Steuererklärung selber machen: Ein Leitfaden für Selbstständige

Die Steuererklärung selber zu machen, kann auf den ersten Blick kompliziert wirken, bietet aber viele Vorteile – vor allem für Selbstständige. Du sparst Geld, behältst die Kontrolle über Deine Finanzen und lernst, dein Unternehmen noch besser zu verwalten. Doch bevor Du loslegst, gibt es einige wichtige Punkte, die Du beachten solltest. In diesem Leitfaden erklären wir Dir Schritt für Schritt, wie Du Deine Steuererklärung einfach und schnell selbst erstellen kannst – und worauf Du dabei achten musst.

Wer muss als Selbstständige(r) eine Steuererklärung erstellen?

Als Selbstständige(r) bist Du grundsätzlich verpflichtet, Deine Steuererklärung beim Finanzamt abzugeben. Dies gilt unabhängig davon, ob Du als Freiberufler(in) oder Gewerbetreibende/r tätig bist. Die Abgabe einer Steuererklärung ist wichtig, um Deine Einkünfte korrekt zu versteuern und mögliche Steuervergünstigungen zu nutzen.

Der Grundfreibetrag liegt Stand 2024 bei 11.784 Euro. Verdienst Du mehr, bist Du steuerpflichtig und musst Deine Einkünfte dem Finanzamt melden.

Unterschied zwischen Freiberuflern und Gewerbetreibenden

Es gibt wichtige Unterschiede zwischen Freiberuflern und Gewerbetreibenden:

Freiberufler: Diese Kategorie umfasst Berufe wie Ärzte, Anwälte, Künstler und andere, die ihre Arbeit auf Grundlage spezieller Fachkenntnisse ausüben. Sie sind von der Gewerbesteuer befreit und müssen nur eine einfache Steuererklärung abgeben. Dafür nutzen sie die Anlage EÜR zur Ermittlung des Gewinns.
Gewerbetreibende: Diese Kategorie umfasst Unternehmer, die Produkte oder Dienstleistungen verkaufen und damit Gewinne erwirtschaften. Gewerbetreibende müssen neben der Einkommensteuererklärung auch eine Gewerbesteuererklärung abgeben. Zusätzlich können sie Anspruch auf Umsatzsteuervergünstigungen erheben, wenn sie die Kleinunternehmerregelung nutzen.

Sonderfälle: Kleinunternehmerregelung und Umsatzsteuerbefreiung

Als Kleinunternehmer(in) hast Du die Möglichkeit, von der Umsatzsteuerbefreiung zu profitieren, wenn Dein Umsatz im Vorjahr unter 22.000 Euro lag und im aktuellen Jahr voraussichtlich unter 50.000 Euro liegen wird. Dies bedeutet, dass Du keine Umsatzsteuer auf Deinen Rechnungen ausweisen und keine Umsatzsteuererklärung abgeben musst.

Falls Du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, musst Du jedoch trotzdem Deine Einkommensteuererklärung abgeben. Dabei kannst Du alle relevanten Betriebsausgaben absetzen und so Deine steuerliche Belastung senken.

Welche Steuererklärungen musst Du als Selbstständige(r) abgeben?

Selbstständige müssen verschiedene Steuererklärungen abgeben. Je nach Art Deiner Tätigkeit und Deinem Umsatz können die Anforderungen dabei variieren.

Einkommensteuererklärung

Die Einkommensteuererklärung ist das zentrale Dokument der Steuererklärung eines Selbstständigen. Sie umfasst alle Einnahmen und Ausgaben Deines Unternehmens und dient der Berechnung deiner Einkommensteuer. Diese Steuererklärung ist für alle Selbstständigen verpflichtend und bildet die Grundlage für die Ermittlung Deiner steuerlichen Belastung.

In der Einkommensteuererklärung trägst Du Deine gesamten Einkünfte, Werbungskosten, Sonderausgaben und Betriebsausgaben ein. Das Finanzamt verwendet diese Informationen, um Deine Steuerlast zu berechnen. Achte darauf, alle relevanten Belege und Nachweise zu sammeln, um die Höhe deiner abzugsfähigen Ausgaben korrekt darstellen und belegen zu können.

Umsatzsteuererklärung

Wenn Du umsatzsteuerpflichtig bist, musst Du auch eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Diese Erklärung gibt Auskunft über die von Dir eingenommene Umsatzsteuer und die gezahlte Vorsteuer. Das Finanzamt berechnet auf Grundlage dieser Angaben, wie viel Umsatzsteuer Du abführen musst.

Gewerbesteuererklärung

Gewerbetreibende sind zusätzlich zur Einkommensteuererklärung verpflichtet, eine Gewerbesteuererklärung abzugeben. Diese Steuer betrifft die Erträge Deines Gewerbebetriebs und ist nur für Gewerbetreibende relevant, nicht für Freiberufler.

In der Gewerbesteuererklärung gibst Du Deine Gewerbeerträge an. Diese werden dann vom zuständigen Finanzamt zur Berechnung der Gewerbesteuer herangezogen. Die Höhe der Gewerbesteuer hängt von der Höhe des Gewerbeertrags und dem Hebesatz der Gemeinde ab, in der Dein Unternehmen ansässig ist.

Zusätzliche Steuerformulare und -erklärungen

Neben den genannten Hauptsteuererklärungen gibt es noch weitere Formulare, die je nach Situation relevant sein können:

Umsatzsteuervoranmeldung: Diese Erklärung wird in der Regel monatlich oder vierteljährlich beim Finanzamt eingereicht. In diesem Formular gibst Du die Umsatzsteuer und die Vorsteuer für den betreffenden Zeitraum an.
Anlage EÜR: Diese Anlage wird von Freiberuflern und Kleinunternehmern verwendet, um ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben darzustellen. Die Anlage EÜR ist besonders wichtig für die Einkommensteuererklärung, da sie die Berechnung des Gewinns ermöglicht.

Die richtigen Steuererklärungen sind für Selbstständige also sehr wichtig, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und mögliche steuerliche Vorteile zu nutzen. Dafür musst Du alle relevanten Formulare korrekt ausfüllen und fristgerecht beim Finanzamt einreichen.

Was kann man von der Steuer absetzen, wenn man seine Steuererklärung selbst macht?

Als Selbstständige(r) hast Du die Möglichkeit, verschiedene Ausgaben von Deiner Steuer abzusetzen. Dies kann Deine steuerliche Belastung erheblich senken und die steuerliche Effizienz Deines Unternehmens verbessern.

Betriebsausgaben

Betriebsausgaben sind alle Kosten, die unmittelbar mit der Ausübung Deiner selbstständigen Tätigkeit verbunden sind. Diese Ausgaben mindern Deinen Gewinn und reduzieren somit die zu zahlende Einkommensteuer.

Beispiele für Betriebsausgaben sind:

Mietkosten für Büroräume oder Geschäftsräume
Kosten für Bürobedarf wie Papier, Druckerpatronen und Schreibwaren
Reisekosten und Übernachtungskosten, die im Rahmen Deiner beruflichen Tätigkeit anfallen
Telefon- und Internetkosten, wenn diese geschäftlich genutzt werden

Wichtig ist, dass Du alle Belege für diese Ausgaben sorgfältig aufbewahrst und sie Deiner Einkommensteuererklärung beifügst.

Abschreibungen und AfA

Abschreibungen, auch AfA oder Absetzung für Abnutzung genannt, betreffen Investitionen in Sachanlagen und Wirtschaftsgüter, die Du für Deine berufliche Tätigkeit anschaffst. Dazu gehören:

Büromöbel wie Schreibtische, Stühle und Regale
Technische Geräte wie Computer, Drucker und Software
Fahrzeuge für geschäftliche Zwecke

Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen wie zum Beispiel Reinigungsarbeiten oder Gartenpflege können ebenfalls von der Steuer abgesetzt werden, was die Steuerlast weiter reduziert.

Viele Selbstständige können außerdem Werbungskosten und außergewöhnliche Belastungen von bis zu 1.000 Euro jährlich steuerlich absetzen.

Homeoffice und Fahrtkostenpauschale

Seit der COVID-19-Pandemie haben viele Selbstständige ihre Arbeit ins Homeoffice verlagert. Auch hier gibt es steuerliche Vorteile:

Homeoffice-Pauschale: Wenn Du in Deinem eigenen Wohnraum arbeitest, kannst Du für einen Teil des Jahres eine Pauschale von bis zu 1.260 Euro bzw. 300 Euro pro Monat absetzen, sofern der Hauptteil Deiner beruflichen Tätigkeit im Arbeitszimmer ausgeführt wird.
Fahrtkostenpauschale: Wenn Du regelmäßig zu Kunden oder anderen Arbeitsorten fährst, kannst Du die Kosten dafür ebenfalls von Deinen Steuern absetzen. Dies gilt sowohl für öffentliche Verkehrsmittel als auch für private Fahrzeuge. Die Entfernungspauschale beträgt 0,30 Euro pro Kilometer einer einfachen Strecke.

Versicherungen, Fortbildung und Fachliteratur

Zusätzlich kannst Du auch Versicherungen, Fortbildungskosten und Fachliteratur steuerlich absetzen:

Versicherungen: Beiträge zu Berufshaftpflichtversicherungen, Krankenversicherungen und Rentenversicherungen
Fortbildungskosten: Kosten für Seminare, Workshops und Weiterbildungskurse, die Deine beruflichen Fähigkeiten verbessern
Fachliteratur: Fachbücher und andere berufsspezifische Lektüre, die Dir bei Deiner Arbeit hilft

Spezielle Ausgaben für bestimmte Branchen

Je nach Branche gibt es zudem spezielle Ausgaben, die abgesetzt werden können. Beispielsweise können Künstler Kosten für Materialien und Werkstätten geltend machen, während IT-Spezialisten ihre Aufwendungen für Software und Hardware absetzen können.

Für Eltern ist es besonders wichtig, die Anlage “Kind” korrekt auszufüllen, um Ausgaben für Kinderbetreuung und weitere kindbezogene Kosten steuerlich geltend zu machen.

Wie kann man die Steuererklärung selber machen: So organisierst Du Deine Unterlagen

Die korrekte und effiziente Organisation Deiner Unterlagen ist entscheidend, wenn Du Deine Steuererklärung selbst erstellen möchtest. Eine gute Vorbereitung spart Zeit, verhindert Stress und stellt sicher, dass Du alle notwendigen Dokumente vollständig und korrekt einreichst. Hier erfährst Du, wie Du Deine Unterlagen optimal organisierst.

Bevor Du mit der Erstellung Deiner Steuererklärung beginnst, benötigst Du zunächst eine Steuernummer und Zugang zum ELSTER-Portal. Die Steuernummer erhältst Du beim Finanzamt, wenn Du Dich als Selbstständige(r) anmeldest. Sie ist notwendig, um Deine Steuererklärung korrekt zuzuordnen.

Um die Steuererklärung online ans Finanzamt zu übermitteln, musst Du Dich bei ELSTER registrieren. ELSTER (Elektronische Steuererklärung) ist das offizielle Online-Portal der Finanzverwaltung, über das Du Deine Steuererklärung elektronisch abgeben kannst.

Die gründliche Vorbereitung Deiner Unterlagen beginnt mit der Sammlung aller relevanten Dokumente:

Kontoauszüge: Alle Kontoauszüge Deiner geschäftlichen Konten sollten sorgfältig gesammelt werden, um Deine Einnahmen und Ausgaben nachweisen zu können.
Rechnungen: Bewahre alle Rechnungen, die Du Deinen Kunden ausgestellt hast, sowie die Rechnungen, die Du für geschäftliche Ausgaben erhalten hast, auf. Diese dienen als Nachweis für Deine Einnahmen und Betriebsausgaben.
Belege: Neben Rechnungen gibt es weitere Belege wie Quittungen oder Verträge, die für Deine Steuererklärung relevant sein können. Auch diese sollten geordnet und aufbewahrt werden.

Es ist wichtig, zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben zu unterscheiden. Für eine korrekte Steuererklärung sollten alle geschäftlichen Ausgaben klar von privaten Ausgaben getrennt werden:

Geschäftliche Ausgaben: Alle Kosten, die direkt mit Deiner selbstständigen Tätigkeit zu tun haben, können abgesetzt werden. Diese sollten in einem separaten Ordner oder digital in einer Buchhaltungssoftware organisiert werden.
Private Ausgaben: Diese Ausgaben sind nicht steuerlich relevant und sollten getrennt von den geschäftlichen Unterlagen aufbewahrt werden.

Die Nutzung von Finanztools und Buchhaltungssoftware kann die Organisation und Verwaltung Deiner Belege erheblich erleichtern. Es gibt verschiedene Softwarelösungen, die Dir dabei helfen können, Deine Belege zu digitalisieren, zu kategorisieren und zu verwalten.

Einige empfehlenswerte Funktionen von Buchhaltungssoftware sind:

Automatische Belegerkennung: Die Software kann Belege scannen und automatisch den richtigen Buchungskonten zuordnen.
Kategorisierung von Ausgaben: Alle Ausgaben werden nach Kategorien sortiert, was die Erstellung Deiner Steuererklärung vereinfacht.
Einfache Integration: Die Software ermöglicht oft eine direkte Integration mit dem ELSTER-Portal, wodurch die elektronische Übermittlung der Daten erleichtert wird.

Kann man eine Steuererklärung online machen?

Ja, die elektronische Abgabe Deiner Steuererklärung ist möglich und dazu auch sehr praktisch. Es gibt mehrere Optionen, wie Du Deine Steuererklärung online und effizient einreichen kannst.

Neben ELSTER gibt es aber auch verschiedene kostenpflichtige Steuerprogramme, die zusätzliche Funktionen bieten. Diese Programme bieten oft umfangreiche Funktionen, automatische Überprüfungen und detaillierte Anleitungen.

Beispiele sind WISO Steuer, Taxfix oder Smartsteuer. Sie erleichtern die Steuererklärung durch Eingabemasken und Tipps, die auf Deine individuelle Situation zugeschnitten sind.

Hier sind die Vor- und Nachteile solcher Software:

Vorteile: Benutzerfreundlichkeit, zusätzliche Steuer-Tipps und oft bessere Unterstützung bei der Datenübertragung
Nachteile: Kostenpflichtig und eventuell komplexer in der Handhabung

Viele Anbieter von Steuersoftware bieten auch mobile Apps an, mit denen Du Deine Belege und Daten noch einfacher verwalten kannst. Diese Apps ermöglichen es Dir, Belege direkt mit dem Smartphone zu scannen und in Deine Steuererklärung einzufügen. Die direkte Integration mit der Steuersoftware vereinfacht den Prozess der Steuererklärung weiter.

Steuerberatung vs. Steuererklärung selber machen

Ob Du Deine Steuererklärung selbst machst oder einen Steuerberater hinzuziehst, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Hier sind die Vor- und Nachteile beider Ansätze, die Dir bei der Entscheidung helfen können.

Ab wann macht ein Steuerberater Sinn?

Ein Steuerberater kann besonders dann sinnvoll sein, wenn Deine steuerlichen Angelegenheiten komplex sind oder Du sicherstellen möchtest, dass Du alle steuerlichen Vorteile optimal nutzt. Hier sind einige Szenarien, in denen ein Steuerberater hilfreich sein kann:

Komplexe Steuerfälle: Wenn Du mehrere Einkommensquellen, internationale Einkünfte oder spezielle steuerliche Regelungen berücksichtigen musst.
Gründungsberatung: Bei der Gründung eines Unternehmens oder bei der Wahl der passenden Rechtsform.
Steuerplanung und -optimierung: Um langfristige steuerliche Strategien zu entwickeln und steuerliche Risiken zu minimieren.

Die Kosten für einen Steuerberater variieren je nach Leistungsumfang und Zeitaufwand. In der Regel liegt der Preis für eine einfache Steuererklärung zwischen 100 und 300 Euro. Für umfassendere Beratungen oder komplexe Steuerfälle können die Kosten jedoch höher ausfallen.

Mischmodelle

Eine weitere Möglichkeit ist das Mischmodell, bei dem Du Teile der Steuererklärung selbst machst und für komplexere Fragen oder die abschließende Prüfung den Steuerberater konsultierst. Dies kann eine kosteneffiziente Lösung sein, wenn Du die Erstellung selbst übernehmen und nur bei Bedarf professionelle Unterstützung anfordern möchtest.

Beispielsweise kannst Du das Ausfüllen der Standardformulare selbst übernehmen, während der Steuerberater die komplexen Fragen und Optimierungen übernimmt.

Steuererklärung selber machen: sieh unseren Schritt-für-Schritt-Leitfaden?

Die Erstellung der Steuererklärung kann auf den ersten Blick komplex erscheinen, aber mit einer klaren Schritt-für-Schritt-Anleitung wird der Prozess viel einfacher. Hier erfährst Du, wie Du Deine Steuererklärung selbst machen kannst – von der Überprüfung Deiner Steuernummer bis zur elektronischen Übermittlung der Daten.

Steuererklärung selber machen: Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Schritt 1: Steuernummer prüfen

Bevor Du mit Deiner Steuererklärung beginnst, solltest Du sicherstellen, dass Deine Steuernummer korrekt ist. Diese Nummer wird Dir vom Finanzamt zugewiesen und ist notwendig, um Deine Steuererklärung korrekt zuzuordnen. Überprüfe, ob sie aktuell und gültig ist, indem Du Deinen letzten Steuerbescheid oder die Unterlagen vom Finanzamt zu Rate ziehst.

Schritt 2: Wichtige Fristen im Auge behalten

Achte auf die Fristen für die Abgabe Deiner Steuererklärung. Die reguläre Frist ist der 31. Juli des Folgejahres auf das Jahr, für das die Steuererklärung erstellt wird. Wenn Du die Steuererklärung über einen Steuerberater einreichen lässt, kann sich die Frist auf den letzten Tag im Februar des übernächsten Jahres verlängern.

Verspätungen können zu Bußgeldern oder Zinsen führen, daher ist es wichtig, diese Fristen einzuhalten.

Schritt 3: Kontoauszüge und Belege ordnen

Sammle alle relevanten Kontoauszüge und Belege, die Du für Deine Steuererklärung benötigst. Sortiere sie nach Kategorien wie Einnahmen, Betriebsausgaben und Abschreibungen. Dies erleichtert das Ausfüllen der Steuerformulare und hilft Dir, keine wichtigen Belege zu übersehen.

Schritt 4: Nutzung von MeinELSTER

MeinELSTER ist das Online-Portal, über das Du Deine Steuererklärung elektronisch einreichen kannst. Erstelle ein Benutzerkonto auf der ELSTER-Website, wenn Du dies noch nicht getan hast. Melde Dich mit Deinen Zugangsdaten an und folge den Anweisungen zur Erstellung Deiner Steuererklärung.

Schritt 5: Geeignete Steuersoftware auswählen

Es gibt verschiedene Steuerprogramme, die Dir bei der Erstellung Deiner Steuererklärung helfen können. Vergleiche die verfügbaren Optionen hinsichtlich ihrer Funktionen und Preise. Achte auf Programme, die:

benutzerfreundlich sind und eine klare Anleitung bieten;
automatische Berechnungen durchführen und Fehlerquellen minimieren;
die Integration mit dem ELSTER-Portal ermöglichen, um die elektronische Übermittlung der Daten zu erleichtern.

Schritt 6: Steuerformulare korrekt ausfüllen

Fülle nun die notwendigen Steuerformulare sorgfältig aus. Dazu gehören in der Regel:

Einkommensteuererklärung: Hier gibst Du Deine gesamten Einnahmen und Ausgaben an, um Deinen zu versteuernden Gewinn zu berechnen.
Umsatzsteuererklärung: Falls Du umsatzsteuerpflichtig bist, musst Du hier Deine Umsatzsteuereinnahmen angeben.
Gewerbesteuererklärung: Dieses Formular ist nur erforderlich, wenn Du als Gewerbetreibender eingestuft bist.

Schritt 7: Überprüfung aller Angaben

Bevor Du Deine Steuererklärung einreichst, solltest Du die Angaben sorgfältig überprüfen. Achte darauf, dass alle Daten korrekt eingegeben und keine Informationen vergessen wurden. Ein Abgleich Deiner Belege mit den Angaben in den Formularen hilft, Fehler zu vermeiden.

Schritt 8: Elektronische Übermittlung der Daten

Nachdem Du alle Formulare ausgefüllt und überprüft hast, kannst Du die Steuererklärung elektronisch über das ELSTER-Portal einreichen. Die elektronische Übermittlung ist sicher und wird zeitnah bestätigt.

Schritt 9: Zögere nicht, Fragen ans Finanzamt oder an Steuerexperten zu stellen

Falls Du Fragen hast oder unsicher bist, solltest Du nicht zögern, das Finanzamt zu kontaktieren oder einen Steuerexperten zu Rate zu ziehen. Oft können schon einfache Erklärungen helfen, Fehler und Unklarheiten zu vermeiden.

Wie Du häufige Fehler vermeidest, wenn Du Deine Steuererklärung selbst machen möchtest

Bei der Erstellung Deiner Steuererklärung können leicht Fehler passieren. Hier sind die häufigsten Stolperfallen und wie Du sie vermeidest:

Doppelte Buchungen oder falsche Zuordnungen: Achte darauf, dass keine Ausgaben oder Einnahmen doppelt erfasst werden. Nutze Buchhaltungssoftware, um doppelte Buchungen zu vermeiden und Belege korrekt zuzuordnen.
Nicht berücksichtigte Abschreibungen oder Freibeträge: Überprüfe, ob Du alle möglichen Abschreibungen und Freibeträge berücksichtigt hast. Dies kann helfen, Deine Steuerlast zu senken.
Verspätete Abgabe: Versäume nicht die Fristen! Bei Verspätungen können Zuschläge und Zinsen anfallen. Beantrage rechtzeitig eine Fristverlängerung, wenn Du mehr Zeit benötigst.
Fehlerhafte Angaben: Überprüfe Deine Formulare auf Fehler und Vollständigkeit. Falsche Angaben können zu Problemen führen.
Fehlende Belege: Sammle und bewahre alle Belege sorgfältig auf. Fehlen diese, werden bestimmte Aufwendungen eventuell nicht anerkannt.

Diese Fehler kannst Du durch die gründliche Vorbereitung und sorgfältige Überprüfung Deiner Steuererklärung vermeiden. Die Angabe falscher Informationen kann strafbar sein, vor allem, wenn der Fehler offensichtlich absichtlich gemacht wurde.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was passiert, wenn ich die Steuererklärung nicht rechtzeitig abgebe?

Wenn Du Deine Steuererklärung nicht fristgerecht einreichst, können Säumniszuschläge und Verspätungszinsen anfallen. Das Finanzamt kann außerdem eine Steuerschätzung vornehmen und ggf. Bußgelder verhängen.

Kann ich Verlängerungen für die Abgabefrist beantragen?

Ja, Du kannst eine entsprechende Fristverlängerung beim Finanzamt beantragen. Die Verlängerung wird meist gewährt, wenn Du einen triftigen Grund angibst und den Antrag rechtzeitig stellst.

Welche Belege muss ich aufbewahren und wie lange?

Du musst alle steuerrelevanten Belege wie Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel 10 Jahre für Geschäftsunterlagen und 6 Jahre für private Unterlagen.

Wie überprüfe ich den Status meiner Steuererklärung?

Den Status Deiner Steuererklärung kannst Du über das ELSTER-Portal oder direkt beim Finanzamt abfragen. In der Regel erhältst Du dort aktuelle Informationen zu Bearbeitungsstand und etwaigen Rückfragen.