Facture acquittée : qu'est-ce que c'est et comment faire ?

La facture acquittée sert de preuve qu’une facture à bien été réglée intégralement par le client. Elle représente donc un justificatif très précieux pour les entrepreneurs et permet de justifier le paiement au tribunal en cas de litige.

Dans ce guide, nous vous disons tout ce que vous devez savoir sur ce type de facture et comment l’utiliser pour votre entreprise. Que veut dire facture acquittée ? Comment faire une facture acquittée ? Quelles sont les mentions obligatoires et comment l’adresser ? Nous répondons à toutes vos questions.

Qu'est-ce qu'une facture acquittée ?

Une facture acquittée est un document comptable et joue un rôle crucial dans la transparence des transactions commerciales. En quoi diffère-t-elle d'une facture classique et pourquoi est-elle nécessaire ?

Facture acquittée : définition

La facture acquittée est un type de facture qui permet de justifier le paiement intégral du client. La seule différence entre une facture classique et une facture acquittée est que la seconde doit faire figurer la mention acquittée qui sert d’attestation de paiement.

Bien que la facture classique soit une obligation, ce n’est pas le cas de la facture acquittée. Cette dernière dispose toutefois d’une valeur juridique et doit donc être conservée avec soin. Selon l’article 1353 du code civil, dans le cadre de relations d’affaires, toute personne ou entreprise qui demande l’exécution d’une obligation doit la prouver. De la même manière, celui qui se prétend libéré doit justifier l’extinction de son obligation, par exemple en fournissant un paiement.

En effet, dans le cas d’un litige, la mention sur la facture sert de preuve que la facture a bien été payée par le client au fournisseur ou au prestataire de service. La facture acquittée fait partie des justificatifs de paiement qui peuvent être utilisés au tribunal en cas de litige, avec :

• Une copie de vos relevés bancaires : les relevés de compte bancaire peuvent être utilisés comme preuve pour les paiements réalisés par virement bancaire, carte bancaire ou chèque. Dans le cas d’un règlement par carte bancaire, le nom du fournisseur sera inscrit en tant que libellé d’opération. Pour les chèques, il est possible de demander un détail à votre établissement bancaire afin de prouver qu’il a bien été encaissé par le fournisseur. Si vous choisissez le virement bancaire, il est conseillé de faire apparaître le numéro de facture en libellé.
• Le constat d’un huissier de justice : l’huissier de justice peut vous fournir un constat qui servira de preuve irréfutable du paiement de la facture. Le constat peut être utilisé aussi bien auprès de votre fournisseur ou prestataire de service, qu’auprès d’une cour de justice.
• La certification d'un état récapitulatif des dépenses par un expert-comptable ou un commissaire aux comptes : ce justificatif peut être utilisé dans le cas d’une demande de versement d’aides ou de subventions. Il peut être réalisé par le comptable public dans le cas d’une utilisation pour les marchés publics.

En plus de son utilité dans le cadre de relations commerciales, la facture acquittée peut également être utile pour le versement de subventions ou d'aides. Par exemple, pour toute demande d'aide européenne, il vous faudra fournir des factures acquittées servant de justificatifs pour vos paiements. Si vous n’avez pas obtenu de mention « acquittée » pour quelque raison que ce soit, vous pouvez remplacer la facture acquittée par les autres pièces comptables citées ci-dessus.

Pourquoi acquitter une facture ?

La facture acquittée n’est pas une obligation contrairement à la facture classique. Mais elle peut être utile à la fois pour le fournisseur, pour le client et pour l’entreprise souhaitant recevoir des aides ou des subventions.

Voici pourquoi acquitter une facture peut être bénéfique :

• Simplification comptable pour le fournisseur : l’attestation de l’acquittement d’une facture permet de simplifier la comptabilisation de cette dernière. L’indication de la date de paiement sur les factures permet de faciliter la classification des documents comptables, de suivre plus facilement le bon paiement de ses factures et sa trésorerie, et donc de gagner du temps.
• Confirmation pour le client de son paiement : l’envoi d’une facture acquittée au client permet de confirmer la réception de son paiement intégral. Même s’il ne s’agit pas d’une obligation comptable, elle permet de souder les relations entre client et fournisseur et peut être utile pour le versement de subventions ou d'aides.
• Preuve en cas de litige : la facture acquittée dispose également d’une valeur juridique et permet de servir de preuve de paiement en cas de litige. Elle est donc à conserver soigneusement.

Les mentions obligatoires sur une facture acquittée

Pour respecter les règles de facturation, vous devez vous assurer de faire apparaître certaines mentions obligatoires sur votre facture acquittée. Il n’est pas nécessaire de créer une nouvelle facture, vous pouvez simplement faire figurer les mentions nécessaires sur la facture d’origine.

Voici les mentions qui doivent obligatoirement figurer sur votre facture acquittée :

1. La mention « acquittée »
2. La date de règlement
3. Le moyen de paiement
4. La référence du règlement
5. L’adresse de facturation si différente de l'adresse des parties
6. Le numéro de bon de commande s’il a été établi au préalable

Le manquement aux règles d'émission de factures n'entraîne pas leur nullité mais vous pouvez être sujet à une amende administrative.

Exemple de facture acquittée

Pour ceux qui souhaitent savoir comment faire une facture acquittée, voici un exemple que vous pouvez utiliser pour rédiger votre modèle.

En-tête

Entreprise du Fournisseur :
[Nom de l'Entreprise]
[Adresse de l'Entreprise ou Adresse de Facturation]
[Code Postal, Ville]
[SIRET ou autre identifiant de l'entreprise]
[Téléphone]
[E-mail]

Information sur le Client :
[Nom du Client ou de l'Entreprise du Client]
[Adresse du Client ou Adresse de Facturation]
[Code Postal, Ville du Client]
[Identifiant du Client s'il existe]

Facture N°: [Numéro de la facture] 

Bon de Commande N° [Numéro du bon de commande, s’il existe]
Date d'émission: [Date d'émission de la facture]
Mode de règlement: [Chèque, Virement, Carte Bancaire, etc.]
Référence de règlement: [Numéro de chèque, Référence de virement, etc.]

Détail des Prestations ou des Produits vendus :

Sous-total HT : [Total HT des montants ci-dessus]
TVA (20%) : [Montant de la TVA, s'il est applicable]
Total TTC : [Total avec TVA incluse]

Date d'acquittement : [Date à laquelle la facture a été payée]
Facture: ACQUITTÉE

Commentaires ou notes supplémentaires :
[Par exemple : "Merci de votre collaboration", "Au plaisir de travailler à nouveau avec vous", etc.]

Signature du Fournisseur: [Signature, si elle est utilisée]

Cet exemple présente une facture acquittée simplifiée. En fonction des pays ou des réglementations spécifiques à certaines industries, d'autres détails peuvent être nécessaires. Veillez toujours à vérifier les exigences locales lors de la rédaction de factures.

Comment rédiger et établir une facture acquittée ?

Il n’est pas nécessaire de rédiger une nouvelle facture si vous souhaitez émettre une facture acquittée. Il vous suffit simplement de faire apparaître sur la facture existante les informations sur le client, sur le fournisseur et sur la transaction, en veillant à ajouter les mentions évoquées précédemment. Le fournisseur ou prestataire de service n’aura plus qu’à indiquer la mention « acquittée » lorsqu'il recevra le paiement intégral de la facture.

Si la démarche provient du client, ce dernier peut indiquer la mention sur la facture lorsque son compte bancaire a été débité. Il peut ensuite l’envoyer au créancier, en transmettant de préférence, un justificatif de paiement (par exemple une copie de relevé bancaire ou une preuve de virement).

La signature de la facture n’est pas obligatoire officiellement, mais elle est vivement conseillée. D’autant plus lorsqu’il s’agit d’un paiement en espèces, puisqu’il est beaucoup plus difficile à identifier.

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Rôle du fournisseur et du client dans le processus d’acquittement

Généralement, c’est le fournisseur/prestataire qui réalise la facture avec la mention acquittée. Ce dernier émet une première facture au client en attente de son règlement. Il doit ensuite fournir une copie de la facture acquittée au client dans les meilleurs délais après réception de l’intégralité du paiement, d’autant plus si le paiement est réalisé en espèces car ce dernier est beaucoup plus difficile à prouver.

La facture acquittée n’est pas obligatoire et il se peut donc que le fournisseur ou prestataire de service ne la fournisse pas au client. Dans ce cas, le client peut faire la demande d’une mention acquittée sur sa facture afin d’avoir une preuve de son paiement et se protéger en cas de litige. S’il le souhaite, le client peut lui-même renseigner la mention « acquittée » sur la facture, en veillant à ce que les mentions obligatoires soient renseignées, et en l’envoyant au fournisseur avec une copie de relevé bancaire.

Cas spécial : facture acquittée dans le cadre de travaux publics

Sur les marchés publics, en particulier pour le secteur des travaux publics et du bâtiment, les paiements sont généralement effectués par tranches versées progressivement en fonction de l’avancée des travaux. La facture acquittée est donc fréquemment utilisée pour prouver les différents paiements.

Un comptable public est désigné par le pouvoir adjudicateur pour agir en son nom et dans son intérêt. Les factures des entreprises titulaires du marché sont associées à un relevé de mandat et ce dernier est chargé de le signer en indiquant la date de paiement de chacune d’entre elles.

Implications juridiques des factures mal exécutées

Les factures, acquittées ou non, doivent être conformes et faire apparaître certaines mentions obligatoires prévues par la loi. Lors de la rédaction des factures, il est important de se conformer à l'ordonnance n° 2019-359 du 24 avril 2019 du Code de commerce, qui traite de la transparence, des pratiques restrictives de concurrence et des autres pratiques prohibées.

Depuis le 1er octobre 2019, il est par exemple nécessaire de mentionner l’adresse de facturation sur les factures, si cette dernière est différente de l'adresse des parties. Il est également obligatoire de faire figurer le numéro de bon de commande si ce dernier a été établi au préalable par le client.

Bien qu’un manquement à ses règles d'émission de facture n'entraîne pas la nullité du document, vous pouvez être sujet à une amende administrative en cas de non-respect. L’amende administrative en cas d'absence de ces mentions sur la facture, peut s’élever jusqu’à 375 000 € pour une personne morale et 75 000 € pour une personne physique. Elle est applicable depuis le 1er octobre 2019.

Conclusion

La facture acquittée est un document très précieux pour les entrepreneurs et il est donc important d’en comprendre les spécificités. Cette facture permet d’attester le paiement du client et la date à laquelle il a eu lieu. Elle peut être utilisée dans le cadre de relations commerciales ou en vue d’obtenir le versement d’aides ou de subventions.

Que vous soyez fournisseur, client, ou à la recherche de subventions, la facture acquittée peut vous être bénéfique. Pour les fournisseurs et les prestataires de services, elle permet de faciliter la gestion comptable, de trésorerie, et d'apporter un impact positif à la relation client. Pour les clients, elle permet d’attester d’un paiement et sert également de preuve en cas de litige. Quelle que soit votre entreprise, il peut donc être intéressant de l’adopter.

FAQ 

Que signifie « facture acquittée » ?

La mention acquittée sur une facture signifie que cette dernière a été réglée intégralement par le client. La facture acquittée constitue donc une preuve de paiement.

Comment obtenir une facture acquittée ?

Le client peut demander une facture acquittée à son fournisseur ou à son prestataire. Puisqu’il ne s’agit pas d’un document obligatoire, il est possible que le client reçoive une facture sans mention. Au besoin, il vous faudra demander à votre fournisseur d’ajouter la mention « acquittée » à la facture, ou bien envoyer la facture modifiée et accompagnée d’un justificatif de paiement.

Comment indiquer le paiement sur la facture ?

Sur la facture acquittée, la mention « acquittée » doit être présente. La facture doit également faire figurer le montant du paiement ainsi que le mode de paiement utilisé.

Est-il obligatoire d'envoyer une facture acquittée ?

La facture est un document comptable obligatoire, mais la mention « acquittée » n’est pas une obligation. Toutefois, elle est vivement conseillée, aussi bien pour faciliter la gestion comptable que pour servir de justificatif de paiement.

Comment adresser une facture acquittée ?

Le fournisseur ou prestataire de service peut remettre la facture acquittée au client en main propre, l’envoyer par email, par fax, ou bien la faire parvenir par voie postale à l’adresse de facturation renseignée par le client.

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