Verpflegungspauschale 2026

Die Verpflegungspauschale 2026 ist für Geschäftsreisende und Unternehmen, die Mitarbeiter auf Reisen schicken, von großer Bedeutung. Fallen auf einer Dienstreise zusätzliche Kosten für die Verpflegung an, können deutsche Arbeitnehmer:innen für die Erstattung der Reisekosten Pauschalsätze verwenden.

In diesem Artikel erfährst Du, was die Verpflegungspauschale 2026 ist und wie hoch sie ist sowie alle Neuerungen und Änderungen zu diesem Thema und vieles mehr. 

Was ist die Verpflegungspauschale?

Das Verpflegungsgeld ist eine gesetzlich geregelte Pauschale für Geschäftsreisende. Sie dient dem Ausgleich von Verpflegungsmehraufwendungen, d. h. Mehrkosten für Speisen, Getränke und Lebensmittel, also Sachmittel, die bei der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit außerhalb der Arbeitsstätte anfallen.

Schauen wir uns die Situation einmal genauer an: Einige Mitarbeiter:innen befinden sich auf einer Dienstreise. Sie müssen die Nacht in einem Hotel verbringen. Es gibt keine Möglichkeit, das Abendessen selbst zu kochen, da es in den Hotelzimmern keine Küche gibt. Also müssen die Arbeitnehmer:innen zum Abendessen in ein Restaurant gehen. Und das verursacht natürlich zusätzliche Kosten.

Wenn die Geschäftsreise lange dauert, können sich solche Ausgaben schnell zu einer beträchtlichen Summe anhäufen. Diese Mehrkosten werden im Rahmen der Verpflegungspauschale verrechnet. Selbstverständlich werden nur die tatsächlichen Kosten erstattet.

Die Verpflegungspauschale dient dem/der Arbeitnehmer:in zum Ausgleich der durch die Abwesenheit vom häuslichen Arbeitszimmer oder der Tätigkeitsstätte entstehenden Mehraufwendungen für Verpflegung. Der/Die Arbeitnehmer:in kann den Pauschalbetrag frei verwenden, z. B. für Restaurantbesuche oder Mahlzeiten von zu Hause aus. Welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit ein:e Arbeitnehmer:in einen Verpflegungspauschale erhält, erfährst Du weiter unten in diesem Artikel. 

Für Arbeitgeber ist die Verpflegungspauschale eine freiwillige Leistung, keine Pflicht. Der Arbeitgeber kann den Pauschalbetrag als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen.

Verpflegungspauschale 2026: Änderungen und Neuerungen

Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten auch 2026 weiterhin die bestehenden Verpflegungspauschalen. Eine gesetzliche Anpassung der Inlandssätze ist nicht erfolgt.

Konkret bedeutet das:

• 14 € bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden sowie an An- und Abreisetagen bei mehrtägigen Dienstreisen 
• 28 € bei einer Abwesenheit von 24 Stunden 

Bereits für 2024 war im Rahmen des Wachstumschancengesetzes eine Erhöhung auf 16 € beziehungsweise 32 € vorgesehen. Diese Anpassung wurde jedoch nicht verabschiedet. Auch 2025 erfolgte keine Änderung.

Damit gelten für den Verpflegungsmehraufwand 2026 im Inland weiterhin die Pauschalen von 14 € und 28 €.

Bei Auslandsdienstreisen ist die Situation anders: Hier veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen jährlich aktualisierte Pauschbeträge. Für 2026 sind die vom BMF bekannt gegebenen Auslandstagegelder ab dem 1. Januar 2026 anzuwenden.

Höhe der Verpflegungspauschale 2026

Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten auch 2026 weiterhin die gesetzlichen Pauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG. Die im Rahmen des Wachstumschancengesetzes diskutierte Erhöhung auf 16 € beziehungsweise 32 € wurde im endgültigen Gesetz nicht umgesetzt.

Verpflegungspauschale im Inland (2026)

Die Pauschale gilt unabhängig von Deinen tatsächlichen Ausgaben. Entscheidend ist allein die Dauer Deiner beruflichen Abwesenheit. Einzelne Restaurant- oder Verpflegungskosten kannst Du nicht zusätzlich abrechnen.

Verpflegungspauschale im Ausland 2026

Bei Auslandsdienstreisen gelten länderspezifische Pauschalen. Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht die Beträge jährlich neu. Grundlage ist das jeweilige Preisniveau vor Ort. Für 2026 gelten unter anderem folgende Sätze: 

Die vollständige Länderliste veröffentlicht das BMF im aktuellen Reisekostenschreiben. Wie Übernachtungskosten steuerlich behandelt werden, erfährst Du in unserem Artikel zur Übernachtungspauschale 2026.

Anwendung und Berechnung der Verpflegungspauschale 2026

Wie wird die Verpflegungspauschale berechnet? Zum besseren Verständnis haben wir für Dich eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und ein Berechnungsbeispiel vorbereitet. 

1. Gib an, ob es sich um Reisen ins Ausland oder Inland handelt.
2. Gib an, wie lange die Reise dauert.
3. Berechne mit Hilfe der Daten aus der Tabelle die Höhe der Verpflegungspauschale.

Es ist möglich, die Daten für die Berechnung der Verpflegungspauschale manuell (z.B. in Excel Liste) zu erfassen, aber Du kannst auch verschiedene digitale Tools zur Berechnung der Reisekosten verwenden. Das kann die Arbeit erheblich erleichtern und Zeit sparen. 

Hier ein Beispiel für die Berechnung der Verpflegungspauschale für eine 5-tägige Geschäftsreise innerhalb Deutschlands (ohne Verpflegung auf der Reise):

Wenn ein Geschäftspartner einen Reisenden während seiner Geschäftsreise in Deutschland zum Essen einlädt, werden die Ausgabensätze reduziert. Dies gilt zum Beispiel für ein Frühstück in einem Hotel, das vom Unternehmen bereits bezahlt wurde, oder für ein Abendessen, zu dem Kunden am Ende eines gemeinsamen Projekts eingeladen werden.

Die Kürzungen der Verpflegungspauschale werden auf der Grundlage eines vollen Essenszuschusses berechnet und betragen:

• 20 Prozent für Frühstück
• 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen

Bei einer Pauschalvergütung für Reisen 2026 im Inland beträgt die Kürzung ab 2026 (28 x 20 % =) 5,60 € für Frühstück und (28 x 40 % =) 11,20 € für Mittag- oder Abendessen.

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Steuerliche Aspekte der Verpflegungspauschale 2026

Die Verpflegungspauschale, häufig auch als Spesen bezeichnet, ist in § 9 Abs. 4a Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Sie gilt für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten und deckt den pauschalen Verpflegungsmehraufwand ab.

Die Höhe richtet sich ausschließlich nach der Dauer Deiner Abwesenheit vom ersten Tätigkeitsort.

Arbeitgeber können diese Spesen steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG). Eine gesetzliche Pflicht zur Auszahlung besteht jedoch nicht. Erfolgt keine Erstattung, kannst Du die Verpflegungspauschale als Werbungskosten in Deiner Steuererklärung geltend machen.

Wichtig zu wissen:

• Dreimonatsfrist: Arbeitest Du länger als drei Monate am selben auswärtigen Einsatzort, entfällt der Anspruch auf die Pauschale. 
• Mahlzeitengestellung: Erhältst Du ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen im Rahmen der Reise, wird die Pauschale gesetzlich gekürzt.

Die Pauschale ersetzt den pauschalen Mehraufwand für Verpflegung. Tatsächliche Restaurant- oder Bewirtungskosten kannst Du nicht zusätzlich als Spesen ansetzen.

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