Die Zahlungserinnerung Vorlage ist eine fertige Lösung, um den Empfänger an seine Verpflichtungen zu erinnern, die er zu erfüllen hat. Eine Vorlage zur Zahlungserinnerung kann Ihre Arbeitsaufgaben vereinfachen und Ihnen Zeit ersparen.
In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Vorlage für eine Zahlungserinnerung ist, was sie enthalten sollte und wann sie verwendet werden sollte.
Zahlungserinnerung – was ist das?
Die Zahlungserinnerung ist eine Form der Geschäftskorrespondenz. Diese Form der Korrespondenz wird verwendet, wenn es notwendig ist, die andere Partei an die Erfüllung der eingegangenen Verpflichtungen oder der getroffenen Zahlungsvereinbarungen zu erinnern.
Zahlungserinnerungen sind zunächst freundlich formuliert, um die Kundenbindung aufrechtzuerhalten, fordern aber dennoch zur Zahlung auf.
Einer schriftlichen Zahlungserinnerung geht in der Regel eine mündliche Zahlungserinnerung voraus. Wenn die mündliche Zahlungserinnerung keine Wirkung zeigt, ist eine schriftliche Zahlungserinnerung angebracht. Ändert sich die Situation auch nach der schriftlichen Zahlungserinnerung nicht, ist der nächste rechtliche Schritt eine rechtssichere Mahnung.
Was ist der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung?
Zahlungserinnerung und eine Mahnung haben im Wesentlichen dieselbe Funktion – sie sollen den Schuldner daran erinnern, dass er die Rechnung zu begleichen bezahlen muss. Dennoch gibt es einen wesentlichen Unterschied:
- Die Zahlungserinnerung ist nicht erforderlich und nicht gesetzlich geregelt. Die Zahlungserinnerung kann auf Ihren Wunsch und Ihre Initiative hin erstellt und übermittelt werden.
- Die letzte Mahnung hingegen ist gesetzlich geregelt (§ 286 BGB). So das ist gerichtliches Verfahren. Nach einer Mahnung ist ein gerichtliches Mahnverfahren möglich.
Zahlungserinnerung Vorlage: Aufbau und Inhalt
Die juristische Person, die die Finanzbuchhaltung führt, muss den Überblick über die Rechnungszahlungen behalten und die säumigen Kunden an sie erinnern.
Es gibt keine klaren Richtlinien dafür, wie eine Zahlungserinnerung formuliert sein sollte. Denken Sie über den Zweck Ihrer Zahlungserinnerung nach, stellen den Zahlungseingang fest und erinnern Sie den säumigen Kunden höflich, aber klar und unmissverständlich daran, die Rechnung zu bezahlen.
Sie können jedes Mal eine neue Zahlungserinnerung formulieren oder die Vorlage zur Zahlungserinnerung verwenden. Diese kann selbst erstellt werden oder Sie können fertige kostenlose Vorlagen herunterladen.
Zum Beispiel unser Zahlungserinnerung Muster, das Sie unten finden. Wenn Sie es verwenden, müssen Sie nicht jedes Mal überlegen, wie Sie die richtigen Worte finden, um höflich zu bleiben, sondern Sie werden schnell ein positives Ergebnis erzielen. Eine gut formulierte freundliche Zahlungserinnerungen führt in der Regel zu einer schnellen Zahlung.
Obwohl es keine klaren Richtlinien gibt, wie die Struktur der Zahlungserinnerung aussehen sollte, enthält die Vorlage zur Zahlungserinnerung in den meisten Fällen selbstverständlich die folgenden Informationen:
- Absender und Empfänger
- Betreffzeile mit Referenznummer der Rechnung
- höfliche Erinnerung an ausstehende Zahlung
- Angabe des Rechnungsbetrags und Zahlungsfrist
- Zahlungseingang feststellen
- Zahlungsinformationen (Kontodaten, Zahlungsmethoden)
- Schlussformel und Gruß
Sie sollten nicht als Schreiben, als Gegenstandslos zu betrachten, unnötige Informationen schreiben.
Unsere Vorlage zur Zahlungserinnerung
Damit Sie keine Zeit mit der Suche nach der richtigen Zahlungserinnerung Vorlage verlieren, haben wir sie für Sie erstellt. Nutzen Sie sie, wenn Ihr Kunde Ihnen etwas schuldet.
Sehr geehrter [Name des Kunden], Bitten wir Sie, dieses Schreiben zu lesen. Ich möchte Sie hiermit an eine ausstehende Zahlung unter der Rechnungsnummer 000123 in Höhe von 100,00 € erinnern. Bitte beachten Sie, dass die Zahlung seit [Anzahl der überfälligen Tage] Tagen überfällig ist. Die Aufrechterhaltung einer starken Partnerschaft mit [Kundenunternehmen] ist für uns von größter Bedeutung. In diesem Sinne bitte ich Sie um Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit, damit wir unsere Dienstleistungen weiterhin reibungslos erbringen können. Nachfolgend finden Sie die Einzelheiten zu Ihrem Konto:
Wenn Sie Fragen haben oder Ungenauigkeiten festgestellt haben oder weitere Informationen benötigen, kontaktieren Sie mich bitte direkt. Ich werde versuchen, Ihnen zu helfen. Zum Schreiben beigefügt werden die Kopien der Rechnungen. Wenn Sie die Rechnung für diese Zeit bereits bezahlt haben, betrachten Sie diesen Brief gegenstandslos. Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name] [Position] [Name Ihres Unternehmens] [Ihre Kontaktangaben] Datum Unterschrift |
Fazit
Eine Vorlage zur Zahlungserinnerung ist eine Gelegenheit, ohne Zeit auf langfristige Betrachtung des Inhalts zu verschwenden, dem säumige Kunden eine Zahlungserinnerung zu senden, die höflich ist, aber gleichzeitig deutlich signalisiert, dass der Kunde seine Verpflichtungen erfüllen sollte.
Ein höflicher Umgangston ist sehr wichtig, denn nicht immer zahlt der Kunde absichtlich nicht pünktlich. Vielleicht hat er Ihre Rechnung einfach vergessen oder verloren. Zahlungserinnerung Vorlage wird Ihnen helfen, durch professionelle Kommunikation Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden und Ihre Rechnung bezahlt zu bekommen.
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