Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen, Regeln und Steuer-Tipps

Der Verpflegungsmehraufwand spart Dir als Selbstständige:r bares Geld, wenn Du beruflich unterwegs bist. In diesem Artikel erfährst Du, welche Pauschalen gelten, wie die 8-Stunden-Regel beim Verpflegungsmehraufwand funktioniert und wie Du den Verpflegungsmehraufwand korrekt von der Steuer absetzt.

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand ist eine gesetzlich festgelegte Pauschale für zusätzliche Verpflegungskosten, die Dir entstehen, wenn Du aus beruflichen Gründen außerhalb Deiner ersten Tätigkeitsstätte und Deiner Wohnung arbeitest.

Da Du unterwegs meist höhere Kosten für Essen und Trinken hast als zu Hause, erkennt das Finanzamt diesen Mehraufwand an. Entscheidend sind feste Pauschbeträge und nicht Deine tatsächlichen Ausgaben. Du musst also keine einzelnen Restaurantbelege sammeln, sondern kannst die vorgegebenen Tagessätze steuerlich geltend machen.

Verpflegungsmehraufwand 2026: Rechtlicher Rahmen und Rechnungslegungsvorschriften

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein steuerlicher Begriff, der im Zusammenhang mit der doppelten Haushaltsführung relevant ist. Die rechtlichen Rahmenbedingungen für den Verpflegungsmehraufwand sind in verschiedenen Gesetzen, Erlassregelungen und Steuerrichtlinien festgelegt. In Deutschland sind die relevanten Vorschriften zum Verpflegungsmehraufwand insbesondere im Einkommenssteuergesetz (EStG) zu finden. 

Wenn der Steuerpflichtige vorübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaften betrieblichen Tätigkeit entfernt tätig ist, sind die Mehraufwendungen für Verpflegung gemäß § 9 Absatz 4a EStG abziehbar. Dort sind auch die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen festgelegt. 

Im Jahr 2026 gelten die aktuell vom Gesetzgeber festgelegten Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand. Änderungen können sich ergeben, wenn der Gesetzgeber neue Beträge beschließt. 

Die Essensausgaben sind nur für die Dauer der Abwesenheit von der gewohnten Umgebung anrechenbar. Sie gelten in der Regel für die gesamte Dienstreise. Der Verpflegungsmehraufwand kann nur im Steuerjahr geltend gemacht werden, in dem die Dienstreise stattgefunden hat. 

Essensausgaben können in folgenden Zeiträumen berücksichtigt werden: 

• Abwesenheit von der Wohnung: Der Verpflegungsmehraufwand kann für die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte geltend gemacht werden.
• Maximale Dauer: In der Regel können Verpflegungsmehraufwendungen für jeden Tag einer Dienstreise geltend gemacht werden. Dies gilt, solange die Abwesenheit den festgelegten Arbeitszeitrahmen von beispielsweise 8 Stunden überschreitet.
• Verpflegungskosten: Die Pauschalen gelten nicht, wenn der/die Arbeitnehmer:in kostenlose Verpflegung erhält, beispielsweise im Hotel oder vom Veranstalter. 

Für die Rechnungslegung sind die Vorschriften zur Darstellung von Aufwendungen im Rahmen der Buchführung relevant. Beim Nachweis der tatsächlichen Kosten ist eine ordnungsgemäße Dokumentation wichtig. Diese erfolgt meist in Form von Reisekosten-Abrechnungen, die die Dauer der Abwesenheit sowie den Zweck und die Umstände der Reise festhalten. 

Tagesraten und aktuelle Sätze für 2026

Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands richtet sich nach der Dauer Deiner Abwesenheit von Deiner Wohnung und Deiner ersten Tätigkeitsstätte.

Ab Januar 2026 gelten für Inlandsdienstreisen folgende Pauschalen:

1. Abwesenheit von weniger als 8 Stunden: Bei einer Abwesenheit von weniger als 8 Stunden besteht kein Anspruch auf Verpflegungsaufwand. 
2. Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, aber weniger als 24 Stunden: In diesem Fall kannst Du eine Pauschale von 14 € pro Tag ansetzen. 
3. Abwesenheit von mindestens 24 Stunden: Bei einer ganztägigen Abwesenheit beträgt die Verpflegungspauschale 28 € pro Tag.

Für mehrtägige Dienstreisen gilt zusätzlich:

• Für den An- und Abreisetag kannst Du jeweils 14 € ansetzen, unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer. 
• Für volle Zwischentage mit 24 Stunden Abwesenheit gelten jeweils 28 €.

Die folgende Übersicht zeigt Dir typische Beispiele für den Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen im Inland:

Diese Beträge sind gesetzlich festgelegt und gelten unabhängig von Deinen tatsächlichen Verpflegungskosten.

Bei Dienstreisen ins Ausland gelten länderspezifische Pauschalen, die jährlich angepasst werden können.

Verpflegungsmehraufwand Tabelle für das Ausland

Bei internationalen Geschäftsreisen gibt es Besonderheiten bei der Berechnung des Verpflegungsmehraufwands. Hier sind die wichtigsten Punkte:

• Länderspezifische Pauschalen: Für jedes Land gelten unterschiedliche Pauschalen, die höhere Lebenshaltungskosten im Ausland berücksichtigen. Diese werden in der Regel vom Finanzministerium veröffentlicht. 
• Dauer der Abwesenheit: Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands hängt von der Abwesenheitsdauer ab. Es gibt unterschiedliche Sätze für mehr als 8 Stunden, mehr als 24 Stunden und An- und Abreisetage. 
• An- und Abreisetag: Für diese Tage gelten oft reduzierte Pauschalen, da an diesen Tagen keine volle Verpflegung benötigt wird. 
• Kürzungen bei gestellter Verpflegung: Wenn Arbeitgeber:innen Mahlzeiten bereitstellen, müssen die Pauschalen entsprechend gekürzt werden. Die Kürzungssätze sind gesetzlich festgelegt. 
• Aktualisierungen: Die Pauschalen werden regelmäßig angepasst, um Inflation und Änderungen der Lebenshaltungskosten in verschiedenen Ländern zu berücksichtigen. 
• Wechselkurse: Bei Reisen in Länder mit anderer Währung sollte der Wechselkurs beachtet werden, wenn Auslagen in einer Fremdwährung getätigt werden. Dies kann bei der Spesenabrechnung relevant sein, insbesondere bei der Umrechnung von Auslagen. 

Die aktuelle Pauschale findest Du in der folgenden Verpflegungsmehraufwand-Tabelle für das Ausland:

Verpflegungsmehraufwand Deutschland: Besonderheiten für verschiedene Arten von Mitarbeiter:innen

Der Verpflegungsmehraufwand unterscheidet sich je nach Mitarbeiterkategorie: 

• Freiberufler:innen und Selbstständige. Freiberufler:innen und Selbstständige haben andere Regelungen im Hinblick auf den Verpflegungsmehraufwand als Angestellte. Selbstständige können ihre Verpflegungskosten als Betriebsausgaben absetzen, wenn sie aus geschäftlichen Gründen reisen. Hierbei müssen die tatsächlichen Kosten nachgewiesen werden oder es kann eine Pauschale in Anspruch genommen werden. 
• LKW-Fahrer:innen und Fernfahrer:innen. LKW-Fahrer:innen und Fernfahrer:innen haben spezielle Regelungen, da sie häufig über längere Zeiträume abwesend sind. Für Fernfahrer:innen, die oft mehrere Tage am Stück unterwegs sind, gelten spezielle Pauschalen, die sich an der Abwesenheitsdauer orientieren. 
• Mitarbeiter:innen, die auf Rotationsbasis arbeiten. Mitarbeiter:innen, die im Rahmen von Rotationssystemen tätig sind, unterliegen ebenfalls speziellen Regelungen. Diese Mitarbeiter:innen sind oft für längere Zeiträume am Arbeitsplatz und wechseln dann mit anderen Schichtarbeiter:innen. Die Verpflegungsmehraufwand-Steuer kann hier abhängig von der genauen Struktur der Rotation variieren.

Wie wird die Verpflegungsmehraufwand-Pauschale in der Steuererklärung berücksichtigt? 

Um den Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung absetzen zu können, müssen spezifische Schritte befolgt und die erforderlichen Dokumente vorgelegt werden. Dies kann entscheidend sein, um die steuerliche Belastung zu minimieren und alle zulässigen Kosten geltend zu machen. 

Erforderliche Dokumente zur Bestätigung der Ausgaben: 

• Reisekostenabrechnungen oder -berichte, die die Reisedaten und -zeiten dokumentieren
• Belege für Übernachtungen oder andere Nachweise, die den beruflichen Zweck der Reise bestätigen
• Es ist nicht nötig, Einzelbelege für die Verpflegungskosten vorzulegen, da die Pauschalen automatisch angesetzt werden.

Verpflegungsmehraufwand: Anpassung der Zulage und Ausnahmen

Wenn ein:e Arbeitnehmer:in während einer Dienstreise kostenlose Mahlzeiten erhält, müssen diese in der Regel von der Verpflegungspauschale abgezogen werden. Dies verhindert eine doppelte Vergütung, da die Pauschalen nur die Verpflegung abdecken, die Arbeitnehmer:innen selbst bezahlen müssen. 

Es ist auch wichtig, die Bezahlung von Catering-Dienstleistungen und alkoholischen Getränken zu berücksichtigen. Die Kosten für Lebensmittel können als Betriebskosten gezählt werden, während Alkoholkäufe oft strenger geregelt sind. Die hierfür geltenden rechtlichen Anforderungen sollten eingehalten werden, um sicherzustellen, dass nur erstattungsfähige Kosten geltend gemacht werden. 

Verpflegungsmehraufwand: Geschäftsreisekosten und Finom

Finom unterstützt seine Nutzer:innen dabei, Reisekosten und deren Abrechnung zu verwalten, indem es die Verfolgung und Organisation sämtlicher Ausgaben im Zusammenhang mit Dienstreisen ermöglicht. Inhaber:innen eines Finom-Geschäftskontos haben zudem die Möglichkeit, eine Karte mit spezifischen Limits für Mitarbeiter:innen auszustellen. 

Außerdem können Mitarbeiter:innen bei Transaktionen Fotos von Gehaltsschecks hochladen, um diese mit den entsprechenden Belegen abzugleichen. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass Cashback für alle Kartentransaktionen gesammelt und nun auch erhöht wird. Zuletzt können Mitarbeiter:innen ihre Transaktionen auch kennzeichnen, beispielsweise mit „Geschäftsreise London“, sodass der/die Inhaber:in das Reisebudget stets im Blick hat.

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