En comptabilité, établir un numéro de facture pour chaque transaction effectuée est essentiel. Une entreprise qui est soumise à la facturation doit respecter un certain nombre de règles pour être conforme à la loi. Ces règles sont établies par le Code Général des Impôts ainsi que par le Code de Commerce et ont été introduites pour limiter le risque de fraude, notamment la fausse facturation. En cas de contrôle fiscal, le non-respect de ces règles peut coûter très cher. De plus, une comptabilité bien gérée nécessite un système de numérotation des comptes, simplement pour pouvoir bien naviguer, car le Code de commerce prévoit que toutes les factures des clients et des fournisseurs, ainsi que les documents comptables, soient conservés pendant 10 ans à compter de la date de la dernière opération comptable. La loi fiscale stipule par ailleurs que toutes les factures et documents comptables doivent être conservés pendant 6 ans à compter de la date de création, ou de la dernière transaction apparaissant dans les registres de l'entreprise.
Quelles sont les obligations liées aux numéros de factures ?
En matière de facturation, il existe deux règles essentielles. Chaque facture doit comporter un numéro unique et doit être établie selon une séquence chronologique continue. Pour vous faciliter la vie, vous pouvez avoir recours à une prestation de services de facturation comme Finom, qui vous permet d’éditer vos factures en ligne ou sur votre smartphone. Dans Finom, la numérotation des factures se fait automatiquement. Grâce au rapprochement automatique, le paiement est vérifié par rapport à chaque facture. L’utilisateur n’a donc pas besoin de réfléchir à la numérotation de ses factures.
Comme toutes les factures sont centralisées en un seul et même logiciel, vous êtes assuré de ne pas commettre d’erreur de numérotation des factures.
En matière de numérotation, il existe trois mentions obligatoires que vous devez respecter pour être conforme à la réglementation fiscale :
- Le numéro de facture doit être mentionné sur toutes les factures émises.
- Les numéros de factures doivent être donnés de manière continue et sans rupture.
- Les factures sont numérotées les unes à la suite des autres en fonction de leur date d’émission.
- Le numéro de la facture doit être affiché sur toutes les pages si la facture se compose de plusieurs pages.
Conseils Finom: Comment créer une facture avec Finom
Numéro de facture : les erreurs à ne pas commettre
Pour éviter de créer des problèmes dans votre comptabilité, voici une liste des erreurs à éviter absolument :
- Supprimer une facture et réutiliser le numéro pour une nouvelle facture ;
- Utiliser deux fois le même numéro de facture pour deux factures distinctes ;
- Antidater une facture ;
- Laisser des trous entre les numéros de factures ou utiliser un même numéro de facture deux fois.
Comment bien numéroter une facture ?
Pour bien numéroter vos factures, vous pouvez adopter plusieurs stratégies.
Parmi les méthodes de numérotation des factures fréquentes, vous pouvez notamment opter pour :
- Une simple suite de chiffres (numéro facture 001, 002, 003, etc.).
- Une séquence chronologique continue suivie d’une suite de chiffres. Par exemple, numérotation facture 202109-001 qui correspondrait au préfixe temporel du mois de septembre (09), 2021, facture numéro 1.
- Une suite de chiffres et de lettres qui fait sens pour votre entreprise. Par exemple, utiliser un préfixe comme dans PAR01, PAR02 ou MAR01, MAR02 si vous avez deux sites de facturation, un à Paris et un à Marseille.
Il existe de nombreuses méthodes de numérotation des factures que vous pouvez utiliser, en fonction des catégories de clients ou des sites de facturation, par exemple. Une seule constante doit être respectée : vos factures doivent être établies selon une suite logique. Aussi bien pour vous que pour un comptable ou l’administration fiscale française. Si, pour une raison quelconque, vous souhaitez modifier votre système de numérotation des factures, vous pouvez le faire à tout moment, mais il est préférable d'effectuer ces modifications au début de la nouvelle année fiscale.
La même logique s’applique à d’autres types de factures, par exemple, dans le cas d’une facture d’acompte.
Conseils Finom: Comment indiquer une facture comme payée?
Conseil pour bien numéroter ses factures : utiliser un logiciel de numérotation des factures
Pour éviter des contrôles fiscaux qui pourraient vous coûter très cher, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation à numérotation automatique. Il peut s’avérer très pratique, surtout si vous avez un large volume de factures à traiter.
Des services comme ceux de Finom vous permettent de créer vos factures et de les envoyer à vos clients très facilement et en moins d’une minute. De tels logiciels permettent aussi souvent de faciliter la gestion de la comptabilité des petites entreprises, car tout est centralisé.
Enfin, utiliser un logiciel de facturation est ce qu’il y a de plus simple pour effectuer la réconciliation des paiements. Le rapprochement bancaire est une tâche souvent rébarbative qui peut vite devenir un casse-tête si votre comptabilité est mal gérée.
À retenir
Vous avez maintenant toutes les clés en main pour numéroter vos factures conformément aux obligations légales. Opter pour un logiciel de facturation est la meilleure solution pour assurer une suite de facture cohérente et une réconciliation bancaire facile.
