L’organigramma aziendale è lo strumento migliore per descrivere graficamente il modo in cui un’azienda è organizzata. Grazie a esso possiamo comprendere al meglio i ruoli e le responsabilità dei dipendenti, nonché le relazioni gerarchiche tra essi.

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In questo articolo spieghiamo cosa rende così importante l’organigramma, le diverse tipologie esistenti e come crearne uno adatto alla propria azienda.

Cos'è l'organigramma aziendale e perché è importante

Un organigramma aziendale altro non è che una rappresentazione grafica di come un’azienda è strutturata internamente, sia essa una società di persone, una società semplice o una società per azioni. Esso illustra i ruoli all’interno dell’azienda, i vari dipartimenti e le relazioni dal punto di vista gerarchico che li collegano.

L’organigramma aziendale ricopre una notevole importanza in quanto è in grado di chiarire le responsabilità di ogni persona, rendendo più semplice la comunicazione interna. Inoltre, supporta la pianificazione organizzativa e rappresenta un valido strumento per la gestione delle risorse umane.

Tipologie di organigrammi aziendali

Esistono diversi tipi di organigrammi aziendali, tra i quali i principali sono:

  • Organigramma gerarchico: rappresenta i ruoli interni all’azienda attraverso una struttura piramidale, evidenziando in modo chiaro le relazioni di subordinazione e autorità. Questo modello mostra chi ha responsabilità superiori rispetto ad altri e da chi dipendono le decisioni, rendendo immediata la comprensione della catena di comando.
  • Organigramma funzionale: rappresenta l’azienda suddividendola in base ai dipartimenti o alle funzioni che la compongono. Questo modello evidenzia le specializzazioni di ciascun settore.
  • Organigramma divisionale: suddivide la struttura interna aziendale in diverse divisioni, ognuna delle quali è organizzata secondo un proprio organigramma funzionale. Questo modello è conosciuto anche come “struttura a funzioni strategiche”.
  • Organigramma a matrice: rappresenta una combinazione tra l’organigramma funzionale e quello divisionale, mostrando doppie linee di autorità. 

Questa struttura a matrice consente di illustrare l’organizzazione aziendale in situazioni in cui lo stesso progetto ha più di un responsabile o quando più dipartimenti collaborano e condividono le responsabilità.

Come creare un organigramma aziendale

Per creare un organigramma aziendale efficace, è necessario seguire alcuni passaggi specifici:

  • Raccolta delle informazioni: in primo luogo è necessario individuare tutti i ruoli e i reparti presenti in azienda. Bisogna poi studiare i rapporti gerarchici che intercorrono tra essi.
  • Scelta del formato: un secondo passaggio consiste nell’analizzare e stabilire quale tipo di organigramma si adatti al meglio alla propria azienda.
  • Utilizzo di strumenti digitali: infine è consigliato l’utilizzo di software di tipo digitale creati apposta per facilitare la creazione e l’aggiornamento del proprio organigramma.

Cosa deve comparire in un organigramma aziendale

Una volta stabilito il modello di organigramma desiderato e scelto un eventuale programma che possa venirci in aiuto nella stesura dello stesso, questo va compilato. Un organigramma valido deve includere alcuni elementi specifici: 

  • Nomi delle persone che detengono ruoli chiave dell'azienda e la loro posizione (dirigenti, manager, supervisori, ecc.);
  • Titolo dei reparti e delle divisioni aziendali;
  • Gerarchia e linee di comunicazione, per chiarire chi deve riportare a chi;
  • Eventuali connessioni tra reparti e dipartimenti;
  • Indicazione delle responsabilità e delle aree di competenza di ogni ruolo e dipartimento;
  • Simboli e colori che distinguono i vari ruoli e reparti;
  • Legenda che spiega i simboli utilizzati.

Esempi pratici di organigrammi aziendali

Andiamo ora ad analizzare nello specifico alcuni organigrammi, suddivisi per aziende di piccole e grandi dimensioni.

Esempio di organigramma per una piccola impresa

Quando si parla di piccola impresa, si pensa a un’azienda con un numero limitato di dipendenti, la cui struttura gerarchica risulta semplice e abbastanza lineare. L’organigramma di queste realtà deve essere sintetico, completo e facile da consultare. 

Per le strutture di piccole dimensioni perciò può essere sufficiente un organigramma orizzontale o a piramide, in cui viene identificato il capo e, sotto di lui, i suoi diretti dipendenti. 

Esempio di organigramma per una grande azienda

Nelle grandi imprese che spesso risultano divise in dipartimenti e includono un alto numero di divisioni che funzionano in maniera del tutto autonoma, come avviene nelle grandi società di capitali, è preferibile utilizzare un modello di organigramma più complesso, come ad esempio un organigramma divisionale o a matrice.

Gli organigrammi sono tutti diverse tra loro, ma alla base vi è la struttura aziendale vera e propria, che rende sempre chiaro e semplice capire come funzionino le gerarchie all’interno di queste imprese.

Esempio di organigramma aziendale

Vantaggi dell'utilizzo di un organigramma aziendale

Utilizzare un organigramma aziendale all’interno della propria realtà porta ad alcuni vantaggi evidenti:

  • Chiarezza organizzativa: in primo luogo è utile per far comprendere a tutti i dipendenti quale sia il proprio ruolo all’interno dell’azienda e quali siano le proprie responsabilità. Inoltre, viene chiarito da chi si dipende e di chi si è responsabili.
  • Miglioramento della comunicazione: un altro vantaggio evidente è il modo in cui l'organigramma agevoli la comunicazione tra i vari livelli all’interno dei diversi dipartimenti e tra i dipartimenti stessi.
  • Supporto nella pianificazione strategica: infine, ha l’enorme utilità di aiutare la definizione di strategie aziendali che si basano proprio sulla struttura organizzativa dell’impresa.

Sfide comuni nella creazione e gestione di un organigramma aziendale

Nonostante presenti una serie di vantaggi molto utili, la creazione e la gestione degli organigrammi può anche presentare dei limiti e delle sfide da dover superare. Le principali sono:

  • Necessità di aggiornamento continuo: se nell’azienda avvengono molti cambiamenti a livello di dipendenti e ruoli, l’organigramma non impiegherà molto a diventare obsoleto e non più utile. Per questo motivo è necessario ricordarsi di tenerlo costantemente aggiornato, in modo che possa continuare a offrire la propria utilità.
  • Deve rappresentare strutture complesse: quando si parla di aziende con strutture molto complesse, la rappresentazione dal punto di vista grafico non è sempre lineare e può portare a difficoltà non indifferenti.
  • Mostra solo le relazioni formali: all’interno delle aziende esistono una serie di relazioni gerarchiche informali che non possono essere rappresentate all’interno di un organigramma, ma che svolgono un ruolo fondamentale all’interno dell’azienda. Poiché non è possibile rappresentarle, è buona norma ricordare che queste esistono quando si analizza un organigramma.
  • Non mostra lo stile di gestione: nell’organigramma sono indicate le persone, i ruoli che ricoprono e le loro responsabilità. Un fattore che invece è impossibile da rappresentare al suo interno è lo stile di gestione e lavorativo che caratterizza ciascun dipendente.

Strumenti e software consigliati per la creazione di un organigramma aziendale

Per trovare aiuto in situazioni come quelle appena elencate, e quindi per agevolare il personale nella creazione di un organigramma, si possono sfruttare:

  • Software specializzati, ovvero strumenti specifici il cui compito è facilitare la creazione di organigrammi aziendali. Tra questi troviamo Microsoft Word o Google Docs, fogli di calcolo come Microsoft Excel o Google Sheets, su cui creare un semplice organigramma, sfruttando la funzione SmartArt per creare caselle e frecce che possano descriverlo al meglio; si consiglia l’utilizzo di questi programmi in caso di organigrammi semplici che richiedano modifiche molto di rado;
  • Software specifici per la creazione di organigrammi, come Lucidchart o Microsoft Visio. Si tratta di programmi già impostati proprio per creare delle mappe, diagrammi di flusso e schemi di vario tipo. Grazie alla pressione di alcuni semplici comandi, l’organigramma si crea in automatico e anche le modifiche da apportare possono essere inserite in maniera semplice e immediata. Sarà il programma stesso a sistemare il tutto per renderlo chiaro e ordinato.
  • Integrazione con altri sistemi aziendali: è molto utile prendere in considerazione l’utilizzo di software che siano in grado di integrarsi con le piattaforme HR o di gestione dei progetti. In questo modo l’organigramma potrà essere aggiornato con semplicità e velocità quando avviene un qualunque cambiamento a livello aziendale.

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