Telefonkosten – Steuer bezahlen oder sie absetzen? Von Schreibwaren und Telefonrechnungen bis hin zu Computersoftware und Reisekosten – jedes Unternehmen hat Gemeinkosten zu bewältigen. Falls Sie als Freiberufler, Selbständiger oder Kleinunternehmer von zu Hause aus arbeiten, können Sie diese Kosten über die Betriebsausgaben steuerlich geltend machen, was dazu beiträgt, dass Ihr Unternehmen steuereffizienter bleibt, indem Sie Ihren Gewinn und Ihre Steuerzahlung reduzieren. Man kann nämlich Telefonkosten als Werbungskosten geltend machen. Hier erfahren Sie, wie das genau funktioniert und worauf Sie achten müssen. Telefon- und Internetkosten werden zusammen als Telekommunikationskosten bezeichnet, und die gute Nachricht ist, dass sie von der Steuer abgesetzt werden können.
Internet- und Telefonkosten Steuer: So können Sie sie absetzen
Die meisten Unternehmen müssen Telefongebühren bezahlen, aber sind Telefonkosten steuerlich absetzbar? Sind Telefonkosten steuerlich absetzbar? Nutzen Sie beispielsweise Ihr eigenes Smartphone für geschäftliche Gespräche, können Sie diese Kosten als Werbungskosten absetzen. Darin enthalten sind auch die Kosten für die Internetverbindung. Wie kann man sonst E-Mails versenden, online recherchieren oder Excel-Tabellen bearbeiten?
Als Telefongebühren können der berufliche Anteil der Grundgebühr und beruflichen Gesprächsgebühren abgesetzt werden. Dies gilt für Festnetzgeräte und Handys. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, Ihre Ausgaben von Ihren Steuern abzuziehen.
Wie viel Prozent der Telefonkosten können abgesetzt werden? Die erste Variante ist, dass die Telefonkostenpauschale in Höhe von 20% über das Verfahren der Steuererklärung abgeführt werden kann. Als zweite Variante steht Ihnen zur Verfügung, die entstandenen Telefonkosten mit Nachweis beim jeweiligen Finanzamt einzureichen.
Eine viel schnellere und einfachere Möglichkeit, Ihre Geschäftsausgaben zu verfolgen, ist ein spezielles Tool zur Steuererklärung für Freiberufler, Kleinunternehmer und Selbstständige wie Finom. Mit Finom können Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben führen und automatisch Ihre Steuerberichte mit diesen Daten erstellen. Mit der Integration von Finom haben Sie ein Geschäftskonto, Rechnungssoftware und Buchhaltungssoftware in einem. Eine Buchhaltungssoftware hilft Ihnen auch, die Daten Ihrer Ausgaben für die Erstellung von Gewinn- und Verlustberichten zu verwenden. Auf diese Weise sehen Sie, wie viel Sie in jeder Kategorie ausgeben, damit Sie einschätzen können, ob Sie Ihre Kosten in den Griff bekommen müssen oder ob Sie auf dem richtigen Weg sind. Sie können die Ausgaben in bestimmten Zeitintervallen aufschlüsseln, um zu erkennen, wie sich die Ausgaben ändern. Diese Berichte vereinfachen Berechnungen und zeigen gleichzeitig Ihre jährlichen Geschäftsausgaben. Vier verschiedene Finom-Pläne bieten verschiedene Vorteile für Unternehmen in Gründung, Selbständige/Freiberufler und Unternehmen.
Telefon- und Internetkosten als Pauschale von der Steuer absetzen
Wenn Telekommunikationskosten beruflich veranlasst sind, können Sie als Unternehmer pauschal 20% der Telefonkosten absetzen. Den Jahresdurchschnittsbetrag können Sie ganz einfach aus den Rechnungen in den Zeitraum von drei Monaten berechnen! Es können jedoch nur maximal 20 Euro pro Monat (240 Euro im Jahr) abgezogen werden. Falls Telefonkosten sich ändern, kann man durchschnittlich drei zusammenhängende Monate in verrechnen. Diesen Steuervorteil können nur bestimmte Berufsgruppen in Anspruch nehmen.
Beispiel: Julia hat eine private Telefon- und Internetrechnung für Juni, Juli und August bekommen, die ca. 80 €, 69 € und 74 € hoch waren. Über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten hinweg kann Julia ihre Internet- und Telefonkosten in der Steuererklärung mit einem Abzug von 178,32 Euro geltend machen.
80 € + 69 € + 74 € = 223 €
223€ / 3 Monate x 20 % = 14,86 €
14,86 € x 12 Monate = 178,32 € (unter der Grenze von 240 Euro)
Wenn die Internetnutzungsgebühren jedoch getrennt von Ihrer Telefonrechnung ausgewiesen werden oder Sie eine separate Internetrechnung von der Telefonrechnung erhalten, können Sie den Anteil der beruflichen Kosten zusätzlich zur Pauschale abziehen.
Internet- und Telefonkosten als Einzelnachweis steuerlich absetzen
Sie können beruflich veranlassten Kosten für einen repräsentativen Zeitraum von mindestens drei aufeinanderfolgenden Monaten ermitteln. Dieser wird dann als Basis für den gesamten Veranlagungszeitraum verwendet, muss aber jedes Jahr neu berechnet und überprüft werden. Auf Basis dieses Anteils an den Gesamtkosten können Sie die Telefongebühren von Ihrer monatlichen Rechnung abziehen. Dazu müssen Datum, Anlass, Dauer und Kosten des jeweiligen Vertrags erfasst werden. Für ausgehende geschäftliche Anrufe verwenden Sie dazu am besten eine detaillierte Aufzeichnung, die Sie von der Telefongesellschaft erhalten können. Da eine solche Abrechnung eine lange Zeit in Anspruch nimmt, ist dies nur sinnvoll, wenn die Telefon- und Internetkosten hoch sind und viele geschäftliche Anrufe von einem privaten Telefon getätigt werden. Bei dieser Variante gibt es keinen Maximalwert, der eingehalten werden muss.
Ein Telekommunikationsgerät nur für berufliche Nutzung verwenden
Wenn Sie ein Telekommunikationsgerät ausschließlich für geschäftliche Zwecke nutzen, d.h. mindestens 90 % der Zeit, können Sie den Gesamtbetrag der Ausgaben absetzen, da es sich um eine Erwerbstätigkeit handelt. Die Anschlusskosten werden dann nicht in die Berechnung des beruflichen Anteils der anderen Geräte eingerechnet.
Wenn Sie eine Ihrer Anschlussnummern nur für berufliche Gespräche verwenden, benötigen Sie dennoch einen individuellen Nachweis Ihrer geschäftlichen Telefongebühren.
Regelungen für Selbständige
Ähnliches gilt für Selbständige: Telefonkosten können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn mindestens 10 % der Nutzung beruflich erfolgt. Auch hier müssen Sie private und berufliche Gespräche trennen. Dies ist am einfachsten, wenn Sie separate Verbindungen und Abrechnungen haben. Ansonsten gilt, wie bei Arbeitnehmern, Ihre Einschätzung. Auch Selbständige können Internetkosten absetzen.
Wenn Sie Ihre Geräte mehr als 90 % der Arbeitszeit beruflich nutzen, sind die Betriebskosten voll abzugsfähig. Besitzen Sie beispielsweise zwei Rufnummern, aber nur einen Anschluss, müssen Sie die berufliche Nutzung dennoch nachweisen, ansonsten geht das Finanzamt immer von einem 50-50-Verhältnis aus.
Was genau kann steuerlich geltend gemacht werden?
In der Einkommensteuererklärung können verschiedene Ausgaben angegeben werden:
- Mietkosten für Telefon, Fax usw.
- Verbindungskosten, Einrichtungsgebühr für Geräte oder Internetverbindung
- Grundgebühr
- Anrufkosten
- Pauschalgebühr
- Kaufpreis der Telefonanlage, Smartphone usw.
- Bei Anschaffungskosten über 410 € (zzgl. MwSt.) kann nur ein Teil der Anschaffungskosten pro Jahr abgezogen werden (Abschreibung)
- Reparaturkosten
Fazit
Es ist wichtig zu wissen, wie sich Ausgaben auf Ihren Gewinn und Ihre Steuerbelastung auswirken. Kurz gesagt, gültige Betriebsausgaben reduzieren Ihren Gewinn und ermöglichen Ihnen folglich, weniger Steuern zu zahlen. Alle Unternehmen, insbesondere Kleinunternehmer, sollten ihre beruflichen Kosten verfolgen, um alle Abzüge bei der Einreichung der Gewerbesteuer richtig zu erfassen. Wie so oft in Deutschland sind Ordnung und Dokumentation der Schlüssel zum Nachweis jedes Abzugs, den Sie in Ihren Steuerformularen geltend machen können.
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