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Rechnungsnummer – alles Wissenwertes darüber

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Rechnungsnummer

Rechnungsnummer zu vergeben, scheint gar nicht so einfach zu sein. Dies gilt insbesondere, wenn Sie mehrere Kunden haben: Haben Sie für jeden Kunden ein eigenes Nummerierungssystem für Rechnungen? Unsere Tipps zum Zuweisen von Rechnungsnummern erleichtern Ihnen die Übersicht über alle Ihre Rechnungen, egal wie klein oder groß Ihr Unternehmen ist.

Was ist eine Rechnungsnummer und warum ist sie wichtig?

Gemäß §14 (4) Abs. 4 Nr. 4 Umsatzsteuergesetz ist eine Rechnungsnummer eine eindeutige Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungssteller einmalig vergeben wird. Diese Nummer ist auf der Rechnung enthalten und dient eigentlich zur Identifizierung der Rechnung. Wenn der Kunde die Zahlung vornimmt, wird er diese Nummer angeben, um zu zeigen, dass das Geld für diese bestimmte Rechnung bestimmt ist. Darüber hinaus ist eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung bei einer Betriebsprüfung ein Muss: Lesen Sie also unsere Ratschläge, um sicherzustellen, dass Sie auf dem Laufenden bleiben. 

Rechnungsnummern sind wichtig, da sie es einem Unternehmen ermöglichen, nicht nur zu verfolgen, ob Zahlungen geleistet wurden oder nicht, sondern auch von wem sie stammen. Außerdem gehört die Rechnungsnummer laut § 14 UStG zu den Pflichtangaben einer Rechnung. Hat ein Unternehmen Umsatzsteuer zu zahlen, muss die von ihm ausgestellte Rechnung eine eindeutige Rechnungsnummer als Erkennungsmerkmal aufweisen. Das Gesetz ist klar und verlangt, dass Dokumente zur Berechnung der Lieferungen und Leistungen eine Rechnungsnummer haben müssen.

Benötigen Rechnungen eine Rechnungsnummer?

Rechnungen benötigen eine Rechnungsnummer. Oft lehnen Kunden eine Rechnung vom Rechnungsaussteller ab, die keine Rechnungsnummer enthält, weil dies die Nachverfolgung von Zahlungen unmöglich macht oder erschwert. Dies bedeutet, dass der Lieferant Zeit für die Neuausstellung der Rechnung aufwenden muss. Das einzige, was Sie bei der Nummerierung Ihrer Rechnungen beachten müssen, ist sicherzustellen, dass die Rechnungsnummer fortlaufend ist. Somit ist jede Rechnungsnummer eindeutig, aber es gibt eine leicht verständliche Reihenfolge für die Zuordnung zu den Rechnungen. Eine Rechnungsnummer kann eine Zahlenreihe oder eine Kombination von Ziffern und Buchstaben darstellen, muss aber nicht zwingend lückenlos fortlaufend sein, nach dem Urteil des Finanzgerichts Köln (Az.: 15 K 1122/16). Die genaue Zusammensetzung hängt davon ab, wie Sie die Rechnungsnummern organisieren und zuweisen. Aber es ist empfehlenswert, logisch vorzugehen, um Ordnung zu wahren und Verwechslungen zu vermeiden. Und hier muss erwähnt werden, dass eine über 250 Euro hohe Rechnung eine fortlaufende Nummer haben müssen. 

Ein Rechnungsservice wie FINOM kann für Sie nicht nur eine Rechnungsnummer erstellen, sondern automatisiert auch den gesamten Rechnungsstellungsprozess Ihres Unternehmens. In FINOM erfolgt die Vergabe der Rechnungsnummern automatisch, denn es erfolgt ein automatischer Abgleich – wenn die Zahlung mit der Rechnung verifiziert wird, so muss sich der Benutzer überhaupt keine Gedanken über die Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern machen.

Um Ihre Marke besser widerzuspiegeln und das Vertrauen der Kunden zu gewinnen, können Sie diese Vorlagen sogar mit Ihrem Firmenlogo anpassen.

FINOM ermöglicht es Ihnen auch, regelmäßige Zahlungserinnerungen einzurichten, um verspätete Lieferungen und unbezahlte Rechnungen zu minimieren. Mit dieser Last von Ihren Schultern können Sie sich mehr auf die Betreuung Ihrer Kunden konzentrieren, anstatt zum Zahlungseintreiber zu werden. Das Versenden dieser Rechnungen mit der fortlaufenden Nummerierung ist ebenso schnell und einfach und erfordert nur wenige Klicks. Geben Sie einfach die Zahlungsdetails der Rechnung und alle Vorauszahlungsanforderungen ein und klicken Sie auf Fertig. Möchten Sie Rechnungen von Ihrem Smartphone aus verwalten? Kein Problem! Sie können jederzeit und überall von Ihrem Smartphone, Tablet, Computer oder anderen Geräten Rechnungen per E-Mail, Whatsapp oder Facebook Messenger versenden.

FINOM-Tipps: Wie erstellt man eine Rechnung mit Finom?

Stimmt die Rechnungsnummer mit der Belegnummer überein?

Die beiden Begriffe „Beleg“ und „Rechnung“ werden häufig synonym verwendet, von Buchhaltern über Geschäftsinhaber bis hin zu ihren Kunden. Per Definition ist ein Beleg ein Dokument, das von einem Unternehmen erstellt wird, um den Geldbetrag zu beschreiben, der einem Kunden geschuldet wird. Die Informationen, die ein Beleg beinhaltet, sind normalerweise minimal, abgesehen vom zu zahlenden Geldwert und möglicherweise den Kontaktdaten des Verkäufers.

Rechnungen hingegen sind Dokumente, die alle wichtigen Details eines Verkaufs von Waren oder Dienstleistungen angeben und meist einer bestimmten Vorlage folgen. Sie enthalten eine vollständige Aufschlüsselung der verkauften Waren oder erbrachten Dienstleistungen, Zahlungsbedingungen und -methoden sowie sehr detaillierte Kontaktinformationen aller an der Transaktion beteiligten Parteien.

Fehler mit Rechnungsnummern: Wie werden sie korrigiert?

Unabhängig davon, ob die doppelt vergebene Rechnungsnummer aufgrund eines Tipp-, Rechtschreibfehlers oder eines menschlichen Zählfehlers erfolgt ist, kann die Korrektur ein ziemlicher Prozess sein.

In der Buchhaltung gilt als Faustregel, dass Rechnungen, aus welchen Gründen auch immer, nicht gelöscht werden sollten. Um das Problem zu beheben, empfehlen wir daher, eine neue Rechnung mit der korrekten Rechnungsnummer zu erstellen. Dann senden Sie diese Rechnung am besten mit einem Berichtigungsvermerk an Ihren Kunden, um Verwechslungen zu vermeiden.

Um diesen Fehler, Rechnungsnummern doppelt zu vergeben, vollständig zu vermeiden, sollten Sie in einen Rechnungsservice investieren, der die Erstellung der Rechnungsnummern für Sie automatisiert. Selbst wenn Fehler auftreten, zeigt die Software sofort den Fehlerort und die Lösung an.

FINOM-Tipps: Wie Du Deine Rechnung individuell anpassen kannst

So verwenden Sie Rechnungsnummern in anderen Abrechnungen

Rechnungsnummern werden wahrscheinlich neben der Schlussrechnung in verschiedenen anderen Dokumenten erscheinen. Auf diese Weise können Sie alle Aufzeichnungen identifizieren, die einem bestimmten Job zugeordnet sind.

Angenommen, Sie erstellen einen Kostenvoranschlag für einen Kunden. Sie nehmen den Job an. Jetzt möchten Sie einen Kauf im Zusammenhang mit diesem Projekt verfolgen und identifizieren. Alle für den Auftrag erstellten Rechnungen müssten sich dann unter Angabe der Nummer auf die Bestellung beziehen. Darüber hinaus möchten Sie sicher sein, dass Ihre Aufzeichnungen aktualisiert werden, sobald eine Abschlusszahlung oder eine Teilzahlung gesendet wurde. Überall dort, wo die mit der Rechnung verbundene Transaktion erfasst wird, möchten Sie die korrekte Rechnungsnummer angeben, um einen einfachen Querverweis zu ermöglichen.

Die Automatisierung der fortlaufenden Nummer ist nur eine von vielen praktischen Funktionen in FINOM, die die Verwaltung Ihrer Finanzen einfach und unkompliziert macht. Unser Ziel ist es, wie immer, diesen administrativen Aufwand zu reduzieren, damit Sie sich auf das Wachstum Ihrer freiberuflichen Karriere oder Ihres kleinen Unternehmens konzentrieren können. Eine computergestützte Rechnungsaufzeichnung ermöglicht es Ihnen auch, Daten zu beliebig vielen Rechnungen zu speichern, ohne dass diese in Ihrem Aktenschrank Platz nehmen. Testen Sie FINOM, indem Sie sich für ein FINOM-Konto registrieren und sehen Sie, wie Ihre Rechnungsstellung so viel einfacher werden kann.

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