Nous vous indiquons comment rédiger et envoyer une facture par mail pour qu'elle soit payée à temps et quelle formule de politesse pour règlement de facture appliquer

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Pour chaque vendeur, envoyer une facture mail est une procédure importante. Envoyer une facture par mail est semblable à l'envoi d’une facture par voie postale. Les informations fournies doivent répondre aux exigences légales qui s’appliquent aux factures papier. Au format papier, la manière classique pour envoyer une facture est d'utiliser le service postal. Dorénavant, il est aussi possible d'envoyer une facture électronique par e-mail.

Formule de politesse pour règlement de facture

Vous souhaitez envoyer par e-mail vos factures, mais ne savez pas encore comment les rédiger ? L'envoi de factures par e-mail est monnaie courante dans le monde d'aujourd'hui, mais il est important de ne pas oublier d'être courtois envers ses clients. L'étiquette commerciale impose de rédiger une lettre de présentation lorsqu'on envoie des documents à des partenaires. Il est donc conseillé d'accompagner l'envoi d’une facture par e-mail d'un court texte dans le corps de l’e-mail décrivant le service fourni et demandant le paiement.

Veillez à ce que la ligne d'objet indique précisément le contenu de l’e-mail. Pas seulement « Facture n° (X) » mais « Facture n° (X) de la société (Y) pour (nom du service ou de l'achat) en date du (date) ». Le texte de l’e-mail lui-même doit être simple et concis, et rédigé de manière polie et amicale. Le corps du mail doit inclure vos coordonnées, le nom et le logo de votre entreprise, le cas échéant.

Exemple de courrier

Communiquez avec vos clients avec notre modèle de lettre d'accompagnement d'une facture:

Madame/Monsieur,

Dans le fichier ci-joint, vous trouverez une facture [insérer le numéro] datée du [insérer la date] d'un montant de [insérer le montant] pour [insérer l’objet de la facture].

Ce montant peut être payé par chèque, par virement bancaire ou en espèces.

Nous restons à votre disposition pour toute information dont vous pourriez avoir besoin.

Cordialement

Vous pouvez créer votre propre message à partir de cet exemple. L'ajout d'un message personnalisé crée un sentiment d'intimité, ce qui est important pour la confiance. Vous pouvez également ajouter une formule automatique, disponible dans différents programmes. Il est préférable d'utiliser le format PDF pour envoyer la facture elle-même car elle ne peut pas être modifiée. Vous pouvez créer une facture électronique à l'aide de Word ou d'Excel, mais n'oubliez pas de la convertir en PDF avant de l'envoyer par sécurité. Un logiciel de facturation tel que Finom peut également vous aider à créer une facture et il est également possible de la convertir en PDF.

Conseils Finom: Comment créer une facture avec Finom

L'envoi d’une facture par courriel est légal

Avec une facture électronique envoyée par e-mail, la question de la valeur juridique se pose. Cependant, une fois que les exigences sont remplies, une facture électronique devient légale, même sans signature électronique. À vous de respecter les exigences légales d'une facture pour que son envoi soit sécurisé.

S'assurer des accords avec l'acheteur

Avant d'envoyer votre facture électronique à un client, il vous faudra déterminer les contours du contrat de vente. Les accords que vous aurez définis avec l’acheteur peuvent être repris dans les Conditions Générales. Vous pouvez aussi y mentionner votre Politique de Confidentialité.

Obtenir un accord écrit n'est plus une obligation légale. Néanmoins, il est conseillé de faire approuver l'envoi de la facture par e-mail au préalable avec le client.

Pourquoi envoyer une facture par mail ?

Utiliser le format électronique pour envoyer votre facture vous offre des bénéfices non négligeables :

  • Gain de temps : pas besoin de vous déplacer pour envoyer vos factures par la poste. Vous avez aussi la possibilité d'être payé beaucoup plus rapidement avec un envoi instantané.
  • Économies : Avec un support papier, vous devez payer l'impression, le papier et les timbres. La facture électronique évite tous ces frais.
  • Simplicité client : Le client reçoit sa facture directement sur son adresse mail. Il peut être en déplacement et obtenir sa facture sur son smartphone.

Conseils Finom: Comment indiquer une facture comme payée ?

Rédaction de votre facture électronique

Pour rédiger votre facture électronique vous disposez de différentes options :

  • La rédiger par vous même. Vous devez dans ce cas connaître la législation en place pour mentionner tous les éléments obligatoires.
  • Utiliser un modèle de facture en ligne. Vous pouvez trouver des modèles de factures gratuits sur Finom.

Comment envoyer une facture électronique par mail ?

Le vendeur doit rédiger la facture avant de l'envoyer à l'acheteur. L'envoi peut être fait par support papier ou bien par e-mail. Pour envoyer une facture à un client, plusieurs options sont disponibles :

  • Rédaction de vos mails par vous même.
  • Logiciel de facturation comme Finom. 
Essayer gratuitement la facturation

Avec Finom, les utilisateurs peuvent envoyer des factures directement par messages depuis le service de facturation. Finompropose un service de facturation parmi les plus simples d'Europe. Vous avez la possibilité d'envoyer une facture par différents moyens de communication. À vous de choisir le plus adapté entre l’e-mail, Whatsapp ou encore Messenger. Des rappels seront envoyés automatiquement à vos clients si le paiement n'a pas été effectué. Vous pouvez aussi gérer votre comptabilité avec l'aide du logiciel de facturation de Finom.

L'obligation d'envoyer les factures par mail

L'obligation d'envoyer les factures par mail sera mise en place pour les entreprises en France, bien que la date soit encore à déterminer dans le cadre de la loi de finances pour 2024, repoussant ainsi la date initiale de juillet 2024. Depuis janvier 2021, les entreprises doivent déjà envoyer leurs factures au secteur public par voie électronique via Chorus Pro. Cette règle s'appliquera à toutes les opérations entre entreprises assujetties à la TVA en France. La transition nécessite des changements dans les processus de facturation et de comptabilité. La loi permet d'utiliser un cachet électronique qualifié pour sécuriser les factures électroniques et exige des mentions spécifiques sur la facture. La réforme vise à lutter contre la fraude fiscale, améliorer la compétitivité des entreprises et simplifier les déclarations de TVA. Les DOM et COM ont également des conditions spécifiques en fonction de la TVA.

À retenir

Pour envoyer des factures par mail, certaines règles doivent être respectées. La rédaction doit être concise, et contenir toutes les informations légales pour que la facture soit valide.

L'envoi de facture par mail présente de réels avantages pour les clients. Du reste, le gain de temps et la rapidité de la transaction sont des arguments très avantageux pour les clients comme pour les vendeurs.

Le vendeur peut facilement gérer sa facturation avec un logiciel comme Finom : un outil idéal pour la facturation et qui présente beaucoup d’autres fonctionnalités avantageuses.

FAQ

Qu'est-ce que la facture électronique ?

La facture électronique est une facture créée, envoyée et reçue sous format numérique, sans support papier. Elle a la même valeur légale qu'une facture traditionnelle. Elle est conçue pour être intégrée directement dans les systèmes de comptabilité ou de gestion. Les factures électroniques sont souvent transmises sous forme de fichiers XML, EDI ou d'autres formats structurés. Elles nécessitent généralement des mécanismes plus sophistiqués pour garantir leur authenticité et leur intégrité, tels que des certificats numériques ou des infrastructures de clés publiques (PKI).

Qu'est-ce que la facture dématérialisée ?

La facture dématérialisée est une facture qui est produite, transmise et stockée sous un format électronique plutôt qu'un format papier. La facture dématérialisée peut se présenter sous différents formats électroniques, tels que PDF, image (JPEG, PNG, etc.), ou même des formats plus structurés comme XML. Elle peut être le résultat de la numérisation d'une facture papier ou générée directement depuis un système informatique.

Dans de nombreux pays, la facture dématérialisée est juridiquement reconnue, à condition qu'elle garantisse l'authenticité de son origine et l'intégrité de son contenu. Certains pays ou régions peuvent exiger des mesures de sécurité spécifiques, comme la signature électronique, pour que la facture dématérialisée soit juridiquement valide.

Quelle est la différence entre la facture électronique et la facture dématérialisée ?

Bien que les termes « facture électronique » et « facture dématérialisée » soient souvent utilisés de manière interchangeable, ils ont des nuances distinctes. Toutes les factures électroniques sont dématérialisées, mais toutes les factures dématérialisées ne sont pas nécessairement électroniques. 

La facture dématérialisée est une version numérique d'une facture, qu'elle soit scannée ou générée électroniquement. La facture électronique est spécifiquement conçue pour une intégration et un traitement automatisé dans les systèmes informatiques.

Ainsi, bien que les deux types de factures existent sous forme électronique, c'est l'intention et la fonctionnalité derrière chaque format qui les distinguent. La facture électronique est généralement plus avancée en termes d'intégration système et de capacités d'automatisation.

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