Factuurnummering bepalen: voorbeeld en waar het factuurnummer in te vullen

Als het gaat om een factuur, is het vermelden van factuurnummers van cruciaal belang. Eerst zal er verder worden ingegaan op wat een factuurnummer is. 

Wat is een factuurnummer?

Het factuurnummer is een unieke code die aan een factuur wordt toegekend. Het dient als identificatiemiddel, waardoor u uw facturen kunt onderscheiden en de orde in het boekhoudsysteem kunt garanderen.

Het is belangrijk om unieke opeenvolgende factuurnummers te gebruiken. Is het laatste factuurnummer van de laatste factuur 002, dan is het volgende factuurnummer 003. Dankzij de opeenvolgende nummers is er een efficiënte boekhouding waarin facturen snel terug te vinden zijn.

Waarom is een factuurnummer nodig?

Het factuurnummer is een belangrijk onderdeel van het boekhoudsysteem en niet slechts een reeks tekens. Ledere boekhouding heeft zijn eigen manier van nummering. Hieronder staan ​​enkele redenen waarom er een factuurnummer nodig is:

1. Administratieve efficiëntie: In de eerste plaats zorgt het factuurnummer voor administratieve efficiëntie. Hiermee kan men bijvoorbeeld eenvoudig financiële documenten organiseren en ordenen.
2. Juridische geldigheid: Het factuurnummer geeft rechtskracht aan het document. Zo bevestigt het de authenticiteit ervan en verzekert het de legitimiteit van de transactie.
3. Belastingdoeleinden: Voor de Belastingdienst is de aanwezigheid van deze unieke opeenvolgende factuurnummers noodzakelijk bij het verwerken van transacties, het berekenen van belastingen en het uitvoeren van controles.
4. Voor het traceren van betalingen: Het factuurnummer helpt bij het opvolgen van betalingen, waardoor het proces van controle en boekhouding transparanter en efficiënter verloopt.

Waar staat het factuurnummer op een factuur?

Een factuurnummer staat aan de bovenkant van een factuur. Meestal is dit rechtsboven. Daarnaast is het belangrijk dat een factuurnummer goed zichtbaar is. Dit heeft een reden: het nummer moet gemakkelijk te vinden zijn wanneer u door verschillende documenten bladert.

Hoe ziet een factuurnummer eruit?

Het factuurnummer kan in verschillende formaten worden weergegeven. Hieronder staan ​​de meest gebruikte:

• Numeriek formaat: Het eenvoudigste formaat, waarbij de getallen achtereenvolgens worden weergegeven. Bijvoorbeeld 001, 002, 003 enzovoort. Zo kunt u gemakkelijk uw factuurnummer bepalen.
• Alfanumeriek formaat: Sommigen geven er de voorkeur aan alfanumerieke combinaties te gebruiken. Hierbij kunt u denken aan een factuurnummer zoals 2023-FAC-001.
• Op datum gebaseerd formaat: Soms wordt de datum als factuurnummer gebruikt. Hierdoor weet u meteen wanneer de factuur is opgemaakt. Een voorbeeld van zo’n factuurnummer is 2023-08-16-001.

Elke onderneming kiest zelf het formaat van het factuurnummer.

Hoe kunnen facturen genummerd worden?

Facturen kunnen op verschillende manieren genummerd worden. Lees gauw verder zodat u weet hoe u een nummering kunt starten. 

Sequentieel

De eenvoudigste optie is om aan elke nieuwe factuur een nummer toe te kennen. Belangrijk om te onthouden, is dat factuurnummers opeenvolgend moeten zijn. Bijvoorbeeld 001, 002, 003 enzovoort.

Gebaseerd op het jaar

Hier wordt het jaartal van de aanmaak van het factuur gebruikt als onderdeel van het nummer. Verder worden er opeenvolgende nummers gebruikt, bijvoorbeeld 2023-001, 2023-002 enzovoort. Volgens de Belastingdienst komt het in de praktijk vaak voor dat de factuurnummering begint met het jaartal. 

Alfanumeriek

De factuurnummering kan ook gebaseerd zijn op een combinatie van letters en cijfers. Het is de moeite waard om een ​​serie te kiezen die gemakkelijk en snel terug te vinden is. Er kunnen bijvoorbeeld drie verschillende facturen worden opgeslagen onder het nummer 1 met de referentie 1A, 1B en 1C.

Gebaseerd op de datum

Mocht uw eerste factuur betrekking hebben op bijvoorbeeld 28 oktober 2024, dan kunt u uw eerste factuurnummer als volgt noteren: 28102024-001. Dit kan vooral handig zijn om snel de aanmaakdatum van een document te identificeren.

Hoe bepaalt u een factuurnummer?

Om de nummering van facturen te bepalen, moet u naar de kenmerken van het bedrijf kijken. Het jaartal gevolgd door opeenvolgende nummers kan een goede keuze zijn.

In grote bedrijven met een groot aantal bewerkingen kan een complexer en gedetailleerder nummeringssysteem (bijvoorbeeld alfanumeriek) vereist zijn om ervoor te zorgen dat de factuurnummers nauwkeurig worden geregistreerd. Kleine bedrijven kunnen voor een eenvoudiger aanpak kiezen, door iedere factuur te voorzien van een eenvoudig opeenvolgend nummer.

Als een bedrijf op regelmatige basis (bijvoorbeeld maandelijks) facturen uitstuurt, kan het handig zijn om de periode waarop deze betrekking heeft, te vermelden in het factuurnummer. Dit helpt u om te identificeren wanneer de factuur is opgemaakt.

Hoe maakt u een factuurnummer?

Dan komt u bij de vraag: hoe maak ik een factuurnummer? Om dit effectief te doen, moeten de volgende stappen worden overwogen:

1. Kies een nummeringssysteem: Eerst moet u beslissen over het nummeringssysteem. U kunt kiezen tussen numeriek, alfanumeriek of datumformaat.
2. Handmatige toewijzing: U kunt factuurnummers handmatig toewijzen, maar dit proces duurt meestal langer. Bovendien bestaat er kans op fouten omdat u dit bij elke factuur opnieuw moet doen. 
3. Facturatie software: U kunt de software gebruiken voor het gehele facturatieproces. In dit geval worden factuurnummers automatisch toegekend en wordt de kans op fouten tot nul herleid. In één minuut kunt u facturen aanmaken en versturen.

Vereenvoudig het proces met Finom

Een facturatieservice zoals Finom helpt u niet alleen bij het aanmaken van een factuurnummer, maar automatiseert ook het proces van het aanmaken van facturen. Finom kent automatisch unieke factuurnummers toe.

Het versturen van facturen met doorlopende nummering is efficiënt en vergt slechts enkele stappen. Facturen kunnen op elk moment en vanaf elk apparaat worden verzonden, ook via e-mail.

Met de steun van Finom komen betalingen 20% sneller binnen, mede dankzij effectieve herinneringen om openstaande facturen te betalen. Hierdoor kunnen ondernemers zich concentreren op hun kernactiviteiten zonder dat dit ten koste gaat van de omzet.

Waar moet ik het factuurnummer invullen?

Het factuurnummer kunt u op de daarvoor voorziene plaats in het sjabloon plaatsen. Dit is meestal aan de bovenkant van het document. Bij gebruik van speciale software moet het factuurnummer in het daarvoor bestemde veld worden ingevuld. Als u kiest om de nummering te starten vanaf een bepaald getal of waar u eerder bent geëindigd, moet u dit consistent toepassen. Bij het bijhouden van boekhoudbescheiden, zoals een grootboek, moeten ook factuurnummers worden ingevuld in de daarvoor bestemde velden.

Is een factuurnummer verplicht?

Het factuurnummer is een verplicht onderdeel van het document. Ten eerste maakt het de boekhouding consistent en transparant en als tweede is het noodzakelijk om aan de wet te voldoen en de rapportage aan de Belastingdienst te vereenvoudigen.

Conclusie

Het factuurnummer is een belangrijk element in de documentatie van de boekhouding. Het zorgt voor orde, systematisering en betrouwbaarheid van alle financiële transacties. De juiste toewijzing en het juiste gebruik van factuurnummers is dus de sleutel tot een efficiënte en transparante werking van elke onderneming.