Facture, reçu : la différence entre ces documents et leur utilité

Nous vous expliquons la différence entre une facture et un reçu. Ces documents sont-ils obligatoires, à quoi servent-ils et quelles informations doivent-ils contenir ?

Facture, reçu : deux documents parfois difficile à distinguer. En comptabilité, on fait la différence entre les documents qui ont un usage commercial de ceux qui ont un usage fiscal. Un reçu est un document sans rôle comptable qui sert de preuve d’achat, alors qu’une facture est considérée comme un document comptable et fiscal officiel. Une facture permet notamment de formaliser des prestations de ventes de marchandises, ou la livraison d’un bien ou d’un service.

Un reçu, quant à lui, ne sert que de preuve de la réalisation d’une transaction financière. Le contenu d’un reçu de paiement est également moins détaillé que celui d’une facture et ne comporte pas une grande partie des mentions obligatoires qui doivent figurer sur une facture reçue. Voici donc un récapitulatif des principales différences entre le reçu et la facture.

Une facture : qu’est-ce que c’est ?

Une facture est un document comptable. La facturation est régie par le Code du commerce (voir notamment l'article L441-9 sur Légifrance) et le Code général des impôts (voir notamment l'article 289 sur Légifrance). Établir et gérer des factures est une obligation pour toutes les entreprises qui commercialisent des biens ou des services. La facture permet de mentionner les détails de toutes les prestations qui seront réalisées dans le cadre de la transaction.

Une facture vous permet de demander à vos clients la somme correspondant à vos ventes ou à vos prestations. Vous mentionnez le montant dû et les détails des produits ou services, tels que la quantité, le poids ou la nature des produits.Vous pouvez établir et envoyer une facture aux clients qui n'ont pas encore payé pour vos services ou produits. Cette transaction de vente sera alors incluse dans le relevé de votre client jusqu’à son règlement.

Dès lors qu’une entreprise a une existence et une structure juridique, elle est en mesure de facturer à ses clients, quelle que soit sa raison sociale.

Une facture doit obligatoirement contenir certaines informations, telles que :

Le numéro de la facture
La date de l'émission de la facture
L'identité de l'acheteur et du vendeur (y compris les numéros d'identification fiscale comme le numéro SIRET)
La quantité, la dénomination précise, et le prix unitaire hors TVA des produits vendus ou des services rendus
La date à laquelle le produit a été vendu ou le service rendu (ou la date de la livraison)
Le taux de TVA applicable et le montant de TVA à payer
Le montant total à payer hors taxes (HT), toutes taxes comprises (TTC)

Les transactions effectuées entre des professionnels doivent également faire l’objet d’une facturation. Il est nécessaire de créer et de faire parvenir la facture à un client au moment de la réception des biens ou des services. La facture peut être envoyée par courrier ou par e-mail. Pour les clients particuliers, un reçu de carte bleu peut suffire à prouver un acte d’achat.

Pour faciliter la facturation pour une entrepreneur individuel et des petites entreprises, Finom propose une large gamme de services financiers, notamment un compte commercial, et la facturation avec un service de facturation électronique qui permet sa propre gestion financière depuis un smartphone. Il est possible d’utiliser la facturation électronique sans ouvrir de compte commercial. Finom offre aux entrepreneurs et aux sociétés plusieurs plans différents. Le plan Solo gratuit de Finom est particulièrement adapté aux petites entreprises et aux freelances ; il permet le multi-banking, mais aussi la gestion de ses propres comptes en banque avec un IBAN local.

Conseils Finom: Comment créer une facture avec Finom

Un reçu : qu’est-ce que c’est ?

Un reçu est une preuve délivrée par une entreprise qu’un client a effectué un paiement. Un reçu est généralement émis sous plusieurs formes :

Un reçu physique, par exemple dans le cas d’un paiement par carte
Un reçu électronique pour les transactions en ligne et certaines transactions physiques.

De plus en plus d’entreprises optent pour des reçus électroniques. Pour cela, le client doit fournir son numéro de téléphone ou son adresse e-mail à l’entreprise, qui pourra ensuite envoyer un reçu dématérialisé par cette voie. C’est très pratique, car contrairement aux reçus papier, les reçus électroniques sont plus faciles à archiver, et à retrouver en cas de besoin.

Pour les achats en ligne, un reçu assure que le paiement a bien été effectué. Il s’agit d’une page qui s’affiche généralement une fois que le paiement d’un produit a été effectué avec succès.

À la différence d’une facture, un reçu ne peut pas servir de note de frais pour les dépenses professionnelles, tout simplement car il n’est pas assez détaillé. Pour le remboursement des notes de frais, il est donc nécessaire de demander une facture reçue ou à défaut, un ticket de caisse détaillé.

Voici les éléments qui figurent généralement sur un reçu :

Une mention du fait qu’il s’agit d’un « reçu »
Si une facture est associée au reçu, le numéro de facture
Le montant payé
La date et l’heure du paiement
Le cas échéant, le solde restant mis à jour
Le nom de la société, sa raison sociale et son adresse.

Ces éléments sont génériques, mais à la différence d’une facture, il n’y pas de réglementation distincte qui régit les reçus. Pour cette raison, ils ne sont pas acceptés comme justificatifs de notes de frais.

Le reçu et la facture : les éléments qui distinguent une facture d'un reçu

En résumé, voici quelques différences entre une facture et un reçu :

L'objet du document : Une facture est un document qui décrit en détail ce qu'un client doit payer pour les produits ou services qu'il a achetés ou qu'il s'apprête à acheter. En revanche, un reçu est un document qui confirme qu'un paiement a été effectué pour les produits ou services déjà fournis.
Le moment de la délivrance : Une facture est généralement émise avant le paiement, pour informer le client de ce qu'il doit payer. Le reçu est délivré après le paiement, comme preuve que le paiement a bien été effectué.
Les informations contenues : Une facture détaille les produits ou services fournis, leurs quantités, leurs prix unitaires et le montant total à payer. Elle peut également inclure des informations sur les conditions de paiement et un délai pour le paiement. Un reçu, en revanche, indique simplement le montant qui a été payé et confirme que le paiement a été reçu. Il peut également mentionner le mode de paiement (espèces, chèque, carte de crédit, etc.) et la date de paiement.
Le but du document : La facture est utilisée pour solliciter le paiement, tandis que le reçu est utilisé pour documenter le fait qu'un paiement a été reçu. Par conséquent, une facture a un rôle plus actif dans la transaction, tandis qu'un reçu a un rôle plus passif.
La nécessité légale : Dans certains pays et pour certaines transactions, la délivrance d'une facture est une obligation légale pour le vendeur. De même, la délivrance d'un reçu peut être exigée dans certaines situations, comme lors de transactions en espèces.

Il est important de noter que les détails spécifiques de ce qui doit être inclus sur une facture ou un reçu peuvent varier en fonction des lois fiscales et commerciales du pays dans lequel la transaction a lieu.

En résumé : dans quelle situation utiliser une facture ou un reçu ?

La facture et le reçu sont deux documents distincts qui répondent à un besoin différent. Le reçu sert à prouver qu’une transaction monétaire a été effectuée entre un client et une entreprise. La facture, quant à elle, reprend en détails les produits qui feront l’objet de la transaction. Elle vise à fournir au client toutes les informations requises pour qu’il puisse effectuer le paiement.

Les deux documents sont complémentaires mais ne se substituent pas. En effet, la facture a une valeur légale, mais pas le reçu. Pour faciliter la facturation des petites structures, Finom a mis en place toute une suite de fonctionnalités comptables et financières spécifiques, notamment la possibilité de créer et de suivre ses factures.

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FAQ

Reçu ou preuve de paiement? Que faut-il utiliser ?

Le reçu est un document remis à la personne ayant effectué un paiement, indiquant que le paiement a été reçu. La preuve de paiement est un document montrant qu'un paiement a été effectué ; cela peut être un relevé bancaire ou une capture d'écran d'une transaction. Utilisez un reçu pour confirmer à l'acheteur que vous avez reçu le paiement. Utilisez une preuve de paiement pour démontrer que vous avez réglé une facture ou une dette.

Quelle est la différence entre une preuve d'achat, une facture et un reçu ?

La preuve d'achat est un terme générique désignant tout document attestant qu'un achat a été effectué, comme une facture ou un ticket de caisse. Une facture est un document détaillé émis par un vendeur, indiquant les biens ou services fournis et le montant dû. Un reçu est une confirmation que le paiement a été effectué pour un achat ou une facture. Donc, une facture peut être une preuve d'achat, mais elle donne également des détails sur la transaction, tandis qu'un reçu confirme uniquement le paiement.

Quelle est la différence entre reçu et reçu d'achat ?

Le reçu est un document qui peut être délivré aussi bien par le vendeur que par l'acheteur. Il confirme le fait d'un paiement ou d'une action effectuée. Par exemple, si vous êtes remboursé pour un article, vous pouvez également obtenir un reçu.

Le reçu d'achat est spécifiquement le ticket que l'acheteur reçoit après avoir acheté un produit ou un service auprès du vendeur. Il sert de confirmation que l'achat a été effectué.

Ainsi, un reçu peut être délivré soit par l'acheteur, soit par le vendeur selon la situation, tandis que le reçu d'achat est généralement délivré par le vendeur à l'acheteur après un achat.

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