Quittung Vorlage ist ein modernes Tool zur Erleichterung der Vorbereitung von Dokumenten und Beschleunigung des Dokumentenflusses.
Diese Übersicht ist der optimalen Verwendung von Quittungsvorlagen gewidmet. Wir erzählen, welche Arten von Quittungsvorlagen es gibt und wie man sie am besten verwendet.
Was ist eine Quittung?
Quittung ist ein Beleg in schriftlicher Form. Sie bezieht sich auf geschäftliche Verhältnisse der zwei Parteien, eines Gläubigers und eines Schuldners. Eine erstellte Quittung bestätigt, dass eine Leistung/Ware bezahlt wurde. Die Parteien sind also „quitt“.
Quittungen müssen für den Fall der Steuerprüfungen sowie Reklamationen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Übrigens gibt es ähnliche Belege, die trotzdem wichtige Unterschiede haben: Quittungen, Kassenbons und Rechnungen. Viele glauben, dass Kassenbons als Ersatz von Quittungen dienen können. Dies ist aber nicht der Fall. Kassenbons enthält keine wichtigen Angaben, die man in einer Quittung immer angibt.
Die Aufbewahrungspflicht Lieferscheine, Rechnungen und andere Buchungsbelege bezieht sich auch auf die Quittungen. Die Aufbewahrungsfristen sind für jeden Typ der Dokumente unterschiedlich.
Warum ist eine Quittungsvorlage wichtig?
Eine Quittungsvorlage erstellen und sie später immer nutzen, ist wichtig. Diese einfache Handlung hat folgende Vorteile:
- Bequemlichkeit und Effizienz bei häufiger Nutzung: Man spart damit viel Zeit und Mühe.
- Reduzierung von Fehlern: Man kann sicher sein, dass alle wesentlichen Angaben im Dokument enthalten sind.
- Standardisierung der Dokumentation: Der Dokumentenfluss wird übersichtlicher, Quittungen haben eine einheitliche Form.
Obligatorische Elemente einer Quittung Vorlage
Wenn man zum ersten Mal eine Quittung ausstellt und dabei keinen Quittungsblock zur Hand hat, muss folgendes beachtet werden. Die Vorlagen einer Quittung enthalten einige obligatorische Bestandteile:
- vollständiger Name und Adresse des Verkäufers und Käufers
- Datum und Nummer der Quittung
- Beschreibung der Ware oder Dienstleistung
- Betrag und Währung der Zahlung
- Unterschrift und Stempel (falls erforderlich)
Unten führen wir ein Musterbeispiel der Quittungsvorlage auf. Basierend auf dieser Vorlage werden Sie keine essenziellen Informationen vergessen.
| Quittung | Netto, EUR, Cent | |
| Nr.: |
| |
| Gesamt EUR, Cent | ||
EUR in Worten Cent wie oben | ||
| Von: | ||
| An: | ||
| Für: | ||
| Ort: | Datum: | |
| Buchungsvermerke | Stempel/Unterschrift | |
Zu Ihrem Komfort haben wir ein Beispiel als separates Dokument erstellt, das zum Download bereitsteht
Arten von Quittungsvorlagen
Digitalisierungs- und Optimierungsprozesse haben sich auch auf die Ausstellung von Quittungen ausgewirkt. Dennoch sind traditionelle Papiervorlagen, die man von Hand ausfüllt, immer noch weit verbreitet. Generell lassen sich folgende Arten von Quittungsvorlagen unterscheiden:
- Vorlagen für manuelles Ausfüllen (traditionelle Vorlagen)
- elektronische Vorlagen (PDF, Word, Excel)
- Online-Dienste zur Erstellung von Quittungen
Jede Art hat eigene Vorteile und Nachteile. Welche Vorlagenart verwendet werden soll, hängt von der jeweiligen Situation ab. Generell ist heute der Trend zur Online-Geschäftsabwicklung inklusive der Ausstellung von Quittungen vorherrschend.
Unterschied zwischen Quittung und Rechnung
Unter einer Rechnung versteht man vor allem eine Zahlungsaufforderung. Sie beweist die geleistete Zahlung nicht.
Als Ausnahme kann man den Fall betrachten, wenn eine Rechnung einen Kommentar “Zahlung wurde erhalten” enthält. Zum Kommentar muss das Datum und die Unterschrift des Gläubigers hinzugefügt werden.
Die obligatorischen Angaben in der Rechnung wie Rechnungsadresse, Bezeichnung der Ware, Netto- und Gesamtbetrag usw. wiederholen sich fast vollständig in der Quittung, mit einigen Ausnahmen.
- Die laufende Nummerierung ist in den Quittungen optional, wenn es sich um einen Betrag nicht höher als 250 Euro handelt.
- Die Steuernummer des Verkäufers ist in den Quittungen auch nicht obligatorisch.
Quittung ist also keine Forderung, eine Zahlung zu leisten. Sie beweist nur, dass Geldmittel eingegangen sind. Der Begriff der Rechnung ist umfangreicher. Laut § 14 Abs. 4 UStG ist eine Quittung kein Ersatz der Rechnung.
Vorteile und Nachteile verschiedener Formate von Quittungsvorlagen
Der Quittungsblock ist heutzutage bereits veraltet. Häufiger verwendet man die Word- oder Excel-Vorlage der Quittungen. Der Unternehmer kann bei der Ausstellung einer Quittung:
- in der installierten Buchführungssoftware eine Vorlage finden,
- eine Online-Vorlage nutzen, oder
- selbstständig eine Vorlage erstellen und sie weiterverwenden.
Digitale Quittungen haben mehrere Vorteile:
- Alle gesetzlich vorgeschriebenen Bestandteile sind bereits angelegt.
- Berechnung des Netto- und Gesamtbetrags erfolgt automatisch, ohne Fehler.
- Das Datum ist immer aktuell.
- Das Dokument ist gut lesbar.
- Man kann ein Firmendesign in den Beleg einschließen.
- Man kann die Operation sofort im System buchen. Damit wird die gesetzliche Forderung über die tägliche Erfassung der Bargeschäfte erfüllt.
Auch herkömmliche Belege, bei denen die Daten manuell eingegeben werden, haben ihre Vorteile. Man braucht weder einen Computer noch eine Internetverbindung noch einen Drucker für die Ausstellung, sie immer zur Hand zu haben. Somit können sie jederzeit, während eines Geschäftstermins oder unterwegs ausgefüllt werden. Darüber hinaus sind sie für viele Manager einfach vertrauter.
Rechtliche Anforderungen an Quittungsvorlagen in Deutschland
Das Bürgerliche Gesetzbuch versteht unter der Quittung ein schriftliches Empfangsbekenntnis (§ 368 BGB).
Laut § 416 ZPO muss eine Quittung in ausgedruckter Form auch unterschrieben werden. In der Buchhaltung dient eine entsprechenderweise ausgefüllte Quittung als ein Rechnungsdokument für Bargeschäfte.
Für Steuerzwecke ist die Angabe des Steuersatzes maßgebend. Dies ist ein obligatorisches Feld jeder Quittungsvorlage.
Häufige Fehler bei der Erstellung und Verwendung von Quittungsvorlagen
Manchmal werden beim Erstellen und Ausfüllen einer Quittung Vorlage Fehler gemacht. Weit verbreitet sind folgende Fehler:
- Eine oder einige der obligatorischen Angaben fehlen: Dieser Fehler macht die Quittung ungültig. Überprüfen Sie immer, ob alle Daten angegeben sind.
- Steuerbetrag ist falsch ausgewiesen: Man muss vor der Ausfüllung der Quittung den anwendbaren Steuersatz erfahren (7 % oder 19 %).
Fazit
Eine Quittungsvorlage ist ein wichtiges Mittel in der Buchführung. Damit wird die Ausfüllung der Quittungen wesentlich erleichtert. Heutzutage verwendet man verschiedene Formen der Vorlagen: auf dem Papierträger, als Word- oder PDF- Dokument oder eine Online-Quittung.
Die Rolle der digitalen Lösungen wächst mit jedem Jahr. Viele Unternehmer integrieren Online-Systeme und -Anwendungen in ihre Geschäftstätigkeit. In Bezug auf die Quittungsvorlagen bringen diese Maßnahmen automatische Eintragung der Daten und übersichtliche Abspeicherung.
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