BTW-nummer: wat is een btw-identificatienummer (btw-id)?

Een btw-nummer bestaat uit een uniek nummer dat btw-plichtige ondernemers ontvangen van de Belastingdienst, aldus de KvK.

Het oude btw-nummer is vervangen door het btw-identificatienummer. Het nieuwe btw-identificatienummer is niet gekoppeld aan uw BSN, waardoor uw privacy beschermd wordt. Verder is het verplicht dat (btw-plichtige) ondernemers hun btw-id op facturen vermelden. Als diensten of producten online worden verkocht, moet er ook een btw-id ook op hun website vermeld staan. 

Wat is een btw-nummer? 

Een btw-nummer is het unieke identificatienummer van uw onderneming. Zo toont u aan klanten dat u een ondernemer bent met btw-plichten. 

Een btw-nummer is volgens bepaalde regels opgebouwd. Het begint altijd met NL: de landcode van Nederland. Dit wordt gevolgd door negen unieke cijfers, een letter B en twee controlecijfers. 

Een voorbeeld van een btw-nummer is NL523444780B01.

Btw-id aanvragen

Een btw-id is nodig als de Belastingdienst u aanduidt als btw-plichtig. Na de inschrijving bij de KvK, wordt er bepaald of u ondernemer bent met btw-verplichtingen.

De Belastingdienst houdt rekening met bepaalde zaken om dit te beoordelen. Voorbeelden hiervan zijn regelmatige inkomsten en het zelfstandig uitoefenen van uw bedrijfsactiviteit. Het nummer van uw btw-id ontvangt u dan binnen 2 weken nadat u bent gestart met uw bedrijf, aldus de Belastingdienst. 

Verder kunt u een btw-id aanvragen zonder dat u ingeschreven staat bij de KvK. Een btw-id aanvragen zonder de KvK kan via het OSO-formulier (Opgaaf Startende Onderneming-formulier). Met dit formulier kunt u gratis een btw-id aanvragen. Een btw-nummer aanvragen bij de Belastingdienst kan enkel als u de goedkeuring van de Belastingdienst heeft gekregen. Indien de Belastingdienst uw aanvraag goedkeurt, ontvangt u per post een btw-id.

Waar kan ik mijn btw-nummer en dat van mijn klant vinden?

Mocht u opzoek zijn naar uw btw-nummer, dan kunt u dat vinden in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Na het inloggen, kunt u klikken op 'Omzetbelasting'. Vervolgens kunt u in de linkerkolom klikken op 'btw-identificatienummer'. Zo kunt u uw btw-nummer gratis opzoeken.

De btw-identificatienummers van uw klanten kunt u vaak terugvinden op hun website of op een factuur. Volgens de KvK is er geen databank om btw-nummers van ondernemers op te zoeken. Mocht u het nummer dat u zoekt niet terugvinden, dan kunt u het gewoon aan uw klant vragen. U kunt wel altijd een btw-nummer controleren als u dit eenmaal heeft ontvangen. Een nummer opzoeken kan niet letterlijk worden gedaan, maar het gegeven btw-nummer kan wel via het VIES-systeem worden gecontroleerd. Dit is toepasbaar binnen de Europese Unie.

Btw-identificatienummer vermelden 

Uw btw-id kunt u vermelden als u zaken doet binnen Nederland of met andere EU landen. Het vermelden van de BTW is vooral belangrijk bij interactie met andere bedrijven. Dit stelt hen in staat de BTW correct in hun boekhouding op te nemen. Wanneer u zaken doet met bedrijven uit andere EU-landen, kan de aanwezigheid en juistheid van uw BTW-nummer invloed hebben op hoe deze wordt afgedragen.

Als u producten verkoopt of diensten aanbiedt via een website, dan moet u ook uw btw-id op uw website vermelden, aldus het Ondernemersplein. 

Als u de administratieve processen zoals facturering makkelijker wilt maken voor uzelf als ondernemer, dan is Finom een uitstekende optie. Finom biedt bijvoorbeeld niet alleen automatische facturering aan, maar ook zakelijke rekeningen, gratis VISA kaarten, multibankieren, onkostenbeheer en meer. Profiteer vandaag nog van een gratis Solo abonnement. Als freelancer of klein bedrijf kunt u dit abonnement van Finom kosteloos uitproberen. 

Btw-identificatienummer opzoeken en controleren

Btw-nummers controleren kan via het online VIES-systeem. Hier kunt u de btw-identificatienummers van afnemers uit Nederland, maar ook andere EU-lidstaten, gratis controleren. Op deze website kunt u ook de geldigheid van het btw-identificatienummer controleren.

Bedrijf uitschrijven bij de KvK en gevolgen voor het btw-nummer

Via deze link van de KVK kan een bedrijf worden opgeheven. U kunt zoeken op handelsnaam of KvK-nummer. Vervolgens selecteert u 'bedrijf opheffen' en vult ook het formulier in om uw btw-nummer op te zeggen. Na uw uitschrijving bij de KvK, wordt dit ook doorgegeven aan de Belastingdienst. 

Nadat de Belastingdienst de uitschrijving heeft ontvangen, krijgt u een brief voor een eventueel laatste btw-aangifte, aldus het Ondernemersplein. Na het invullen van uw laatste btw-aangifte, krijgt u een definitieve bevestiging van uitschrijving als ondernemer met btw-verplichting vanuit de Belastingdienst.

Conclusie 

Een btw-id is essentieel voor ondernemers met btw-verplichtingen. Als de Belastingdienst u als zodanig erkent, ontvangt u dit identificatienummer. Zonder KvK-inschrijving kan een aanvraag gedaan worden via het OSO formulier. Ongeacht de methode beoordeelt de Belastingdienst uw btw-status en kent vervolgens het btw-id toe.

Veelgestelde vragen 

Is een btw-nummer hetzelfde als een btw-identificatienummer?

Met deze twee woorden wordt in feite hetzelfde bedoeld. Het gaat om uw unieke nummer dat verwijst naar btw-verplichtingen. Wel heeft het oude btw-nummer plaats moeten maken voor het nieuwe btw-identificatienummer. Het nieuwe btw-identificatienummer is niet gekoppeld aan uw BSN. 

Hoe ontvang ik een btw-nummer?

Na uw KvK-inschrijving wordt uw inschrijving doorgegeven aan de Belastingdienst. Indien van toepassing, krijgt u per post uw btw-identificatienummer. U hoeft hier zelf niets voor te doen.

Hoe wordt een btw-nummer aangevraagd?

Een btw-nummer aanvragen zonder de KvK is mogelijk met het OSO formulier. Als de Belastingdienst de aanvraag goedkeurt, ontvangt u uw btw-id per post.

Wanneer is er een btw-nummer nodig?

Als de Belastingdienst u ziet als ondernemer met btw-verplichting. Dit is afhankelijk van verschillende voorwaarden. De Belastingdienst bepaalt dus of u dit al dan niet nodig heeft.

Hoe kan een btw-nummer gecontroleerd worden?

Een btw-nummer controleren is mogelijk via het VIES-systeem. Dit geldt enkel voor klanten binnen de EU.

Hoe kan een btw-nummer opgezegd worden?

Eerst schrijft u zich uit bij de KvK. Na het uitschrijven van uw bedrijf bij de Kamer van Koophandel geeft de KvK uw uitschrijving door aan de Belastingdienst. Vervolgens ontvangt u een brief van de Belastingdienst voor een eventueel laatste btw-aangifte.

Waar is mijn btw-nummer te vinden?

U kunt uw btw-nummer makkelijk terugvinden op Mijn Belastingdienst Zakelijk. Zo raakt u het nooit kwijt. U hoeft alleen maar in te loggen.

Lees verder in onze andere artikelen:

• Zzp'er – wie is het en hoe wordt u er een?
• Een bedrijfsnaam bedenken: hoe doet u dat?
• Rechtsvormen in Nederland en hun kenmerken