La plupart de ceux qui utilisent ou fournissent des services commerciaux en tous genres sont confrontés à la paperasse. C'est inévitable, même avec le développement des technologies modernes. Les factures font partie des documents auxquels nous avons recours le plus couramment dans le cadre des interactions commerciales. Mais qu'est-ce qu'une facture ?
En termes simples, une facture est un document qui régit les relations commerciales entre un acheteur et un vendeur. Elle indique les services ou les biens qu'un vendeur va vendre à un acheteur et leur coût. Les conditions de paiement y figurent également, ainsi que d'autres informations légales importantes sur lesquelles nous reviendrons plus en détails plus loin dans ce guide. Si le concept du document semble facile à comprendre, la facture peut avoir quelques complexités en termes de structure et de fonctionnalité. Jetons un coup d'œil à l’histoire des factures, ainsi qu'aux types de factures et à leurs fonctions de base.
Conseils Finom: Comment créer une facture
De la naissance des factures jusqu’à aujourd’hui
Avant l'introduction de la monnaie papier, la société a commencé par un système de troc. La première monnaie papier a été inventée en Chine au début du 10ème siècle. Plus tard, le système bancaire a évolué avec la notion de prêts individuels. L'ère des prêts de crédit et des hypothèques bat toujours son plein, parallèlement à l'intérêt croissant pour les cryptomonnaies. Toutefois, quel que soit le mode de paiement utilisé, il doit toujours y avoir un document qui énumère tous les services et leurs prix pour que les choses soient claires pour les deux parties d’une relation commerciale.
Ce simple fait était évident même pour les anciens Sumériens. Les marchands utilisaient des tablettes d'argile ou de pierre portant des gravures comme forme de comptabilité primitive. Mais comment ces factures primitives pouvaient-elles confirmer leur authenticité ? Les premières signatures et les premiers sceaux sont apparus sur des factures en peau d'animal, en papyrus et, enfin, des factures papiers. Toutes ces caractéristiques servaient de moyen de protection et confirmaient l'authenticité d’un document. Même si l'ère de la « suprématie du papier » n'est pas encore révolue, le flux de documents est aujourd’hui de plus en plus numérisé.
Depuis que les ordinateurs sont devenus partie intégrante de l'activité commerciale, les factures électroniques ont fait leur apparition. Elles ont permis de réduire le temps alloué à, les efforts et le coût de leur création. Avec le développement d'Internet, il est devenu possible d'accélérer la livraison des factures aux acheteurs et d'effectuer toutes les transactions en ligne. Comme la technologie moderne devient de plus en plus compacte et portable, elle permet à chacun de faire du commerce et d'offrir n'importe quel bien ou service à des clients, directement depuis un smartphone pendant la pause-café. Il existe même des logiciels dédiés qui permettent d'automatiser presque entièrement le processus de facturation.
Malgré le long chemin parcouru de la tablette d’argile au numérique, le contenu et les fonctions d'une facture typique restent presque inchangés. Examinons de plus près ces derniers.
Fonctions de la facture
Tout a sa raison d'être et la facture ne fait pas exception : vous serez surpris d'apprendre l'importance de ce document. Parmi les fonctions les plus significatives d'une facture typique, citons qu’elle permet de :
- Conserver l’historique des transactions. Probablement la fonction la plus importante de toutes, la facture laisse une trace écrite distincte de l'activité commerciale. Elle indique qui est responsable de la prestation de services ou de la livraison de marchandises, les détails du paiement et les conditions d'exécution du contrat.
- Aider les comptables. Qu'est-ce qu'une facture en comptabilité ? Suite au point précédent, les factures sont indispensables à la bonne tenue de la comptabilité générale. Ces documents sont utilisés pour déterminer le montant total des comptes à payer et des créanciers. En outre, les factures servent à enregistrer les recettes imposables, ce qui aide une entreprise ou un auto entrepreneur à déclarer ses revenus. Une bonne facturation peut être un atout supplémentaire en cas d'audit.
- Fonction de représentation légale. Les factures peuvent servir de médiation fiable pour les éventuels litiges entre un acheteur et un vendeur. De cette manière, les risques d'activités frauduleuses de part et d'autre sont considérablement réduits.
- Un outil puissant pour l'analyse. Les factures permettent de recueillir des informations sur les habitudes d'achat des clients, les types de biens ou de services les plus couramment commandés, les périodes de pointe, etc. Ces données seront très utiles pour planifier le développement futur de l'entreprise.
Comme vous pouvez le constater, la facturation peut remplir un large éventail de tâches commerciales. Elle fournit des informations claires sur la commande aux deux parties et ne laisse pratiquement aucune place à la fraude.
Conseils Finom: Comment s'assurer que vos clients règlent leurs factures rapidement ?
Types de factures
Différentes factures remplissent des objectifs distincts. Le type de facture dépend du secteur d'activité professionnelle dans lequel vous opérez et du fait que l'achat a déjà été confirmé ou non. Les types de factures les plus courants sont les suivants :
- Facture pro-forma. Ces documents sont envoyés à un client avant la livraison des marchandises ou l'exécution d’une prestation de service. Ces factures donnent généralement un aperçu des coûts à venir. Les conditions peuvent changer au cours de la commande. Néanmoins, les chiffres initiaux doivent être négociés par le vendeur et le client afin d'éviter tout malentendu à l'avenir.
- Facture intermédiaire. Elles sont typiques des projets de grande envergure où les paiements sont répartis sur plusieurs factures. De cette façon, chaque étape du projet doit être payée. C'est pratique pour le vendeur, car il n'a pas besoin d'attendre la fin du projet pour percevoir une partie des recettes. Les clients peuvent surveiller leur budget et réguler le flux de trésorerie en tenant compte des données de la facture.
- Facture récurrente. Elle est généralement établie pour des services qui sont exécutés dans une période déterminée. Par exemple, disons que vous représentez une agence commerciale et que vous fournissez à vos clients des services de publicité. Si vous exigez des paiements mensuels, vous établirez une facture récurrente pour vos clients.
- Facture de vente. Ce type de facture est généralement confondu avec un bon de commande. Bien que leur notion soit similaire, il existe quelques différences entre ces documents. Une facture pro forma reflète une certaine quantité de biens ou de services qui doivent encore être livrés. En d'autres termes, elle est établie avant qu’une commande soit passée, afin que l'acheteur puisse connaître les détails de l’offre. Une facture de vente garantit la confirmation de ventes de marchandises. Elle dit quelque chose comme : « M. Martin, vous voulez que nous vous livrions 20 ordinateurs pour votre bureau. Vous devez payer 16 000 dollars pour cet achat. La date d'échéance est le 30 novembre. »
Les ordinateurs sont déjà emballés et prêts à être livrés puisque M. Martin a donné sa confirmation. En d'autres termes, une facture de vente est généralement établie au stade final de la transaction, tandis qu'une facture de situation pro forma ne garantit pas nécessairement le succès de la transaction. C'est pourquoi les factures de vente sont inscrites dans le livre comptable, alors que les factures pro forma ne le sont pas.
- Facture commerciale. Ces factures sont établies pour les biens ou services exportés. Étant donné que l'exportation est soumise à des droits de douane, les factures commerciales sont généralement plus détaillées et contiennent des informations supplémentaires, telles que les coordonnées des deux parties, une liste des articles exportés (y compris leur nombre et les raisons de l'exportation), le lieu d'origine et de destination, le numéro de tva et les détails de l'emballage.
- Facture en souffrance. C'est peut-être la facture la plus triste de toutes pour le vendeur ! Lorsqu'un client n'est pas disposé ou incapable de payer ses services, il reçoit une facture en souffrance. Récupérer les dettes peut devenir un cauchemar pour tout entrepreneur. Toutefois, si vos factures sont transparentes et bien structurées, le risque d'avoir à gérer des contrats en souffrance est considérablement réduit, tout comme le risque de retard de paiement.
Une telle abondance de documents ne doit pas vous laisser perplexe. Le choix d'une facture dépend essentiellement du type d'entreprise que vous possédez. Les factures les plus fréquemment rencontrées sont les factures pro forma et les factures de vente, car elles sont souvent rédigées dans le secteur des petites entreprises (mais pas seulement). Cependant, les définitions d'une facture, d'une note, d'un bon de commande et d'un reçu nécessitent peut-être une explication plus approfondie. Alors, allons-y !
Qu’est-ce qu’une facture par rapport à d'autres documents financiers similaires ?
Puisque nous avons déjà parlé de la signification d'une facture, voyons comment une facture diffère des autres documents commerciaux.
Facture et reçu
Même s’ils se ressemblent beaucoup, ces deux documents ne sont pas identiques. Le reçu sert de preuve légale de l'achat effectué par le client. Les marchandises peuvent être retournées ou échangées si l'acheteur possède le reçu. Une facture peut servir d'estimation préliminaire des services à exécuter. Considérez-la comme l'ébauche d'un futur accord commercial.
Facture ou addition
Ces deux éléments se ressemblent sur deux points : ils indiquent tous deux la somme d'argent qu'un client est tenu de payer au vendeur et sont libérés avant le paiement effectif. Alors, quelle est la différence ? Comme d'habitude, le diable se cache dans les détails. Une facture oblige le client à payer quelque temps plus tard et comporte des délais de paiement précis. Pour l’addition, le paiement est censé s'effectuer immédiatement. Ainsi, un acheteur n'a pas le temps de retarder le paiement.
Facture ou bon de commande
Dans ce cas, tout est assez simple. Une facture est envoyée par le vendeur à l'acheteur. Avec un bon de commande, c'est l'inverse. L'acheteur établit un bon de commande pour définir les termes de l'accord et suivre le processus d'achat jusqu'à ses dernières étapes. Ainsi, les bons de commande prouvent l'intention de l'acheteur de payer les services, tandis que les factures indiquent le désir du vendeur de recevoir les fonds pour les services qui ont déjà été exécutés. Vous pouvez en savoir plus sur les factures et les bons de commande dans notre article « Bon de commande vs. Facture : Quelles sont les différences entre ces termes financiers ? »
Maintenant que vous en savez plus sur les termes décrits, il est nécessaire de comprendre l'importance de leur mise en œuvre pratique dans les affaires. Si vous êtes propriétaire d'une entreprise, assurez-vous que votre comptabilité fonctionne avec tous ces types de documents financiers. Plus vos documents de comptabilité sont cohérents, plus vous bénéficiez d'une protection juridique en cas de litige. Chaque document laisse une trace et peut servir de preuve devant un tribunal.
Nous avons déjà discuté de ce qu'est une facture dans les affaires et la comptabilité. Mais à quoi ressemble-t-elle exactement ?
À quoi ressemble une facture ?
Il existe différents modèles de factures adaptés à chaque cas particulier. Examinons l'un des exemples possibles.
Une facture type doit comporter les éléments suivants :
- Informations de contact. Elle doit mentionner les deux parties de l'accord. Il est également conseillé de mentionner l'adresse postale, même dans le cas d'une facture électronique. Il se peut que le client souhaite également recevoir une copie physique.
- Date d’émission. La date d'une facture déclenche le compte à rebours pour que le client remplisse ses obligations.
- Conditions. Il s'agit de la façon dont un acheteur doit payer un vendeur. Habituellement, la colonne comporte la mention « Net » et un chiffre à côté, comme Net 15, Net 20, etc. Il s'agit du nombre de jours accordés à un client pour effectuer le paiement. Cependant, il existe d'autres options, comme « payable à réception » dans certains cas.
- Numéro de facture et identifiant client. Ces chiffres sont essentiels pour garder les choses en ordre. Veillez à ce que toutes les factures soient affectées à un code unique. Ces numéros ne sont pas choisis par hasard. En règle générale, ils sont placés dans l'ordre chronologique et peuvent être accompagnés de lettres ou d'autres symboles. Cela permet de retracer toutes les factures envoyées à un client particulier.
- Description des services. Chaque service doit avoir sa propre ligne avec toutes les informations adjacentes, y compris le prix unitaire et le montant total avec les taxes et les remises (le cas échéant) ainsi que les informations relatives à la TVA collectée si le vendeur est assujetti à la TVA.
La structure de ce document laisse entrevoir une possible normalisation de la facturation. L'automatisation de ce processus pourrait certainement profiter à tous les types d'entreprises. C'est là que la facturation électronique s'avère utile.
Conseils Finom: Comment personnaliser votre facture
Les avantages de la facturation électronique
Pour rendre la facturation moins chronophage et plus efficace en termes de réception des paiements, il est judicieux d'utiliser une approche moderne. La facturation en ligne devient presque indispensable de nos jours car elle contribue à rendre la comptabilité plus facile et plus économique. Quelles sont les méthodes pour passer à une facturation numérique ?
Tout d'abord, Microsoft propose un vaste choix de modèles de factures. Ils peuvent être téléchargés gratuitement et sont assez flexibles en termes d'ajustements nécessaires. Vous pouvez utiliser des modèles Word ou Excel comme contenu téléchargeable ou vous lancer 100 % en ligne avec les modèles de Google Sheets. En outre, il existe différents générateurs en ligne qui remplissent la même fonction : créer la structure du document. Mais que faire si vous voulez aller plus loin ? Est-ce possible ? Avec Finom, oui !
Finom fait passer la facturation à un tout nouveau niveau, et permet à toutes les parties d'une relation commerciale de se sentir à l'aise avec le flux de documents financiers. Vous pouvez établir une facture qui sera automatiquement générée et remplie, le tout sur l'écran de votre téléphone. Rassurez-vous, ça ne prendra pas plus de 60 secondes.
Le client recevra une facture avec un lien pour soumettre son paiement en un seul clic. L'application mobile (Finom pour Android, Finom pour IOS) dispose aussi d'une fonction de rappel afin qu'aucune facture ne soit oubliée par vos clients. Et la cerise sur le gâteau, c'est l'intégration bancaire. Finom vérifie les recettes de chaque facture avec leur montant total pour s'assurer que tous les paiements sont complets. Ainsi, votre service comptable voit sa charge de travail réduite et vous gagnez du temps pour vous occuper d'autres choses plus importantes.
Une facture : qu'est-ce que c'est ?
Passer à la facturation automatique intégrale ou non : c'est une question que chacun doit se poser. Naturellement, cela dépend surtout de la taille de l'entreprise. Pour les petites entreprises, il peut être intéressant d'économiser des fonds grâce à la facturation manuelle, tandis que les grands acteurs peuvent préférer accélérer le flux de documents. Quoi qu'il en soit, que vous vous en teniez à une approche traditionnelle ou que vous tiriez parti de méthodes de pointe, veillez à ce que votre facturation reste claire et concise pour vos clients. Vous augmentez ainsi vos chances d'obtenir des paiements en temps voulu et de mener une activité commerciale harmonieuse.
