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Rechnung per E-Mail – Versenden in elektronischer Form

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 Rechnung per E-Mail

Rechnungen per E-Mail versenden zu können ist ein Prozess, bei dem keine physischen Kopien oder Ausdrucke für Ihre Kunden erforderlich sind. Es ermöglicht Ihnen, Rechnungen über Ihre Online-Buchhaltungssoftware zu erstellen, was bei der Verfolgung Ihrer Buchhaltungsunterlagen hilft.

Mit der E-Mail-Rechnungsstellung können Sie Ihren Kunden Rechnungen sofort und mühelos senden, damit Sie schnell bezahlt werden. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Rechnung per E-Mail senden, um Ihrem Unternehmen zu helfen, professionell auszusehen, wertvolle Zeit und Energie zu sparen, noch schneller bezahlt zu werden.

Vorteile des elektronischen Rechnungsversands

Verwalten Sie Ihre Rechnungsstellung noch mit Papier oder Excel? Durch den Wechsel zu einem robusten E-Mail-Rechnungssystem können Sie Zeit sparen und schneller bezahlt werden. Indem Sie lernen, wie Sie eine Rechnung per E-Mail senden, können Sie Verzögerungen beim Einzug von Zahlungen leicht vermeiden, einschließlich:

  • Pünktliche Rechnungsausgabe – keine Papiere mehr, die auf den Tag der Rechnungsstellung warten.
  • Eliminierung von Verzögerungen bei der Zustellung von Postdienstrechnungen und kein Warten, dass Kunden ihre Zahlung an Sie zurücksenden.
  • Es ist nicht möglich, den Status von Rechnungen und die Nachverfolgung von Zahlungen einfach zu verfolgen.

Für Freiberufler und Kleinunternehmer ist das Versenden von Rechnungen online zu einer einfachen Lösung geworden, um den Cashflow zu steigern und gute Beziehungen zu ihren Kunden zu pflegen. Für die Rechnungserstellung hat sich der Online-Rechnungsservice als beste Lösung erwiesen, da ein separater Rechnungsversand in Papierform entfällt. Sie müssen Ihren Kunden nicht hinterherlaufen, um sicherzustellen, dass Sie durch Leistung, Ihre Buchhaltungs- und Multitasking-Fähigkeiten bezahlt werden. Diese Dinge können mithilfe einer guten Rechnungssoftware erledigt werden. Sie sind mit fortschrittlichen Werkzeugen und Technologien ausgestattet, damit sie die Arbeit einer Rechnung bewältigen können und es Ihnen leichter fällt, sich auf Ihr Unternehmen zu konzentrieren.

Auswahl einer E-Mail-Rechnungslösung

Bevor Sie sich für eine E-Mail-Rechnungslösung entscheiden, sollten Sie sich überlegen, welche Funktionen Sie am häufigsten verwenden würden. Möchten Sie beispielsweise sehen, wenn Ihr Kunde eine Rechnung erstellt bekommt? Möchten Sie automatische Zahlungserinnerungen versenden? Wie wäre es mit der Erstellung eines professionellen Rechnungsdesigns in Sekundenschnelle? Jeder E-Mail-Rechnungsservice verfügt über leicht unterschiedliche Funktionen. Bestimmen Sie also zuerst, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist. Denn verspätete Rechnungen können zu Verzugsgebühren führen. Ein Online-Rechnungsservice kann Unternehmen dabei helfen, dies zu vermeiden, indem regelmäßige elektronische Rechnungen per Mail zu festgelegten Terminen im Abrechnungszyklus geplant werden. Benutzer können eine Rechnung für Einmal- oder Vorauszahlungen erstellen oder eine automatische Abrechnung für Stammkunden einrichten. Außerdem wählen Sie aus, ob eine elektronische Rechnung im Format der strukturierten Daten  wie z. B. EDI-Verfahren oder als eine PDF-Rechnung verschickt werden soll.

So senden Sie Rechnungen per E-Mail mit FINOM

Wenn Ihnen die oben genannten E-Mail-Rechnungsfunktionen wichtig sind, ist FINOM die ideale Lösung. Mit unserem Rechnungsservice können Sie professionelle Rechnungen per Mail verschicken, Arbeitsabläufe automatisieren und schneller bezahlt werden. Wenn Sie Ihre Rechnungen per E-Mail mit FINOM senden, können Sie:

  • den Invoice Builder verwenden, um Rechnungen im Handumdrehen zu erstellen. Der Invoice Builder speichert Ihre bevorzugten Rechnungsvorlagen sowie Ihre häufig verwendeten Elemente, berechnet automatisch Steuern, Gebühren und Rabatte und bezieht sich auf Ihre bestehenden Kundendatensätzen.
  • sichere Online-Zahlungen aktivieren. Akzeptieren Sie Kredit-, Debitkarten oder andere Zahlungen und ermöglichen Sie Kunden, ihr Konto und ihre Zahlungen über das Kundenportal zu verwalten.
  • Rechnungen an einem Ort verwalten. Verwenden Sie die Rechnungsverwaltungstools von FINOM, um den Status einer Rechnung zu bearbeiten und zu verfolgen, Berichte erstellen und wertvolle Geschäftseinblicke gewinnen, und senden Sie automatisierte Erinnerungen, Zahlungsbelege und Mahnungen.

Hier in FINOM können Benutzer Rechnungen mit Nachrichten direkt im Service versenden. Sie können sie auch per E-Mail, Facebook oder Whatsapp versenden. Der Kunde kann über den Link mit einem Klick bezahlen. Wenn Sie als Kleinunternehmer die Hilfe von FINOM nehmen, wird all die harte Arbeit, die Sie jeden Monat leisten müssen, automatisch mit einem Klick erledigt. Sie müssen nur den Namen Ihres Kunden und andere Informationen eingeben, und die Details werden automatisch angezeigt, wenn Sie Ihrem Kunden eine Rechnung stellen möchten.

FINOM-Tipps: Wie erstellt man eine Rechnung mit FINOM?

So richten Sie Ihre erste E-Mail-Rechnung ein: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Sobald Sie sich für Ihre E-Mail-Rechnungslösung entschieden haben, ist die Einrichtung ziemlich einfach. Hier sind die wichtigsten Punkte und Angaben, die gemäß § 14 Abs. 4 UstG eine per E-Mail verschickte Rechnung enthalten muss:

  • Fügen Sie Kundeninformationen hinzu. Geben Sie die Informationen für alle Kunden ein, die Sie in Rechnung stellen möchten, einschließlich deren Namen, Adressen und E-Mails. Wenn Ihre Lösung den Import einer Kundenliste ermöglicht, vereinfacht dies den Prozess.
  • Generieren Sie eine Rechnungsnummer. Legen Sie eine Rechnungsnummer für Nachverfolgungszwecke fest: Ein System, das automatisch fortlaufende Rechnungsnummern generiert, erleichtert dies.
  • Geben Sie Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungstellers ein.
  • Richten Sie Ihre Zahlungsbedingungen ein. Geben Sie an, ob Kunden per Debitkarte, Kreditkarte oder sogar Papierscheck bezahlen dürfen.
  • Listen Sie alle Dienstleistungen und/oder Produkte auf, die Sie in Rechnung stellen möchten. Wenn Ihr System Einzelartikel speichert und automatisch wiederverwendet, kann dieser Vorgang sehr schnell erfolgen.
  • Wenden Sie zusätzliche Gebühren oder Rabatte an. Fügen Sie alle anfallenden Steuern oder Rabatte hinzu. Ihre Zahlungslösung kann dies bereits durch die Berechnung von Rechnungszwischensummen erleichtern.
  • Richten Sie ggf. wiederkehrende Rechnungen ein. Wenn Sie möchten, dass diese Rechnung regelmäßig versendet wird, können Sie den automatischen Versand einstellen, damit Sie sie nicht immer wieder neu erstellen müssen.
  • Fügen Sie alle Anhänge hinzu. Wenn Sie der Rechnung Belege beifügen möchten, ist dies der richtige Zeitpunkt, um diese beizufügen.
  • Zeigen Sie eine Vorschau Ihrer Rechnung an. Stellen Sie sicher, dass alles richtig aussieht, bevor Sie es an Ihren Kunden senden.
  • Wählen Sie Empfänger aus und senden Sie Ihre Rechnung. Wählen Sie die Empfänger aus, die Ihre Rechnung erhalten sollen, unabhängig davon, ob es sich um mehrere Personen für denselben Kunden handelt oder um andere, die sie für ihre Unterlagen benötigen. Wählen Sie aus, ob er/sie die Rechnung per E-Mail oder per Post erhalten soll. Klicken Sie auf Senden!
  • Verfolgen und verwalten Sie Ihre Rechnung. Sie können überwachen, ob Ihr Kunde Ihre Rechnung erhalten, eingesehen oder bezahlt hat. Sie können auch automatische Zahlungserinnerungen einrichten, um Kunden zu unterstützen, wenn sie vergessen, eine Rechnung zu bezahlen oder kurz vor dem Verpassen eines Fälligkeitsdatums stehen.

Hier ist noch zu erwähnen, dass seit 2011 Rechnungsversand per E-Mail auch ohne digitale Signatur erlaubt ist.

FINOM-Tipps: Wie markiert man eine Rechnung als bezahlt?

Fazit

Rechnungen per Mail zu versenden hilft Ihnen, viele der Verzögerungen und Hindernisse bei Zahlungen zu reduzieren. Wenn nicht rechtzeitig Geld in Ihr Geschäft fließt, kann es zu einer Stagnation kommen. Egal ob Sie ein lokales Geschäft, ein Online-Shop oder eine Marketingfirma sind, verhindern Sie dies mit unserem Rechnungsservice. Es bietet Ihnen eine viel größere Möglichkeit für schnellere Zahlungen und Ihr Unternehmen wird einen besseren Cashflow haben. Mehr Geld und mehr Zeit für wichtigere Entwicklungsaktivitäten bedeuten eine bessere Chance für Wachstum und Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens. Unser Rechnungsservice bietet Ihnen einen zuverlässigen kreditorischen Workflow, der sich an Ihre Bedürfnisse anpasst und die Rechnungsbearbeitung beschleunigt. 

Mit FINOM werden Sie von dem Moment an, in dem Sie das System einrichten, eine Verbesserung der Kontozahlung realisieren. Und Sie erleben diese Verbesserungen so lange, wie Sie unseren Service verwenden.

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