E-Rechnung: Was versteht man unter elektronischen Rechnungen?

Eine E-Rechnung kann die täglich anfallenden Routinearbeiten erheblich vereinfachen und den Zeitaufwand für Büroarbeiten um bis zu 80 Prozent reduzieren. Aber was musst Du bei der Arbeit mit solchen Dokumenten beachten? In diesem Artikel findest Du heraus, was eine E-Rechnung ist und was Du sonst noch wissen musst.

Was ist eine e-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet wird. Im Gegensatz zu einer Papierrechnung oder einer PDF-Rechnung ermöglicht eine E-Rechnung eine vollständig automatisierte Verarbeitung, von der Erstellung bis zur Bezahlung.

Hauptmerkmale einer E-Rechnung:

Strukturiertes Format: E-Rechnungen verwenden standardisierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die eine automatische Datenextraktion und -verarbeitung ermöglichen.
Elektronische Übermittlung: E-Rechnungen werden über elektronische Kanäle wie PEPPOL oder E-Mail versendet und empfangen.
Automatische Verarbeitung: Dank des strukturierten Formats können E-Rechnungen direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme importiert und verarbeitet werden, was Zeit und Kosten spart.

Elektronische Rechnung und E-Rechnung: Gibt es einen Unterschied?

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden die Begriffe "elektronische Rechnung" und "E-Rechnung" oft synonym verwendet. Es gibt jedoch einen feinen Unterschied, der sich auf den Grad der Automatisierung bezieht:

Elektronische Rechnung: Dieser Begriff kann sich auf jede Rechnung beziehen, die in elektronischer Form vorliegt, einschließlich PDF-Rechnungen oder gescannte Papierrechnungen. Diese Rechnungen erfordern möglicherweise noch manuelle Eingriffe bei der Verarbeitung. Du kannst mit der Finom-App (für iOS, für Android) kostenlos elektronische Rechnungen erstellen und versenden. Seit 2011 sind elektronische Rechnungen in Deutschland Papierrechnungen gleichgestellt, auch was den Vorsteuerabzug betrifft.
E-Rechnung: Dieser Begriff bezieht sich speziell auf Rechnungen, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt und übermittelt werden, was eine vollständig automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Zum Ende 2024 wird in Finom die Möglichkeit eingeführt, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. So kannst Du Dich optimal auf alle Änderungen vorbereiten - gemeinsam mit Finom.

Während alle E-Rechnungen elektronische Rechnungen sind, sind nicht alle elektronischen Rechnungen E-Rechnungen im engeren Sinne. Der entscheidende Faktor ist das Vorhandensein eines strukturierten Formats, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht.

Diese präzise Unterscheidung gewinnt besonders an Bedeutung im Kontext der neuen E-Rechnungspflicht, die ab dem 1. Januar 2025 auf alle Freiberufler, Gewerbetreibende & Co. im B2B-Bereich zukommt. Ab diesem Stichtag müssen Unternehmen in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das bedeutet, dass einfache PDF-Rechnungen oder eingescannte Papierrechnungen nicht mehr ausreichen werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

E-Rechnung: Gesetzliche Grundlagen

Wie wir bereits erwähnt haben, sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zukünftig verpflichtend. Entsprechende umsatzsteuerrechtliche Regelungen sind im Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 (BGBl 2024 I Nr. 108) enthalten.

Es ist geplant, dass die elektronische Rechnungsstellung für inländische Konten ab dem 1. Januar 2025 obligatorisch wird. Für die Zukunft ist auch die Einführung eines Meldesystems zur wirksamen Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs geplant.

Auf europäischer Ebene existiert eine Initiative zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Sektor und eines Meldesystems namens ViDA. Das Ziel ist die Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs.

E-Rechnung: Formate und Standards

Als E-Rechnung gilt derzeit jede Rechnung, die nach geltendem Recht in einem beliebigen strukturierten elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Die Anforderungen für E-Rechnungen sind sehr niedrig. So gilt zum Beispiel auch eine entsprechende PDF-Datei als E-Rechnung. Aber das wird sich bald ändern.

Gemäß den künftigen Anforderungen des Gesetzes über Wachstumschancen wird eine elektronische Rechnung als eigenes, strukturiertes elektronisches Format betrachtet. Eine einfache PDF-Datei wird nicht mehr akzeptiert.

Im Folgenden findest Du die Formate für elektronische Rechnungen, die es heute gibt.

XRechnung

XRechnung ist ein Standard für digitale Rechnungen. Der Standard XRechnung wurde zunächst mit der Verabschiedung der EU-Richtlinie 2014/55/EU umgesetzt, die dann mit dem Gesetz über elektronische Zahlungssysteme von 4. April 2017 (BGBl. I S. 770) ins deutsche Recht eingeführt wurde. Beide zeigen den politischen Willen, ein einheitliches Format für die elektronische Rechnungsstellung zu schaffen.

Dieses Format erleichtert den Bundesbehörden und Unternehmen die automatische und elektronische Verarbeitung von Rechnungen, da alle erforderlichen Informationen klar definiert und leicht zugänglich sind.

ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den Austausch von elektronischen Rechnungen.

Das ZUGFeRD-Format integriert strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in ein PDF-Dokument. Das bedeutet, dass die Rechnung immer im PDF-Format versendet wird.

Gleichzeitig wird die Rechnung mit identischem Inhalt als XML-Datei im PDF-Format versendet, so dass eine elektronische Verarbeitung in den unternehmenseigenen Softwaresystemen problemlos möglich ist. Viele Buchhaltungs- und ERP-Systeme unterstützen ZUGFeRD bereits.

EDI

EDI (Electronic Data Interchange) bedeutet übersetzt „elektronischer Datenaustausch“. Dabei handelt es sich um ein System, das es Lieferanten und Kunden ermöglicht, elektronische, standardisierte Nachrichten und Daten zur Übermittlung von Geschäftsinformationen auszutauschen.

EDI-Technologien helfen, die Auftragsabwicklung zu automatisieren und den Einfluss des menschlichen Faktors zu eliminieren. Kunden können so keine Fehler bei der Bestellung unterlaufen und Lieferanten liefern pünktlich das richtige Produkt.

Das EDI-Verfahren basiert auf dem globalen GS1-Standardsystem. Es handelt sich hierbei um eine internationale Non-Profit-Organisation, die Standards entwickelt und pflegt und Schlüssel zur Identifizierung von Waren, Dienstleistungen, Vermögenswerten und deren Standorten erstellt. Einige Formate wie das EDI-Format entsprechen jedoch häufig nicht der EN 16931, die im Gesetz über Wachstumschancen vorgeschrieben ist.

Pflichtangaben auf der E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung muss dieselben Angaben enthalten wie eine Papierrechnung. Nach § 14 UStG muss die Rechnung die folgenden Angaben enthalten:

den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des erbringenden Unternehmens und des Empfängers der Dienstleistung
die dem Unternehmer vom Finanzamt zugeteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern zugeteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
das Datum der Rechnung
Rechnungsnummer
die Menge und die Art (Handelsbezeichnung) der gelieferten Waren oder den Umfang und die Art der erbrachten Leistungen
Lieferzeit bzw. Erbringungszeitraum
das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und individuellen Steuervergünstigungen (§ 10 UStG) sowie jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung, soweit sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
den anwendbaren Steuersatz und den auf die Erstattung anwendbaren Steuerbetrag oder im Falle einer Steuerbefreiung die Angabe, dass die Steuerbefreiung gilt
Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und, falls die Rechnung vom Leistungsempfänger oder einem von ihm beauftragten Dritten ausgestellt wird, ein Hinweis auf die „Gutschrift“

Damit Deine elektronische Rechnung von der Steuerbehörde als Äquivalent einer Papierrechnung anerkannt wird, musst Du zusätzlich zu den grundlegenden Anforderungen für ein elektronisches Konto die folgenden Punkte erfüllen:

Vor dem Versand einer E-Invoicing muss der Empfänger sein Einverständnis dazu geben.
Eine elektronische Rechnung sollte für Menschen lesbar sein.
Die Integrität der elektronischen Rechnung muss gewährleistet sein.

Übermittlung und Speicherung von E-Rechnungen

Wenn die elektronische Rechnung fertig ist, muss sie an den Kunden gesendet werden. Du kannst dies auf verschiedene Weise tun:

Per E-Mail. Wenn Du eine Rechnung per E-Mail versendest, wird sie als Anhang an die E-Mail angehängt. Dies geschieht meistens im PDF-Format, aber auch andere Dateiformate sind möglich. Dabei ist es wichtig, dass die Daten geschützt sind. Deshalb nutzen viele Unternehmen lieber DE-Mail. ‍
Über Webportale. Einige Unternehmen und Behörden haben spezielle Webportale für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen. Du kannst Deine Rechnung in diese Portale hochladen, wo sie automatisch geprüft wird. Wenn die Rechnung alle erforderlichen Angaben enthält, wird sie an den Empfänger gesendet. Bundesbehörden verwenden meist die Formate ZRE und OZG-RE. E-Rechnungen an die Bundesverwaltung werden nach dem Onlinezugangsgesetz über das Portal der öffentlichen Verwaltung eingereicht. Für Bundesministerien, Verfassungsorgane wie den Bundesrat und Organe der unmittelbaren Bundesverwaltung ist dies die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE).
Per EDI. Hierbei handelt es sich um einen direkten Datenaustausch zwischen dem Computer des Lieferanten und dem Computer des Kunden. Einerseits ist dies eine sehr bequeme Methode, andererseits erfordert sie vorherige Absprachen und Anpassungen.
Über Peppol Networks. PEPPOL ist ein internationales Netzwerk für elektronische Rechnungen. Über PEPPOL können Rechnungen einfach und sicher versendet und empfangen werden. Die Nutzung von PEPPOL ist möglich, wenn sowohl der Empfänger als auch der Absender als PEPPOL-Nutzer registriert sind. ‍
Direkte Verbindung. Einige Unternehmen verbinden ihr Buchhaltungs- oder ERP-System direkt mit dem System Ihres Geschäftspartners. Diese Methode ist bequem und effizient, insbesondere wenn ein regelmäßiger Datenaustausch stattfindet. Die direkte Verbindung erfordert jedoch die Installation spezieller technischer Geräte. ‍
Über Drittanbieter. Es gibt Unternehmen, die Rechnungsaustauschdienste anbieten. Sie konvertieren Deine Rechnung in das gewünschte Format und senden sie dem Empfänger auf sichere Weise zu.

Jede dieser Methoden hat ihre Vor- und Nachteile. Welche Methode für Dich die richtige ist, hängt von den Besonderheiten Deiner Branche und davon ab, und wie viele Rechnungen Du normalerweise schreibst.

Wie und wie lange sollten E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Wie lange E-Rechnungen und andere elektronische Dokumente für steuerliche Zwecke aufbewahrt werden müssen, ist eine wichtige Frage. Nach § 14b UStG müssen alle Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dieses Gesetz gilt auch für E-Rechnungen.

Der Ausgangszustand der Daten muss erkennbar und überprüfbar sein. Nachträgliche Änderungen an archivierten Dokumenten müssen ausgeschlossen sein. Die Lesbarkeit der Rechnung muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.

Die Rechnungen müssen in demselben Format archiviert werden, in dem sie versandt wurden. Alle Verwaltungsvorschriften der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) müssen beachtet werden.

Vorteile der E-Rechnung

Für Unternehmen und Einzelunternehmer wird die elektronische Dokumentenverwaltung immer attraktiver, denn elektronische Rechnungen haben eine Reihe von Vorteilen. Die wichtigsten davon sind folgende:

sofortige Zustellung des Dokuments an die Gegenpartei
Reduzierung der aufwändigen Kommunikation mit Papier
Benutzerfreundlichkeit
Reduzierung der Kosten
Gewährleistung der elektronischen Dokumentenverwaltung
Vereinfachung der Buchhaltung
Verringerung der Fehleranzahl bei der elektronischen Rechnungserstellung
Verringerung des Papierverbrauchs und verbesserte Umweltfreundlichkeit

Elektronische Rechnungen haben zwar auch einige Nachteile, aber inzwischen werden häufig Änderungen eingeführt, die darauf abzielen, diese zu minimieren.

E-Rechnung: Anforderungen und Herausforderungen

E-Rechnungen sind aus dem digitalen Zeitalter nicht mehr wegzudenken und werden in den nächsten Jahren immer mehr an Bedeutung gewinnen. Wenn Du also noch nicht auf elektronisches Dokumentenmanagement umgestellt hast, ist es jetzt an der Zeit, dies zu tun. Es wird jedoch einige Wochen bis Monate dauern, bis Dein Unternehmen vollständig auf elektronische Rechnungen umgestellt ist.

Bei der Erstellung elektronischer Rechnungen sind die folgenden Anforderungen unbedingt zu beachten:

Echtheit
Unversehrtheit des Inhalts
Lesbarkeit

Denke auch daran, dass E-Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

Einführung der E-Rechnung im Unternehmen

Bevor Du in Deinem Unternehmen zu E-Rechnungen wechselst, solltest Du prüfen, welche Schritte zu ergreifen sind:

Stell sicher, dass Deine Abrechnungssoftware E-Rechnungen erstellen und akzeptieren kann. Wähle ggf. eine neue Software, falls die Funktionen unzureichend sind.
Bilde deine Mitarbeiter in der Verwendung von E-Rechnungen aus.
Informiere alle Deine Geschäftspartner und Kunden darüber, dass Du jetzt mit der E-Rechnungsstellung arbeitest. Bringe Deine Kunden dazu, der E-Rechnungsstellung zuzustimmen.

Die richtige Software für E-Rechnungen

Für die E-Rechnungsstellung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Es gibt sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Rechnungsprogramme und Buchhaltungsprogramme, die diese Funktion anbieten. Bei der Auswahl eines Rechnungsprogramm solltest Du Dich an den Bedürfnissen Deines Unternehmens orientieren. Die folgenden Punkte sollten berücksichtigt werden:

Kompatibilität. Nicht alle Programme sind miteinander kompatibel. Bei der Auswahl einer neuen Rechnungssoftware solltest Du auch Programme überprüfen, die Du bereits verwendest. Andernfalls besteht die Gefahr, dass das Programm nur sporadisch oder gar nicht funktioniert.
Benutzerfreundlichkeit. Mit einer benutzerfreundlichen und intuitiven Oberfläche können alle Mitarbeiter schnell geschult werden, was die E-Rechnungsstellung erleichtert. ‍
Sicherheit und Compliance. Das Abrechnungsprogramm muss den Standards und Anforderungen der GoBD in Deutschland entsprechen.‍
Funktionalität. Jedes Unternehmen ist anders. Du musst Dir also überlegen, welche Funktionen für Dich wichtig sind.
Skalierbarkeit. Es lohnt sich, vorausschauend zu denken und sicherzustellen, dass das gewählte Programm weiter mit Deinem Unternehmen wachsen und sich flexibel an veränderte Anforderungen anpassen kann. ‍
Kosten. Es lohnt sich, sowohl die Anfangskosten als auch die laufenden Kosten wie Wartung und Support zu berücksichtigen.

Wähle das Programm, das Deinen Bedürfnissen und Anforderungen am besten entspricht.

Fazit

Ab dem 1. Januar 2025 wird die Verwendung von E-Rechnungen in Deutschland verpflichtend. Dies ist für Unternehmer eine hervorragende Gelegenheit zur Digitalisierung.

Die E-Rechnungsstellung hat viele Vorteile. Wenn Du also noch nicht auf elektronische Rechnungsstellung umgestiegen bist, ist es an der Zeit, sich darum zu kümmern und die Software zu wählen, die Deinen Bedürfnissen entspricht.

FAQ

Was brauche ich, um eine E-Rechnung zu erstellen?

Unternehmen benötigen eine geeignete Software zur Erstellung von E-Rechnungen, wie beispielsweise Buchhaltungssoftware. Ab dem 1. Januar 2025 wird sich die Definition elektronischer Rechnungen ändern - nämlich hin zu einem strukturierten Rechnungsformat, das der europäischen Norm 16931 entspricht, so dass für die Rechnungsstellung eine professionelle Software erforderlich sein wird.

Wer muss eine E-Rechnung ausstellen?

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, im B2B-Bereich E-Rechnungen auszustellen. Diese Pflicht gilt bereits seit November 2020 im B2G-Bereich (Business to Government), insbesondere für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten.

Was kostet eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung selbst kostet nichts. Mit der E-Rechnung verbundene Kosten hängen jedoch im Wesentlichen von der Wahl des Buchhaltungsprogramms ab. Diese gibt es in verschiedenen Formen und sowohl kostenlos als auch kostenpflichtig. Es lohnt sich, die Kosten für Installation und Updates der Software sowie Stromkosten zu berücksichtigen, die bei der Ausstellung einer E-Rechnung anfallen.