Dans cet article, nous vous disons tout ce qu’il faut savoir sur les nouvelles normes européennes en termes de facturation électronique et sur ce nouveau type de facture au format hybride.
Factur-X: c'est quoi
Factur-X est un format de facture qui a été développé conjointement par la France et l’Allemagne. Son but est de répondre aux exigences de la norme sémantique européenne EN 16931 qui définit la nature des données qui doivent figurer dans une facture électronique. Ce nouveau format de facture hybride dispose d’une double lisibilité PDF/XML qui lui permet d'être lu aussi bien par un humain que par un logiciel.
Factur-X: Format hybride PDF/XML
Le format mixte de Factur-X est composé comme suit :
- Un document PDF/A-3 : contenant l’image de la facture avec les informations essentielles (numéro de facture, montants HT et TTC, date d’émission, TVA applicable…) ;
- Un fichier XML (eXtensive Markup Langage) contenant les données structurées de la facture PDF, analysables par les plateformes de dématérialisation, les logiciels de facturation et le Portail Public de Facturation.
Profils de données Factur-X
Factur-X propose 5 profils de données différents qui lui permettent de s’adapter à toutes les entreprises, quelle que soit leurs spécificités métiers ou leur taille :
- MINIMUM : il regroupe les données obligatoires minimales qui seront requises par le Portail Public de Facturation après la réforme (SIRET/SIREN de l’acheteur et du vendeur, devise, montants HT, numéro de TVA, etc).
- BASIC WL : le profil BASIC Without Line regroupe les données du profil MINIMUM, en y ajoutant des mentions facultatives (N° du bon de commande, mode de paiement, références de livraison, etc).
- BASIC : il reporte l’ensemble des données BASIC WL, en incluant en plus des informations importantes qui doivent être présentes sur chaque ligne (nature de l’achat, détails des produits/services vendus, prix, etc).
- EN 16931 : il regroupe l’intégralité des données obligatoires et mentions prévues par la norme européenne EN 16931.
- EXTENDED : il correspond à la version étendue du profil EN 16931, avec des informations spécifiques supplémentaires, en relation avec les besoins de certains secteurs d’activité ou industries (condition de paiement spéciales, livraison en plusieurs fois ou sur plusieurs lieux, etc).
Avantages de Factur-X
Factur-X joue un rôle central dans la transition vers la facturation électronique en offrant un format standardisé et interopérable pour l'échange de factures électroniques. De manière générale, Factur-X permet à la fois d’obtenir une meilleure productivité et rentabilité pour son entreprise. Voici comment :
- Réduction des erreurs et litiges : Factur-X permet de traiter les factures de manière entièrement automatisée. Les fautes de frappe ou erreurs de saisie pouvant survenir lors d’une facturation manuelle sont donc limitées, et les risques d’erreurs et de litiges réduits.
- Optimisation des coûts et des délais : les coûts administratifs liés à la gestion de la facturation sont minimisés et le processus de facturation accéléré. L’entreprise peut donc se concentrer sur d’autres tâches.
- Sécurisation des informations : Factur-X permet de garantir l’authenticité des données et la traçabilité des informations de facturation. Les paiements sont donc sécurisés et le risque de fraude diminué.
- Respect des normes fiscales : Factur-X est conçu pour être conforme aux normes fiscales et légales en vigueur. Il facilite la validation et la certification des factures électroniques, aidant ainsi les entreprises à se conformer aux exigences fiscales et à éviter les sanctions éventuelles.
- Amélioration des relations commerciales : en réduisant les erreurs et les litiges, et en accélérant le processus de facturation, Factur-X permet de solidifier et d’améliorer les relations commerciales.
- Responsabilité environnementale : Moins de papier est utilisé, ce qui réduit la consommation de ressources naturelles et les émissions de gaz à effet de serre associées à la production et au transport de papier.
Mise en place de Factur-X
Dans cette partie, nous vous disons tout ce qu’il faut savoir afin de mettre en place Factur-X pour votre entreprise.
La réglementation Factur-X
Le standard Factur-X a été développé conjointement par la France et l’Allemagne en 2017 et il est aujourd’hui présent dans l’ensemble de l’Union européenne. Il a été créé pour répondre à la norme sémantique européenne EN 16931 mise en place par le Comité Européen de Normalisation (CEN) afin de définir les données essentielles à inclure sur les factures électroniques.
Comment créer une Factur-X : démarches et outils nécessaires
Pour créer une Factur-X, l’entreprise devra disposer d’un logiciel de facturation qui permet de générer des factures dans ce format. Le logiciel permet de convertir les données de votre facture en fichier XML et de l’attacher à un fichier PDF. Ce processus offre la garantie d’une lisibilité aussi bien par l’être humain que par un ordinateur. Un grand nombre de logiciels proposent des factures conformes au standard Factur-X (Sage, Cegid, EBP, etc).
Toutefois, si votre logiciel n’est pas compatible à Factur-X, d’autres solutions s’offrent à vous :
- Vous pouvez convertir votre facture au format Factur-X à partir d’une plateforme de dématérialisation ;
- Vous pouvez passer par un opérateur de dématérialisation (OD) pour votre facturation.
L’important est d’inclure toutes les informations essentielles de la facture afin de s’assurer du respect des normes Factur-X.
Mentions obligatoires de la Factur-X
Pour être conforme aux réglementations actuelles en terme de facturation électronique, la Factur-X doit obligatoirement inclure les suivantes :
- Identité du vendeur/prestataire de service ;
- Identité de l’acheteur/client ;
- Adresse de facturation ;
- Date de la facture ;
- Numéro de la facture ;
- Numéro d’identification TVA ;
- Taux de TVA applicable ;
- Désignation et décompte des produits et/ou des services rendus ;
- Date de vente du service ;
- Prix catalogue ;
- Réduction de prix (si applicable) ;
- Informations relatives au paiement ;
- Montant à payer ;
- Numéro de bon de commande ;
- Existence et durée de la garantie légale de deux ans (si applicable).
Choix du logiciel de facturation compatible avec Factur-X
De nombreux éditeurs de logiciels de gestion, de facturation et de comptabilité ont effectué des mises à jour pour intégrer le standard Factur-X. On peut notamment citer Sage, Cegid et EBP parmi les plus connus, mais on retrouve également des logiciels de comptabilité en ligne destinés aux petites entreprises et aux entrepreneurs.
Avant tout, l’essentiel est de choisir un logiciel de facturation adapté à vos besoins spécifiques et simple à prendre en main. Chez Finom, nous aidons les entrepreneurs dans leur gestion administrative avec notre service de facturation qui vous permet de créer et d’émettre des factures en un instant grâce à des fonctionnalités automatisées. Ce service est gratuit pour tous ceux qui possèdent un compte professionnel Finom. Et si vous n’avez pas encore créé votre entreprise, nous pouvons vous aider dans vos démarches grâce à notre partenariat avec Legalfree.
Factur-X et Chorus pro
Factur-X est entièrement compatible avec Chorus Pro, et cela pour tous les modes de transmission. Vous pouvez déposer vos factures Factur-X sur Chorus de manière manuelle ou automatique. Si vous les déposez manuellement, les données seront reprises automatiquement par Chorus. Si la transaction est rejetée, vous pouvez détecter l’anomalie en visualisant le fichier image et la corriger.
La formation des équipes à l'utilisation de Factur-X peut être un processus important pour assurer une transition en douceur vers ce format de facturation électronique:
- Commencez par sensibiliser les équipes à l'importance de Factur-X et aux avantages qu'il peut offrir ;
- Organisez une formation initiale pour familiariser les équipes avec les concepts de Factur-X, y compris la structure du fichier XML, les données requises et les normes de codage. Expliquez également comment utiliser les outils et les logiciels nécessaires pour générer et traiter les factures au format Factur-X ;
- Organisez des sessions de formation régulières pour partager les nouvelles informations et les bonnes pratiques ;
- Surveillez les progrès des équipes dans l'utilisation de Factur-X et effectuez des évaluations régulières pour identifier les lacunes et les opportunités d'amélioration.
Cadre légal et réglementaire
La Directive 2014/55/UE de l’Union européenne a chargé le CEN (Centre Européen de Normalisation) d’établir une norme visant à harmoniser les formats de factures électroniques au sein de l’UE. La norme EN 16931 a défini les données obligatoires et facultatives à inclure dans les factures électroniques. Le format Factur-X a été développé conjointement par le Forum National de la Facture Electronique en France (FNFE) et son équivalent allemand, le FERD, afin de se conformer à cette norme.
En France, la dématérialisation des factures initialement prévue au 1er juillet 2024 deviendra obligatoire à partir de 2026. Toutes les entreprises établies en France devront émettre et recevoir leurs factures au format électronique à partir :
- Du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) ;
- Du 1er septembre 2027 pour les PME (Petites et Moyennes Entreprises) et les micro-entreprises.
En cas de non-respect des nouvelles réglementations en termes de facturation électronique, les entreprises pourront recevoir des sanctions. A l’heure actuelle, les entreprises qui ne respectent pas les réglementations concernant la conformité des factures s’exposent aux sanctions suivantes :
- Amende de 15 € par facture non conforme, avec un plafond annuel de 15 000 € ;
- Amende de 250 € par facture en cas d’absence de e-reporting, avec un plafond annuel de 15 000 €.
Les réglementations sur la dématérialisation des factures incluent également des règles précises concernant les formats acceptés. Ceci a pour but de garantir leur lisibilité et leur authenticité. Actuellement, les formats dématérialisés homologués sont Factur-X, UBL et CII.
Les autres formats de facture électronique et leur utilisation
Il existe des formats structurés alternatifs au format Factur-X pour la dématérialisation des factures. Les voici :
- EDI (Echange de Données Informatisé)
- EDIFACT (Échange de Données Informatisées pour l'Administration, le Commerce et le Transport)
- XML UBL (Universal Business Language)
- XML CII (Cross Industry Invoice)
L’avantage de Factur-x comparé aux autres formats de factures dématérialisées et qu'il dispose d’un format mixte qui lui permet d’être lu aussi bien sur les ordinateurs que par l’être humain. Les autres formats sont uniquement dédiés aux échanges entre SI (Systèmes d’Information).
Conclusion
Factur-X est un outil essentiel pour la transition vers la facturation électronique. Ce format de facture dématérialisée offre différents avantages aux entreprises. Il leur permet notamment de réduire leurs coûts et les délais liés à la facturation, de limiter les litiges liés aux erreurs humaines, mais aussi de sécuriser les informations et garantir leur authenticité.
En résumé, Factur-X permet aux entreprises de moderniser leurs processus de facturation, d’améliorer leur rentabilité et leur productivité, tout en contribuant à la préservation de l'environnement. Il peut être intéressant de commencer à l’adopter dès maintenant pour se préparer à la transition obligatoire vers la facturation électronique.
FAQ
Comment créer une facture au format Factur-X ?
Pour créer une facture au format Factur-X, l’entreprise devra disposer d’un logiciel de facturation qui permet de générer des factures dans ce format. Le logiciel permet de convertir les données de votre facture en fichier XML et de l’attacher à un fichier PDF. Si l’entreprise ne dispose pas d’un logiciel compatible, elle peut convertir ses factures à partir d’une plateforme de dématérialisation ou passer par un opérateur de dématérialisation.
Quelles sont les règles à suivre pour dématérialiser ses factures ?
Lors de la dématérialisation des factures, il est important d’inclure toutes les informations essentielles et les mentions obligatoires de la facture afin de s’assurer du respect des normes Factur-X. Trois règles d’or existent, la facture électronique doit garantir authenticité, intégrité et lisibilité.
Quelles sont les dates clés de Factur-X ?
La version finale de Factur-X a vu le jour le 31 décembre 2017. En France, la dématérialisation des factures pour les entreprises sera obligatoire à partir de septembre 2026 pour les ETI et les grandes entreprises, et à partir de 2027 pour les PME et TPE.
Qui peut utiliser Factur-X ?
Le format Factur-X peut être utilisé par tous types de société, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité. Il a l’avantage de pouvoir être lu aussi bien par l’humain que par les systèmes d’information.
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