Was ist eine Rechnungsvorlage Kleinunternehmer, wer braucht sie und warum? Als Kleinunternehmer:in kannst Du eine Rechnungsvorlage nutzen, um Deine Rechnungen immer korrekt zu erstellen und dabei Zeit zu sparen. Du erfährst in diesem Artikel alle wichtigen Informationen zur Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer:innen.
Bedeutung und Notwendigkeit von Rechnungsvorlagen für Kleinunternehmer:innen
Unter bestimmten Voraussetzungen können Selbstständige und Freiberufler:innen selbst entscheiden, ob sie von der Kleinunternehmerregelung nach 19 UStG profitieren. Kleinunternehmen sind Unternehmen, deren Umsatz einschließlich ausgewiesener Umsatzsteuer im Jahr der Gründung 22.000 Euro unterschreitet und deren Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich nicht 50.000 € überschreiten wird.
Für Kleinunternehmer:innen ist die Rechnungsstellung in der Regel etwas einfacher als für Unternehmen, die Mehrwertsteuer zahlen. Es ist jedoch wichtig, dass die Ausgangsrechnung in vollem Umfang mit den gesetzlichen Vorschriften für die obligatorischen Rechnungsangaben für Kleinunternehmen übereinstimmt.
So müssen Kleinunternehmer:innen einfach nur den entsprechenden Hinweis auf die Steuerbefreiung in ihre Rechnungen aufnehmen, beispielsweise durch den Satz “gemäß 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet”.
Fehler auf Rechnungen können für Kleinunternehmer:innen unangenehme und teils kostspielige Folgen haben. Rechnungsvorlagen sind daher von großer Hilfe.
Bestandteile einer Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer:innen
Um eine korrekte Rechnung darzustellen, muss die Kleinunternehmer Rechnung Vorlage laut §14 UStG folgende Angaben enthalten:
- Name und Rechnungsadresse des Leistungserbringers und -empfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Fortlaufende Rechnungsnummer und -datum
- Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt
- Gesamtbetrag
- Besondere Anforderungen für Kleinunternehmer
- Hinweis auf Befreiung von der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung falls zutreffend, z.B: “Gemäß §19 UStG ist in dem Preis keine Umsatzsteuer enthalten”.
Du musst sicherstellen, dass alle vorgeschriebenen Angaben auf der Rechnung enthalten sind. Fehlt eine Angabe, kann der Rechnungsempfänger die Zahlung des Betrags verweigern, bis Du eine korrekte Kleinunternehmer Rechnung ausstellst. Um zusätzliche Zahlungen an das Finanzamt zu vermeiden, solltest Du außerdem den korrekten Betrag inklusive geltender Steuern in die Rechnung schreiben und alle Vorgaben einhalten.
Du kannst unsere Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer:innen verwenden, die alle notwendigen Elemente enthält. Bitte beachte, dass dies nur eine Vorlage ist. In verschiedenen Situationen kannst Du diese an Deine Bedürfnisse anpassen. Überlege, welche zusätzlichen Informationen für Dich oder Deine Kunden relevant sein könnten, wie zum Beispiel spezifische Zahlungsbedingungen, Steuerinformationen oder besondere Hinweise zum Leistungsumfang.
Nutzung einer Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer
Eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer:innen zu nutzen, ist ganz einfach:
- Lade einfach unsere Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer:innen herunter
- Fülle alle Felder korrekt aus.
- Unterschreibe die Rechnung und sende sie an den Kunden.
Nimmst Du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, darf kein Ausweis der Umsatzsteuer enthalten sein. Du solltest die Rechnung unbedingt korrigieren, wenn sie falsch ausgestellt wurde, und musst in diesem Fall gegebenenfalls die anfallende Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Außerdem bist Du verpflichtet, Deine Rechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren.
Fazit
Obwohl Kleinunternehmer:innen nicht umsatzsteuerpflichtig sind, müssen auch sie die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes einhalten. Dies gilt auch für die in § 14 Abs. 4 UStG aufgeführten Rechnungspflichtbestandteile.
Darüber hinaus ist ein Unternehmen und damit auch ein Kleinunternehmen nach § 14 Abs. 2 Satz 1 UStG verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung auszustellen, wenn er eine Leistung an ein anderes Unternehmen erbringt.
Wenn Dein Unternehmen nur wenige Rechnungen pro Monat ausstellt, kannst du diese natürlich ohne großen Aufwand und ohne Fehler erstellen. Wenn die Zahl der Rechnungen jedoch in die Dutzende oder gar Hunderte geht, ist das Fehlerrisiko hoch.
FAQ
Gibt es Ausnahmen bei den Pflichtangaben einer Kleinunternehmerrechnung?
Bei der Erstellung von Rechnungen müssen Kleinunternehmen bis auf einige Ausnahmen die gleichen Angaben machen wie andere Unternehmen. Wenn Kleinunternehmen keine Umsatzsteuer erheben, müssen sie auf der Rechnung angeben, dass die Umsatzsteuer gemäß der Anwendung der Kleinunternehmerregelung § 19 UStG nicht ausgewiesen wird.
Wie vermerkt man Rabatte, Skonto oder sonstige Sonderkonditionen auf der Rechnung?
Rabatt, Skonto oder sonstige Sonderkonditionen werden auf der Rechnung gesondert ausgewiesen und als Erlösminderung verbucht. Sie mindern auch die Umsatzsteuer. Buchhaltungsprogramme helfen Unternehmen meist dabei, Rabatte korrekt zu berechnen und zu verbuchen.
Was muss ich tun, wenn ich bei der Rechnungsstellung einen Fehler gemacht habe ?
Wird eine falsche Rechnung ausgestellt, kann der Kunde deren Berichtigung verlangen. Dies ist erforderlich, wenn der tatsächliche Wert der Rechnung nicht eindeutig erkennbar oder falsch ist.
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