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Cos’è la fattura? Una guida completa

Cos’è la fattura — FINOM

La maggior parte delle persone che usano o offrono qualsiasi servizio fiscale si imbatte in scartoffie. È inevitabile, anche con lo sviluppo delle tecnologie moderne. Le fatture sono fra i documenti più importanti quando si tratta di rapporti commerciali. Ma cos’è una fattura?

In parole povere, una fattura è un documento che regola i rapporti commerciali fra un acquirente e un venditore. Mostra quali servizi o beni un fornitore (di prodotti o servizi) venderà all'acquirente e quanto costeranno. Nella fattura sono solitamente inclusi anche i termini di pagamento, nonché altre informazioni importanti sulle quali ci soffermeremo più avanti in questa guida. Sebbene la fattura sembri un documento di facile comprensione, alcune sue funzioni possono sembrare ostiche sembri facile da capire, potrebbero esserci degli aspetti . Facciamo ora un excursus storico e scopriamo quali sono i principali tipi di fattura e la loro funzione., nonché ai tipi di fatture di base e alle loro funzioni.

Suggerimenti FINOM: Come creare una fattura elettronica?

Le origini della fattura 

Prima dell’introduzione della moneta, i soggetti regalavano i 'conti' attraverso il baratto.la società ha iniziato con un sistema di baratto. La prima moneta è stata inventata in Cina all’inizio del X secolo. Più avanti, il sistema bancario si è evoluto passando al prestito individuale. Oggi i  prestiti sono sempre più di attualità  e contemporaneamente si va affermando in modo crescente il settore delle criptovalute.. 

Al di là della moneta adottata, Ci deve sempre essere un documento che elenca tutti i servizi e i loro prezzi per rendere le cose chiare per entrambe le parti di un rapporto commerciale. 

Questo semplice fatto era evidente anche agli antichi sumeri. I mercanti usavano tavole d’argilla o pietra con incisioni come prima forma di contabilità. Ma in che modo queste fatture confermano la loro autenticità? Le prime firme e sigilli sono apparsi su fatture fatte in pelle di animale, papiro e, infine, carta. Tutte queste caratteristiche funzionavano come mezzo di protezione e confermavano l'originalità del documento. L’età della “supremazia della carta” non è ancora terminata, eppure il flusso di documenti sta diventando sempre più digitalizzato. 

Non appena i computer sono diventati parte integrante dell’attività finanziaria, sono state introdotte le fatture elettroniche. Questo ha aiutato a ridurre i tempi, la fatica, e il costo per la loro loro creazione. Con lo sviluppo di internet, è diventato possibile velocizzare la consegna di fatture all'acquirente  ed effettuare tutte le transazioni online. Oggigiorno, la tecnologia è sempre più 'mobile'. Questo permette a tutti di scambiare e offrire qualsiasi bene o servizio al cliente dal proprio smartphone durante la propria pausa caffè. Ci sono anche speciali software che rendono l’intero processo di fatturazione quasi completamente automatizzato.

Nel passaggio epocale dalle tavole di argilla al mondo digitale, il contenuto e le funzioni della tipica fattura rimangono quasi inalterati. Diamo ora un’occhiata più approfondita alle funzioni assolte dalla fattura. 

A cosa serve la fattura?

Ogni cosa ha il suo scopo, e la fatturazione non fa eccezione. Ti sorprenderà sapere quanto sia importante questo documento. Fra le funzioni più importanti di una tipica fattura troviamo:

  • Mantenere un registro delle transazioni. Essendo probabilmente la funzione più importante, una fattura lascia una traccia cartacea distintiva dell’attività fiscale di una impresa. Mostra chi è responsabile nella fornitura servizi o consegnare beni, i dettagli di pagamento e i termini per la prestazione.
  • Il miglior supporto  per i commercialisti. Cos’è una fattura dal punto di vista della contabilità? Questi documenti vengono usati per determinare l’importo totale di quanto va pagato e quanto va ricevuto  Inoltre, le fatture servono come a definire le tasse da pagare in quanto contribuiscono a determinare il reddito di una azienda. Una fatturazione corretta è  essenziale in caso di controlli fiscali.
  • Rappresentazione legale. Le fatture possono servire come mediazione affidabile di possibili controversie fra acquirente  e venditore. In questo modo, le possibilità di attività fraudolente da entrambe le parti diminuiscono considerevolmente.
  • Un potente strumento per gli Analytics Le fatture contribuiscono alla raccolta di informazioni sulle abitudini di acquisto di un cliente, sui tipi di beni e servizi ordinati più comunemente, i tempi di acquisto maggiori, ecc. Questi dati saranno piuttosto preziosi nella pianificazione futura dello sviluppo aziendale.

Come puoi vedere, la fatturazione può svolgere una vasta gamma di attività a supporto dell'azienda. Offre informazioni chiare sull’ordine per entrambe le parti e non lascia praticamente spazio a frodi. 

Suggerimenti FINOM: Come ottenere i pagamenti dai tuoi clienti più velocemente?

Tipi di fattura

Diverse tipologie di fattura possono soddisfare scopi diversi. Il tipo di fatturazione dipende dall'area aziendale in cui operi e se l'acquisto è stato già confermato. I tipi più comuni di fattura sono:

  • Fattura pro forma. Questo documento viene inviato ad un cliente prima che i beni vengano consegnati o i servizi vengano svolti. Questa fatture generalmente offrono una panoramica degli eventuali costi. La scadenza in questo caso può essere modificata in corso d'opera Comunque sia, le cifre iniziali devono essere negoziate dal venditore e dal cliente per evitare future incomprensioni.
  • Fattura provvisoria. Sono utilizzate per progetti su larga scala, dove i pagamenti devono essere effettuati in diverse tranche. In questo modo, viene pagata ogni fase del progetto. È una fattura comodo per il venditore, in quanto non è necessario attendere fino alla fine del progetto per riscuotere il proprio credito. I clienti possono monitorare il loro budget e regolare la liquidità considerando i dati della fattura.
  • Fattura ricorrente. Di solito viene creata per servizi che vengono svolti entro un certo periodo. Per esempio, supponiamo che tu sia titolare di un’agenzia commerciale e fornisciservizi pubblicitari. Se richiedi pagamenti mensili, creerai una fattura ricorrente per i tuoi clienti.
  • Fatture di vendita. Questo tipo di fattura di solito viene confusa con la fattura pro forma. Anche se sono concetti simili, ci sono alcune differenze fra questi documenti. Come abbiamo spiegato sopra,una fattura pro forma riflette una certa somma di beni o servizi che devono ancora essere offerti. In altre parole, viene creata prima di effettuare l’ordine, in modo che un compratore possa comprendere i dettagli dello scambio. Una fattura di vendita garantisce la conferma della vendita. Questo è un tipico esempio di fattura di vendita  “il Signor Rossi vuole che consegniamo 20 computer al suo ufficio. Deve pagare €16.000 per questo acquisto. Il termine ultimo è il 30 novembre.”

I computer sono già imballati e pronti da spedire, dato che il signor Rossiha dato la sua conferma. In altre parole, una fattura di vendita viene emessa solitamente nell’ultima fase dell'accordo, mentre una fattura pro forma non garantisce necessariamente un accordo andato a buon fine.  Ecco perché le fatture di vendita hanno voci nel libro contabile, mentre le pro forma no. 

  • Fattura commerciale. Questo tipo di attura viene emessa per beni e servizi che vengono esportati. Poiché ci i sono tariffe di esportazione, le fatture commerciali sono solitamente più dettagliate e contengono informazioni aggiuntive, come i contatti di entrambe le parti, fra cui informazioni di contatto, una lista di articoli esportati (fra cui il numero e la ragione dell’esportazione), il luogo d’origine e la destinazione, e i dettagli dell’imballaggio.
  • Fattura da pagare. Probabilmente questa è la più triste per un venditore. Quando un cliente non vuole o non è in grado di pagare per i servizi, gli viene inviata una fattura da pagare. Il recupero dei debiti è un incubo per ogni imprenditore. Tuttavia, se le tue fatture sono trasparenti e ben strutturate, il rischio di avere a che fare con arretrati viene considerevolmente ridotto.

Una tale abbondanza di documenti non dovrebbe generare confusione a. La scelta di una fattura dipende in primis dal tipo di azienda che gestisci. Le fatture più frequenti sono le pro forma e quelle di vendita, dato che vengono create spesso nel settore delle piccole imprese (anche se non limitate ad esso). Tuttavia, le definizioni di una fattura, un conto, un ordine di acquisto e una ricevuta potrebbero necessitare una spiegazione migliore. Allora eccola!

Cosa significa una fattura in relazione a documenti finanziari simili? 

Dato che abbiamo già parlato del significato di una fattura, sottolineiamo come una fattura differisce da altre documentazioni fiscali 

Fattura vs ricevuta

Nonostante siano molto simili, questi due documenti non sono la stessa cosa. La ricevuta serve come prova legale dell’acquisto effettuato dal cliente. I beni possono essere restituiti o scambiati se il compratore possiede la ricevuta. Una fattura può servire come stima preliminare dei servizi da svolgere. Considerala una bozza del futuro accordo. 

Fattura vs conto

Queste due voci sono simili in due aspetti: entrambi dichiarano l’importo che un cliente è obbligato a pagare al venditore e vengono rilasciate prima del pagamento reale. Dunque, qual è la differenza? Come al solito, il diavolo è nei dettagli. Una fattura obbliga il cliente a pagare dopo un certo periodo di tempo e ha una scadenza specifica. Per quanto riguarda un conto, ci si aspetta che il pagamento venga effettuato immediatamente. Dunque, un compratore non ha tempo di dilazionare il pagamento.

Fattura vs ordine di acquisto

In questo caso, tutto è piuttosto semplice. Una fattura viene inviata da un venditore a un compratore. L’ordine di acquisto comporta invece l’opposto. Il compratore crea un ordine di acquisto per modellare i termini di un accordo e segue il processo di pagamento fino alla fase finale. Dunque, l’ordine di acquisto prova l’intenzione del compratore di pagare per i servizi, mentre le fatture dichiarano il desiderio di un venditore di ricevere i fondi per i servizi che sono già stati svolti. Puoi scoprire di più sulle fatture e gli ordini di acquisto nel nostro articolo “Ordine di acquisto e fattura: quali sono le differenze fra questi termini finanziari?”

Ora che abbiamo imparato le nozioni dei termini descritti, è necessario capire l’importanza della loro implementazione pratica nelle aziende. Se sei un proprietario d’impresa, assicurati che la tua contabilità lavori con tutti questi tipi di documenti finanziari. Più coerente è la tua contabilità, maggiore protezione legale riceverai in caso di dispute. Ogni documento lascia il suo segno e potrebbe servire come prova in tribunale. 

Abbiamo già discusso cos’è una fattura in un'azienda e in contabilità. È tempo di prestare attenzione al suo aspetto reale. 

Che aspetto ha una fattura? 

Ci sono vari modelli di fattura che rispettano ogni particolare caso aziendale. Diamo un’occhiata ad uno dei possibili esempi.

Cos’è la fatturazione — FINOM

Una fattura tipica deve includere le seguenti informazioni:

  • Informazioni di contatto. Questo riguarda entrambe le parti dell'accordo. É inoltre consigliabile indicare il codice di avviamento postale - anche in caso di una fattura elettronica. Il cliente potrebbe voler ricevere anche una copia fisica.
  • Data di emissione. La data di emissione di una fattura crea un conto alla rovescia per il cliente per poter adempiere ai propri obblighi.
  • Scadenza. Indica il termine entro il quale  in cui un compratore deve pagare un venditore. Di solito, la colonna ha un segno “Netto” e una cifra accanto ad essa, come Netto 15, Netto 20, ecc. Sta per il numero di giorni dati ad un cliente per effettuare il pagamento. Tuttavia, ci sono anche delle opzioni, come “pagamento alla ricezione” nel nostro caso. 
  • Numero progressivo e ID del cliente. Questi numeri sono importantissimi per mantenere tutto organizzato. Assicurati che a tutte le fatture venga assegnato un codice unico. Questi numeri non vengono scelti a caso. Di regola, vengono selezionati in ordine cronologico e possono essere accompagnati da lettere o altri simboli. Questo rende possibile tracciare tutte le fatture inviate ad un particolare cliente.
  • Descrizione dei servizi. Ogni servizio deve avere la propria riga con le informazioni adiacenti, fra cui l’unità di prezzo e l’importo totale post tasse e sconti (se presenti).

La struttura del documento suggerisce la possibile standardizzazione della fatturazione. L’automazione di questo processo può certamente andare a vantaggio di ogni tipo di azienda. In questo caso, la fatturazione elettronica diventa utile.

Suggerimenti FINOM: Come personalizzare il layout della fattura?

Vantaggi della fatturazione elettronica 

Per fare in modo che la fatturazione richieda meno tempo e sia più efficiente in termini di ricezione di pagamento, sarebbe saggio usare un approccio moderno. La fatturazione online è diventata quasi indispensabile poiché aiuta a rendere la contabilità più semplice e più economica. In che modo si può portare questa materia online?

Prima di tutto, Microsoft offre una grande scelta di modelli di fattura. Sono gratuiti da scaricare e sono piuttosto flessibili in termini di modifiche necessarie. Puoi usare sia modelli Word che Excel come contenuti scaricabili oppure andare completamente online con i modelli di Google Sheets. Inoltre, c’è un generatore online diverso che esegue la stessa funzione - creando la struttura del documento. E se volessi avere di più? È possibile? Con FINOM, assolutamente sì.

FINOM porta la fatturazione ad un nuovo livello, permettendo a tutti i soggetti coinvolti nel rapporto commerciale di sentirsi sicuri nel flusso dei documenti finanziari. Con FINOM puoi creare una fattura che verrà generata automaticamente e compilata - tutto sullo schermo del tuo telefono. L’intero processo non richiederà più di 60 secondi. 

Il cliente riceverà una fattura con un link per inviare il pagamento con un click. Inoltre, l’app mobile (FINOM per Android, FINOM per IOS) ha una funzione di promemoria in modo che nessuna delle fatture verrà dimenticata dai tuoi clienti. E la ciliegina sulla torta è l’integrazione bancaria. FINOM verifica il profitto da una fattura confrontandolo con il loro importo totale per assicurarsi che tutti i pagamenti siano completi. In questo modo, il tuo reparto contabilità ha un carico di lavoro ridotto e risparmia tempo per altre faccende da svolgere. 

Conclusioni

Passare completamente alla fatturazione automatizzata oppure no - questa è la domanda alla quale ogni persona deve rispondere. Naturalmente, dipende principalmente dalla dimensione dell'azienda. Per le piccole imprese, potrebbe valere la pena risparmiare denaro per la fatturazione manuale, mentre le grandi imprese possono preferire velocizzare il flusso di documenti. Ad ogni modo, che tu mantenga un approccio tradizionale o sfrutti metodi di prim’ordine, assicurati che la tua fatturazione rimanga chiara e sostanziale per i clienti. Questo aumenta le possibilità di pagamenti puntuali e un'attività aziendale senza problemi. 

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