Abschlagsrechnung: Definition, Bedeutung und Beispiele

Wir beleuchten die Bedeutung der Abschlagsrechnung in verschiedenen Branchen und erläutern die Vor- und Nachteile dieser Zahlungsmethode. Außerdem werfen wir einen Blick auf die Anwendungsgebiete von Abschlagsrechnungen und geben Tipps zur korrekten Erstellung und Verwaltung dieser Rechnungsart. Schließlich betrachten wir die Buchführung von Abschlagsrechnungen und klären Fragen zur Umsatzsteuer sowie häufige Fehler und Fallstricke, die vermieden werden sollten. Wenn Sie mehr über Abschlagsrechnungen erfahren möchten, sind Sie hier genau richtig.

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung impliziert eine teilweise Zahlung für bereits erbrachte Arbeiten oder gelieferte Waren. Mit einer solchen Rechnung kann der Auftragnehmer Gelder nicht nur nach Abschluss der gesamten Arbeit erhalten. Eine Abschlagsrechnung sollte nicht mit Anzahlungsrechnung oder Akontorechnung verwechselt werden. Letzterer Rechnungstyp wird vor Arbeitsbeginn ausgestellt und beinhaltet eine Vorauszahlung.

Bedeutung der Abschlagsrechnung

Abschlagsrechnungen sind zweifellos von großer Bedeutung, insbesondere bei umfangreichen Arbeiten und großen Warenlieferungen.

So sorgen einzelne Abschlagsrechnungen für einen Geldfluss für Dienstleister oder Warenlieferanten. Dadurch bleiben sie nicht ohne Geld und können ihre Arbeit mit gutem Gewissen fortsetzen. Außerdem senken Abschlagsrechnungen im Vergleich zu normalen Rechnungen, die erst nach Fertigstellung der Arbeiten ausgestellt werden, das Risiko für Auftragnehmer.

Schauen wir uns nun die Vor- und Nachteile der Rechnungsstellung für erbrachte Teilleistungen an.

Vorteile:

• Finanzielle Entlastung für Kund:innen: Es ist für Kunden oft einfacher, die Arbeit in Teilen schrittweise zu bezahlen, als am Ende einmal einen großen Betrag zu zahlen.
• Sicherstellung eines Geldflusses für Auftragnehmer: Verkäufer von Waren oder Dienstleister erhalten allmählich Geld, was es ihnen erleichtert, die finanzielle Belastung zu planen.
• Verringerung des Nichtzahlungsrisikos von Auftraggeber:innen: Auftragnehmer können sicher sein, dass ihre Tätigkeit nicht verlustreich sein wird.
• Verbesserung der Beziehungen zwischen den Parteien: Eine Abschlagsrechnung ist eine optimale Option für beide Seiten. Sie kann dies, die Beziehungen zwischen ihnen verbessern.

Nachteile:

• Probleme bei Lieferanten, wenn Materialien beschafft werden müssen: Wenn der Auftragnehmer nicht nur Dienstleistungen erbringt, sondern auch Waren kauft, können Zahlungsprobleme auftreten.
• Potenzielle Streitigkeiten: Auftragnehmer und Kunden können Meinungsverschiedenheiten darüber haben, wie viel Rechnung gestellt werden muss.

Anwendungsgebiete von Abschlagsrechnungen

Bei der Arbeit in bestimmten Bereichen werden oft Abschlagsrechnungen gestellt. Schauen wir uns diese an:

• IT: Häufig wird in diesem Bereich eine Abschlagsrechnung gestellt. Dies ist darauf zurückzuführen, dass die Entwicklung neuer Produkte viel Zeit in Anspruch nimmt. Insbesondere stellen Unternehmen in diesem Bereich Rechnungen für erbrachte Leistungen.
• Bau: In der Regel ist der Bau neuer Gebäude und sogar die Renovierung ein arbeitsintensiver Prozess. Daher ist es bequemer, für jede Arbeitsphase zu bezahlen.
• Nachhilfelehrer und Privatkurse: Hier ist es möglich, für jede Unterrichtseinheit, Woche oder Monat zu bezahlen.
• Reisebüros: Sie können Kunden anbieten, eine Tour in mehreren Schritten zu bezahlen, indem sie Teilrechnungen für Hotelreservierungen, Tickets und Ausflüge ausstellen.

Es sollte beachtet werden, dass in vielen Bereichen eine Abschlagsrechnung erstellt werden kann. Solche Rechnungen sind überall da möglich, wo die Zahlung in mehrere Teile aufgeteilt werden kann.

Bestandteile einer Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung ist ein rechtliches Dokument. Gemäß § 14 UStG müssen darin folgende Daten enthalten sein:

• Erstellungsdatum der Abschlagsrechnung
• Lieferdatum oder Zeitraum der Dienstleistungserbringung
• Zahlungsfrist
• vollständiger Name und Adresse des Rechnungsstellers
• vollständiger Name und Adresse des Rechnungsempfängers (Rechnungsadresse)
• Steueridentifikationsnummer oder Umsatzsteuernummer des Rechnungsstellers
• Steueridentifikationsnummer oder Umsatzsteuernummer des Rechnungsempfängers
• einzigartige fortlaufende Rechnungsnummer
• Umsatzsteuer (MwSt.)
• Bankverbindung des Rechnungsempfängers
• Bankverbindung des Rechnungsstellers
• Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen oder gelieferten Waren
• Warenmenge
• Einzelpreis
• Gesamtbetrag ohne Steuern
• MwSt.-Betrag

Im Folgenden betrachten wir ein Beispiel für eine Abschlagsrechnung.

Beispiel für eine Abschlagsrechnung

Unterschiede zwischen Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen

Abschlagsrechnungen werden oft im Verlauf eines Projekts oder Auftrags erstellt, um Teilzahlungen für vereinbarte Leistungen oder gelieferte Waren zu leisten. Sie sind nicht endgültig und können während des Projekts mehrmals ausgestellt werden.

Schlussrechnungen hingegen werden nach Abschluss eines Projekts oder Auftrags erstellt. Darin enthalten sind die endgültigen Kosten, basierend auf den tatsächlich vollständig erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren.

Buchung von Abschlagsrechnungen

Wenn ein Unternehmen einen Teil der Arbeit erledigt oder einen Teil der Dienstleistung erbringt, wird dem Kunden eine Rechnung gestellt. In der Buchhaltung erfolgt eine Belastung des Debitorenkontos mit der Gesamtsumme einschließlich Steuern. Die Konten für Einnahmen und Steuerverbindlichkeiten erhalten eine Gutschrift.

Nachdem der Kunde die Abschlagsrechnung bezahlt hat, verbucht das Unternehmen den Geldeingang. Das Kassen- oder Bankkonto wird belastet und das Debitorenkonto gutgeschrieben.

Umsatzsteuer in Abschlagsrechnungen

Beim Ausstellen einer Abschlagsrechnung muss das Unternehmen die Mehrwertsteuer einbeziehen. Der Betrag wird als Prozentsatz des Gesamtbetrags für Arbeit oder Dienstleistung berechnet. Nachdem der Kunde die Rechnung bezahlt hat, muss das Unternehmen die erhobene Mehrwertsteuer an den Staat abführen. Unkorrekte Erhebung oder Deklaration der Steuer kann zu Bußgeldern und Strafen führen.

Kumulierte Abschlagsrechnungen und ihre Buchführung

Kumulierte Abschlagsrechnungen sind Rechnungen, die für verschiedene Phasen oder Teile der in einem großen Projekt erbrachten Arbeit ausgestellt werden. Jede neue Rechnung beinhaltet die Kosten für die gesamte bis zu diesem Zeitpunkt erbrachte Arbeit abzüglich der bereits geleisteten Zahlungen. Dies hilft, die Gesamtkosten des Projekts bis zum aktuellen Zeitpunkt und den noch zu zahlenden Gesamtbetrag zu ermitteln. Bei jeder Ausstellung einer Abschlagsrechnung muss das Unternehmen entsprechende Buchungen vornehmen.

Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen

Es ist wichtig zu verstehen, dass Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen oft sehr ähnlich sind. Einige verwenden sie sogar synonym. Sie haben jedoch ihre eigenen spezifischen Merkmale. Der erste Begriff bezieht sich mehr auf Zahlungen für eine bestimmte Phase der Arbeit. Abschlagsrechnungen können fortlaufend gestellt werden, um einen Geldfluss zu gewährleisten. Beide Arten von Rechnungen helfen, den Geldfluss zu verbessern und das Risiko zwischen den Parteien zu verteilen.

Abschlagsrechnungen in der Praxis

Betrachten wir ein Beispiel für die Verwendung von Abschlagsrechnungen im wirklichen Leben.

Beispiel im IT-Bereich: Die Firma SmartTech GmbH entwickelt eine App für den Blumenladen Blümchen. Da das Projekt voraussichtlich 6-8 Monate dauern wird, haben sich Dienstleister und Kunde darauf geeinigt, Abschlagsrechnungen im Verlauf der Arbeiten zu stellen.

Tipps zur Erstellung und Verwaltung von Abschlagsrechnungen

Wie stellt man Abschlagsrechnungen korrekt aus und verwendet sie allgemein? Nutzen Sie die folgenden Tipps:

• Informieren Sie sich über die gesetzlichen Anforderungen an alle Rechnungen vertraut.
• Vereinbaren Sie mit dem Kunden, wann Sie Abschlagsrechnungen ausstellen werden.
• Beschreiben Sie die Dienstleistungen/Waren, für die die Zahlung erfolgen wird, ausführlich.
• Beziehen Sie detaillierte Steuer- und Kostenberechnungen in das Dokument ein.

Fallstricke und häufige Fehler bei Abschlagsrechnungen

Vorwarnung bedeutet Vorsorge. Deshalb empfehlen wir Ihnen, sich mit potenziellen Fehlern vertraut zu machen, die auftreten können:

• Nichteinhaltung der Vertragsbedingungen
• verspätetes Ausstellen von Abschlagsrechnungen
• fehlende Details in der Beschreibung der Arbeiten und Dienstleistungen
• unkorrekte Berechnungen oder deren Fehlen

Vereinfachen Sie die Rechnungsstellung mit Finom

Wenn Sie Probleme bei der Rechnungsstellung vermeiden möchten, nutzen Sie die Dienste von Finom. Der Service umfasst eine Rechnungsstellung innerhalb von 60 Sekunden mit der Autofill-Funktion und Rechnungsvorlagen sowie der Möglichkeit, die fertige Rechnung per E-Mail oder Messenger zu senden. Darüber hinaus bietet Finom weitere Funktionen: vom Ausgabenmanagement bis zur Ausstellung physischer und virtueller Karten mit bis zu 3% Cashback. Es steht auch ein Solo-Tarif für Freiberufler und kleine Unternehmen zur Verfügung.

Fazit

Abschlagsrechnungen sind daher die optimale Lösung für alle, die mit langfristigen Projekten arbeiten. Sie erleichtern die Interaktion zwischen den Parteien und gewährleisten einen kontinuierlichen Finanzfluss für den Auftragnehmer. Bei der Ausstellung solcher Rechnungen ist es wichtig, die Gesetzgebung zu berücksichtigen.

FAQs 

Welche Risiken und Herausforderungen sind mit der Erstellung von Abschlagsrechnungen verbunden?

Die häufigsten Risiken und Herausforderungen beinhalten die verspätete Ausstellung von Rechnungen, die Nichtübereinstimmung mit dem Gesetz und ungenaue Berechnungen.

Gibt es gesetzliche Vorschriften oder Bestimmungen, die bei der Erstellung von Abschlagsrechnungen zu beachten sind?

Vor allem sollten die Anforderungen an alle Rechnungen gemäß § 14 UStG beachtet werden. Es gibt auch spezifische Gesetze, die die Zahlung bei Bau- und Handwerksarbeiten regeln. Dazu gehören § 632a BGB und Teil B, § 16 VOB/B.

Wann ist eine Abschlagsrechnung nach VOB fällig?

Abschlagszahlungen sind auf Antrag in möglichst kurzen Zeitabständen zu leisten. Sie müssen innerhalb der im Vertrag vereinbarten Frist erfolgen.

Wie detailliert muss eine Abschlagsrechnung sein?

Eine Abschlagsrechnung sollte eine vollständige Beschreibung der Dienstleistungen oder Waren, Angaben zu Auftraggeber und Auftragnehmer, Zahlungsdaten, Steuerbetrag und Zahlungsfristen enthalten.

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