Stundenzettel Vorlage: Was müssen Sie über die Arbeitszeiterfassung wissen?

Was ist ein Stundenzettel?

Ein Stundenzettel ist ein Dokument, das Arbeitszeit aller Arbeitnehmer*innen während eines bestimmten Abrechnungszeitraums erfasst. Deutsche Arbeitgeber müssen nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) genaue Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitszeiten aller ihrer Beschäftigten führen.

Der Stundenzettel dient folgenden Zwecken:

• Berücksichtigung der von jedem Arbeitnehmer tatsächlich geleisteten oder versäumten Arbeitsstunden, auf deren Grundlage die Buchhaltung die Löhne und sonstigen Zahlungen berechnet
• Überwachung der Einhaltung der Arbeitszeiten
• Beschaffung spezifischer Daten über die Arbeitszeit, die für die Erstellung von Statistiken verwendet werden

Bestandteile einer Stundenzettel Vorlage 

Der ausgefüllte Stundenzettel muss die folgenden Angaben enthalten:

• Name des Mitarbeiters: Auf dem Stundennachweis sollte der volle Name jedes Mitarbeiters angegeben sein.
• Datum und Tag der Woche: Jeder Arbeitstag sollte separat aufgeführt werden.
• Arbeitsbeginn und Arbeitsende: In diesem Abschnitt sollten die genauen Uhrzeiten angegeben werden, zu denen der Arbeitnehmer seine Arbeit begonnen und beendet hat.
• Pausen- und Ruhezeiten: Pausenzeiten werden nicht als Arbeitszeit angerechnet. Ihre Dauer muss eindeutig mit der Geschäftsleitung vereinbart und auch auf dem Stundenzettel angegeben werden. 
• Tätigkeitsbeschreibung oder Projektbezug: Auch die Position des Mitarbeiters sollte angegeben werden. In einigen Fällen kann auch eine kurze Beschreibung der Art der ausgeführten Arbeit erforderlich sein.
• Unterschrift des Mitarbeiters und des Vorgesetzten

Unten sehen Sie ein Beispiel für einen Stundenzettel:

Sie können sich auch unsere vollständige Vorlage herunterladen und kostenlos verwenden.

Arten von Stundenzettel Vorlagen

Im Internet gibt es eine große Anzahl von Arten von Stundenzettel-Vorlagen. Diese lassen sich in zwei Gruppen einteilen.

Manuelle Stundenzettel 

Diese Stundenzettel-Vorlagen auf Papier, die Sie ausdrucken können, sind eine gute Option für Mitarbeiter, die während des Arbeitstages keinen Zugang zu einem Computer haben. Wenn die Arbeitnehmer in Ihrem Unternehmen manuelle Stundenzettel ausfüllen müssen, sollten die Eintragungen mit einem Kugelschreiber, Filzstift oder einem ähnlichen Schreibgerät erfolgen, das nicht gelöscht oder radiert werden kann.

Es ist auch möglich, die Stundenzettel manuell mit Hilfe einer Excel-Vorlage auszufüllen. Dies ist ein einfaches Instrument, das jeder Mitarbeiter leicht verwenden kann. 

Elektronische Stundenzettel

Während manuelle Stundenzettel-Vorlagen praktisch sind und oft in kleineren Unternehmen verwendet werden, ist es in größeren Unternehmen ratsam, professionelle Software oder Anwendungen zu verwenden. Elektronische Stundenzettel vereinfachen die Abläufe erheblich und sparen Zeit, die für wichtigere Dinge genutzt werden kann. 

Für die elektronische Stundenzettel-Erstellung gibt es verschiedene Softwareoptionen. Einige sind bereits in HR-Management-Software oder Arbeitszeitrechner integriert und erfordern keine zusätzlichen Investitionen.

Es gibt auch kostenpflichtige Optionen, die in der Regel aber nicht allzu kostenaufwendig sind. Normalerweise kosten sie etwa 2 bis 3 Euro pro Monat. 

Vorteile der Verwendung einer Stundenzettel Vorlage

Die Verwendung einer Stundenzettel-Vorlage hat viele Vorteile. Neben der korrekten Abrechnung können Sie bei Bedarf zusätzliche Inhalte hinzufügen.

Hier die wichtigsten Vorteile der Erstellung von Stundenzetteln:

• Genauigkeit der Arbeitszeiterfassung
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• Grundlage für Lohnabrechnung und Arbeitszeitnachweise
• Leistungsbewertung
• Aufzeichnung von Überstunden
• Abrechnung von Urlaub und Abwesenheit

Nachteile von Stundenzetteln

Trotz der vielen Vorteile haben Stundenzettel auch Nachteile. Hier sind einige davon:

• Hoher Aufwand und eingeschränkte Übersicht
• Manipulationsanfälligkeit
• Mangelnder Datenschutz
• Fehlende Automatisierung

Gesetzliche Vorschriften 

Am 13. September 2022 wurde das Urteil des Bundesgerichtshofs (Az. 1 ABR 22/21), das auf der Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 beruht, bestätigt: Bis auf wenige Ausnahmen müssen alle Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten erfassen.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Baugewerbe
• Restaurants
• Herbergen
• Spedition
• Transport und Logistik
• forstwirtschaftliche Unternehmen
• Gebäudereinigungsunternehmen
• Messebau
• Fleischindustrie
• u.a.

Nach derzeitigem Stand wird das neue Arbeitszeitgesetz elektronische Stundenzettel vorschreiben. Ausnahmen sollen für kleine Unternehmen mit bis zu 10 Beschäftigten gemacht werden oder wenn die Tarifvertragsparteien eine andere Methode der Arbeitszeiterfassung vereinbart haben.

Trotz des Beschlusses aus dem Jahr 2022 gibt es in Deutschland derzeit keine bundeseinheitliche gesetzliche Regelung der Arbeitszeiterfassung. Der Gesetzgeber ist noch dabei, diese in entsprechende Regelungen umzusetzen.

Fazit

Jedem Arbeitnehmer sollte eine korrekte und faire Methode der Zeiterfassung zur Verfügung stehen, unabhängig von seinem Beruf. Sie dient in erster Linie dem Schutz der Arbeitnehmer und ihrer Rechte - nicht nur, um Überstunden aufzuzeichnen, sondern auch, um sicherzustellen, dass die vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden. 

Sie müssen dieser Verpflichtung nachkommen und es ermöglichen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen können, wofür Sie verschiedene Möglichkeiten haben: über einen Stundenzettel, über ein Terminal oder digital über eine Software oder ein Online-Tool.

Bei digitaler Zeiterfassung spielen auch Datensicherheit und -schutz eine wichtige Rolle. Relevant ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), da es sich bei Arbeitszeiten um besonders schützenswerte personenbezogene Daten handelt. 

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist der Arbeitgeber verpflichtet, Aufzeichnungen der Arbeitszeit mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren. Nach der Datenschutzgrundverordnung muss die Speicherung so erfolgen, dass kein Dritter oder Unbefugter Zugang zu diesen Informationen hat.

FAQ

Sind Stundenzettel verpflichtend?

Die Erfassung der Arbeitszeit ist für alle Arbeitsverhältnisse verpflichtend - und zwar EU-weit. Das hat der Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) im Jahr 2019 entschieden. Auch in Deutschland ist diese Vorschrift seit 2022 in Kraft und wird nach dem aktuellen Entwurf 2024 um eine Pflicht zur elektronischen Umsetzung ergänzt. Diejenigen, die diese bereits umgesetzt haben, profitieren nun davon.

Wann muss ein Stundenzettel geführt werden?

Stundenzettel müssen täglich an Arbeitstagen ausgefüllt werden. In der Regel füllen die Arbeitnehmer die Stundenzettel selbst aus. Ihr Arbeitgeber stellt Ihnen das entsprechende Dokument oder Werkzeug zur Verfügung.

Was ist bei der Arbeitszeiterfassung per Stundenzettel zu beachten?

Mitarbeiter müssen die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden genau angeben. Folgende Angaben müssen auf dem Stundenzettel enthalten sein: Name, Datum, Ort, Arbeitsbeginn und -ende, Pausenzeit und tägliche Arbeitszeiten.

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