Pour chaque vendeur, envoyer une facture mail est une procédure importante. Envoyer une facture par mail est semblable à l'envoi d’une facture par voie postale. Les informations fournies doivent répondre aux exigences légales qui s’appliquent aux factures papier. Au format papier, la manière classique pour envoyer une facture est d'utiliser le service postal. Dorénavant, il est aussi possible d'envoyer une facture électronique par e-mail.
Formule de politesse pour règlement de facture
Vous souhaitez envoyer par e-mail vos factures, mais ne savez pas encore comment les rédiger ?
L'envoi de factures par e-mail est monnaie courante dans le monde d'aujourd'hui, mais il est important de ne pas oublier d'être courtois envers ses clients. L'étiquette commerciale impose de rédiger une lettre de présentation lorsqu'on envoie des documents à des partenaires. Il est donc conseillé d'accompagner l'envoi d’une facture par e-mail d'un court texte dans le corps de l’e-mail décrivant le service fourni et demandant le paiement.
Veillez à ce que la ligne d'objet indique précisément le contenu de l’e-mail. Pas seulement « Facture n° (X) » mais « Facture n° (X) de la société (Y) pour (nom du service ou de l'achat) en date du (date) ». Le texte de l’e-mail lui-même doit être simple et concis, et rédigé de manière polie et amicale. Le corps du mail doit inclure vos coordonnées, le nom et le logo de votre entreprise, le cas échéant.
Exemple de courrier
Madame/Monsieur,
Dans le fichier ci-joint, vous trouverez une facture [insérer le numéro] datée du [insérer la date] d'un montant de [insérer le montant] pour [insérer l’objet de la facture].
Ce montant peut être payé par chèque, par virement bancaire ou en espèces.
Nous restons à votre disposition pour toute information dont vous pourriez avoir besoin.
Cordialement
Vous pouvez créer votre propre message à partir de cet exemple. L'ajout d'un message personnalisé crée un sentiment d'intimité, ce qui est important pour la confiance. Vous pouvez également ajouter une formule automatique, disponible dans différents programmes. Il est préférable d'utiliser le format PDF pour envoyer la facture elle-même car elle ne peut pas être modifiée. Vous pouvez créer une facture électronique à l'aide de Word ou d'Excel, mais n'oubliez pas de la convertir en PDF avant de l'envoyer par sécurité. Un logiciel de facturation tel que Finom peut également vous aider à créer une facture et il est également possible de la convertir en PDF.
Conseils Finom: Comment indiquer une facture comme payée ?
Rédaction de votre facture électronique
Pour rédiger votre facture électronique vous disposez de différentes options :
- La rédiger par vous même. Vous devez dans ce cas connaître la législation en place pour mentionner tous les éléments obligatoires. Nous en avons parlé dans l'article « Comment faire une facture ».
- Utiliser un modèle de facture en ligne. Vous pouvez trouver des modèles de factures gratuits sur Finom.
Comment envoyer une facture électronique par mail ?
Le vendeur doit rédiger la facture avant de l'envoyer à l'acheteur. La facture peut être envoyée sur papier par courrier ordinaire ou par courrier électronique. Pour envoyer une facture par voie électronique à l'acheteur, plusieurs options sont possibles :
- Envoyer la facture par courrier électronique en utilisant votre boîte aux lettres ;
- Envoyer une facture à l'aide d'un logiciel de facturation comme FINOM.
Avec Finom, les utilisateurs peuvent envoyer des factures directement par messages depuis le service de facturation. Finom propose un service de facturation parmi les plus simples d'Europe. Vous avez la possibilité d'envoyer une facture par différents moyens de communication. À vous de choisir le plus adapté entre l’e-mail, Whatsapp ou encore Messenger. Des rappels seront envoyés automatiquement à vos clients si le paiement n'a pas été effectué. Vous pouvez aussi gérer votre comptabilité avec l'aide du logiciel de facturation de Finom.
À retenir
Pour envoyer des factures par mail, certaines règles doivent être respectées. La rédaction doit être concise, et contenir toutes les informations légales pour que la facture soit valide.
L'envoi de facture par mail présente de réels avantages pour les clients. Du reste, le gain de temps et la rapidité de la transaction sont des arguments très avantageux pour les clients comme pour les vendeurs.
Le vendeur peut facilement gérer sa facturation avec un logiciel comme Finom : un outil idéal pour la facturation et qui présente beaucoup d’autres fonctionnalités avantageuses.
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