La fatturazione elettronica fa ormai parte della gestione quotidiana di imprese e professionisti. Per usarla correttamente, serve però conoscere regole, scadenze e controlli, oltre a collegare fatture, contabilità e pagamenti. Vediamo come organizzare tutto in modo semplice ed efficace.
Fatturazione elettronica: cosa deve sapere un'azienda?
La fatturazione elettronica viene emessa in formato XML, che contiene in modo strutturato i dati fiscali e commerciali della fattura. Il file viene trasmesso al Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate, la quale esegue i controlli previsti e lo inoltra al destinatario. Puoi approfondire nella seguente guida come funziona la fattura elettronica.
Qual è la differenza tra una fattura elettronica e una copia PDF?
La fattura elettronica è il file XML trasmesso tramite SdI. Il PDF, invece, è una copia leggibile dello stesso documento, utile per consultarlo o condividerlo, ma non sostituisce il file XML inviato attraverso il Sistema di Interscambio.
Scopri il nostro conto businessQuali regole riguardano la tua attività?
Gli obblighi dipendono dal tipo di attività, dal regime fiscale e dal cliente a cui emetti la fattura. Anche chi opera in regime forfettario deve utilizzare la fatturazione elettronica, secondo le regole previste per i forfettari.
Se lavori con enti pubblici, invece, devi considerare le regole specifiche della fatturazione elettronica verso la PA. Cambiano, infatti, alcuni dati richiesti e le modalità con cui la fattura viene indirizzata al destinatario.
Come organizzare la fatturazione elettronica in azienda?
La gestione può essere suddivisa tra chi raccoglie i dati del cliente e dell'operazione e chi segue la parte amministrativa. Quest'ultimo prepara la fattura, verifica l'esito della trasmissione al SdI e interviene in caso di errori. Il commercialista riceve poi la documentazione necessaria per la contabilità e gli adempimenti fiscali.
Prima dell'emissione devono essere disponibili tutti gli elementi necessari, come dati del cliente, importi e trattamento fiscale. Per la compilazione puoi approfondire come fare una fattura elettronica.
Quali scadenze e attività inserire nel calendario condiviso?
Il calendario dovrebbe riportare almeno data di emissione delle fatture, termine di trasmissione al SdI, controllo degli esiti e condivisione periodica dei documenti con il commercialista.
La fattura immediata deve essere emessa entro 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione. Per le operazioni che rispettano i requisiti della fatturazione differita, il termine è invece il 15 del mese successivo.
Scopri il servizio di fatturazione gratuitoQuali strumenti servono per gestire le fatture?
Per gestire le fatture in azienda, il programma di fatturazione elettronica scelto dovrebbe permettere di:
- inviare e ricevere le fatture tramite SdI
- visualizzare ricevute, scarti e altre notifiche
- assegnare accessi diversi a personale amministrativo e commercialista
- esportare fatture e dati contabili nei formati necessari
- conservare i documenti digitalmente secondo la normativa
I servizi di base coprono soprattutto emissione, ricezione e conservazione. Le soluzioni più complete aggiungono funzioni come gestione dei pagamenti, riconciliazione dei movimenti, report e condivisione dei dati con il commercialista.
Quali controlli fare prima e dopo l'invio?
Prima dell'invio conviene verificare i dati essenziali della fattura:
- dati del cliente e indirizzo telematico
- data e numero del documento
- importi e trattamento fiscale
- eventuali codici della fattura elettronica
- termine previsto per la trasmissione
Dopo l'invio, controlla sempre l'esito comunicato dal Sistema di Interscambio.
| Esito SdI | Cosa significa | Cosa fare |
| Scarto | La fattura non ha superato i controlli del SdI | Correggi l'errore e inviala nuovamente |
| Consegna | La fattura è stata recapitata al destinatario | Conserva la ricevuta e prosegui con la gestione contabile |
| Impossibilità di consegna | Il SdI ha accettato la fattura, ma non è riuscito a recapitarla | Avvisa il cliente che il documento è disponibile nell'area riservata dell'Agenzia delle Entrate |
Questi controlli permettono di intervenire rapidamente in caso di problemi e di evitare che una fattura resti senza verifica dopo l'invio.
Scopri di più su FinomCome collegare fatturazione elettronica, contabilità e pagamenti?
La trasmissione della fattura, la sua registrazione contabile e l'incasso rappresentano fasi distinte della gestione amministrativa. Per questo è importante mantenere allineati i dati fiscali, contabili e bancari.
Il confronto con i movimenti del conto permette di individuare rapidamente gli importi saldati, quelli ancora aperti e gli eventuali pagamenti scaduti. Le stesse informazioni possono poi essere condivise con il commercialista per agevolare la registrazione delle fatture elettroniche e le relative verifiche contabili.
Ad esempio, un documento da 1.000 € può risultare correttamente consegnato dal SdI ma restare ancora da incassare. La consegna, quindi, non coincide con il pagamento.
FAQ
Quali sono le nuove regole per la fatturazione elettronica nel 2026?
Dal 15 maggio 2026 sono utilizzabili le specifiche tecniche 1.9.1 dell'Agenzia delle Entrate. Tra gli altri aggiornamenti rientrano nuovi servizi per lo scarico massivo delle fatture e per l'integrazione del codice CUP nei documenti relativi a determinati incentivi pubblici.
La fatturazione elettronica è obbligatoria anche verso clienti esteri?
Per le operazioni con clienti esteri, i dati devono essere trasmessi all'Agenzia delle Entrate tramite SdI in formato XML. Sono previste alcune eccezioni, ad esempio per le operazioni documentate da bolletta doganale. Puoi approfondire le regole della fattura elettronica verso l'estero all'interno del nostro articolo dedicato.
Si può cambiare software di fatturazione elettronica senza perdere le fatture?
Sì, ma prima è importante esportare fatture, ricevute e altri dati. La possibilità di consultarli direttamente nel nuovo software dipende dai formati e dalle funzioni di importazione supportati. Va, inoltre, verificato che la conservazione digitale dei documenti resti garantita anche dopo il cambio di fornitore.
Come correggere una fattura elettronica già consegnata al cliente?
Una fattura già consegnata tramite SdI non può essere modificata direttamente. La correzione dipende dal tipo di errore e può richiedere una nota di credito, una nota di debito oppure, quando necessario, l'annullamento del documento e l'emissione di una nuova fattura corretta.
Come gestire una fattura saldata con più pagamenti?
Se il cliente paga in più tranche, ogni versamento va registrato separatamente e collegato alla stessa fattura. Il documento resta quindi parzialmente pagato fino a quando la somma degli incassi raggiunge l'importo totale dovuto.
Cosa succede alle fatture elettroniche quando si chiude l'attività?
Anche dopo la chiusura dell'attività, le fatture devono essere conservate per 10 anni. Per quelle elettroniche, l'art. 39 del D.P.R. 633/1972 richiede la conservazione in modalità elettronica secondo quanto previsto dalla normativa.
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