E-Rechnungssoftware hilft Selbstständigen, Freiberufler:innen und Unternehmen, Rechnungen schneller, fehlerfrei und gesetzeskonform zu erstellen. Hier findest Du die besten Tools für XRechnung und ZUGFeRD im direkten Vergleich.

Inhalt

Worauf solltest Du bei einer E-Rechnungssoftware achten?

Wenn Du eine E-Rechnungssoftware auswählst, geht es um mehr als nur den Preis. Wichtig sind passende Formate, einfache Abläufe und Funktionen, die Deinen Alltag wirklich leichter machen.

Was macht eine E-Rechnungssoftware?

Mit einer E-Rechnungssoftware erstellst, versendest und empfängst Du elektronische Rechnungen in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD. Anders als bei einer PDF-Rechnung lassen sich die Daten automatisch auslesen und direkt in Deine Buchhaltung übernehmen.

Welche Funktionen sind wichtig?

Achte auf gesetzeskonforme Formate, einen einfachen Rechnungsempfang und Schnittstellen zu Tools wie DATEV. Wenn Du regelmäßig Rechnungen schreibst, helfen Dir auch Automatisierungen, Vorlagen und eine intuitive Bedienung.

Wichtig ist außerdem, dass die Software alle Pflichtangaben auf einer Rechnung abbildet und rechtssichere Rechnungen unterstützt. Gerade seit der E-Rechnungspflicht lohnt es sich, von Anfang an auf eine Lösung zu setzen, die zu Deinem Unternehmen passt.

Geschäftskonto mit Online-Buchhaltung

Wann reicht eine kostenlose E-Rechnungssoftware aus?

Eine kostenlose E-Rechnungssoftware kann für den Einstieg völlig ausreichen. Vor allem Selbstständige und Freiberufler:innen mit wenigen Rechnungen pro Monat brauchen oft keine umfangreiche Lösung.

Welche Vorteile haben kostenlose Tools?

Kostenlose Tools senken die Einstiegshürde und helfen Dir, erste E-Rechnungen ohne zusätzliche Kosten zu erstellen. Viele Programme unterstützen bereits Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD und decken die wichtigsten Grundlagen für die Rechnungsstellung ab.

Wo liegen die Grenzen?

Sobald Dein Rechnungsvolumen steigt, stoßen kostenlose Lösungen oft an ihre Grenzen. Häufig fehlen Automatisierungen, DATEV-Schnittstellen, Rechnungsempfang oder eine direkte Verbindung zur Buchhaltung. Dann kostet Dich eine günstige Bezahlversion oft weniger Zeit und Nerven.

Welche E-Rechnungssoftware lohnt sich im Vergleich?

Die passende E-Rechnungssoftware hängt stark davon ab, wie viele Rechnungen Du schreibst und welche Prozesse Du abdecken willst. Ein direkter Vergleich zeigt schnell, welche Lösung zu Deinem Arbeitsalltag passt.

AnbieterKostenlos nutzbarPreis ab*XRechnung & ZUGFeRDRechnungsempfangDATEVGeschäftskonto
FinomJa0 €JaJaJaJa
QontoJa0 €JaJaJaJa
PDF24Ja0 €JaNeinNeinNein
WISO MeinBüroNein (Testphase)Angebot: 4,50 € (regulär 9 €)JaJaJaNein
B2BrouterJa0 €JaJaNeinNein

Finom

Finom richtet sich an Selbstständige, Freiberufler:innen und Unternehmen, die E-Rechnungen direkt mit Banking und Buchhaltung verbinden wollen. Die Stärke liegt in der Kombination aus Geschäftskonto, Rechnungsstellung und DATEV-Anbindung in einem System.

Qonto

Qonto ist ähnlich aufgebaut, setzt den Fokus aber stärker auf Teamkonten und Ausgabenmanagement. Die Lösung passt vor allem, wenn mehrere Mitarbeitende Zahlungen, Karten und Rechnungen zentral verwalten sollen.

PDF24

PDF24 ist ideal für alle, die nur gelegentlich E-Rechnungen erstellen und keine zusätzliche Buchhaltungssoftware brauchen. Der Fokus liegt klar auf einem einfachen, kostenlosen Generator ohne weitere Finanzfunktionen.

WISO MeinBüro

WISO MeinBüro ist eher eine klassische Bürosoftware für Unternehmen, die neben E-Rechnungen auch Angebote, Buchhaltung und Kundenverwaltung an einem Ort organisieren möchten. Besonders sinnvoll bei wachsender Administration.

B2Brouter

B2Brouter ist spezialisiert auf den Austausch elektronischer Rechnungen über Netzwerke wie Peppol. Die Software eignet sich vor allem für Unternehmen mit vielen Geschäftskund:innen oder internationalem Rechnungsaustausch.

KI-Buchhaltung entdecken

Welche E-Rechnungssoftware passt zu Deinem Unternehmen?

Für Solo-Selbstständige und Freiberufler:innen: Wenn Du nur wenige Rechnungen pro Monat erstellst, genügt oft eine einfache E-Rechnungssoftware mit den wichtigsten Funktionen. Wichtig sind die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen im gesetzlich vorgeschriebenen Format sowie eine einfache Bedienung. Lösungen wie PDF24 oder Finom Solo eignen sich für einen unkomplizierten Einstieg.

Für Kleinunternehmen und wachsende Teams: Steigen das Rechnungsvolumen und die Anzahl der Nutzer:innen, sind zusätzliche Funktionen sinnvoll. Dazu gehören etwa Freigabeprozesse, Ausgabenverwaltung, Buchhaltungsschnittstellen oder die Verknüpfung mit dem Geschäftskonto. Finom und Qonto kombinieren E-Rechnungen mit Banking-Funktionen, während WISO MeinBüro den Schwerpunkt auf Buchhaltung und Büroorganisation legt.

FAQ

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Eine PDF-Rechnung ist zwar digital, zählt aber meist nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Für die automatische Verarbeitung und die Anforderungen der EN 16931 brauchst Du strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Welche Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können?

Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gilt eine stufenweise Einführung: Bis Ende 2026 bleiben auch PDF-Rechnungen möglich, 2027 gilt die Pflicht zunächst für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz. Ab 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen im Format EN 16931 versenden.

Kann ich eine E-Rechnung ohne spezielle Software erstellen?

Ja, einfache Tools wie PDF24 oder B2Brouter helfen Dir dabei, E-Rechnungen auch ohne umfassende Buchhaltungssoftware zu erstellen. Bei regelmäßigem Versand spart spezialisierte Software aber meist Zeit.

Schau Dir unsere anderen Artikel an:

Letzte Artikel