La facture proforma, souvent assimilée à un devis dans le commerce, est essentielle en tant que document de négociation initiale. Elle énonce une proposition détaillée pour la vente de biens ou services et sert ainsi de préfiguration aux engagements financiers formels. Elle peut servir à orienter les discussions précontractuelles et, bien qu'elle ne constitue pas une reconnaissance de dette, elle est cruciale pour l'évaluation douanière des marchandises dans le commerce international, avant qu'un accord définitif ne soit conclu.
Lorsqu'un consensus est atteint, la facture proforma est remplacée par une facture commerciale définitive, qui est un document comptable demandant le paiement et confirmant la vente.
Dans cet article, nous proposons un modèle de facture proforma conforme aux normes du commerce en France, avec des conseils précis pour établir un document adéquat et professionnel qui peut faciliter les transactions et le processus de vente.
Qu’est-ce qu'une facture proforma ?
La facture proforma est développée par le vendeur. Elle est souvent réalisée en vue d'une transaction en B2B. Cette facture commerciale peut être comparée au devis, plus souvent utilisé lors de ventes B2C.
Une facture proforma a des spécificités particulières qui la différencient d'une facture classique, en voici une liste :
- Le terme « Facture Proforma » doit apparaître en titre pour ne pas être confondu avec une facture classique.
- Elle n'a aucune valeur fiscale et n'engage pas les parties
- La facture proforma n'a pas de valeur juridique
- La numérotation doit uniquement concerner les documents proforma
- La facture pro forma n’est pas un document comptable
- Aucun règlement n’est requis de la part du client
Ces éléments permettent de différencier la facture proforma d'une facture classique. Il faut retenir qu'il s'agit d'un document non comptable qui n’entraîne aucun paiement de la part de l'acheteur.
Quelles sont les informations que contient une facture proforma ?
Une facture proforma doit contenir des informations particulières pour être officielle. Le prix mentionné sur le document sera disponible pour une durée limitée, souvent de 30 jours. Les informations qu'une facture proforma doit contenir sont :
- Le titre « Facture Proforma »
- La date d'émission de la facture
- Les coordonnées du vendeur
- Les coordonnées de l'acheteur
- Les produits concernés avec leurs détails (Prix hors taxe, quantité...)
- Le prix avec taxes, avec le détail de la TVA.
- Les remises que le vendeur peut effectuer
- Les conditions générales de ventes (délai de livraison, moyen de paiement)
- La durée de l'offre
- La signature
Toutes ces informations sont nécessaires pour la rédaction d'une facture proforma. Des modèles gratuits en ligne sont disponibles pour vous aider dans cette étape.
Modèle de facture proforma
Nous présentons ci-dessous un modèle de facture proforma avec TVA que vous pouvez utiliser gratuitement pour les besoins de votre entreprise.
[Logo de l'Entreprise]
Facture Proforma
Date d'émission : [Date]
Coordonnées du Vendeur :
Nom de l'entreprise : [Nom de l'Entreprise]
Adresse : [Adresse complète]
Numéro de téléphone : [Numéro de Téléphone]
Adresse e-mail : [E-mail]
Numéro de SIRET : [Numéro SIRET]
Numéro de TVA Intracommunautaire : [Numéro TVA]
Coordonnées de l'Acheteur:
Nom de l'entreprise/client : [Nom de l'Entreprise/Client]
Nom du contact : [Nom du Contact]
Adresse : [Adresse complète]
Numéro de téléphone : [Numéro de Téléphone]
Adresse e-mail : [E-mail]
Détails des Produits/Services:
Description Quantité Prix Unitaire HT Total HT
[Produit/Service 1] [Quantité] [Prix HT] [Total HT]
[Produit/Service 2] [Quantité] [Prix HT] [Total HT]
... ... ... ...
Total [Total HT]
TVA: [Taux de TVA] % sur [Base HT] = [Montant TVA]
Total TTC: [Total TTC]
Remises:
[Si applicable, détaillez ici les remises que le vendeur peut effectuer]
Conditions Générales de Vente:
Délai de livraison : [Préciser le délai]
Moyen de paiement : [Préciser le moyen de paiement]
Validité de l'offre : [Préciser la durée de l'offre]
Signature:
[Signature du vendeur]
[Nom du vendeur]
[Fonction dans l'entreprise]
Quand utiliser la facture proforma ?
La facture proforma est utilisée lors de plusieurs scénarios de vente entre professionnels et particuliers :
- Pour réaliser des transactions internationales afin d'obtenir une autorisation des douanes
- Pour l'envoi de produits sans paiements (échantillons gratuits, exportations temporaires...)
- Afin de demander un prêt à la banque pour un projet de construction/rénovation ou l'achat d'équipements.
- Un particulier peut aussi en bénéficier pour ses projets ou pour l'achat d'équipements
La facture proforma qui n'a aucune valeur comptable possède bien des avantages. Surtout pour les compagnies travaillant à l'international. Elle permet en effet de disposer de l'autorisation réclamée par les douanes.
Les particuliers peuvent demander une facture proforma afin de contacter leur banque en vue d'un prêt. La plupart du temps cependant, un devis est utilisé.
Facture proforma ou facture commerciale?
Une facture proforma et une facture commerciale informent toutes deux les autorités douanières sur la marchandise importée. Cependant, elles ne doivent pas être confondues. La facture commerciale implique un paiement. Elle doit être payée par l’acheteur avant l’envoi. La facture proforma n’a aucune valeur comptable, ni juridique. Elle peut permettre d’envoyer des échantillons gratuits.
Comment réaliser une facture proforma
Plusieurs méthodes sont disponibles pour créer une facture proforma. La plus simple est d'utiliser le format word ou excel.
Une proforma est un document qui peut aussi être téléchargé gratuitement en ligne. Des modèles gratuits sont disponibles sur Internet. Vous pourrez trouver des modèles de facture qui sont à peu près identiques au modèle proforma. Vous trouverez facilement un modèle de facture proforma au format word. Pour faire une facture proforma, il vous faudra juste remplir les champs manquants du document téléchargé.
Des logiciels de facturation complets sont aussi disponibles. Ils disposent de plusieurs fonctionnalités. Ils peuvent vous permettre de faire une facture proforma grâce à différents modèles.
Finom rend la vie des auto entrepreneurs plus facile. Finom fournit un éventail de services financiers large. Parmi ces services, vous pouvez retrouver le compte business, la facturation et plus. Finom dispose de plusieurs plans. Les petites entreprises et les freelances peuvent essayer le plan Solo de Finom gratuitement. Ce plan offre des fonctionnalités additionnelles. Il offre l’option multi-banque et la possibilité de gérer ses propres comptes bancaires avec un IBAN local. Si vous êtes résident allemand, vous pouvez ouvrir un compte Finom pendant que votre société est en cours d’enregistrement. Les clients de Finom peuvent éditer une facture directement en ligne et via l'application mobile (Finom pour Android, Finom pour IOS) et la télécharger aux formats PDF et CSV.
À retenir
Une facture proforma est un document non comptabilisé par la société vendeuse. Elle sert à entamer les négociations entre l'acheteur et le vendeur. La facture proforma peut être utilisée pour les transactions internationales, ou bien pour envoyer des produits gratuitement. Réaliser une facture proforma n'engage en rien l'acheteur ou le vendeur. Seule une facture créée à la suite de la négociation sera considérée comme une facture définitive. Elle entraînera alors un paiement et une livraison des marchandises commandées.
FAQ
Quelle est la différence entre un devis et un proforma ?
La différence principale entre un devis et une facture proforma réside dans leur usage. Un devis est une estimation détaillée émise par un prestataire pour informer le client du coût probable des biens ou services avant la commande. En revanche, une facture proforma, souvent utilisée dans le commerce international, est une facture préliminaire envoyée par le vendeur à l'acheteur avant la livraison des biens ou des services. Elle sert à déclarer la valeur des marchandises pour les douanes et à organiser le financement. Elle ne fait pas office de demande de paiement.
Quand une facture pro forma est-elle nécessaire ?
Une facture proforma est nécessaire principalement dans les situations suivantes :
- Transactions internationales : Pour fournir une estimation des coûts et détails des marchandises avant l'expédition ou le paiement.
- Procédures douanières : Pour déclarer la valeur des marchandises à l'exportation ou à l'importation.
- Demandes de financement : Lorsque l'acheteur a besoin de présenter une preuve des coûts prévus pour obtenir un financement ou une lettre de crédit.
- Confirmation de commande : Avant l'émission d'une facture définitive, pour accorder aux parties une vue d'ensemble des conditions de la vente proposée.
Quelle est la différence entre une facture et une facture pro forma ?
La facture proforma est un document préliminaire qui donne une estimation des prix et les détails d'une transaction avant son achèvement. Elle n'est pas comptabilisée comme une dette par le vendeur et ne demande pas de paiement. Une facture, en revanche, est un document officiel émis après la livraison des biens ou services, indiquant que le paiement est dû, et elle est comptabilisée dans les registres financiers des deux parties.
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