Ein Handelsregistereintrag ist für Kaufleute und die meisten Handels- und Kapitalgesellschaften Pflicht, für Kleingewerbetreibende freiwillig möglich. Hier erfährst Du, wer sich 2026 eintragen lassen muss, wie die Anmeldung über ein Notariat funktioniert und welche Kosten entstehen.

Inhalt

Was ist ein Handelsregistereintrag?

Das Handelsregister ist ein öffentliches, elektronisches Register beim Registergericht. Es erfasst unter anderem Firma, Sitz, Rechtsform, Vertretungsberechtigte und gegebenenfalls das Stammkapital. Änderungen dieser Daten müssen ebenfalls zur Eintragung angemeldet werden. Das Register hat zwei Abteilungen: HRA für Einzelkaufleute und Personenhandelsgesellschaften, HRB für Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG.

Abzugrenzen ist die Gewerbeanmeldung: Wenn Du ein Gewerbe anmeldest, meldest Du die Tätigkeit bei der Gemeinde an. Der Handelsregistereintrag macht Dein Unternehmen dagegen als Kaufmann beziehungsweise Gesellschaft rechtlich sichtbar. Beides kann parallel nötig sein.

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Wer muss sich ins Handelsregister eintragen lassen?

Ob Du Dein Einzelunternehmen eintragen musst, hängt von Art und Umfang des Betriebs ab. Erfordert er eine kaufmännische Einrichtung, gilt er nach § 1 HGB als Handelsgewerbe. Eine feste Umsatzgrenze gibt es nicht. Kleingewerbetreibende können sich nach § 2 HGB freiwillig als e. K. eintragen lassen. Damit gelten grundsätzlich die kaufmännischen Vorschriften. Die Tabelle zeigt die Eintragungspflicht nach Rechtsform:

RechtsformEintragungspflicht
Freiberufler:innenNein, bei freiberuflicher Einzelbetätigung
Kleingewerbe / EinzelunternehmenFreiwillig bei Kleingewerbe, verpflichtend bei Handelsgewerbe nach § 1 HGB
Eingetragener Kaufmann (e. K.)  Ja
GbRKeine Eintragung als GbR, freiwillig als eGbR ins Gesellschaftsregister, bei Handelsgewerbe gelten die Regeln der OHG
OHG / KGJa
UG (haftungsbeschränkt) Ja
GmbH Ja
AGJa

Die Eintragung als eGbR ist grundsätzlich freiwillig. Für bestimmte Vorgänge, etwa die Eintragung der GbR als Eigentümerin ins Grundbuch, wird sie jedoch vorausgesetzt.

Handelsregistereintrag beantragen: Ablauf, Unterlagen und Dauer

Handelsregistereintrag Schritt für Schritt

  1. Rechtsform und Firmennamen prüfen: Deine Firma muss sich von eingetragenen Firmen am selben Ort deutlich unterscheiden. Eine Vorprüfung durch die IHK hilft, ersetzt aber keine Markenrecherche.
  2. Erforderliche Unterlagen zusammenstellen: Was Du brauchst, hängt von der Rechtsform ab.
  3. Anmeldung notariell beglaubigen lassen: Im zugelassenen Online-Verfahren geht das auch per Videokonferenz.
  4. Elektronische Übermittlung: Das Notariat sendet die Anmeldung an das Registergericht.
  5. Prüfung und Eintragung durch das Registergericht: Danach ist Dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen.

Welche Unterlagen werden für den Handelsregistereintrag benötigt?

Das Notariat prüft die Identität der anmeldenden Personen und erstellt die elektronische Handelsregisteranmeldung. Was das Registergericht sonst verlangt, hängt von der Rechtsform ab. Einzelkaufleute kommen meist mit der beglaubigten Anmeldung aus. Bei einer GmbH sind Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste und vorgeschriebene Erklärungen erforderlich. Die Geschäftsführerbestellung muss zusätzlich nachgewiesen werden, sofern sie nicht im Gesellschaftsvertrag steht.

Einen förmlichen Bankeinzahlungsbeleg musst Du nicht zwingend einreichen: Die Geschäftsführer:innen versichern nach § 8 Abs. 2 GmbHG die ordnungsgemäße Kapitalaufbringung. Nur bei erheblichen Zweifeln fordert das Gericht weitere Nachweise an.

GmbH ins Handelsregister eintragen: Besonderheiten

Die GmbH hat ein Mindeststammkapital von 25.000 €. Bei einer Bargründung müssen vor der Anmeldung mindestens 12.500 € eingezahlt sein, auf jeden bar zu leistenden Geschäftsanteil mindestens ein Viertel. Bei Sacheinlagen gelten andere Anforderungen.

Die Anmeldung erfolgt durch sämtliche Geschäftsführer:innen in öffentlich beglaubigter Form über ein Notariat. Das Gericht prüft die Gründungsvoraussetzungen. Erst mit der Eintragung entsteht die GmbH als juristische Person, vorher besteht eine GmbH in Gründung. Wer vor der Eintragung im Namen der Gesellschaft handelt, kann nach § 11 Abs. 2 GmbHG persönlich und gesamtschuldnerisch haften.

Wie lange dauert ein Handelsregistereintrag?

Die Bearbeitungsdauer hängt vom zuständigen Registergericht ab. Vollständige und beanstandungsfreie Anmeldungen können in wenigen Werktagen erledigt sein. Rückfragen zum Firmennamen, fehlende Unterlagen oder angeforderte Nachweise verzögern das Verfahren. Notartermin, Gesellschaftsvertrag und gegebenenfalls die Kapitaleinzahlung fallen zusätzlich in die Vorbereitungszeit.

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Handelsregistereintrag: Kosten 2026

Für den Handelsregistereintrag zahlst Du Gerichts- und Notargebühren. Bei einer GmbH oder UG mit Bareinlagen sind es dafür 300 €. Für die bei der Gründungsanmeldung eingereichte Gesellschafterliste fallen keine gesonderten Gebühren an. Erst wenn Du später nach einem Gesellschafterwechsel eine aktualisierte Liste einreichst, berechnet das Gericht 60 €. Das Musterprotokoll gilt bereits als Gesellschafterliste und kann zudem Notarkosten sparen.

Notarkosten, Auslagen und gegebenenfalls Umsatzsteuer fallen zusätzlich an. Weitere Vorgänge, etwa Sacheinlagen, können die Kosten erhöhen. Die Registerbekanntmachung erfolgt elektronisch.

Prüfe Zahlungsaufforderungen nach der Eintragung genau. Gefälschte Rechnungen für angebliche Registergebühren sind im Umlauf. Kontrolliere Absender, Zahlungsempfänger und IBAN, bevor Du zahlst.

Handelsregisternummer: Vergabe und Prüfung

Das Registergericht vergibt die Handelsregisternummer bei der Eintragung. HRA steht für Einzelkaufleute und Personenhandelsgesellschaften, HRB für Kapitalgesellschaften. Du findest die Nummer auf dem Registerauszug. Registerdaten kannst Du kostenlos online unter handelsregister.de abrufen. Registergericht und Nummer gehören bei Kapitalgesellschaften, eingetragenen Einzelkaufleuten und Personenhandelsgesellschaften auf die Geschäftsbriefe. Auch für geschäftliche Websites gelten Impressumspflichten.

FAQ

Kann man ein Einzelunternehmen ohne Handelsregistereintrag gründen?

Ja. Betreibst Du kein Handelsgewerbe, genügt die Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt. Freiberufler:innen brauchen ohnehin keinen Eintrag. Erst wenn Dein Betrieb kaufmännisch eingerichtet sein muss, wird die Eintragung Pflicht.

Gibt es eine Umsatzgrenze für die Handelsregisterpflicht?

Nein, das HGB nennt keine feste Euro-Grenze. Entscheidend sind Art und Umfang des Geschäftsbetriebs. Bei Unsicherheit hilft eine Einschätzung durch die IHK.

Kann man einen Handelsregistereintrag ohne Notar:in beantragen?

Ohne Notar:in geht es nicht. Die Anmeldung muss nach § 12 HGB elektronisch und öffentlich beglaubigt erfolgen. Du musst aber nicht zwingend ins Notariat: Die Beglaubigung kann im zugelassenen Online-Verfahren auch per Videokonferenz stattfinden.

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