Creditnota: complete gids voor correcties in de boekhouding

Wat is een creditnota?

Een factuur is een officieel document in uw boekhouding. Als u een fout maakt bij het indienen, kunt u het niet zomaar aanpassen. Om uw originele factuur te corrigeren, moet u een creditnota maken.

Een creditnota wordt ook wel creditfactuur genoemd. Het is een officieel document dat u gebruikt om een eerder verstuurde factuur deels of volledig te annuleren. In veel gevallen wordt het gebruikt om fouten te corrigeren of een retourzending en korting te verrekenen.

Verschil tussen creditnota en factuur

Uit de creditnota betekenis hierboven leert u alvast dat er een verschil is tussen een factuur en een creditnota. Maar wat is een factuur? En waar zitten de verschillen?

Voor elke transactie die u met een klant uitvoert, moet u een gewone factuur opstellen. U vermeldt welke diensten of producten u levert en hoeveel dit kost. Een creditfactuur daarentegen, bouwt verder op dit document. U herkent het aan enkele punten:

1. Benoeming als creditfactuur
2. Vermelding oorspronkelijk factuurnummer
3. Negatieve bedragen
4. Reden van correctie als omschrijving

Verder is een creditnota gelijk aan een factuur. Het omgekeerde is een debetnota, wanneer u het te betalen bedrag moet verhogen.

Redenen voor het maken van een creditnota

Eerder haalden we al aan dat u een creditnota opstelt om een fout gemaakt factuur te verbeteren. Bijvoorbeeld, u noteerde als rechtspersoon een verkeerde datum, vernoemde een foutief activa of vergiste zich in het aantal werkuren.

Maar dit is lang niet de enige reden waarom een bedrijf een creditnota uitgeeft. Enkele andere redenen zijn:

• Retourzending: uw klant stuurt een of meerdere producten terug.
• Schade of defect: een goed is beschadigd of werkt niet, of door uw dienst heeft de klant schade opgelopen.
• Korting: u geeft korting nadat u al een factuur hebt opgemaakt.
• Retour van statiegeld materiaal: door verpakkingen terug te ontvangen, zoals pallets.
• Vervroegde betaling: als een klant vroeger betaald, kunt u hiervoor korting geven of interest kwijtschelden.
• Foutieve levering: er werden niet voldoende of verkeerde goederen geleverd.

In al deze gevallen hebt u de keuze om een kleine of grote wijziging op de factuur toe te passen met uw creditnota. Dat wil zeggen het bedrag voor een deel of geheel kwijt te schelden. Het is belangrijk om fouten in een rekening zo snel mogelijk te corrigeren om de nauwkeurigheid van de financiële gegevens van de аctiva te waarborgen en eventuele problemen te voorkomen.

Hoe maakt u een creditnota?

Iedereen maakt weleens een foutje, daarom is het belangrijk om te weten hoe u zo’n creditnota opstelt.

Gaat u een creditnota maken, zorg er ditmaal dan wel voor dat alle informatie correct en duidelijk is. Met deze stappen vergeet u niets en komt u niet in de problemen met de Belastingdienst.

1. Vervang het woord ‘Factuur’ met ‘Creditfactuur’.
2. Zorg voor een uniek nieuw factuurnummer.
3. Vermeld de nummer en datum van de factuur die u corrigeert.
4. Geef een negatief bedrag op met een minteken ervoor.
5. Specificeer de reden van de creditnota als omschrijving.

Zo ziet u maar, creditfacturen maken is niet zo moeilijk. Denk er wel aan dat deze creditnota niet afzonderlijk gezien kan worden. Alleen samen met de eerdere factuur vormen ze het nieuwe exemplaar.

Vereisten voor een creditnota

Een creditnota moet aan dezelfde vereisten voldoen als een normale factuur. Afgezien van wat we hierboven vermeldden, volgt u de factuureisen zoals de Belastingdienst deze stelt. U volgt dus deze formele eisen en wettelijke structuur om rechtsgeldig te zijn:

• Identificatie van beide partijen met naam en adres
• Btw-nummer
• KVK-nummer (indien ingeschreven)
• Datum van uitgifte
• Uniek factuurnummer
• Factuuromschrijving
• Nummer van het eerste factuur
• Geleverde producten of diensten met prijs
• Btw-specificatie
• Totaalbedrag exclusief en inclusief btw
• Leveringsdatum of datum van de vooruitbetaling

Deze eisen kunnen verschillen afhankelijk van uw bedrijf en het totaalbedrag. Bij een factuur van € 100 of minder hoeft u bijvoorbeeld niet al deze gegevens te vermelden. Doet u zaken met het buitenland, dan zult u ook andere informatie moeten voorzien.

Creditnota voorbeeld

Mocht het toch nog onduidelijk zijn, dan kunt u deze creditnota voorbeeld bekijken voor meer duidelijkheid.

Denk eraan dat op een creditnota de bedragen negatief zullen zijn. Bovenaan kunt u het beste vermelden dat het om een creditfactuur gaat. Hoewel dit niet verplicht is, geeft dit duidelijkheid aan de ontvanger en voor uw eigen boekhouding.

Creditnota en btw

Wanneer u crediteert, wil u natuurlijk weten hoe het zit met uw btw-aangifte. Het kan zijn dat u de btw al hebt afgedragen. Dan hoopt u de btw te kunnen terugvorderen. Dus hoe zit dat?

Om te beginnen is het belangrijk om de btw duidelijk te vermelden op uw creditnota. Zo zullen beide partijen het juiste bedrag aan de belastingen rapporteren.

Daarnaast zijn er twee mogelijkheden:

• De factuur en creditnota zijn beide in dezelfde periode opgesteld. De bedragen heffen elkaar op bij declaratie en u betaalt direct het juiste bedrag.
• De factuur en creditnota zijn in verschillende perioden opgesteld. In dit geval moet u eerst de btw betalen zoals beschreven op de originele factuur. In de volgende periode kunt u de btw terugvragen.

Volg deze regeling om problemen met de Belastingdienst te voorkomen. Als u uw btw-verplichtingen niet nakomt, krijgt u te maken met een naheffingsaanslag. U ontvangt dan een boete voor betaalverzuim van 3% voor minimaal € 50 en maximaal € 5.514.

Conclusie

Als ondernemer en ZZP’er is het belangrijk om te begrijpen wat een creditnota is. Wie zelf de boekhouding doet, krijgt vroeg of laat weleens te maken met een fout, retour of andere reden van terugbetaling.

Om het simpel te stellen, zijn creditnota’s negatieve facturen. U gebruikt ze om een eerder opgestelde factuur te corrigeren. Zo houdt u uw boekhouding accuraat en voldoet u aan de belastingverplichting.

Lees verder in onze andere artikelen:

• BTW-nummer: wat is een btw-identificatienummer (btw-id)?
• SBI-code — wat is een SBI-code?
• Statuten: wat zijn statuten en hoe stelt u ze op? 
• De stichting: alles over de oprichting, kenmerken en voor- en nadelen
• Wat is een omzetbelastingnummer?