Die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) ist eine wichtige steuerliche Verpflichtung für deutsche Unternehmer:innen und Selbstständige. In diesem Leitfaden erfährst Du, wer eine UStVA abgeben muss, welche Fristen gelten und wie Du Fehler vermeidest.

Inhalt

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA)?

Die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) ist ein steuerliches Formular, das von Unternehmer:innen in Deutschland verwendet wird, um die Umsatzsteuer, die sie im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeiten eingenommen haben, sowie die Vorsteuer, die sie an andere Unternehmen gezahlt haben, an das Finanzamt zu melden. Die Umsatzsteuervoranmeldung wird monatlich oder vierteljährlich erstellt und dient als Vorauszahlung auf die Umsatzsteuerschuld des ganzen Jahres.

Die Bedeutung der UStVA liegt darin, dass sie eine laufende Kontrolle der Umsatzsteuerzahlungen ermöglicht. Durch die fristgerechte Abgabe der UStVA wird sichergestellt, dass Unternehmen ihre Steuerverpflichtungen rechtzeitig erfüllen. 

Unterschied zwischen Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung

Zwischen Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung besteht ein grundlegender Unterschied. Während die UStVA einem laufenden Verfahren dient, in dem die Steuer für einen bestimmten Zeitraum abgeführt wird, stellt die Umsatzsteuererklärung eine Jahresabrechnung dar. Letztere erfolgt am Ende eines Geschäftsjahres. Darin werden alle Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer zusammengefasst und die endgültige Steuerlast ermittelt. 

Wer ist zur Abgabe der UStVA verpflichtet?

In Deutschland sind grundsätzlich alle Unternehmer:innen, die umsatzsteuerpflichtige Umsätze erzielen, zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet, darunter:

  • Regelbesteuerte Unternehmer:innen: Diese müssen die UStVA abgeben, es sei denn, sie haben einen Antrag auf Befreiung von der monatlichen Abgabe gestellt und werden stattdessen vierteljährlich zur Abgabe aufgefordert.
  • Neugründungen: Diese sind im Jahr der Gründung in der Regel zur monatlichen Abgabe verpflichtet.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Umsatzsteuervoranmeldung sowohl für Personengesellschaften als auch für Freiberufler:innen relevant ist, da beide Gruppen regelmäßig ihren Umsatzsteuerpflichten nachkommen müssen. Personengesellschaften führen meist zusätzlich Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer ab, während Freiberufler:innen Einkommensteuer zahlen müssen, um ihre finanziellen Verpflichtungen zu erfüllen. Kleine Unternehmen können unter bestimmten Bedingungen von der Gewerbesteuer befreit sein, was ihre Steuerlast reduzieren kann. Es ist daher entscheidend, die spezifischen steuerlichen Anforderungen für Freiberufler:innen oder Gewerbe zu kennen, um eine effiziente Steuerplanung zu gewährleisten.

Bestimmte Unternehmen können von der Verpflichtung zur Abgabe einer Voranmeldung befreit werden. Kleinunternehmer:innen sind beispielsweise von der Pflicht zur Abgabe der UStVA befreit, solange sie die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer:innen nicht überschreiten. Die genauen Regeln und Befreiungsmöglichkeiten sind im Umsatzsteuergesetz geregelt.

Umsatzsteuervoranmeldung Fristen und Abgabezeiträume

Die Fristen und Abgabezeiträume für die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) in Deutschland hängen von verschiedenen Faktoren ab. Hier sind die wichtigsten Punkte:

  • Monatlich: Wenn die Umsatzsteuerschuld für das Vorjahr mehr als 7.500 € betrug, ist der Voranmeldungszeitraum ein Kalendermonat.
  • Vierteljährlich: Wenn die Umsatzsteuerschuld zwischen 1000 € und 7.500 € liegt, erfolgt die Zahlung vierteljährlich.
  • Keine Umsatzsteuerpflicht: Die Verpflichtung zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen kann entfallen, wenn die Umsatzsteuer für das Vorjahr weniger als 1000 € betrug.

Egal, ob monatlich oder quartalsweise: Stichtag für die Voranmeldung und Zahlung ist immer der 10. des Folgemonats. Fällt dieser auf einen Samstag oder Sonntag, gilt der nächste Werktag. 

Wenn die Umsatzsteuervoranmeldung-Frist versäumt wird, können verschiedene Konsequenzen folgen. Zunächst kann das Finanzamt Verspätungszuschläge erheben, die sich nach der Dauer der Verspätung richten. Außerdem kann das Finanzamt Steuerbescheide basierend auf vorherigen Abgaben oder auf den zu erwartenden Umsätzen schätzen. Im schlimmsten Fall kann es auch zu einem zusätzlichen Bußgeld kommen.

Um diese unangenehmen Konsequenzen zu vermeiden, ist es empfehlenswert, die Abgabefristen im Blick zu behalten.

Umsatzsteuervoranmeldung-Grenzen: Wer ist betroffen?

Die UStVA ist für alle Unternehmer:innen und Selbstständige verpflichtend, die umsatzsteuerpflichtige Umsätze erzielen. Allerdings gibt es Ausnahmen, etwa die Kleinunternehmerregelung, die für viele Selbstständige von Bedeutung ist. Diese Regelung gilt 2025 gemäß § 19 UStG für Unternehmer:innen, deren Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr die Grenze von 25.000 Euro nicht überschreitet und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 100.000 Euro betragen wird. Kleinunternehmer:innen sind von der Pflicht befreit, Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben und Umsatzsteuer zu zahlen.

Für Unternehmer:innen, die die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch nehmen, ist die UStVA ab dem ersten Euro Umsatz verpflichtend, wenn sie umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen.

Es gibt jedoch eine Ausnahme: besondere Regelungen gelten für Existenzgründer:innen. In den ersten zwei Jahren ihrer Selbstständigkeit können sie von der UStVA befreit sein, sollten sie die Umsatzgrenze von 25.000 Euro im Gründungsjahr nicht überschreiten. 

Finden Sie alle nützlichen Finanztools und Buchhaltungs-Apps für Ihr Unternehmen auf einer einzigen digitalen Plattform von Finom.

Unser Geschäftskonto kennenlernen

Umsatzsteuervoranmeldung korrekt übermitteln

In Deutschland beträgt der reguläre Umsatzsteuersatz 19 %, es gibt jedoch auch einen ermäßigten Satz von 7 % für bestimmte Güter und Dienstleistungen. 

Umsatzsteuer berechnen: So funktioniert es

Die Berechnung erfolgt in mehreren Schritten: Zunächst wird der Nettoumsatz ermittelt, dann wird die Steuer auf diesen Betrag angewendet, um den Bruttobetrag zu erhalten. Wenn beispielsweise ein Produkt zu einem Nettopreis von 100 Euro verkauft wird, beträgt die Umsatzsteuer 19 Euro (19 % von 100 Euro) und der Bruttoverkaufspreis liegt bei 119 Euro.

Für die Umsatzsteuer ist der Unterschied zwischen Soll- und Ist-Versteuerung grundlegend. Bei der Soll-Versteuerung wird die Umsatzsteuer bereits bei Rechnungsstellung fällig, unabhängig davon, ob der/die Kund:in tatsächlich bezahlt hat. Dies bedeutet, dass ein:e Unternehmer:in sofort Umsatzsteuer abführen muss, auch wenn er/sie das Geld noch nicht erhalten hat. Die Ist-Versteuerung hingegen erlaubt es Unternehmer:innen, die Umsatzsteuer erst bei Zahlung durch den/die Kund:in abzuführen. 

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur elektronischen Abgabe über ELSTER

Um die UStVA elektronisch über ELSTER einzureichen, sind folgende Schritte zu beachten:

  1. Besuche die Website www.elster.de und melde Dich mit Deinem Benutzerkonto an.
  2. Klicke auf „Formulare“ und wähle „Umsatzsteuervoranmeldung“ aus.
  3. Fülle die erforderlichen Felder aus, darunter Deine Steuernummer, den Zeitraum der Voranmeldung sowie die Beträge für Umsätze und Vorsteuern.
  4. Überprüfe alle Eingaben, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind.
  5. Klicke auf „Absenden“, um die Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln.
  6. Nach dem Absenden erhältst Du eine Bestätigung. Speichere diese zur späteren Einsichtnahme ab.

Mit dieser Anleitung zur Umsatzsteuerberechnung bist Du gut gerüstet, um Deine Umsatzsteuervoranmeldung korrekt und fristgerecht zu übermitteln. 

Dauerfristverlängerung für die UStVA

Die Dauerfristverlängerung für die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine wichtige Möglichkeit, um zusätzliche Zeit für die Abgabe der UStVA zu gewinnen. Hier sind die einzelnen Schritte und Aspekte der Dauerfristverlängerung:

  • Antrag auf Dauerfristverlängerung stellen: Um eine Dauerfristverlängerung zu beantragen, musst Du einen schriftlichen Antrag beim zuständigen Finanzamt einreichen. In der Regel ist es jedoch am einfachsten, dies über das ELSTER-Portal zu tun. 
  • Anmeldung der Sondervorauszahlung: Bei der Beantragung der Dauerfristverlängerung musst Du eine Sondervorauszahlung leisten. Diese Sondervorauszahlung beträgt 1/11 der voraussichtlichen jährlichen Umsatzsteuerschuld. Der Zahlungsbetrag ist bis zu einem bestimmten Termin – in der Regel bis Ende des Monats, in dem Du den Antrag gestellt hast – zu überweisen. Er wird mit der nächsten regulären Umsatzsteuervoranmeldung verrechnet. Achte darauf, den Zahlungsbeleg sorgfältig zu dokumentieren.
  • Dauerfristverlängerung widerrufen oder ändern: Falls sich Deine Situation ändert oder Du die Dauerfristverlängerung nicht mehr benötigst, kannst Du diese widerrufen oder ändern. Der Widerruf muss ebenfalls schriftlich beim Finanzamt erfolgen. 

Die Dauerfristverlängerung für die UStVA kann eine wertvolle Hilfe für Unternehmen sein, um Fristen besser zu managen und die Liquidität zu sichern. 

Häufige Fehler bei der UStVA und wie Du sie vermeidest

Bei der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) können verschiedene Fehler auftreten, die zu Problemen mit dem Finanzamt führen können. Häufige Fehler sind:

  • das falsche Eintragen von Umsatz- oder Vorsteuerbeträgen. Überprüfe Deine Buchhaltungsunterlagen sorgfältig und nutze digitale Tools zur Unterstützung.
  • das Fehlen von Belegen. Archiviere alle Belege zeitnah.
  • falsche Steuersätze. Achte darauf, welche Steuersätze für welche Produkte oder Dienstleistungen gelten.
  • Versäumnis der Fristen. Setze Dir Erinnerungen für Fristen und nutze automatische Zahlungssysteme.
  • unzureichende Informationen über Auslandsgeschäfte. Informiere Dich über die geltenden Vorschriften für internationale Transaktionen.

Sollten Fehler in der UStVA auftreten, ist eine Korrektur notwendig. Eine Korrektur kann durch das Einreichen einer berichtigten Voranmeldung erfolgen. Je nach Art und Umfang des Fehlers kann auch eine schriftliche Mitteilung an das zuständige Finanzamt ratsam sein, um Missverständnisse zu klären.

Vorsteuerabzug: Wann ist er möglich?

Der Vorsteuerabzug ist möglich, wenn Du umsatzsteuerpflichtige Einkünfte erzielst und die Vorsteuerbeträge in einer UStVA ordnungsgemäß angesetzt hast. Voraussetzung ist, dass die Anschaffungen oder Aufwendungen für das Unternehmen verwendet werden und Du eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer erhalten hast.

Säumniszuschläge und mögliche Konsequenzen

Wenn Du Deine UStVA nicht fristgerecht einreichst, können Säumniszuschläge und andere Konsequenzen folgen:

  • Säumniszuschlag: Dieser kann bis zu 1 % des ausstehenden Betrags pro angefangenen Monat betragen.
  • Bußgelder: Bei wiederholten Versäumnissen können höhere Bußgelder oder weitere rechtliche Konsequenzen drohen.
  • Zinszahlungen: Zusätzlich fallen Zinsen auf den ausstehenden Betrag an.

Um dies zu vermeiden, ist es empfehlenswert, die Fristen für die Abgabe der UStVA im Blick zu behalten.

Sonderfälle in der Umsatzsteuervoranmeldung

Es gibt verschiedene Sonderfälle und spezifische Anforderungen, die bei der Erstellung der UStVA berücksichtigt werden müssen. Insbesondere bei EU-Umsätzen, grenzüberschreitenden Geschäften sowie für Existenzgründer:innen bestehen Sonderfälle, die besondere Beachtung erfordern. Auch die Ist-Versteuerung, die in bestimmten Fällen angewendet werden kann, hat ihre eigenen Auswirkungen auf die Umsatzsteuervoranmeldung.

  1. EU-Umsätze und grenzüberschreitende Geschäfte. Bei Lieferungen und Leistungen innerhalb der Europäischen Union müssen Unternehmen die besonderen Regelungen des europäischen Mehrwertsteuersystems beachten. Hierbei kommt es darauf an, ob es sich um steuerpflichtige oder steuerfreie Umsätze handelt. Bei steuerpflichtigen Umsätzen innerhalb der EU erfolgt die Versteuerung grundsätzlich im Herkunftsland des Unternehmens, während unter bestimmten Voraussetzungen steuerfreie Umsätze möglich sind. Für Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen ins EU-Ausland liefern, gilt außerdem, dass sie sich gegebenenfalls im Empfängerland registrieren müssen, wenn sie dort bestimmte Umsatzgrenzen überschreiten. Dies birgt den zusätzlichen Aufwand, eine korrekte fakturierte Umsatzsteuer auszuweisen und entsprechende Meldungen an die Finanzbehörden zu tätigen. Diese Regelungen sind im Rahmen der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (Richtlinie 2006/112/EG) und in den nationalen Umsatzsteuergesetzen der Mitgliedstaaten verankert.
  2. Existenzgründer:innen müssen sich innerhalb von einer Woche nach Aufnahme ihrer Tätigkeit beim Finanzamt anmelden. Bei der ersten UStVA sind besondere Fristen und Anforderungen zu beachten. Viele Gründer:innen nutzen die Kleinunternehmerregelung laut § 19 UStG, um in den ersten Jahren die Verwaltungskosten niedrig zu halten.
  3. Gemäß § 20 UStG können Unternehmer:innen, die die Voraussetzungen erfüllen, die Ist-Versteuerung beantragen. Bei der Ist-Versteuerung wird die Umsatzsteuer erst dann fällig, wenn der/die Kund:in die Rechnung bezahlt hat. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit langen Zahlungszielen oder Betrieben, die häufig mit Forderungsausfällen zu kämpfen haben. Die Ist-Versteuerung kann von Kleinunternehmer:innen sowie von Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro beantragt werden. Der Antrag muss beim Finanzamt gestellt werden, die Entscheidung über die Genehmigung kann jedoch einige Zeit in Anspruch nehmen.

Diese verschiedenen Aspekte und Sonderfälle zeigen, dass die Umsatzsteuervoranmeldung nicht nur eine Pflicht, sondern auch ein strategisches Instrument ist, das Unternehmen nutzen können, um ihre steuerliche Situation zu optimieren. 

Praxisbeispiel: So funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung

Um besser zu verstehen, wie die Umsatzsteuervoranmeldung in der Praxis funktioniert, betrachten wir ein konkretes Beispiel und geben einige Tipps, um eine reibungslose Abgabe zu gewährleisten.

Nehmen wir an, ein Unternehmen namens „Muster GmbH“ verkauft Produkte online und erzielt im Monat Februar 2024 einen Umsatz von 10.000 Euro. Auf diesen Umsatz erhebt die Muster GmbH die gesetzliche Umsatzsteuer von 19 %, was einem Betrag von 1.900 Euro entspricht. In der gleichen Periode hat die Muster GmbH Einkaufskosten in Höhe von 6000 Euro, auf die sie ebenfalls Umsatzsteuer gezahlt hat, also 1.140 Euro.

Um die Umsatzsteuervoranmeldung auszufüllen, müssen in erster Linie die Einnahmen und Ausgaben erfasst werden. Die Schritte zur Berechnung sind einfach:

  • Ermittlung der Umsatzsteuer: Der Umsatz von 10.000 Euro generiert eine Umsatzsteuer von 1.900 Euro.
  • Vorsteuerabzug: Die Umsatzsteuer, die die Muster GmbH auf ihre Einkäufe gezahlt hat, ergibt eine Vorsteuer von 1.140 Euro.
  • Berechnung der Zahllast: Die Zahllast an das Finanzamt ergibt sich aus der Umsatzsteuer abzüglich der Vorsteuer. In diesem Fall: 1.900 Euro (vereinnahmte Umsatzsteuer) minus 1.140 Euro (Vorsteuer) gleich 760 Euro. Diese 760 Euro muss die Muster GmbH an das Finanzamt abführen.

Um sicherzustellen, dass die Umsatzsteuervoranmeldung reibungslos abgegeben wird, sind einige wichtige Tipps zu beachten:

  • Fristen beachten: Die UStVA muss in der Regel bis zum 10. des Folgemonats abgegeben werden. Bei elektronischer Abgabe kann die Frist bis zum 11. verlängert werden.
  • Dokumentation: Bewahre alle Belege und Rechnungen sorgfältig auf. Eine ordentliche Dokumentation erleichtert die Erstellung der UStVA und hilft, Fehler zu vermeiden.
  • Software nutzen: Verwende Buchhaltungssoftware, die die Umsatzsteuervoranmeldung automatisiert. Das spart Zeit und reduziert das Fehlerpotenzial.
  • Rechtzeitig prüfen: Überprüfe Deine Berechnungen und die Daten, bevor Du die UStVA einreichst. Fehler können zu Nachzahlungen und möglichen Strafen führen.
  • Beratung in Anspruch nehmen: Bei Unsicherheiten oder komplizierten Sachverhalten ist es ratsam, eine:n Steuerberater:in hinzuzuziehen.
  • Frühzeitig einreichen: Vermeide den Stress, alles in letzter Minute zu erledigen. Reiche Deine UStVA so früh wie möglich ein, um eventuelle Probleme rechtzeitig erkennen und beheben zu können.

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist ein zentraler Bestandteil der steuerlichen Verpflichtungen eines Unternehmens. Mit einer sorgfältigen Berechnung und Vorbereitung läuft der Prozess jedoch reibungslos ab.

Schau Dir unsere anderen Artikel an:

Letzte Artikel