Proforma factuur — Wat is een proforma factuur?

Een proforma factuur is een voorlopige factuur. Dit document dient als voorproefje van wat er op de eindfactuur zal staan. Met deze factuur kunnen beide partijen de voorwaarden en kosten van de komende transactie beter inschatten.

Uitleg over een proforma factuur

Een proforma factuur is niet officieel en verschilt van een reguliere factuur doordat het niet voldoet aan de formele vereisten die door de Belastingdienst zijn opgesteld. Het biedt voorlopige informatie over de kosten van goederen of diensten die in de toekomst geleverd of uitgevoerd zullen worden.

Doeleinden van een proforma factuur

Een proforma factuur wordt voor verschillende doeleinden opgesteld. De belangrijkste daarvan staan ​​hieronder opgesomd:

• Transactievoorbeeld: Allereerst kan een proforma factuur worden opgesteld als vooruitblik op een geplande transactie. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen in het geval van grootschalige import en export. 
• Tijdelijk document voordat de definitieve factuur wordt verzonden: Het kan worden verstuurd als laatste stap voordat er daadwerkelijk gefactureerd wordt. Zo geeft het inzicht in de belangrijkste gegevens, zoals specificaties omtrent het bedrag.

Een proforma factuur kan ook worden verstuurd om de klant te informeren. Dit kan worden gedaan zodat de klant zich kan voorbereiden op bijvoorbeeld het aanvragen van benodigde vergunningen. 

Wat staat er op een proforma factuur?

Typische onderdelen die betekenis geven aan een proforma factuur, zijn de volgende aspecten:

• Hoofding met "Proforma Factuur": Vermeld duidelijk dat het gaat om een proforma factuur en niet om een officiële factuur.
• Datum: De datum waarop de proforma factuur is opgesteld.
• Proforma factuurnummer: Een uniek nummer voor administratieve en referentiedoeleinden.
• Informatie over de verkoper: Naam van het bedrijf, adres, telefoonnummer, e-mailadres, KvK-nummer en btw-nummer.
• Informatie over de koper: Naam (of bedrijfsnaam), adres, eventueel een btw-nummer (vooral als het een zakelijke klant betreft binnen de EU).
• Beschrijving van de goederen of diensten: Een duidelijke beschrijving van wat er wordt aangeboden. Dit omvat vaak hoeveelheden, gewicht, afmetingen, enz.
• Prijs: De prijs per eenheid en de totale prijs voor elk product of dienst. Ook de totale kosten van de bestelling.
• Leveringsinformatie: Verwachte leverdatum, verzendmethode en eventueel de kosten van verzending.
• Betaalvoorwaarden: Dit kan zijn "betalen binnen 30 dagen", "vooruitbetaling", enz.
• Valuta: Meestal in euro (EUR) voor Nederlandse transacties, maar dit kan variëren bij internationale transacties.
• Btw-specificatie: Als er btw in rekening wordt gebracht, wordt dit meestal gespecificeerd met het toepasselijke tarief (bijvoorbeeld 21% of 9% in Nederland, afhankelijk van het soort goederen of de dienst).
• Opmerkingen of speciale instructies: Eventuele aanvullende informatie of speciale afspraken.
• Handtekening: Een open ruimte voor de verkoper om te tekenen kan aanwezig zijn, maar is niet altijd verplicht.

Bovenstaande onderdelen zijn een voorbeeld van wat er op een proforma factuur kan staan. Het belangrijkste verschil tussen een proforma factuur en een definitieve factuur is dat deze laatste juridische details bevat en een officieel document is. Uiteraard is het ook in uw voordeel om een proforma factuur zo volledig mogelijk op te stellen.

Voorbeeld van een proforma factuur

Proforma factuur

Factuurnummer: PF-2023-0001
Datum: 1 september 2023

Verkoper:
Techno Handel BV
Hoofdstraat 123
1234 AB Amsterdam
Telefoon: 020-1234567
E-mail: email protected
KvK-nummer: 98765432
Btw-nummer: NL123456789B02

Koper:
Bedrijf X
Industrieweg 789
5678 ZX Rotterdam

Omschrijving

Subtotaal: €2.700,00
Btw (21%): €567,00
Totaalbedrag: €3.267,00

Leveringsinformatie:
Verwachte leverdatum: 8 september 2023
Verzendmethode: Standaard verzending
Verzendkosten: €25,00 (niet inbegrepen in het totaalbedrag)

Betaalvoorwaarden:
Betalen binnen 30 dagen na ontvangst van de officiële factuur.

Opmerkingen:
Dit is een proforma factuur en dient niet als een verzoek tot betaling.

Dit is een vereenvoudigd voorbeeld en in de praktijk kunnen proforma facturen complexer zijn, afhankelijk van de specifieke behoeften van de transactie. Bij het opstellen van een proforma factuur is het belangrijk om alle relevante details duidelijk en nauwkeurig te vermelden.

Wanneer wordt er een proforma factuur gebruikt? 

Een proforma factuur kan in verschillende zakelijke situaties worden gebruikt. Zo kunt u denken aan een voorlopige factuur bij internationale handel. Een proforma factuur is vaak een van de eerste documenten in de internationale handel vanwege het complexe proces van het onderhandelen over alle details.

Het document kan ook nuttig zijn voor opdrachtgevers die vooraf de verwachte kosten willen weten. Verder is het als een tijdelijke plaatsvervanger voordat de echte factuur wordt opgemaakt. Het verschil tussen een proforma factuur en een gewone factuur ligt voornamelijk in de juridische status en formele vereisten.

Juridische status van een proforma factuur

Er kan geen juridische betekenis worden gegeven aan een proforma factuur. Een proforma factuur is namelijk geen officiële verkoopfactuur. Daardoor is het niet geschikt voor de boekhouding. U kunt dus niet aan de klant vragen om een proforma factuur te betalen, want het is geen rechtsgeldig document. Bedrijven gebruiken dit document vaak als uitgangspunt voor verdere onderhandelingen of voor de eindafrekening.

Voordelen van een proforma factuur

Het zakelijk gebruik van een proforma factuur heeft een aantal voordelen. Bedenk waarom het document zowel door de verkoper als door de koper nodig is:

• Voor de verkoper: De verkoper kan alle details van de transactie verduidelijken, inclusief de prijs en specificaties door in een voorlopige factuur alles duidelijk te vermelden. Dit minimaliseert misverstanden in de toekomst;
• Voor de koper: Voor de koper biedt het inzicht in de verwachte kosten. Het verplicht de koper dus niet om een proforma factuur te betalen.

Nadelen van een proforma factuur

Natuurlijk heeft de proforma factuur verschillende belangrijke nadelen. Deze omvatten:

• Een proforma factuur is niet officieel: Daardoor is het ook niet juridisch bindend. Ook kunnen er misverstanden ontstaan, zoals dubbele betalingen bij het verzenden van een proforma factuur en een officiële factuur;
• Noodzaak om duidelijk te communiceren met de koper: In de proforma factuur is het noodzakelijk om nauwkeurige bewoordingen te verstrekken, zodat er geen verwarring ontstaat.

Tips voor het opstellen van een proforma factuur

Om ervoor te zorgen dat proforma facturering alleen maar een positieve ervaring oplevert, is het noodzakelijk om zich aan een aantal belangrijke regels te houden. Deze omvatten:

1. Gebruik speciale software en sjablonen: Dit bespaart niet alleen tijd maar automatiseert ook het proces;
2. Geef nauwkeurige informatie: Alle elementen van een proforma factuur moeten zo nauwkeurig mogelijk worden beschreven;
3. Geef het document aan als "Proforma Factuur": Dit voorkomt verwarring.

Software voor al uw facturen 

Om het facturatieproces te vereenvoudigen kunt u gebruik maken van de diensten van Finom. Deze service tilt documentatie naar een nieuw niveau. U kunt binnen een minuut een factuur maken, zelfs op uw mobiele telefoon. Finom controleert de ontvangstbewijzen van elke factuur met het totaalbedrag om er zeker van te zijn dat alle betalingen voltooid zijn. Zo houdt u tijd over voor andere belangrijke taken. 

Conclusie

Samenvattend is een proforma factuur een voorlopige, niet-bindende factuur die dient als een transparant instrument tussen de koper en verkoper. Hiermee kunt u het transactieproces vereenvoudigen en versnellen.

FAQ

Wat is een proforma factuur?

Een proforma factuur is een voorlopige factuur. Het biedt een overzicht van de belangrijkste gegevens voordat u uw diensten of goederen levert.

Waar kan ik een proforma factuur voor gebruiken?

Een proforma factuur is nodig om de klant te informeren over de details van de transactie. Het kan ook worden gebruikt als conceptfactuur voor de internationale handel.

Is een proforma factuur een juridisch bindend document?

Nee, een proforma factuur is geen bindend document en heeft geen rechtsgevolg.

Lees onze andere artikelen:

• Wat is een start-up: de betekenis, typen en financiering
• CVC/CVV-code: waarom is die nodig en waar vindt u die op een betaalkaart?
• Virtuele betaalkaarten: de ultieme gids voor correct gebruik