Statuten: wat zijn statuten en hoe stelt u ze op?

Statuten zijn officiële documenten die interne regels, het handvest en bepalingen van een bedrijf bevatten. Ze helpen bij het beheren van de organisatie. In dit artikel wordt informatie gegeven over statuten, hun invloed op de bedrijfsactiviteiten en hun algemene belang.

Wat zijn statuten?

Hier is een korte uitleg van de betekenis van statuten: statuten zijn een reeks juridische documenten. Ze zijn nodig voor het organiseren van de bedrijfsactiviteiten. Statuten bevatten gedetailleerde regels en bepalingen die de doelen van de onderneming, de besluitvormingsprocedures en de rechten en plichten van de leden en het management vaststellen. Daarnaast regelen ze verschillende juridische procedures, zoals de benoeming van directeuren, het houden van algemene ledenvergaderingen en de winstverdeling. 

Statuten worden aangevuld met een huishoudelijk reglement. Dit stelt meer gedetailleerde regels voor het dagelijks beheer en de procedures vast.

Het juridische kader van statuten

Bepaalde rechtspersonen die in ons land zijn geregistreerd, moeten statuten hebben. Deze rechtspersonen zijn een Naamloze Vennootschap, een Besloten Vennootschap, verenigingen en stichtingen. De statuten moeten informatie bevatten over de naam van de rechtspersoon, de structuur, het adres, de doelen, aandeelhouders en directeuren.

Zo moeten bij de registratie van een bedrijf bij de Kamer van Koophandel en het verkrijgen van een KvK-nummer, de statuten worden verstrekt. Deze moeten bij de overheidsinstanties worden geregistreerd en zijn openbaar toegankelijk. Dit toont aan dat de bedrijfsactiviteiten volledig legaal en transparant zijn.

Hoe statuten opstellen?

Dit is een van de veelgestelde vragen. Om statuten op te stellen, moet u een aantal belangrijke stappen volgen. Deze omvatten de volgende:

1. Eerst moet u het type, de structuur en de doelen van de organisatie bepalen.
2. Vervolgens moet een notaris de statuten correct opstellen.
3. Daarna moeten de statuten bij de KvK worden geregistreerd.

In het algemeen moeten de statuten de volgende informatie over het bedrijf bevatten:

• Naam
• Adres
• Doelen
• Soort activiteit
• Directeuren en aandeelhouders
• Besluitvormingsregels

Bij het opstellen van statuten voor een bv, nv, vereniging en stichting of welke andere rechtsvorm dan ook, moet u zich aan de volgende regels houden. De statuten dienen overeen te komen met de nationale wetgeving van Nederland. Ze leggen de managementstructuur van de organisatie vast en omvatten regels omtrent het lidmaatschap. Voor de opmaak is een notariële akte vereist. In de statuten is informatie opgenomen over de doelstellingen van de organisatie, alsook over de mogelijkheden tot wijziging en liquidatie.

Daarnaast heeft de statuten van elke rechtsvorm zijn eigen kenmerken:

• Bv (Besloten Vennootschap) en nv (Naamloze Vennootschap): statuten voor deze soorten bedrijven moeten zo gedetailleerd mogelijk zijn en zijn onderhevig aan strengere regels. Ze moeten onder meer informatie bevatten over de regels voor aandelen, aandeelhoudersvergaderingen, benoeming en ontslag van leiders, winstverdeling, enzovoort.
• Stichting: de statuten moeten informatie bevatten over doelen van liefdadigheid of sociale missie.
• Vereniging: statuten van een vereniging bevatten doorgaans gedetailleerde informatie over lidmaatschap, algemene vergadering en besluitvorming.

Wijziging en bijwerking van statuten

Soms veranderen de behoeften binnen een bedrijf, waardoor het nodig kan zijn om bestaande statuten te wijzigen. Wat zijn de meestvoorkomende redenen hiervoor? Laten we ze hieronder bekijken:

• Naamsverandering van het bedrijf
• Verandering van het bedrijfsadres
• Wijziging in de managementstructuur
• Aanpassing aan nieuwe wettelijke vereisten
• Veranderingen in interne processen

Hoe wijzigt u statuten? U moet de volgende procedure volgen:

1. Besluitvorming over de wijzigingen: voordat u statuten opstelt of wijzigt, moet u een vergadering en stemming houden. Daar moet het besluit een bepaald percentage van de stemmen behalen.
2. Een nieuwe versie ontwikkelen: de nodige wijzigingen moeten in de statuten worden aangebracht.
3. Naar de notaris gaan: alle statuten zijn een notariële akte. Volgens de wet moeten ze door een notaris worden goedgekeurd. Registratie van wijzigingen bij KvK: vervolgens moet u de wijzigingen opvragen bij de Kamer van Koophandel (KvK).

Praktijkvoorbeelden van statuten

Hier volgen enkele voorbeelden van statuten.

Statuten van een bv kunnen informatie bevatten over de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van directeuren en oprichters. Bovendien kunnen ze details bevatten over beperkingen op de overdracht van aandelen.

Daarentegen bevatten statuten van een onderlinge waarborgmaatschappij bepalingen over hoe leden deelnemen aan het beheer van het bedrijf en beslissingen nemen. Ze kunnen ook informatie bevatten over wederzijdse verzekering.

Voorbeeld van de statuten van de stichting

Een voorbeeld van een fictieve stichting in Nederland zou kunnen zijn:

Stichting Groen Nederland

Doelstelling:

De stichting heeft als hoofddoel het bevorderen van duurzaamheid en milieubewustzijn in Nederland. Dit omvat initiatieven zoals het aanplanten van bomen in stedelijke gebieden, het organiseren van educatieve programma's over recycling en afvalbeheer, en het samenwerken met lokale gemeenschappen om duurzame projecten te ondersteunen.

Bestuur:

• Voorzitter: Jan de Vries
• Secretaris: Fatima El Amrani
• Penningmeester: Pieter Bakker

Statuten:

De stichting wordt bestuurd door een bestuur bestaande uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Het bestuur kan worden uitgebreid met twee tot vier leden. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen in de bestuursvergadering. Bij staking van stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

Activiteiten:

• Organiseren van jaarlijkse boomplantdagen in verschillende steden.
• Samenwerkingen met scholen voor educatieve programma's over duurzaamheid.
• Partnerschappen met lokale bedrijven voor het sponsoren van groene initiatieven.

Fondsenwerving:

• De stichting werft fondsen door middel van donaties, subsidies en sponsoring door bedrijven.
• Organiseren van evenementen zoals benefietconcerten of -lopen om bewustzijn en fondsen te werven.

Financiën:

• Jaarlijkse financiële rapportage om transparantie en verantwoording te waarborgen.
• Gebruik van fondsen strikt in overeenstemming met de doelstellingen van de stichting.
• Kamer van Koophandel en ANBI-status:
• Geregistreerd bij de Kamer van Koophandel.
• Streven naar een ANBI-status (Algemeen Nut Beogende Instelling) om fiscale voordelen te verkrijgen en het voor donateurs aantrekkelijker te maken om bij te dragen.

Contactinformatie:

• Adres: Groene Weg 123, 1000 AB Amsterdam
• Telefoon: 020-1234567
• E-mail: email protected
• Website: www.groennederland.nl

Deze stichting zou zich richten op belangrijke milieu- en duurzaamheidskwesties in Nederland, met een sterke nadruk op gemeenschap betrokkenheid en onderwijs.

Juridische en fiscale implicaties van statuten

Statuten moeten zeer zorgvuldig en nauwkeurig worden opgesteld. Als dit wordt verwaarloosd, kunnen er verschillende gevolgen zijn:

• Beslissingen van het management kunnen ongeldig worden verklaard
• Juridische geschillen kunnen ontstaan
• Directeuren kunnen persoonlijke aansprakelijkheid dragen voor beslissingen
• Er kunnen problemen ontstaan bij de registratie van het bedrijf

Statuten zijn ook gerelateerd aan fiscale planning. Ze bepalen hoe de belastingen van het bedrijf en de dividenden worden geheven. Bovendien kunnen ze bepalingen bevatten over internationale belastingverplichtingen. En bij veranderingen in belastingwetgeving kan het nodig zijn om wijzigingen aan te brengen in de statuten.

Statuten: hulp en ondersteuning

Als u niet weet hoe u bijvoorbeeld statuten voor een stichting of een vereniging moet opstellen, zoek dan ondersteuning. Medewerkers van de KvK, notarissen, juridische adviseurs, brancheorganisaties en betrouwbare online bronnen kunnen u informeren over de onderwerpen die voor u van belang zijn.

Finom: aanvullende hulp

U kunt ook gebruik maken van de diensten van Finom om sommige administratieve zaken te vergeten en u te concentreren op wat voor u het belangrijkste is. De service biedt het aanmaken van een zakelijke rekening, hulp bij facturatie, uitgavenbeheer en enkele andere diensten. Bij gebruik van gratis virtuele en fysieke kaarten kunt u tot 3% cashback ontvangen.

Conclusie

Statuten zijn een cruciaal onderdeel van het management en de organisatie van een bedrijf. Goed opgestelde statuten zorgen voor duidelijkheid in het definiëren van de rollen en verantwoordelijkheden van alle sleutelfiguren in het bedrijf, inclusief directeuren, aandeelhouders en medewerkers.

Ze spelen ook een belangrijke rol in het voorkomen en reguleren van geschillen. Bovendien bepalen ze de procedures voor het houden van vergaderingen, stemmen en besluitvorming, wat zorgt voor effectief en legitiem bedrijfsmanagement.

U bent wellicht geïnteresseerd in andere artikelen op onze website:

• Wat is een omzetbelastingnummer?
• De eenmanszaak: wat is een eenmanszaak?
• Ondernemingsplan: wat staat erin en hoe maakt u het?