:

  1. Format auswählen: Entscheide zuerst, ob Du eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen möchtest.
  2. Passendes Tool wählen: Suche ein Tool aus, das zu Deinem Arbeitsalltag passt und die richtigen Formate unterstützt.
  3. Rechnungsdaten eingeben: Trage alle Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Datum und Steuerdaten sorgfältig ein.
  4. Kundendaten und Leistungen ergänzen: Füge die Daten Deiner Kund:innen sowie alle Produkte oder Leistungen hinzu.
  5. Steuern und Zahlungsbedingungen prüfen: Kontrolliere Umsatzsteuer, Zahlungsfrist und Bankverbindung, bevor Du weitermachst.
  6. Datei exportieren: Speichere die Rechnung im richtigen E-Rechnungsformat.
  7. Rechnung prüfen: Viele Tools zeigen Dir vor dem Versand, ob alle Angaben vollständig und korrekt sind.
  8. Rechnung versenden: In den meisten Fällen verschickst Du die Datei einfach per E-Mail.
  9. Datei sicher speichern: Bewahre die E-Rechnung sauber und nachvollziehbar für Deine Buchhaltung und mögliche Prüfungen auf.
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Welches Tool ist am besten, um E-Rechnungen zu erstellen?

Das beste Tool hängt vor allem davon ab, wie Du arbeitest. Wenn Du Rechnungen, Zahlungen und Buchhaltung in einem System bündeln willst, ist Finom oft die praktischste Lösung. 

Für einzelne oder gelegentliche Rechnungen reicht meist ein einfaches Tool wie PDF24. Wenn Dein Unternehmen wächst und Deine Buchhaltung komplexer wird, kann ein Tool wie sevdesk die bessere Wahl sein. Wichtig ist vor allem, dass das Tool E-Rechnungen im richtigen Format erstellt und Deine Abläufe einfacher macht.

FAQ

Kann man eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln?

Ja, aber nicht jede PDF-Datei wird automatisch zur E-Rechnung. Entscheidend sind die strukturierten Daten im XML-Format. Eine reine PDF ohne eingebettete Daten erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht.

Wer muss eine E-Rechnung erstellen?

Seit 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland schrittweise Pflicht. Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten je nach Unternehmensgröße Übergangsfristen bis Ende 2027.

Kann ich eine E-Rechnung einfach per E-Mail versenden?

Ja. In vielen Fällen ist E-Mail der normale Versandweg. Wichtig ist nur, dass Du die Datei im richtigen Format verschickst und die strukturierten Daten vollständig erhalten bleiben.

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