Rechnung per E-Mail – Regeln für Versand und Speicherung

In letzter Zeit entscheiden sich immer mehr Unternehmen für den Versand von Rechnungen per E-Mail. Dieser Trend hat sich seit der Covid 19-Pandemie noch verstärkt. Der Versand von Rechnungen per E-Mail ist ein Prozess, der keine physischen Kopien oder Ausdrucke für Ihre Kunden erfordert. Darüber hinaus hat eine elektronische Rechnung die gleiche Rechtsgültigkeit wie eine Papierrechnung und erfordert keine digitale Signatur. Mit der elektronischen Rechnungsstellung können Sie Rechnungen sofort und mühelos an Kunden versenden und Zahlungen schneller erhalten.

 In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie eine Rechnung per E-Mail versenden können, damit Ihr Unternehmen professionell wirkt, wertvolle Zeit und Energie spart und noch schneller bezahlt wird, und welche Regeln Sie bei der ordnungsgemäßen Ausstellung und Aufbewahrung elektronischer Rechnungen beachten sollten.

Vorteile des elektronischen Rechnungsversands

Verwalten Sie Ihre Rechnungsstellung noch mit Papier oder Excel? Durch den Wechsel zu einem robusten E-Mail-Rechnungssystem können Sie Zeit sparen und schneller bezahlt werden. Indem Sie lernen, wie Sie eine Rechnung per E-Mail senden, können Sie Verzögerungen beim Einzug von Zahlungen leicht vermeiden, einschließlich:

• Pünktliche Rechnungsausgabe – keine Papiere mehr, die auf den Tag der Rechnungsstellung warten.
• Eliminierung von Verzögerungen bei der Zustellung von Postdienstrechnungen und kein Warten, dass Kunden ihre Zahlung an Sie zurücksenden.
• Es ist nicht möglich, den Status von Rechnungen und die Nachverfolgung von Zahlungen einfach zu verfolgen.

Für Freiberufler und Kleinunternehmer ist das Versenden von Rechnungen online zu einer einfachen Lösung geworden, um den Cashflow zu steigern und gute Beziehungen zu ihren Kunden zu pflegen. Für die Rechnungserstellung hat sich der Online-Rechnungsservice als beste Lösung erwiesen, da ein separater Rechnungsversand in Papierform entfällt. Sie müssen Ihren Kunden nicht hinterherlaufen, um sicherzustellen, dass Sie durch Leistung, Ihre Buchhaltungs- und Multitasking-Fähigkeiten bezahlt werden. Diese Dinge können mithilfe einer guten Rechnungssoftware erledigt werden. Sie sind mit fortschrittlichen Werkzeugen und Technologien ausgestattet, damit sie die Arbeit einer Rechnung bewältigen können und es Ihnen leichter fällt, sich auf Ihr Unternehmen zu konzentrieren.

Regeln für Rechnungen per E-Mail

1. Der Empfänger einer Rechnung per E-Mail muss sich damit einverstanden erklären, elektronische Rechnungen per E-Mail zu erhalten. Für eine Einverständniserklärung zur Rechnungsstellung per E-Mail ist keine besondere Form erforderlich. Sie können dies in einer Vereinbarung festhalten oder in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen festlegen, wobei Sie Ihre eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen erstellen oder eine kostenlose Vorlage für Allgemeine Geschäftsbedingungen verwenden können. Eine solche Zustimmung kann auch stillschweigend erteilt oder später bekannt gegeben werden.

2. Die E-Mail-Rechnung muss den GoBD entsprechen und archiviert werden. Unabhängig davon, ob Sie Rechnungen per E-Mail versenden oder empfangen, müssen diese immer elektronisch verarbeitet werden. Es ist strengstens untersagt, solche Rechnungen auszudrucken und anschließend zu archivieren. Sie müssen in demselben Zustand aufbewahrt werden, in dem sie gesendet oder empfangen wurden.

3. Die Aufbewahrungsfrist für per E-Mail übermittelte Rechnungen beträgt zehn Jahre (§ 14b UStG). Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Wenn die Rechnung beispielsweise am 04.11.2022 ausgestellt wird, beginnt die Aufbewahrungsfrist am 31.12.2022 und endet am 31.12.2033. Es ist ratsam, eine Aufbewahrungsfrist von 144 Monaten zu wählen, um völlig sicher zu gehen.

4. Es muss gewährleistet sein, dass die elektronische Rechnung während ihrer Aufbewahrungsfrist echt, unbeschädigt und lesbar bleibt. "Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet sein", heißt es in § 14, Abs. 3 UStG. Das heißt, dass das Format der archivierten Rechnung so gewählt werden muss, dass sie lesbar bleibt. Die Rechnungen müssen elektronisch so aufbewahrt werden, dass sie später nicht mehr geändert werden können. Wenn eine Änderung notwendig ist, muss sie erkennbar sein. Die archivierten Rechnungen müssen vor weiteren Manipulationen geschützt werden. Änderungen an Hard- oder Software dürfen sich nicht auf die Rechnungen auswirken.

5.Welches Format sollte die elektronische Rechnung haben? Derzeit gibt es keine klaren Richtlinien für das Format elektronischer Rechnungsdateien, aber um die Integrität der Rechnung zu gewährleisten, sind unveränderliche Formate wie PDF-Dateien oder Bilder (.jpg, .gif, .bmp, ...) erforderlich.

Auswahl einer E-Mail-Rechnungslösung

Bevor Sie sich für eine E-Mail-Rechnungslösung entscheiden, sollten Sie sich überlegen, welche Funktionen Sie am häufigsten verwenden würden. Möchten Sie beispielsweise sehen, wenn Ihr Kunde eine Rechnung erstellt bekommt? Möchten Sie automatische Zahlungserinnerungen versenden? Wie wäre es mit der Erstellung eines professionellen Rechnungsdesigns in Sekundenschnelle? Jeder E-Mail-Rechnungsservice verfügt über leicht unterschiedliche Funktionen. Bestimmen Sie also zuerst, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist. Denn verspätete Rechnungen können zu Verzugsgebühren führen. Ein Online-Rechnungsservice kann Unternehmen dabei helfen, dies zu vermeiden, indem regelmäßige elektronische Rechnungen per Mail zu festgelegten Terminen im Abrechnungszyklus geplant werden. Benutzer können eine Rechnung für Einmal- oder Vorauszahlungen erstellen oder eine automatische Abrechnung für Stammkunden einrichten. Außerdem wählen Sie aus, ob eine elektronische Rechnung im Format der strukturierten Daten  wie z. B. EDI-Verfahren oder als eine PDF-Rechnung verschickt werden soll.

So senden Sie Rechnungen per E-Mail mit Finom

Wenn Ihnen die oben genannten E-Mail-Rechnungsfunktionen wichtig sind, ist Finom die ideale Lösung. Mit unserem Rechnungsservice können Sie professionelle Rechnungen per Mail verschicken, Arbeitsabläufe automatisieren und schneller bezahlt werden. Wenn Sie Ihre Rechnungen per E-Mail mit Finom senden, können Sie:

• den Invoice Builder verwenden, um Rechnungen im Handumdrehen zu erstellen. Der Invoice Builder speichert Ihre bevorzugten Rechnungsvorlagen sowie Ihre häufig verwendeten Elemente, berechnet automatisch Steuern, Gebühren und Rabatte und bezieht sich auf Ihre bestehenden Kundendatensätzen.
• sichere Online-Zahlungen aktivieren. Akzeptieren Sie Kredit-, Debitkarten oder andere Zahlungen und ermöglichen Sie Kunden, ihr Konto und ihre Zahlungen über das Kundenportal zu verwalten.
• Rechnungen an einem Ort verwalten. Verwenden Sie die Rechnungsverwaltungstools von Finom, um den Status einer Rechnung zu bearbeiten und zu verfolgen, Berichte erstellen und wertvolle Geschäftseinblicke gewinnen, und senden Sie automatisierte Erinnerungen, Zahlungsbelege und Mahnungen.

Hier in Finom können Benutzer Rechnungen mit Nachrichten direkt im Service versenden. Sie können sie auch per E-Mail, Facebook oder Whatsapp versenden. Der Kunde kann über den Link mit einem Klick bezahlen. Wenn Sie als Kleinunternehmer die Hilfe von Finom nehmen, wird all die harte Arbeit, die Sie jeden Monat leisten müssen, automatisch mit einem Klick erledigt. Sie müssen nur den Namen Ihres Kunden und andere Informationen eingeben, und die Details werden automatisch angezeigt, wenn Sie Ihrem Kunden eine Rechnung stellen möchten.

Finom-Tipps: Wie erstellt man eine Rechnung mit Finom?

So richten Sie Ihre erste E-Mail-Rechnung ein: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Seit 2011, als das Steuervereinfachungsgesetz 2011 verabschiedet wurde, ist es möglich, Rechnungen per E-Mail ohne digitale Signatur und ohne EDI-Verfahren auszustellen. Für Rechnungen, die per E-Mail verschickt werden, gelten dieselben Vorgaben wie für eine Papierrechnung. Das bedeutet, dass eine E-Mail-Rechnung die entsprechenden Pflichtangaben enthalten muss. Hier sind die wichtigsten Punkte und Angaben, die eine per E-Mail verschickte Rechnung gemäß § 14 Abs. 4 UstG enthalten muss:

• Fügen Sie Kundeninformationen hinzu. Geben Sie die Informationen für alle Kunden ein, die Sie in Rechnung stellen möchten, einschließlich deren Namen, Adressen und E-Mails. Wenn Ihre Lösung den Import einer Kundenliste ermöglicht, vereinfacht dies den Prozess. 
• Generieren Sie eine Rechnungsnummer. Legen Sie eine Rechnungsnummer für Nachverfolgungszwecke fest: Ein System, das automatisch fortlaufende Rechnungsnummern generiert, erleichtert dies.
• Geben Sie Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungstellers ein. 
• Richten Sie Ihre Zahlungsbedingungen ein. Geben Sie an, ob Kunden per Debitkarte, Kreditkarte oder sogar Papierscheck bezahlen dürfen.
• Listen Sie alle Dienstleistungen und/oder Produkte auf, die Sie in Rechnung stellen möchten. Wenn Ihr System Einzelartikel speichert und automatisch wiederverwendet, kann dieser Vorgang sehr schnell erfolgen.
• Wenden Sie zusätzliche Gebühren oder Rabatte an. Fügen Sie alle anfallenden Steuern oder Rabatte hinzu. Ihre Zahlungslösung kann dies bereits durch die Berechnung von Rechnungszwischensummen erleichtern.
• Richten Sie ggf. wiederkehrende Rechnungen ein. Wenn Sie möchten, dass diese Rechnung regelmäßig versendet wird, können Sie den automatischen Versand einstellen, damit Sie sie nicht immer wieder neu erstellen müssen.
• Zeigen Sie eine Vorschau Ihrer Rechnung an. Stellen Sie sicher, dass alles richtig aussieht, bevor Sie es an Ihren Kunden senden.
• Wählen Sie Empfänger aus und senden Sie Ihre Rechnung. Wählen Sie die Empfänger aus, die Ihre Rechnung erhalten sollen, unabhängig davon, ob es sich um mehrere Personen für denselben Kunden handelt oder um andere, die sie für ihre Unterlagen benötigen. Wählen Sie aus, ob er/sie die Rechnung per E-Mail oder per Post erhalten soll. Klicken Sie auf Senden!
• Verfolgen und verwalten Sie Ihre Rechnung. Sie können überwachen, ob Ihr Kunde Ihre Rechnung erhalten, eingesehen oder bezahlt hat. Sie können auch automatische Zahlungserinnerungen einrichten, um Kunden zu unterstützen, wenn sie vergessen, eine Rechnung zu bezahlen oder kurz vor dem Verpassen eines Fälligkeitsdatums stehen.

Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG müssen in der E-Mail-Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Es ist jedoch ein Hinweis auf die fehlende Umsatzsteuer in folgender Form erforderlich: "Nach der Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben".

Finom-Tipps: Wie markiert man eine Rechnung als bezahlt?

Fazit

Rechnungen per Mail zu versenden hilft Ihnen, viele der Verzögerungen und Hindernisse bei Zahlungen zu reduzieren. Wenn nicht rechtzeitig Geld in Ihr Ge

schäft fließt, kann es zu einer Stagnation kommen. Egal ob Sie ein lokales Geschäft, ein Online-Shop oder eine Marketingfirma sind, verhindern Sie dies mit unserem Rechnungsservice. Es bietet Ihnen eine viel größere Möglichkeit für schnellere Zahlungen und Ihr Unternehmen wird einen besseren Cashflow haben. Mehr Geld und mehr Zeit für wichtigere Entwicklungsaktivitäten bedeuten eine bessere Chance für Wachstum und Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens. Unser Rechnungsservice bietet Ihnen einen zuverlässigen kreditorischen Workflow, der sich an Ihre Bedürfnisse anpasst und die Rechnungsbearbeitung beschleunigt. 

Mit Finom werden Sie von dem Moment an, in dem Sie das System einrichten, eine Verbesserung der Kontozahlung realisieren. Und Sie erleben diese Verbesserungen so lange, wie Sie unseren Service verwenden.