L’obbligo di fatturazione elettronica nel 2026 riguarda i soggetti IVA residenti o stabiliti in Italia, salvo le eccezioni previste dalla legge, e prevede la trasmissione di un file XML al Sistema di Interscambio (SdI). Nell’articolo riportiamo soggetti coinvolti e esonerati, procedure d'invio, scadenze, sanzioni e rimedi.

Contenuti

Obbligo di fattura elettronica nel 2026: chi deve rispettarlo?

Dal 2019, le imprese, i professionisti e i freelance con Partita IVA residenti o stabiliti in Italia hanno l’obbligo di emettere fattura elettronica. Dal 1° gennaio 2024, la fattura elettronica diventa un obbligo anche per tutti i contribuenti in regime forfettario, senza soglia di esonero per ricavi inferiori a 25.000 €.

Il formato elettronico stabilisce come emettere la fattura quando è dovuta, non l’obbligo di fatturare ogni operazione:

Caso concretoObbligo di invio fattura elettronica al SdI
Consulente in regime ordinarioSì
Freelance forfettario con ricavi di 18.000 €Sì
Negoziante/artigiano con consumatore privatoIl destinatario privato non elimina l’obbligo del fornitore 
Produttore agricolo nel regime dell’art. 34, comma 6Esonerato
Medico che visita un paziente (persona fisica)Divieto

L’esonero riguarda:

  • piccoli produttori agricoli (art. 34, comma 6, del DPR n. 633/1972), non tutte le attività agricole
  • soggetti che hanno richiesto la dispensa dagli adempimenti di fatturazione (art. 36-bis del D.P.R. n. 633/72) relativamente alle operazioni esenti

Il divieto, stabilito dal D.Lgs. 81/2025, tutela la privacy dei dati contenuti nelle fatture emesse per prestazioni sanitarie a persone fisiche, i cui dati devono essere trasmessi al Sistema Tessera Sanitaria dai soggetti obbligati.

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Come adempiere all’obbligo di fattura elettronica 

Per emettere correttamente una fattura elettronica:

  1. Scegli il software di fatturazione elettronica: il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate, un gestionale a pagamento o anche un conto business integrato con la fatturazione elettronica, come Finom.
  2. Compila i dati obbligatori: data, numero progressivo, descrizione dell’operazione, imponibile, aliquota IVA e codice destinatario/PEC (inserisci sette zeri per clienti privati senza codice destinatario/PEC).
  3. Invia il file XML tramite SdI, che effettua i controlli formali e recapita la fattura al cliente (puoi inviargli una copia di cortesia via mail).
  4. Verifica le ricevute di consegna o eventuali notifiche di scarto.

Attenzione anche ai termini di emissione:

  • Fattura immediata: entro 12 giorni dalla data dell’operazione, nel file XML va indicata la data della prestazione/cessione (non quella di trasmissione).
  • Fattura differita: entro il 15 del mese successivo, valida solo per la vendita di beni con DDT o per servizi documentati.

La legge richiede di conservare il file XML della fattura per 10 anni, per garantirne l'inalterabilità e la validità legale. Puoi attivare questa funzione gratuitamente sul portale dell’AdE oppure usare quella automatica nei gestionali.

Cosa cambia per i forfettari

Per i forfettari, l’obbligo di emissione e le scadenze della fattura elettronica sono gli stessi previsti per il regime ordinario. Tuttavia, la modalità di compilazione presenta alcune differenze specifiche dato che il forfettario non addebita l’IVA: 

  • Nel file XML devono essere inseriti il codice regime RF19 e il codice Natura N2.2 (“Operazioni non soggette - altri casi”), oltre alla dicitura che richiama l’articolo 1, commi 54-89, della Legge 190/2014. 
  • Non si applica la ritenuta d’acconto (art. 1, comma 67, L. 190/2014).
  • Se l’importo della fattura supera 77,47 euro, è necessario applicare il bollo da 2 euro tramite bollo virtuale.

Come emettere fattura elettronica verso l’Estero

Dal 1° luglio 2022, la circolare n. 26/E ha abolito l’Esterometro, stabilendo che le operazioni con clienti o fornitori non residenti in Italia vanno inviate al Sistema di Interscambio (SdI) in formato XML, secondo le regole previste per le operazioni transfrontaliere. Fanno eccezione all’obbligo di trasmissione dei dati tramite SDI:

  • acquisti di beni e servizi non territorialmente rilevanti ai fini IVA in Italia, se l’importo non supera 5.000 € per singola operazione 
  • operazioni per le quali è stata emessa una bolletta doganale

La procedura di compilazione della fattura elettronica è la stessa sia per clienti UE che extra UE:

  • Codice Destinatario: XXXXXXX.
  • IdPaese: sigla ISO a due lettere (es. DE).
  • CAP: 00000.
  • IdCodice: inserisci l’identificativo del cliente (massimo 28 caratteri). Se il destinatario è un consumatore finale, lascia il campo Codice Fiscale vuoto.

Il trattamento IVA varia in base alla natura dell’operazione e ai requisiti previsti dalla normativa vigente: per le cessioni di beni intracomunitarie che soddisfano le condizioni di non imponibilità IVA si utilizza il codice N3.2 (cessione intracomunitaria), mentre il codice N3.1 identifica le esportazioni.

Dopo aver inviato la fattura tramite SdI, ricordati di fornire al cliente una copia cartacea o in formato PDF, poiché non ha accesso diretto al Sistema di Interscambio. 

Sono escluse da questa procedura le operazioni accompagnate da una bolletta doganale.

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Fattura elettronica omessa, tardiva o scartata: sanzioni e rimedi 

Omissione, ritardo e scarto sono situazioni differenti, con conseguenze e rimedi distinti:

  • Fattura scartata: rifiutata da SdI per errori formali, risulta non emessa e va corretta e reinviata entro 5 giorni. Differisce dalla mancata consegna, in cui la fattura risulta emessa e accettata da SdI, ma non viene recapitata al cliente.
  • Fattura tardiva: emessa oltre i termini di legge (es. dopo 12 giorni dall'operazione per le fatture immediate). Risulta emessa e presente a sistema, ma fuori tempo.
  • Fattura omessa: mai trasmessa, scartata o non reinviata entro 5 giorni. Risulta mai fatturata.

Errori più comuni che causano lo scarto della fattura

Prima di inviare la fattura, SdI controlla il file e lo rifiuta se rileva errori. Ecco quelli più frequenti:

  • Dati del cliente errati: Partita IVA o codice fiscale non valido o inesistente.
  • Codice destinatario o PEC non valido.
  • Natura IVA, aliquota o importi non coerenti: ad esempio, un’aliquota pari a zero senza natura, oppure totali che non coincidono.
  • Fattura duplicata: un documento già accettato viene inviato nuovamente.
  • File non conforme: il tracciato XML è obsoleto, il nome del file non è valido o la firma è errata.

Sanzioni e ravvedimento operoso 

L’articolo 6 del D.Lgs. n. 471/97 stabilisce che l’emissione tardiva comporta le seguenti sanzioni:

  • 70% dell'IVA non documentata (al minimo di 300 €) sulle operazioni imponibili.
  • 5% dei corrispettivi non documentati (al minimo di 300 €) per operazioni non imponibili/esenti o fuori campo IVA.
  • 250 €-2.000 € per violazioni formali, se l'irregolarità non incide sulla liquidazione dell'imposta. Per le operazioni non imponibili, esenti o fuori campo IVA è anche necessario che la violazione non incida sul reddito imponibile.

Se la fattura viene inviata in ritardo, ma l'IVA è versata nei termini, si applica una sanzione ridotta e, con il ravvedimento operoso, è possibile ridurla ulteriormente in base alla tempestività della regolarizzazione:

  • pagamento entro il 90° giorno: sanzione pari a 1/9 del minimo
  • dal 91° giorno fino alla scadenza della dichiarazione annuale relativa all’anno della violazione: sanzione pari a 1/8 del minimo
  • oltre tale termine, la sanzione sale a 1/7 del minimo

Gli interessi legali (1,6% per il 2026) si applicano solo se l’IVA è stata effettivamente versata in ritardo. Se invece l’imposta era già stata correttamente inclusa nella liquidazione, normalmente non sono dovuti interessi.

Se arriva un accertamento o una cartella, potrebbe non essere più possibile presentare il ravvedimento operoso per le violazioni contestate, mentre, in caso di avviso bonario, sono ravvedibili le violazioni diverse da quelle oggetto della comunicazione. Quindi, conviene agire subito, non appena ci si accorge del ritardo.

FAQ

Serve una PEC per emettere fatture elettroniche? 

No, basta utilizzare i servizi dell’Agenzia delle Entrate o un gestionale. La PEC è un'alternativa utile se il cliente non dispone di un codice destinatario.

La fattura elettronica richiede sempre la firma digitale? 

No, la firma digitale è facoltativa per le fatture B2B e B2C e può essere utilizzata per garantire un ulteriore livello di autenticità e integrità. Per le fatture verso la pubblica amministrazione (FatturaPA) è invece obbligatoria. 

Se il commercialista invia le fatture, chi risponde degli errori? 

La responsabilità fiscale rimane in capo al titolare della Partita IVA, ma il commercialista può rispondere dei danni se l’errore è dovuto alla sua negligenza.

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