Die Vorlage Eigenbeleg ist notwendig, wenn Sie Ihre Geschäftsausgaben nachweisen müssen, aber einige Belege verloren gegangene sind. In diesem Artikel erfahren Sie alle notwendigen Informationen über die Vorlagen für Eigenbelege, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen.
Was ist ein Eigenbeleg?
Der Eigenbeleg ist eine Quittung, die bei der Bestätigung von Betriebsausgaben beim Finanzamt als Ersatz für fehlende Originalbelege oder Rechnungen dienen kann. Er wird vom Unternehmer selbst erstellt und kann für Ausgaben bis zu einem Betrag von 150 Euro (Es gibt keinen gesetzlichen Grenzwert, aber es wird empfohlen, diesen Höchstbetrag einzuhalten) verwendet werden.
Normalerweise werden persönliche Quittungen über kleine Beträge vom Finanzamt problemlos anerkannt, aber eine solche Maßnahme sollte nur im Notfall ergriffen werden. Zum Beispiel bei Verlust des Originalbelegs.
Bei großen Ausgaben ist es nicht möglich, den Vorsteuerabzug in Anspruch zu nehmen, wenn Sie einen eigenen Beleg haben. Bei Verlust des Originalbelegs muss in diesem Fall ein Belegduplikat für den Jahresabschluß angefordert werden.
Sie können Ihre eigene Quittung mit verschiedenen Vorlage-Eigenbelegen erstellen.
Eigenbeleg erstellen: Vorlage
In Deutschland hat der Grundsatz ordnungsgemäßer Buchführung keine formalen Anforderungen an die Erstellung des Eigenbelegs gestellt. Er muss jedoch die Angaben enthalten, die üblicherweise auf Originalbelegen zu finden sind, um vom Finanzamt akzeptiert zu werden.
In der Eigenbeleg ist es obligatorisch, Folgendes anzugeben:
- Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
- Art der Ausgabe
- Datum der Ausgabe
- Rechnungsbetrag (Gesamtpreis, ggf. Einzelpreis pro Stück)
- Preisbestätigung (wenn möglich, z. B. über Preisliste)
- Grund für die Eigenbeleg (Verlust der Originalquittung), unbestätigtes Trinkgeld, usw.)
- Unterschrift des Zahlers
Hier sind noch ein paar wertvolle Hinweise zur Erstellung des Eigenbelegs:
- Für jeden einzelnen Betrag ist ein separater Eigenbeleg erforderlich.
- Die Ausgabe muss geschäftlich oder beruflich notwendig sein.
- Die Höhe der Ausgabe muss wahrheitsgemäß und plausibel sein.
Sie können einen Eigenbeleg entweder per Hand auf Papier oder digital erstellen. Die bequemste Variante ist die Erstellung einer Vorlage Eigenbeleg in Excel oder Word. Die Verwendung der Vorlage für Eigenbeleg hat eine Reihe von Vorteilen. Sie sehen zum Beispiel auf einen Blick, welche Pflichtangaben erforderlich sind und vergessen nichts einzutragen. Sie können schnell eine beliebige Anzahl von Kopien für sich oder Ihre Mitarbeiter ausdrucken.
Sie können unsere Vorlage Eigenbeleg verwenden, die alle Elemente enthält, die Sie benötigen:
| Eigenbeleg | Beleg-Nr.: |
| Empfänger (Name und Anschrift): | |
| Verwendungszweck: | |
| Datum der Ausgabe: | |
| Grund für Eigenbeleg: | |
| Betrag in Euro: | |
| Ort, Datum: | Unterschrift: |
Wann wird eine Eigenbeleg Vorlage benötigt?
Wir haben bereits erwähnt, dass ein Eigenbeleg nur als letztes Mittel eingesetzt werden sollte. In welchen Situationen ist dies also normalerweise möglich? Hier sind einige Beispiele:
- Sie haben den Originalbeleg verloren.
- Die Quittung wurde nicht ausgestellt.
- Wenn Sie Dienstleistungen oder Waren in Anspruch nehmen, für die Sie normalerweise keine Quittung erhalten.
- bei außerplanmäßiger Abschreibung wie Verderb, Bestandsminderung oder Diebstahl
Risiken bei Ersatzbelegen
Es besteht natürlich immer das Risiko, dass der Steuerprüfer Ihre Ersatzbelege nicht akzeptiert. Um dies zu verhindern, empfehlen wir Ihnen, möglichst nur persönliche Quittungen für kleine Beträge zu verwenden. Denn dann ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie angezweifelt werden.
Vergessen Sie nicht, dass nur Ersatzbelege, die sich auf Unternehmen jeder Gesellschaftsform beziehen, beim Finanzamt eingereicht werden sollten.
Fazit
In jedem Unternehmen gibt es Situationen, in denen der Originalbeleg verloren gegangen ist. Es gibt auch Situationen, in denen es überhaupt keinen Originalbeleg gibt. In beiden Fällen können Sie dem Finanzamt trotzdem nachweisen, dass die Ausgaben getätigt wurden.
Sie können ihnen einen Eigenbeleg vorlegen. Die Erstellung eines Eigenbelegs ist nicht schwierig. Es gibt keine strengen Anforderungen an die Gestaltung. Es ist jedoch zu beachten, dass Pflichtangaben notwendig sind, die angegeben werden müssen.
Zu diesem Zweck ist es am bequemsten, die Vorlage für Eigenbeleg zu verwenden. Auf diese Weise entgeht Ihnen nichts Wichtiges. Sie können unsere Vorlage für Eigenbeleg verwenden oder Ihre eigene erstellen.
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