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Facture mail : les astuces pour bien rédiger une facture e-mail

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Envoi de facture par mail

Pour chaque vendeur, envoyer une facture mail est une procédure importante. Envoyer une facture par mail est semblable à l'envoi d’une facture par voie postale. Les informations fournies doivent répondre aux exigences légales qui s’appliquent aux factures papier. Au format papier, la manière classique pour envoyer une facture est d'utiliser le service postal. Dorénavant, il est aussi possible d'envoyer une facture électronique par e-mail.

Comment envoyer une facture par mail ?

Vous souhaitez envoyer par e-mail vos factures, mais ne savez pas encore comment les rédiger ? Il y a certaines règles à respecter. Il vous faudra taper un court texte récapitulatif lors de votre envoi des factures par mail, contenant ces informations :

  • Numéro de facture
  • Coordonnées de l'acheteur et du vendeur
  • Date
  • Montant de la facture
  • Document joint au format PDF de préférence

Toutes ces informations doivent être accompagnées par une formule de politesse. Vous pouvez créer votre message personnalisé ou utiliser un modèle. Ajouter un message personnalisé montre au client un sentiment de proximité important pour la confiance. Vous pouvez aussi ajouter une formule automatique disponible sur différents logiciels. Il est préférable d'utiliser un format PDF car il ne peut pas être modifié. Vous pouvez rédiger votre facture électronique en utilisant Word ou Excel, mais pensez à la convertir en PDF avant l'envoi pour plus de sécurité. Un logiciel de facturation comme FINOM peut aussi vous aider à rédiger une facture.

Conseils FINOM: Comment créer une facture avec FINOM

L'envoi d’une facture par courriel est légal

Avec une facture électronique envoyée par e-mail, la question de la valeur juridique se pose. Cependant, une fois que les exigences sont remplies, une facture électronique devient légale, même sans signature électronique. À vous de respecter les exigences légales d'une facture pour que son envoi soit sécurisé.

S'assurer des accords avec l'acheteur

Avant d'envoyer votre facture électronique à un client, il vous faudra déterminer les contours du contrat de vente. Les accords que vous aurez définis avec l’acheteur peuvent être repris dans les Conditions Générales. Vous pouvez aussi y mentionner votre Politique de Confidentialité.

Obtenir un accord écrit n'est plus une obligation légale. Néanmoins, il est conseillé de faire approuver l'envoi de la facture par e-mail au préalable avec le client.

Pourquoi envoyer une facture par mail ?

Utiliser le format électronique pour envoyer votre facture vous offre des bénéfices non négligeables :

  • Gain de temps : pas besoin de vous déplacer pour envoyer vos factures par la poste. Vous avez aussi la possibilité d'être payé beaucoup plus rapidement avec un envoi instantané.
  • Économies : Avec un support papier, vous devez payer l'impression, le papier et les timbres. La facture électronique évite tous ces frais.
  • Simplicité client : Le client reçoit sa facture directement sur son adresse mail. Il peut être en déplacement et obtenir sa facture sur son smartphone.

Conseils FINOM: Comment indiquer une facture comme payée ?

Rédaction de votre facture électronique

Pour rédiger votre facture électronique vous disposez de différentes options :

  • La rédiger par vous même. Vous devez dans ce cas connaître la législation en place pour mentionner tous les éléments obligatoires.
  • Utiliser un modèle de facture en ligne. Vous pouvez trouver des modèles de factures gratuits sur FINOM.

Comment envoyer une facture électronique par mail ?

Le vendeur doit rédiger la facture avant de l'envoyer à l'acheteur. L'envoi peut être fait par support papier ou bien par e-mail. Pour envoyer une facture à un client, plusieurs options sont disponibles :

Avec FINOM, les utilisateurs peuvent envoyer des factures directement par messages depuis le service de facturation. FINOM propose un service de facturation parmi les plus simples d'Europe. Vous avez la possibilité d'envoyer une facture par différents moyens de communication. À vous de choisir le plus adapté entre l’e-mail, Whatsapp ou encore Messenger. Des rappels seront envoyés automatiquement à vos clients si le paiement n'a pas été effectué. Vous pouvez aussi gérer votre comptabilité avec l'aide du logiciel de facturation de FINOM.

À retenir

Pour envoyer des factures par mail, certaines règles doivent être respectées. La rédaction doit être concise, et contenir toutes les informations légales pour que la facture soit valide.

L'envoi de facture par mail présente de réels avantages pour les clients. Du reste, le gain de temps et la rapidité de la transaction sont des arguments très avantageux pour les clients comme pour les vendeurs.

Le vendeur peut facilement gérer sa facturation avec un logiciel comme FINOM : un outil idéal pour la facturation et qui présente beaucoup d’autres fonctionnalités avantageuses.

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