La fattura elettronica verso l’estero richiede alcuni accorgimenti in più rispetto a quella domestica. In questa guida trovi regole, gestione IVA, codici e passaggi pratici per emettere correttamente una fattura verso clienti UE ed extra-UE.

Contenuti

Che cos'è la fattura elettronica estero e quando si applica?

La fattura elettronica verso l’estero è il documento digitale che imprese e professionisti italiani devono emettere quando vendono beni o servizi a clienti residenti fuori dal territorio nazionale, che siano aziende o privati, UE o extra-UE.

A livello pratico la differenza principale con la fattura domestica riguarda la trasmissione: dopo l'abolizione dell'Esterometro, le operazioni con soggetti esteri devono essere comunicate tramite il sistema SDI nei casi previsti, con regole precise su codice destinatario, identificativi del cliente e codici IVA.

L'obbligo riguarda imprese, professionisti, lavoratori autonomi e anche i contribuenti in regime forfettario. Le eccezioni sono poche e legate soprattutto alle importazioni con bolletta doganale o a operazioni estere fuori campo che non richiedono la trasmissione dei dati perché già documentate da altre procedure.

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Normativa di riferimento per le fatture elettroniche estero e principi IVA applicabili

Il riferimento principale per la fatturazione verso l'estero è il D.Lgs. 127/2015, aggiornato più volte per integrare l'obbligo di invio tramite SDI e per superare l'Esterometro. Sul fronte IVA contano, invece, il DPR 633/1972 e le direttive UE che definiscono quando un'operazione è territorialmente rilevante in Italia.

Per i beni è determinante il luogo di inizio del trasporto o della spedizione, mentre per i servizi vale la regola generale dell'art. 7-ter del DPR 633/1972: nelle operazioni B2B l'IVA si applica nel Paese del cliente, mentre nei rapporti con privati il criterio può cambiare a seconda della categoria di servizio.

A livello europeo si sta lavorando per uniformare ulteriormente questi processi. Il progetto ViDA - VAT in the Digital Age punta a creare degli standard comuni per la fatturazione elettronica e la rendicontazione delle operazioni intracomunitarie. L'obiettivo è ridurre gli adempimenti, aumentare la trasparenza ed evitare differenze interpretative tra i vari Stati membri.

Procedura operativa per emettere una fattura elettronica estero

L'emissione di una fattura elettronica verso l’estero richiede solo qualche attenzione in più rispetto alla domestica, soprattutto nella corretta identificazione del cliente e nella scelta dei dati fiscali da inserire.

1 - Identificazione corretta del cliente estero

Prima di compilare la fattura servono alcuni dati essenziali:

  • indirizzo completo
  • eventuale identificativo fiscale
  • codice Paese secondo lo standard ISO a due lettere

Se il cliente è un'azienda UE, conviene verificare la Partita IVA nel portale VIES per assicurarsi che sia valida ai fini intracomunitari.

Per i clienti extra-UE, invece, può non esistere un numero IVA paragonabile al nostro, quindi si utilizza generalmente un codice generico o il solo identificativo fiscale locale.

Quando il destinatario è un privato senza Partita IVA, basta indicare i dati anagrafici minimi richiesti e considerare la gestione IVA in base al tipo di operazione.

2 - Compilazione della fattura elettronica (XML)

Nel blocco Cessionario/Committente si inseriscono i dati del cliente estero, compresi IdPaese e il CAP convenzionale 00000, usato perché molti Paesi non adottano un codice postale compatibile con il formato italiano.

Il Codice Destinatario (o Codice SDI) è uno dei passaggi più delicati: per i clienti esteri (con o senza Partita IVA) si usa "XXXXXXX". Questo identificativo permette al sistema SDI di riconoscere che la fattura non deve essere recapitata tramite i canali italiani.

3 - Codici e classificazioni fiscali

Nelle operazioni internazionali è importante scegliere il tipo di documento corretto. TD01 identifica la fattura ordinaria, mentre TD17, TD18 e TD19 servono per registrare servizi o beni acquistati dall'estero.

Per la gestione IVA si utilizzano codici natura come N3.1 per le esportazioni, N3.2 per le cessioni intracomunitarie e N2.1 per operazioni fuori campo IVA per carenza di territorialità. Una scelta errata può portare allo scarto del file o a una gestione fiscale non corretta.

4 - Invio tramite SDI e consegna al cliente

Una volta compilato il documento, lo si invia al sistema SDI che verifica formato, coerenza dei dati e codici fiscali. Se tutto è corretto, la fattura viene acquisita e risulta emessa ai fini fiscali.

Il cliente estero non può accedere al Sistema di Interscambio, quindi è indispensabile inviargli anche una copia PDF per permettergli di consultare il contenuto. Questo passaggio non sostituisce l'invio tramite SDI, ma garantisce al destinatario una versione leggibile e conforme agli standard del proprio Paese.

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Trattamento IVA nelle operazioni con fatture elettroniche estere

Quando si emettono fatture verso clienti esteri, la gestione dell'IVA cambia in base al luogo in cui l'operazione è considerata territorialmente rilevante.

Operazioni con soggetti UE

Nelle vendite di beni a clienti con Partita IVA valida in UE, la cessione è non imponibile IVA e rientra tra le operazioni intracomunitarie. È, però, importante verificare il numero IVA tramite VIES e, quando richiesto, compilare gli elenchi Intrastat, che riepilogano scambi di beni e servizi con altri Stati membri.

Per i servizi B2B si applica la regola dell'art. 7-ter: l'IVA è dovuta nel Paese del cliente, quindi la fattura italiana viene emessa senza imposta e il destinatario applica il reverse charge nel proprio Stato.

Quando il cliente è un privato UE, invece, alcuni servizi seguono dei criteri diversi e possono diventare imponibili in Italia o nel Paese di consumo, a seconda della categoria.

Operazioni extra-UE

Le vendite di beni verso clienti extra-UE rientrano tra le esportazioni non imponibili, ma richiedono una documentazione doganale che provi l'uscita della merce dall'Unione europea, come il DAU o la bolla di esportazione.

Per i servizi resi a clienti extra-UE, in molti casi l'operazione è considerata fuori campo IVA secondo i criteri di territorialità previsti dal DPR 633/1972, perché il luogo di tassazione si sposta all'estero.

Fatturazione verso clienti senza partita IVA (B2C estero)

Quando il destinatario è un privato residente all’estero, nella fattura elettronica è sufficiente indicare i dati identificativi essenziali. Il trattamento IVA varia in base alla tipologia di operazione.

Le vendite di beni sono non imponibili solo se la merce esce dall’Unione europea; per le vendite a distanza intracomunitarie si applicano le regole IVA previste dalla normativa UE. I servizi vanno valutati caso per caso, poiché alcune categorie restano imponibili in Italia o nel Paese di consumo.

La fattura deve comunque essere emessa in formato elettronico e trasmessa tramite SDI, seguendo le regole formali ordinarie.

Forfettari e fattura elettronica estero

Per chi opera in regime forfettario, la fattura elettronica verso l’estero si emette con le stesse modalità previste per gli altri titolari di Partita IVA. Restano tuttavia rilevanti le regole sulla territorialità IVA e le specifiche diciture da inserire in fattura.

Quando il forfettario effettua operazioni con clienti esteri, l’IVA italiana di norma non si applica, salvo le eccezioni previste dalla normativa. Nei servizi B2B verso soggetti UE la fattura è emessa senza IVA con applicazione del reverse charge, mentre per i clienti extra-UE l’operazione è generalmente non soggetta ai sensi dell’art. 7-ter del DPR 633/1972. Le cessioni di beni verso Paesi extra-UE seguono le regole delle esportazioni non imponibili.

Particolare attenzione va riservata agli acquisti da fornitori esteri:

  • per i servizi ricevuti da soggetti UE o extra-UE si utilizza il codice TD17;
  • per gli acquisti intracomunitari di beni si applica il TD18, tenendo conto del limite di 10.000 € annui previsto dall’art. 38, comma 5, D.L. 331/1993, salvo opzione o identificazione IVA;
  • per i beni provenienti da San Marino si utilizza il TD19, in base al documento ricevuto.

L’iscrizione al VIES è necessaria solo se il forfettario effettua operazioni B2B con soggetti UE. Gli elenchi Intrastat possono essere richiesti in funzione del tipo e del volume delle operazioni, anche se in molti casi non sono dovuti.

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Fatturazione elettronica estero: quando utilizzare TD17, TD18, TD19?

Quando si ricevono fatture da fornitori esteri, l’IVA non viene gestita come nelle operazioni nazionali. È necessario individuare il codice corretto e predisporre l’integrazione o l’autofattura elettronica nei casi previsti.

  • TD17 si utilizza per l’acquisto di servizi da fornitori UE o extra-UE. Il fornitore emette la fattura senza IVA e il cliente italiano provvede all’integrazione o all’autofatturazione, applicando il meccanismo del reverse charge.
  • TD18 riguarda gli acquisti intracomunitari di beni. In questo caso il soggetto italiano emette un’autofattura elettronica indicando imponibile e IVA, in applicazione del reverse charge.
  • TD19 si applica ai beni provenienti da San Marino, con modalità che variano in base al tipo di documento ricevuto (con o senza IVA sammarinese).

L’integrazione o l’autofattura elettronica deve essere trasmessa al sistema SDI di norma entro il quindicesimo giorno del mese successivo alla ricezione del documento estero. Nel file devono essere indicati i dati del fornitore, l’imponibile, l’aliquota IVA e l’imposta calcolata, così da garantire una corretta registrazione contabile.

Conservazione digitale delle fatture elettroniche estero e gestione delle criticità

Quando si lavora con clienti o fornitori esteri, non basta emettere correttamente la fattura elettronica: è altrettanto importante conservarla a norma e prevenire gli errori più comuni che possono compromettere la corretta gestione IVA.

Conservazione delle fatture estere

Le fatture elettroniche verso clienti esteri devono essere conservate secondo le stesse regole previste per tutte le fatture italiane. La conservazione digitale deve garantire integrità, leggibilità e reperibilità del documento per l'intero periodo obbligatorio, che oggi è pari a 10 anni.

La responsabilità della corretta archiviazione ricade sempre sul contribuente, indipendentemente dal software utilizzato. È utile, quindi, verificare che il sistema scelto rispetti gli standard tecnici previsti dall'Agenzia delle Entrate e che permetta di esibire i documenti in caso di controllo.

Errori frequenti nella fatturazione estero

​​Quando si emettono o si registrano fatture estere, gli errori tendono a ripetersi perché legati sempre agli stessi passaggi: codici, territorialità IVA e dati del cliente. Una verifica finale evita la maggior parte dei problemi.

Ecco gli sbagli più comuni:

  • scelta sbagliata del Tipo Documento, Natura IVA incoerente o Codice Destinatario non corretto
  • applicare l'imposta quando l'operazione è fuori campo od ometterla in casi imponibili
  • identificativi non aggiornati o Partita IVA non verificata nel VIES per i soggetti UE
  • mancanza delle diciture obbligatorie per i servizi resi all'estero

Checklist operativa per la fatturazione elettronica estero

Per evitare errori nella compilazione e nella gestione IVA, può essere utile seguire sempre gli stessi passaggi. La seguente breve lista ti aiuta a verificare l'essenziale prima di procedere con l'invio:

  • verifica del cliente UE o extra-UE e controllo della partita IVA sul VIES se necessario
  • controllo del Codice Destinatario con dicitura "XXXXXXX"
  • scelta del Tipo Documento e della Natura IVA coerenti con l'operazione
  • inserimento delle diciture obbligatorie, come “reverse charge” od “operazione non soggetta”
  • invio al sistema SDI e consegna della copia PDF al cliente per la consultazione

FAQ

Quali fatture estere devono essere inviate allo SDI?

Devono essere inviate allo SDI le fatture emesse verso clienti esteri, sia UE che extra-UE, nonché le autofatture per operazioni passive con codice TD17, TD18 e TD19, nei casi previsti dalla normativa.

Cosa fare se ricevo una fattura estera con IVA?

È necessario verificare la territorialità dell’operazione. Se l’operazione è imponibile in Italia, l’IVA estera non è detraibile e va emessa un’autofattura elettronica con il codice corretto, come TD17 o TD18.

Come registrare una fattura estera con IVA italiana?

La fattura si registra come una normale fattura nazionale, verificando che l’IVA indicata sia corretta. Non è necessaria l’autofattura.

Quale cambio utilizzare per la registrazione delle fatture estere?

Si utilizza il tasso di cambio del giorno di effettuazione dell’operazione; in alternativa, è ammesso il cambio del giorno precedente se più facilmente reperibile.

Quando si applica il bollo sulle fatture estere?

Il bollo si applica sulle fatture estere senza IVA rilevanti ai fini IVA in Italia, quando l’importo supera 77,47 €, seguendo le stesse regole previste per le operazioni nazionali.

Chi riceve fatture estere deve ancora presentare l’Esterometro?

No, l’Esterometro è stato abolito. Le operazioni estere sono oggi comunicate tramite fattura elettronica o autofattura trasmessa al sistema SDI.

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