Een btw-nummer speelt een belangrijke rol voor ondernemers die btw-plichtig zijn. U gebruikt het onder meer op facturen en in de communicatie met zakelijke klanten. In dit artikel leest u wat een btw-id is, hoe u het ontvangt, waar het u het kunt vinden en hoe u een btw-nummer controleert.

Inhoud

Wat is een btw-identificatienummer? 

Een btw-identificatienummer (btw-id) is een uniek identificatienummer voor ondernemers die btw-plichtig zijn. De Belastingdienst gebruikt dit nummer om ondernemingen voor de omzetbelasting te identificeren. U vermeldt het btw-id onder meer op facturen en gebruikt het bij zakelijke transacties.

Het btw-id laat klanten, leveranciers en andere bedrijven zien dat uw onderneming voor de btw is geregistreerd. Bij handel binnen de Europese Unie speelt het nummer bovendien een belangrijke rol bij de juiste verwerking van de btw.

Sinds 2020 is het btw-identificatienummer niet langer gekoppeld aan het burgerservicenummer (BSN). Het BSN is een persoonlijk identificatienummer dat de overheid gebruikt om inwoners te identificeren, bijvoorbeeld voor belastingen, zorg en andere overheidsdiensten. Door het btw-id los te koppelen van het BSN, hoeven ondernemers met een eenmanszaak hun persoonlijke gegevens niet langer te delen op facturen of andere zakelijke documenten. Daardoor is hun privacy beter beschermd.

Wat is het verschil tussen een btw-nummer en een KvK-nummer?

Een KvK-nummer ontvangt u wanneer u uw onderneming inschrijft bij de Kamer van Koophandel. Dit nummer laat zien dat uw bedrijf staat ingeschreven in het Handelsregister.

Een btw-identificatienummer ontvangt u van de Belastingdienst als uw onderneming btw-plichtig is. U gebruikt dit nummer voor de omzetbelasting.

Wat is het verschil tussen een btw-id en een omzetbelastingnummer?

Het btw-identificatienummer en het omzetbelastingnummer zijn niet hetzelfde. Het btw-id gebruikt u in het contact met klanten en leveranciers.

Het omzetbelastingnummer gebruikt u vooral in de communicatie met de Belastingdienst, bijvoorbeeld voor de btw-aangifte. Beide nummers worden door de Belastingdienst verstrekt, maar hebben een ander doel.

Ontdek onze zakelijke rekening

Wanneer moet u een btw-identificatienummer vermelden?

Uw btw-id kunt u vermelden als u zaken doet binnen Nederland of met andere EU landen. Het vermelden van de BTW is vooral belangrijk bij interactie met andere bedrijven. Dit stelt hen in staat de BTW correct in hun boekhouding op te nemen. Wanneer u zaken doet met bedrijven uit andere EU-landen, kan de aanwezigheid en juistheid van uw BTW-nummer invloed hebben op hoe deze wordt afgedragen.

Als u producten verkoopt of diensten aanbiedt via een website, dan moet u ook uw btw-id op uw website vermelden. 

Als u de administratieve processen zoals facturering makkelijker wilt maken voor uzelf als ondernemer, dan is Finom een uitstekende optie. Finom biedt bijvoorbeeld niet alleen automatische facturering aan, maar ook zakelijke rekeningen, gratis VISA kaarten, multibankieren, onkostenbeheer en meer. Profiteer vandaag nog van een gratis Solo abonnement. Als freelancer of klein bedrijf kunt u dit abonnement van Finom kosteloos uitproberen. 

Hoe vraagt u een btw-id aan?

Schrijft u uw onderneming in bij de Kamer van Koophandel, dan beoordeelt de Belastingdienst automatisch of u btw-plichtig bent. Is dat het geval, dan ontvangt u meestal binnen twee weken een btw-identificatienummer. Bij de beoordeling kijkt de Belastingdienst onder meer naar de volgende punten:

  • U oefent zelfstandig een economische activiteit uit.
  • U ontvangt regelmatig inkomsten uit uw werkzaamheden.
  • Uw activiteiten voldoen aan de voorwaarden voor btw-plicht.

Er zijn ook situaties waarin u een btw-identificatienummer nodig heeft zonder dat een KvK-inschrijving verplicht is. Dit geldt bijvoorbeeld voor:

  • Ondernemers die zich niet hoeven in te schrijven bij de KvK, maar wel btw-plichtig zijn.
  • Deelnemers aan de kleineondernemersregeling (KOR) die voor bepaalde transacties binnen de EU een btw-id nodig hebben.
  • Buitenlandse ondernemers die in Nederland btw-plichtig zijn.

In deze situaties kunt u een btw-identificatienummer aanvragen via het OSO-formulier (Opgaaf Startende Onderneming). Dit formulier is bedoeld voor ondernemers die niet in het Handelsregister staan ingeschreven, maar wel een btw-identificatienummer nodig hebben. Nadat u het formulier heeft ingediend, beoordeelt de Belastingdienst of u btw-plichtig bent. Als uw aanvraag wordt goedgekeurd, ontvangt u het btw-identificatienummer per post.

Meer over de gratis factuurdienst

Waar kan ik mijn btw-nummer en dat van mijn klant opzoeken?

U vindt uw eigen btw-identificatienummer eenvoudig in Mijn Belastingdienst Zakelijk: 

  1. Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk.
  2. Ga naar Omzetbelasting.
  3. Klik in het linkermenu op Btw-identificatienummer.
  4. Hier ziet u uw btw-identificatienummer.

Het btw-identificatienummer van een klant vindt u meestal op een van de volgende manieren:

  • op de website van de onderneming
  • op een factuur of offerte
  • door het rechtstreeks aan de klant te vragen

Volgens de KvK bestaat er geen openbare databank waarin u btw-nummers van ondernemers kunt opzoeken. 

Hoe kunt u een btw-identificatienummer controleren?

Btw-nummers controleren kan via het online VIES-systeem. Hier kunt u de btw-identificatienummers van afnemers uit Nederland, maar ook andere EU-lidstaten, gratis controleren. Op deze website kunt u ook de geldigheid van het btw-identificatienummer controleren.

Meer over Finom

Wat gebeurt er met uw btw-nummer als u uw bedrijf uitschrijft?

Wanneer u uw onderneming uitschrijft bij de Kamer van Koophandel, vervallen ook de btw-verplichtingen van uw bedrijf. De KvK geeft de uitschrijving automatisch door aan de Belastingdienst, die vervolgens de afhandeling van uw btw-administratie verzorgt.

Nadat de Belastingdienst de uitschrijving heeft ontvangen, krijgt u een brief voor een eventueel laatste btw-aangifte. Na het invullen van uw laatste btw-aangifte, krijgt u een definitieve bevestiging van uitschrijving als ondernemer met btw-verplichting vanuit de Belastingdienst.

FAQ

Is een btw-nummer hetzelfde als een btw-identificatienummer?

Met deze twee woorden wordt in feite hetzelfde bedoeld. Het gaat om uw unieke nummer dat verwijst naar btw-verplichtingen. Wel heeft het oude btw-nummer plaats moeten maken voor het nieuwe btw-identificatienummer. Het nieuwe btw-identificatienummer is niet gekoppeld aan uw BSN. 

Wanneer is er een btw-nummer nodig?

Als de Belastingdienst u ziet als ondernemer met btw-verplichting. Dit is afhankelijk van verschillende voorwaarden. De Belastingdienst bepaalt dus of u dit al dan niet nodig heeft.

Waar is mijn btw-nummer te vinden?

U kunt uw btw-nummer makkelijk terugvinden op Mijn Belastingdienst Zakelijk. Zo raakt u het nooit kwijt. U hoeft alleen maar in te loggen.

Hoe zeg ik mijn btw-nummer op?

U hoeft uw btw-identificatienummer niet apart op te zeggen. Schrijft u uw onderneming uit bij de Kamer van Koophandel (KvK), dan geeft de KvK dit automatisch door aan de Belastingdienst. Als het nodig is, ontvangt u vervolgens een verzoek om een laatste btw-aangifte in te dienen. Na de afhandeling van deze aangifte beëindigt de Belastingdienst uw btw-verplichtingen.

Wanneer is een btw-nummer geldig of ongeldig?

Een btw-nummer is geldig als het door de Belastingdienst of een andere belastingautoriteit binnen de EU is uitgegeven en nog actief is. Een btw-nummer is ongeldig als het niet bestaat, is ingetrokken of niet (meer) actief is. U kunt de geldigheid van een btw-identificatienummer eenvoudig controleren via het VIES-systeem voordat u zaken doet met een klant of leverancier.

Lees verder in onze andere artikelen:

Laatste artikelen