La facture proforma est une forme de facturation différente. Elle est utilisée pour commencer des négociations, et n'a rien d'officiel. Proforma signifie « pour la forme ». Le document commercial peut donc être accepté tel quel, ou bien retravaillé jusqu'à qu'un accord entre les parties a été trouvé. Après cela, une facture définitive est émise.
Qu’est-ce qu'une facture proforma ?
La facture proforma est développée par le vendeur. Elle est souvent réalisée en vue d'une transaction en B2B. Cette facture commerciale peut être comparée au devis, plus souvent utilisé lors de ventes B2C.
Une facture proforma a des spécificités particulières qui la différencient d'une facture classique, en voici une liste :
- Le terme « Facture Proforma » doit apparaître en titre pour ne pas être confondu avec une facture classique.
- Elle n'a aucune valeur fiscale et n'engage pas les parties
- La facture proforma n'a pas de valeur juridique
- La numérotation doit uniquement concerner les documents proforma
- La facture pro forma n’est pas un document comptable
- Aucun règlement n’est requis de la part du client
Ces éléments permettent de différencier la facture proforma d'une facture classique. Il faut retenir qu'il s'agit d'un document non comptable qui n’entraîne aucun paiement de la part de l'acheteur.
Quelles sont les informations que contient une facture proforma ?
Une facture proforma doit contenir des informations particulières pour être officielle. Le prix mentionné sur le document sera disponible pour une durée limitée, souvent de 30 jours. Les informations qu'une facture proforma doit contenir sont :
- Le titre « Facture Proforma »
- La date d'émission de la facture
- Les coordonnées du vendeur
- Les coordonnées de l'acheteur
- Les produits concernés avec leurs détails (Prix hors taxe, quantité...)
- Le prix avec taxes, avec le détail de la TVA.
- Les remises que le vendeur peut effectuer
- Les conditions générales de ventes (délai de livraison, moyen de paiement)
- La durée de l'offre
- La signature
Toutes ces informations sont nécessaires pour la rédaction d'une facture proforma. Des modèles gratuits en ligne sont disponibles pour vous aider dans cette étape.
Quand utiliser la facture proforma ?
La facture proforma est utilisée lors de plusieurs scénarios de vente entre professionnels et particuliers :
- Pour réaliser des transactions internationales afin d'obtenir une autorisation des douanes
- Pour l'envoi de produits sans paiements (échantillons gratuits, exportations temporaires...)
- Afin de demander un prêt à la banque pour un projet de construction/rénovation ou l'achat d'équipements.
- Un particulier peut aussi en bénéficier pour ses projets ou pour l'achat d'équipements
La facture proforma qui n'a aucune valeur comptable possède bien des avantages. Surtout pour les compagnies travaillant à l'international. Elle permet en effet de disposer de l'autorisation réclamée par les douanes.
Les particuliers peuvent demander une facture proforma afin de contacter leur banque en vue d'un prêt. La plupart du temps cependant, un devis est utilisé.
Facture proforma ou facture commerciale?
Une facture proforma et une facture commerciale informent toutes deux les autorités douanières sur la marchandise importée. Cependant, elles ne doivent pas être confondues. La facture commerciale implique un paiement. Elle doit être payée par l’acheteur avant l’envoi. La facture proforma n’a aucune valeur comptable, ni juridique. Elle peut permettre d’envoyer des échantillons gratuits.
Comment réaliser une facture proforma
Plusieurs méthodes sont disponibles pour créer une facture proforma. La plus simple est d'utiliser le format word ou excel.
Une proforma est un document qui peut aussi être téléchargé gratuitement en ligne. Des modèles gratuits sont disponibles sur Internet. Vous pourrez trouver des modèles de facture qui sont à peu près identiques au modèle proforma. Vous trouverez facilement un modèle de facture proforma au format word. Pour faire une facture proforma, il vous faudra juste remplir les champs manquants du document téléchargé.
Des logiciels de facturation complets sont aussi disponibles. Ils disposent de plusieurs fonctionnalités. Ils peuvent vous permettre de faire une facture proforma grâce à différents modèles.
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À retenir
Une facture proforma est un document non comptabilisé par la société vendeuse. Elle sert à entamer les négociations entre l'acheteur et le vendeur. La facture proforma peut être utilisée pour les transactions internationales, ou bien pour envoyer des produits gratuitement. Réaliser une facture proforma n'engage en rien l'acheteur ou le vendeur. Seule une facture créée à la suite de la négociation sera considérée comme une facture définitive. Elle entraînera alors un paiement et une livraison des marchandises commandées.
