Die Übernachtungspauschale 2026 entscheidet darüber, wie viel Du bei Deiner Reisekostenabrechnung erstattet bekommst. Wer hier Fehler macht, verliert schnell Geld. Damit Dir das nicht passiert, findest Du hier alle aktuellen Beträge und Regeln kompakt erklärt.
Was ist die Übernachtungspauschale?
Die Übernachtungspauschale ist ein festgelegter Betrag für Unterkunftskosten bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit. Sie vereinfacht die Reisekostenabrechnung, weil Arbeitgeber:innen einen festen Betrag steuerfrei erstatten dürfen, ohne dass jede einzelne Hotelrechnung geprüft werden muss.
Für Selbständige und Unternehmer:innen gilt: Steuerlich kannst Du grundsätzlich die tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten ansetzen. Die Pauschale spielt vor allem bei der steuerfreien Erstattung durch Arbeitgeber:innen eine Rolle.
Wichtig: Die Pauschale deckt ausschließlich die Unterkunft ab. Verpflegungsmehraufwand und andere Reisekosten rechnest Du separat ab.
Übernachtungspauschale in Deutschland 2026
Auch 2026 bleibt die im Bundesreisekostengesetz geregelte Übernachtungspauschale in Deutschland unverändert bei 20,00 € pro Nacht gemäß § 7 BRKG.
Voraussetzung ist, dass tatsächlich eine beruflich veranlasste Übernachtung stattfindet.
Liegt Dein tatsächlicher Aufwand über 20,00 €, kannst Du statt der Pauschale die realen Kosten mit Rechnung als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend machen.
Wichtig zur Abgrenzung: Die Drei-Monats-Frist betrifft ausschließlich den Verpflegungsmehraufwand. Für Übernachtungskosten gilt keine zeitliche Begrenzung.
Übernachtungspauschale im Ausland 2026
Für Auslandsreisen gelten eigene Pauschbeträge. Die Höhe hängt vom jeweiligen Staat und teilweise von einzelnen Städten ab. Grundlage sind die vom Bundesministerium der Finanzen jährlich veröffentlichten Übernachtungspauschalen für Auslandsreisen.
Die aktuellen Werte für 2026 findest Du im BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten bei Auslandsreisen ab 1. Januar 2026.
Dort sind alle Länder und Städte mit den jeweils geltenden Übernachtungspauschalen aufgeführt.
Was ist der Vorteil der Übernachtungspauschale?
Die Übernachtungspauschale hat wesentliche Vorteile für Dienstreisende und Unternehmen. Die Abrechnung wird mit einer Pauschale deutlich einfacher und beschleunigt die Reisekostenerstattung.
Dienstreisende müssen keine einzelnen Hotelrechnungen einreichen und profitieren von einer vereinfachten steuerlichen Behandlung.
Was sind die Nachteile der Übernachtungspauschale?
Zugleich bietet die Übernachtungspauschale auch einige Nachteile. Im Ausland kann der tatsächliche Übernachtungspreis unter der Pauschale liegen. In diesem Fall erstatten Arbeitgeber:innen dennoch den festgelegten Betrag.
In Deutschland ist die Situation umgekehrt. 20,00 € pro Nacht decken in vielen deutschen Großstädten die tatsächlichen Unterkunftskosten nicht vollständig ab. Für Inlandsreisen lohnt es sich, die tatsächlich entstandenen Kosten mit Belegen erstatten zu lassen. Die Unternehmen selbst wählen oft diesen Weg, um ihre Attraktivität als Arbeitgeber:innen zu erhöhen.
Spezifische Regelungen für Selbständige
Selbständige können die Übernachtungspauschale nicht im Rahmen einer steuerfreien Arbeitgebererstattung nutzen. Stattdessen setzen sie bei beruflich veranlassten Auswärtsübernachtungen die tatsächlichen Unterkunftskosten mit Beleg als Betriebsausgaben an.
Steuerliche Behandlung und private Unterkunft
Steuerlich wird die Übernachtungspauschale wie folgt behandelt:
Zahlt die dienstreisende Person die Übernachtungskosten selbst, gelten diese als Werbungskosten in der Einkommensteuer. Wenn Arbeitgeber:innen einer dienstreisenden Person eine Übernachtungspauschale gewähren, wird der Betrag steuerfrei im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben ausgezahlt. Die steuerfrei erstattete Pauschale kann nicht zusätzlich als Werbungskosten geltend gemacht werden. Übersteigt die Erstattung die zulässige Pauschale, gilt der darüber hinausgehende Betrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Übernehmen Arbeitgeber:innen beruflich veranlasste Reisekosten, können sie diese als Betriebsausgaben steuerlich abziehen.
Eine Übernachtungspauschale kommt nur dann in Betracht, wenn tatsächlich Unterkunftskosten entstehen. Bei einer privaten Übernachtung bei Freund:innen oder Familienangehörigen greift die Übernachtungspauschale nicht. Stellen Arbeitgeber:innen die Unterkunft, entsteht kein Anspruch auf eine Übernachtungspauschale, da keine eigenen Übernachtungskosten anfallen.
Wie hoch ist die Übernachtungspauschale für Auslandsreisen in wichtigen Städten weltweit im Jahr 2026?
Nachfolgend findest Du eine Tabelle mit der Höhe der Übernachtungspauschale 2026 in wichtigen Ländern und Städten weltweit.
| Land | Pauschale 2026 |
Australien
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| Belgien |
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Brasilien
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China
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| Dänemark |
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Frankreich
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Indien
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| Israel |
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Italien
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Japan
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Kanada
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| Mexiko |
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| Niederlande |
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| Österreich |
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Polen
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| Schweden |
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Schweiz
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| Singapur |
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Spanien
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Südafrika
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| Tschechische Republik |
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Türkei
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| Vereinigte Arabische Emirate |
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Vereinigte Staaten von Amerika (USA)
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Vereinigtes Königreich
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Praktische Tipps zur Anwendung
Damit die Übernachtungspauschale reibungslos angewendet wird, solltest Du einige praktische Hinweise beachten.
- Damit es nicht zu einer doppelten steuerlichen Berücksichtigung kommt, darf eine steuerfrei erstattete Übernachtungspauschale nicht zusätzlich als Werbungskosten oder Betriebsausgabe angesetzt werden.
- Wichtig ist außerdem, alle Belege für Übernachtungen, Fahrt- und Flugkosten sowie sonstige Ausgaben zu sammeln. So kannst Du diese in Deiner Einkommensteuererklärung berücksichtigen. Auf der Dienstreise solltest Du diese stets sorgfältig aufbewahren.
- Schließlich sollte jedes Unternehmen klare Regelungen schaffen, was die Übernachtungspauschale betrifft. So vermeidest Du Missverständnisse und Unzufriedenheit bei Deinen Mitarbeiter:innen.
Halte Deine Mitarbeiter:innen über die geltenden Pauschbeträge auf dem Laufenden und informiere sie über die Abrechnungsprozesse. Transparente Regelungen tragen zu einem positiven Arbeitsklima bei und erhöhen die Zufriedenheit Deiner Mitarbeiter:innen.
Wenn Du oder Deine Mitarbeiter:innen auf der Suche nach einer zuverlässigen Lösung für das Spesenmanagement sind, könnt Ihr Euch an Finom wenden. Finom bietet virtuelle und physische Debitkarten mit Cashback-Optionen an, mit denen Ihr auch internationale Zahlungen tätigen könnt.
FAQ
Wann kann man die Übernachtungspauschale absetzen?
Die Übernachtungspauschale kann im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit steuerfrei von Arbeitgeber:innen erstattet werden. Erstatten Arbeitgeber:innen weniger als die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten, kannst Du die Differenz mit Beleg als Werbungskosten geltend machen.
Übersteigt die Erstattung die zulässige Pauschale, gilt der darüber hinausgehende Betrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Wann kann man eine Übernachtungspauschale für das Ausland in Anspruch nehmen?
Die Übernachtungspauschale im Ausland gilt bei beruflich veranlassten Reisen außerhalb Deutschlands. Maßgeblich sind die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlichten Übernachtungspauschalen für Auslandsreisen. Die Höhe hängt vom jeweiligen Land und teilweise von einzelnen Städten ab.
Was ist in der Übernachtungspauschale enthalten?
Die Übernachtungspauschale deckt ausschließlich die reinen Unterkunftskosten ab. Verpflegung, Fahrtkosten und sonstige Reisekosten werden separat berücksichtigt, entweder über entsprechende Pauschbeträge oder über die tatsächlichen Kosten mit Beleg.
Wem steht die Übernachtungspauschale zu?
Die Übernachtungspauschale steht Arbeitnehmer:innen zu, die im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte übernachten. Eine Mindestdauer von 24 Stunden ist dafür nicht erforderlich. Entscheidend ist die tatsächliche Übernachtung.
Selbständige und Freiberufler:innen setzen stattdessen ihre tatsächlichen Unterkunftskosten als Betriebsausgaben an.
Wo wird die Übernachtungspauschale in der Steuererklärung eingetragen?
Arbeitnehmer:innen tragen selbst getragene Übernachtungskosten in der Anlage N im Bereich „Werbungskosten“ unter „Reisekosten bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit“ ein. Die konkrete Zeilennummer kann je nach Steuerjahr variieren. Steuerfrei erstattete Beträge durch Arbeitgeber:innen müssen dabei berücksichtigt werden.
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