Se hai una Partita IVA in regime forfettario, la fatturazione elettronica è oggi obbligatoria per tutti i contribuenti (dal 1° gennaio 2024). In questa guida vediamo i punti principali da conoscere, come compilare il documento e quali sanzioni si applicano in caso di errore.

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Obbligo di fattura elettronica per i forfettari dal 1° gennaio 2024

Dal 1° gennaio 2024 la fatturazione elettronica è obbligatoria anche per tutti i lavoratori autonomi che operano in regime forfettario (articolo 18 del Decreto-Legge n. 36/2022). Questo significa che chi ha una Partita IVA forfettaria deve emettere, trasmettere, ricevere e conservare le fatture in formato elettronico secondo le regole previste per il Sistema di Interscambio.

L'obbligo riguarda le operazioni verso altre imprese, professionisti, clienti privati e pubblica amministrazione.

Quali contribuenti forfettari devono emettere fatture elettroniche?

Oggi la fattura elettronica è obbligatoria per tutti i titolari di Partita IVA che applicano il regime forfettario, come previsto dall'articolo 1, commi da 54 a 89, della Legge 190/2014.

A differenza di quanto accadeva in passato, non esistono più soglie di fatturato: l'obbligo si applica a tutti, indipendentemente dai ricavi o dai compensi percepiti nell'anno precedente.

Chi è esonerato dall'obbligo di fatturazione elettronica?

In generale, oggi sono poche le situazioni di esonero. La principale riguarda alcune prestazioni sanitarie rese a persone fisiche: in questi casi è vietato emettere fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio, poiché i dati sono trasmessi attraverso il Sistema Tessera Sanitaria (art. 10-bis del Decreto-Legge n. 119/2018).

Quali sono le differenze tra una fattura elettronica e una fattura cartacea?

La differenza principale tra fattura elettronica e fattura cartacea riguarda il formato e le modalità di emissione, trasmissione e conservazione del documento. 

La fattura elettronica deve essere generata in formato XML e trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI), che controlla i dati e la recapita al destinatario. Un file PDF inviato via email, anche se identico a una fattura, non ha valore fiscale: per essere valida, la fattura deve necessariamente passare dallo SdI.

Anche la conservazione cambia: la fattura elettronica deve essere archiviata digitalmente a norma per 10 anni (art. 2220 del Codice Civile), secondo le regole di conservazione sostitutiva. Salvare semplicemente il file sul computer non è sufficiente.

In sintesi:

  • fattura elettronica: formato XML, invio tramite SdI, conservazione digitale a norma 
  • fattura cartacea o PDF: nessun valore fiscale se non gestita secondo le regole previste

Nella pratica, questo significa che serve un software o uno strumento online che ti permetta di creare, inviare e conservare correttamente le fatture. Anche il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate richiede un'attivazione esplicita da parte dell'utente.

Per semplificare questi passaggi, è possibile utilizzare un software per la fatturazione elettronica. Soluzioni come Finom permettono di gestire tutto il processo, dalla creazione all’invio tramite SdI fino alla conservazione a norma, in un unico posto, riducendo il rischio di errori e semplificando il lavoro quotidiano.

Come si emette una fattura elettronica?

Per emettere una fattura elettronica ti basta utilizzare un dispositivo come un PC, un tablet o uno smartphone e un software adatto allo scopo. Puoi scegliere tra il portale «Fatture e Corrispettivi» dell'Agenzia delle Entrate oppure una soluzione dedicata che semplifica la gestione operativa.

Una volta compilati i dati, la fattura viene generata in formato XML e trasmessa al Sistema di Interscambio, che ne verifica la correttezza. Successivamente, la recapita al destinatario.

Per chi è in regime forfettario, la compilazione richiede alcune attenzioni specifiche. In particolare, nella fattura bisogna indicare il regime fiscale corretto, utilizzare il codice natura IVA previsto per le operazioni non soggette e inserire la dicitura che segnala la non applicazione dell'IVA.

In pratica, una fattura elettronica forfettaria deve includere:

  • regime fiscale forfettario (RF19, se richiesto dal software)
  • codice natura IVA corretto (ad esempio N2.2 in molti casi)
  • dicitura di non applicazione dell'IVA secondo la normativa sul regime forfettario («Operazione effettuata in regime forfettario ai sensi dell'articolo 1, commi da 54 a 89, della Legge n. 190/2014 e successive modificazioni»)
  • imposta di bollo virtuale da 2 €, se l'importo supera 77,47 €

Nella gestione quotidiana, utilizzare un software di fatturazione ti aiuta a compilare correttamente tutti i campi, inviare la fattura allo SdI e tenere sotto controllo documenti e pagamenti in un unico posto. Per maggiori dettagli su come creare e inviare una fattura elettronica con Finom, puoi consultare la nostra guida dedicata qui.

Attenzione ai clienti esteri

Se lavori con clienti UE o extra-UE, la gestione della fatturazione richiede alcune attenzioni specifiche. Anche in questi casi, infatti, i dati delle operazioni devono generalmente essere trasmessi tramite il Sistema di Interscambio (SdI).

Per le fatture verso clienti esteri, spesso si utilizza il codice destinatario «XXXXXXX», quando il cliente non è registrato al sistema italiano. È inoltre necessario compilare correttamente i campi relativi all’operazione e indicare il trattamento IVA applicabile.

A seconda del tipo di operazione, possono essere richiesti codici documento specifici (ad esempio TD17, TD18 o TD19 per operazioni con l’estero), che servono a comunicare correttamente i dati all’Agenzia delle Entrate.

Per questo motivo, quando emetti una fattura verso l’estero, è importante verificare ogni volta il corretto inquadramento fiscale dell’operazione, così da evitare errori o comunicazioni incomplete.

Come si invia e si riceve una fattura elettronica?

La fattura elettronica non si invia direttamente al cliente come un normale file allegato. Per essere valida, deve essere trasmessa al Sistema di Interscambio, che ne controlla i dati e la recapita al destinatario.

Al cliente puoi comunque inviare una copia di cortesia in PDF, ad esempio via email, ma il documento ufficiale resta quello inviato tramite il Sistema di Interscambio.

Per quanto riguarda la ricezione, le fatture arrivano sempre tramite il Sistema di Interscambio. Puoi riceverle attraverso un codice destinatario o un indirizzo PEC, oppure consultarle nell'area riservata del portale «Fatture e Corrispettivi» o direttamente nel software di fatturazione da te utilizzato.

Quali sono gli errori comuni nella gestione della fatturazione elettronica per forfettari?

Anche se il processo è ormai standardizzato, alcuni errori sono ancora piuttosto frequenti e possono creare dei problemi operativi o fiscali.

I più comuni includono:

  • inserire dati del cliente non corretti o incompleti
  • inviare la fattura in ritardo rispetto alle tempistiche previste dalla normativa
  • non applicare il bollo virtuale quando è necessario
  • confondere la copia PDF con la fattura elettronica valida ai fini fiscali
  • non conservare le fatture in modo conforme

Prestare attenzione a questi aspetti ti aiuta a evitare scarti, correzioni e possibili sanzioni, mantenendo la gestione più semplice, nonché sotto controllo.

Cosa rischia chi emette una fattura elettronica in ritardo?

La fattura elettronica immediata deve essere emessa entro 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione (articolo 21 del DPR 633/1972). Se l'invio avviene in ritardo, si applicano le sanzioni previste dalla normativa vigente:

  • Per le violazioni che incidono sull'IVA, dal 1° settembre 2024 la sanzione ordinaria è pari al 70% dell'imposta relativa all'operazione, con un minimo di 300 € (D.Lgs. n. 87/2024).
  • Per le operazioni non soggette a IVA, come quelle tipiche del regime forfettario, si applica una sanzione pari al 5% dei corrispettivi non documentati, con un minimo di 300 € (art. 6, comma 2, del D.Lgs. n. 471/1997 (modificato dall'art. 2 del D.Lgs. 87/2024)). Qualora, però, il ritardo non incida neppure sulla corretta determinazione del reddito, la sanzione applicabile diventa fissa e va da 250 € a 2.000 € (art. 6 (comma 1, ultimo periodo, e comma 2) del D.Lgs. n. 471/1997).

In presenza dei requisiti previsti dalla legge, la regolarizzazione spontanea può consentire una riduzione tramite ravvedimento operoso.

Ricordiamo che la fattura differita (articolo 21, comma 4, del d.P.R. n. 633/72), invece, può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo, a condizione che l'operazione sia documentata correttamente.

Per chi è in regime forfettario, la fatturazione elettronica fa ormai parte della gestione quotidiana. Tenere sotto controllo i dati, rispettare le scadenze, applicare la marca da bollo quando serve e conservare correttamente le fatture permette di lavorare con maggiore serenità riducendo il rischio di errori. Con uno strumento come Finom puoi semplificare questi passaggi e gestire tutto in modo più organizzato, senza perdere tempo in operazioni manuali.

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